Czym jest moduł Poczta w Task Managerze?
Poczta firmowa w Task Managerze to moduł wariantu Pro - skrzynka IMAP/SMTP wbudowana w główny układ aplikacji: skrzynki masz w lewej kolumnie, lista wątków wchodzi na miejsce listy zadań, a sam wątek otwiera się w prawej kolumnie - tam, gdzie zwykle czytasz zadanie albo czat. Odbierasz i wysyłasz e-maile bez przechodzenia do webmaila. Załączniki z korespondencji możesz przenieść do modułu Pliki, zamiast szukać ich po miesiącach w skrzynce.
Podłączysz dowolny serwer IMAP/SMTP, w tym polskie hostingi, Gmail i Outlook. Liczba skrzynek nie jest ograniczona, a każda ma własną kartę w lewej kolumnie. Skrzynka jest prywatna. Nawet adres biuro@firma.pl każda osoba podłącza u siebie. Nikt inny, także administrator, nie widzi jej zawartości.
Task Manager nie kasuje wiadomości na serwerze. Czyta pocztę przychodzącą i folder „Wysłane”, więc w wątku zobaczysz też odpowiedź wysłaną z telefonu. Dokłada tam również kopie wiadomości wysłanych z programu. Odłączenie skrzynki usuwa tylko lokalną kopię. Po ponownym podłączeniu wiadomości wracają.
Jak wygląda wątek w środku?
Wiadomości rozdzielają belki z dniem, na przykład „Dziś” i „Wczoraj”. Przy nadawcy widzisz godzinę oraz zdjęcie, jeśli jego adres należy do użytkownika Task Managera. W przeciwnym razie widzisz inicjały. Pełna data jest w dymku. Cytowana historia pozostaje zwinięta, a przycisk „Pokaż wcześniejszą korespondencję” pozwala ją rozwinąć.
Pod nadawcą widać linię Do z odbiorcami. Przy rozmowie z kilkoma osobami od razu sprawdzisz, kto uczestniczy w wątku. Odpowiedź domyślnie trafia do wszystkich z ostatniej wiadomości: nadawca i pozostali adresaci trafiają do Do, a kopie zostają w DW. Twój adres jest pomijany. Niechcianego odbiorcę usuwasz krzyżykiem przy adresie. Wiadomość wychodzi przez serwer SMTP skrzynki, z której ją wysyłasz.
Spinacz w nagłówku wątku zapisuje załączniki w module Pliki, w folderze Poczta / nazwa skrzynki / temat wątku. Pomija grafiki wstawione w treść maila, nie zapisuje ponownie plików o tej samej nazwie i rozmiarze oraz uwzględnia limit miejsca. Moduł otwiera się w tym folderze i pokazuje pasek „Pobieram załączniki (N) z serwera pocztowego…”. Możesz zamknąć okno, a kopiowanie dobiegnie końca. Obrazy zdalne są domyślnie zablokowane, aby otwarcie maila nie potwierdzało nadawcy aktywności Twojego adresu.
Co daje AI w wątku?
Przycisk Porządkuj w stopce pola odpowiedzi otwiera menu z czterema pozycjami. Upiększ skraca treść i usuwa stopki oraz klauzule. Streść daje 1-2 zdania na wiadomość, skupione na tym, co ma konsekwencje. Ekspert dodaje pod każdą wiadomością linię „Uwaga eksperta” z ryzykiem lub pytaniem wartym zadania. Oryginalna treść wyłącza AI.
Program porządkuje wiadomości partiami po 8. Przycisk „Uporządkuj starsze wiadomości (N)” pozwala sięgnąć dalej. Wynik jest podglądem na czas sesji: oryginały pozostają bez zmian, a uporządkowana wersja nie zapisuje się w bazie. Po odświeżeniu strony AI musi przygotować ją od nowa. Pod każdą taką wiadomością widzisz dopisek „AI może popełniać błędy”.
Asystenta AI możesz zapytać o ten jeden wątek, na przykład o zaakceptowaną cenę i osobę, która ją zatwierdziła. Odpowiada wyłącznie na podstawie korespondencji. Jeśli nie znajduje w niej odpowiedzi, mówi o tym wprost. Odpowiedź zostaje pod ostatnią wiadomością z plakietką „TYLKO DLA CIEBIE”. Nie widzi jej nikt inny, także administrator.
Co zyskujesz?
Ty nie musisz zaczynać dnia od przenoszenia ustaleń między pocztą a programem do zadań. Korespondencja z klientem, zadania i pliki są w jednym oknie - a skrzynka zostaje prywatna: zespół widzi zadanie, nie Twoje maile.
Po urlopie nie musisz przebijać się przez zagnieżdżone cytaty w długim wątku. Czytasz skróconą wersję, dopytujesz o szczegół i w razie wątpliwości sprawdzasz oryginał.
Gdy klient prosi o wersję umowy sprzed kilku tygodni, nie przeszukujesz każdego maila osobno. Załączniki z korespondencji masz w folderze opisanym tematem rozmowy.
Przykład z codziennej pracy
Wątek z klientem ciągnie się trzy tygodnie: oferta, poprawka, skan podpisanej umowy i dwie zmiany terminu. Do rozmowy dołączają księgowa oraz osoba z produkcji. Po miesiącu trudno ustalić, która cena jest ostatnia.
Włączasz tryb Streść, a potem pytasz asystenta o cenę i osobę, która ją zaakceptowała. Odpowiedź zostaje w wątku, widoczna tylko dla Ciebie. Spinaczem zapisujesz załączniki w jednym folderze. Wątek wiążesz z zadaniem w workspace produkcji, żeby otwierać zadanie z poziomu korespondencji. Powiązanie nie udostępnia treści ani tematu maila uczestnikom zadania, którzy nie mają tej skrzynki podłączonej u siebie.
Najczęstsze pytania
Czy Poczta jest w wariancie Standard?
Nie, to moduł wariantu Pro. Ceny obu wariantów są w cenniku, w kwotach netto.
Czy inne osoby w firmie zobaczą moją skrzynkę?
Nie. Skrzynka jest prywatna także dla administratora. Wspólny adres firmowy każda osoba podłącza u siebie osobno.
Czy Task Manager może skasować moje maile na serwerze?
Nie. Klient IMAP w Task Managerze nie usuwa wiadomości. Czyta je i dokłada kopie do folderu „Wysłane”. Odłączenie skrzynki usuwa wyłącznie lokalną kopię w aplikacji.
Czy moja poczta trafia do bazy wiedzy AI?
Nie automatycznie. Poczta nie trafia do bazy wiedzy indeksowanej w tle. Skrzynkę albo pojedynczy wątek wskazujesz ręcznie na jedną rozmowę. Funkcję musi wcześniej włączyć administrator w Ustawieniach → AI.
Czy mail może sam założyć zadanie?
Tak. Automatyzacje mają wyzwalacz „Nowy e-mail w skrzynce” z warunkami dotyczącymi nadawcy, tematu, skrzynki i obecności załącznika. Gdy receptura zakłada zadanie, powiązanie z wątkiem powstaje automatycznie.
Czy podłączę Gmaila?
Tak. Od 2022 roku Gmail nie przyjmuje zwykłego hasła do konta Google; Outlook również wymaga hasła aplikacji. W Gmailu włącz weryfikację dwuetapową na myaccount.google.com → Bezpieczeństwo, wygeneruj 16-znakowe „Hasło do aplikacji” i wpisz je w Task Managerze. W Outlooku również użyjesz hasła aplikacji; na kontach firmowych administrator może wyłączyć IMAP.