We wtorek klient pyta Marka, właściciela sześcioosobowego warsztatu, czy odbierze samochód w piątek. Marek ma SMS z prośbą o dodatkową naprawę, mechanik pamięta rozmowę o częściach, a termin leży na kartce przy biurku. Jeśli chcesz pilnować zleceń klientów bez odtwarzania takich rozmów, zacznij od jednego miejsca na każdą sprawę.
Zlecenia klientów wymagają odpowiedzi na trzy pytania
Żeby pilnować zleceń klientów, musisz widzieć, kto prowadzi sprawę, na kiedy ma być gotowa i co ustalono. Gdy te trzy odpowiedzi leżą w różnych miejscach, nawet dobrze zorganizowany pracownik musi dopytywać resztę zespołu.
Marek nie potrzebuje kolejnej kartki z napisem „Nord”. Potrzebuje zapisu, do którego zajrzy również Kasia, kiedy odbierze telefon pod jego nieobecność. Problem nie polega na tym, że ktoś czegoś nie zapamiętał. Polega na tym, że firma nie wskazała jednego miejsca dla zlecenia - o tym, dlaczego zespół gubi ustalenia, decyduje zwykle sposób przekazywania informacji.
W Task Managerze Marek zakłada zadanie dla auta Nord i zapisuje przy nim pracę zespołu. Nie jest to kartoteka klientów, lejek sprzedaży ani program do fakturowania. Jeśli potrzebujesz tych funkcji, zadanie nie zastąpi osobnego systemu. Jeśli chcesz wiedzieć, kto robi co i na kiedy, zadanie jest właściwym punktem wyjścia.
Jedno zlecenie to jedno zadanie z nazwą, którą da się znaleźć
Załóż osobne zadanie dla każdej przyjętej sprawy i wpisz w jego temat nazwę klienta oraz zakres pracy. Task Manager nie ma osobnego pola „Klient” - „Nord - wymiana rozrządu” to konwencja nazewnicza, którą ustalasz z zespołem.
W opisie zapisz zakres: co mechanik ma sprawdzić, jakie części są potrzebne i czego nie obejmuje zlecenie. Dodaj termin z godziną lub bez, ustaw priorytet normalny albo wysoki i przypisz osoby. W warsztacie Marka poniedziałkowe zgłoszenie może dostać temat „Nord - wymiana rozrządu”, termin na piątek i wysoki priorytet, jeśli klient potrzebuje auta przed wyjazdem. To przykład organizacji pracy, a nie dodatkowy typ zadania w programie.
Status zmienisz na „w trakcie”, „zrobione” albo „anulowane” jednym kliknięciem z listy; zadanie może też nie mieć statusu. Kiedy klient zadzwoni ponownie, wpiszesz „Nord” w wyszukiwarkę. Przeszukuje ona tematy i opisy zadań, nazwy czatów oraz treść wiadomości, więc wspólna zasada nazywania spraw pomaga odnaleźć wcześniejsze ustalenia.
Jedna osoba prowadzi zlecenie, choć pracuje przy nim kilka
Ustal jedną osobę prowadzącą zlecenie i przypisz ją do zadania, nawet jeśli wykonawców jest kilku. Wtedy „Kasia to prowadzi” nie zostaje wyłącznie zdaniem wypowiedzianym we wtorek przy biurku.
Otwórz zadanie, wybierz „Edytuj”, a w sekcji „Przypisani” zaznacz osoby i kliknij „Zapisz”. Jeśli w czwartek Kasia odda sprawę Markowi, zmień przypisanie; wiadomości systemowe w wątku zapiszą dodanie i usunięcie osób. Zadanie może mieć więcej niż jedną osobę przypisaną, dlatego zasada jednego prowadzącego jest umową w Twoim zespole, nie ograniczeniem programu.
Gdy masz osobne zespoły, Workspace grupuje zadania i czaty, na przykład w przestrzeniach „Serwis” i „Montaż”. Członek zespołu widzi swoje przestrzenie, a pozycja „Wszystko” pokazuje zadania i czaty ze wszystkich przestrzeni naraz. W każdym Workspace osobno ustawiasz, kto administruje przestrzenią oraz kto może dodawać zadania i czaty. Administrator ma szerszy dostęp wynikający z roli globalnej. Jeśli dzielisz sprawy między kilka działów, sprawdź też zasady przypisywania użytkowników i ról.
Termin ma być widoczny przed telefonem od klienta
Nadaj zleceniu termin i sprawdzaj go na liście albo w Kalendarzu, zanim klient zapyta o odbiór. Czerwona karta zadania oznacza termin, który minął; niebieska - termin na dziś, zielona - termin jeszcze przed zespołem, a szara - brak terminu albo zamknięte zadanie. Kolor widać na liście, Tablicy i w Kalendarzu.
Przy karcie widzisz również kółko z liczbą dni do terminu. Kafle „Terminowe”, „Na dziś” i „Po terminie” są zarazem licznikami i filtrami. W piątek rano Marek może otworzyć „Na dziś” i sprawdzić z Kasią, czy części do auta Nord już dotarły, zamiast czekać na kolejny telefon.
Kalendarz łączy zadania, wydarzenia, przypomnienia i nieobecności zespołu. Możesz wybrać widok od jednego do siedmiu dni albo panel Lista; przeciągnięcie zadania zmienia termin, a klawisz Esc przerywa gest bez zapisu. Pas nieobecności u góry pomaga dostrzec, że osoba przypisana do piątkowego odbioru ma urlop. Jeśli korzystasz z Asystenta AI, ostrzeże Cię również przy przypisywaniu zadania osobie nieobecnej.
W Centrum powiadomień przypomnienie przychodzi godzinę przed terminem zadania, a raz dziennie dostajesz poranny briefing z klikalną listą dnia. Przypomnienia w aplikacji działają zawsze; dopiero wysyłka e-maili w tle przy zamkniętej aplikacji wymaga CRON-a na serwerze. CRON to harmonogram uruchamiający zadania na serwerze. Bez niego e-maile wychodzą, gdy ktoś korzysta z aplikacji; program ostrzega o tym przy ustawianiu przypomnienia. Sam przegląd zadań „Po terminie” nie wymaga czekania na e-mail. Więcej sposobów znajdziesz w tekście o tym, jak pilnować terminów zadań w zespole.
Etapy odhaczaj, ale nie chowaj pod nimi nowych terminów
Wpisz krótkie etapy zlecenia jako listę to-do w opisie zadania. Zespół odhacza pozycje wprost w karcie, widzi wspólny pasek postępu i podpis osoby, która zaznaczyła dany punkt.
W środę Kasia odhacza „zamówić części”, Marek zaznacza „potwierdzić termin z klientem” i właściciel widzi dwie wykonane pozycje z pięciu. Nie musi pytać, czy ktoś już zadzwonił. Jeśli jednak „przygotować kosztorys” wymaga osobnej osoby i własnego terminu, nie wciskaj tego pod mały checkbox - załóż oddzielne zadanie. To reguła organizacyjna, nie automatyczna decyzja Task Managera.
Tak rozpisane etapy pomagają rozmawiać o konkretach: nie „jak tam Nord?”, tylko „czy części są zamówione?”. Jeśli potrzebujesz więcej przykładów podziału pracy, zobacz checklistę w zadaniu.
Ustalenia zapisuj w wątku tej samej sprawy
Rozmowę o zleceniu prowadź w wątku zadania, a nie wyłącznie w prywatnych wiadomościach pracowników. W jednym miejscu zostają pytania, odpowiedzi, załączniki i wiadomości systemowe o zmianach statusu, terminu czy przypisanych osób.
Gdy klient zgodzi się na dodatkową wymianę części przez telefon, Marek zapisuje ustalenie w wątku zadania. Kasia może odpowiedzieć wzmianką @ albo zacytować wcześniejszą wiadomość, która przewinie rozmowę do oryginału. To nadal zapis wewnętrzny: samo dodanie informacji do zadania nie wysyła jej klientowi.
Zdjęcie części lub dokument dodasz spinaczem, przeciągniesz do okna albo wkleisz ze schowka. Załącznik może mieć do 100 MB na plik, a spinacz „Pliki” w nagłówku wątku otwiera także materiały ze starszych, jeszcze niewczytanych wiadomości. Jeśli duże zdjęcie wklejone bezpośrednio do treści nie pozwala zapisać wiadomości, dodaj je jako załącznik.
Czat w Workspace zostaw na szybkie pytania, które nie potrzebują statusu ani terminu. Ustalenia dotyczące zlecenia zapisuj w jego wątku.
Notatka z zakresem prac jest prywatna, dopóki sam jej nie udostępnisz - samo przypisanie jej do Workspace nie daje innym dostępu.
Gdy chcesz przekazać klientowi konkretne potwierdzenie na piśmie, możesz wyeksportować pojedynczą wiadomość do PDF, Word albo TXT. Plik zawiera informację, kto ją napisał, kiedy i w którym wątku; prywatny link do pobrania wygasa po 24 godzinach.
Mail może stać obok zadania, ale Poczta wymaga Pro
Jeśli przyjmujesz zlecenia e-mailem, wariant Pro pozwala czytać i wysyłać wiadomości z podłączonej skrzynki IMAP/SMTP obok zadań. Wątek pocztowy możesz też powiązać z zadaniem jako skrót nawigacyjny. To powiązanie nie udostępnia treści poczty innym osobom.
W czwartek do warsztatu Marka przychodzi wiadomość z dodatkowym zdjęciem od klienta. Marek może powiązać mail z zadaniem Nord, ale Kasia nie zobaczy przez to jego prywatnej skrzynki. Jeśli firma chce tworzyć zadania na podstawie przychodzących wiadomości, w Pro są też Automatyzacje z wyzwalaczem „nowy e-mail w skrzynce” i akcją „utwórz zadanie”. W wariancie Standard nadal możesz założyć zadanie ręcznie i prowadzić w nim rozmowę zespołu. Różnicę w zakresie obu wariantów wyjaśnia porównanie Standard i Pro.
Piątkowy przegląd zleceń nie potrzebuje osobnego raportu
Na przegląd zleceń wystarczą filtry statusu, priorytetu i terminu oraz sortowanie po terminie. Nie szukaj w Task Managerze dashboardu sprzedaży - zespół przegląda pracę na liście zadań.
W piątek Marek otwiera „Po terminie”, a potem sprawdza sprawy na kolejny tydzień. Może też zapytać Asystenta AI: „Pokaż zadania po terminie”. Asystent AI zna zadania, terminy i rozmowy dostępne pytającej osobie, ale jest opcjonalny: Task Manager działa bez niego. Jeśli go włączysz, korzystasz z własnego klucza u OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude albo xAI Grok i płacisz bezpośrednio dostawcy, bez marży Task Managera. Zapytanie z potrzebnym kontekstem trafia wtedy do wybranego dostawcy modelu.
Dane aplikacji znajdują się na Twoim serwerze, również gdy wystarcza zwykły hosting współdzielony.
Za licencję płacisz jednorazowo według liczby stanowisk, bez abonamentu za każdego użytkownika. Plan Starter w wariancie Standard do 8 osób kosztuje 690 zł, a Classic do 20 osób - 1 490 zł. Wariant Pro kosztuje odpowiednio 1 990 zł i 3 990 zł. Licencja jest bezterminowa; obejmuje 12 miesięcy aktualizacji, po których dostęp do nowych wersji odnawiasz opcjonalnie. Hosting i ewentualne korzystanie z dostawcy AI rozliczasz osobno.
Jutro wybierz trzy zlecenia, które już trwają. Dla każdego załóż zadanie z nazwą klienta w temacie, przypisz jedną osobę prowadzącą, wpisz termin i dodaj listę etapów; potem sprawdź, czy z wątku da się odczytać ostatnie ustalenie. Jeśli chcesz zobaczyć ten układ przed przeniesieniem reszty spraw, otwórz Demo.
Najczęstsze pytania
Czy Task Manager zastąpi mi CRM?
Nie, Task Manager nie ma kartoteki klienta ani lejka sprzedaży i nie służy do fakturowania. Możesz w nim prowadzić zlecenie jako zadanie z przypisanymi osobami, terminem, rozmową i załącznikami.
Jak znaleźć wszystkie zlecenia jednego klienta?
Wpisz nazwę klienta w wyszukiwarkę i konsekwentnie umieszczaj ją w tematach zadań. Wyszukiwarka sprawdza też opisy zadań, nazwy czatów i treść wiadomości.
Skąd wiem, że termin zlecenia został przesunięty?
Wiadomość systemowa w wątku zadania zapisuje zmianę terminu wraz z jego poprzednią wartością. Karta pokazuje następnie aktualny termin i odpowiadający mu kolor.
Czy klient może zobaczyć swoje zlecenie po otrzymaniu linku?
Sam link do zadania nie daje klientowi dostępu: osoba bez uprawnień zobaczy komunikat, a nie treść. Jeśli chcesz przekazać konkretne ustalenie poza firmę, wyeksportuj pojedynczą wiadomość do PDF, Word albo TXT i udostępnij plik wybranym sposobem.
Czy dostanę e-mail z przypomnieniem przy zamkniętej aplikacji?
Wysyłka e-maili w tle przy zamkniętej aplikacji wymaga CRON-a na serwerze. Bez niego e-maile wychodzą wtedy, gdy ktoś korzysta z Task Managera; program sygnalizuje ten warunek przy ustawianiu przypomnienia.
Źródła
Zespół Task Managera - piszemy o pracy zespołowej, AI w firmie i porządku w zadaniach na przykładach z Task Managera, programu instalowanego na własnym serwerze. Task Managera tworzy od 2013 roku Blue Creation Group (Piotr Łącz); korzystają z niego m.in. Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna i Polpharma - zobacz opinie klientów. Teksty sprawdzamy z instrukcją i aktualną wersją programu.
