Czym są workspace'y w Task Managerze?
Workspace'y w Task Managerze dzielą pracę na osobne przestrzenie dla projektów, klientów lub działów. Przy dostępie dla wybranych i przypisaniu do właściwych zadań grafik obsługujący trzech klientów nie przewija zadań całej firmy, a księgowa nie widzi rozmów z produkcji. Każdy workspace ma własne zadania, czaty i listę osób.
O tym, kto może wejść do przestrzeni, decyduje typ dostępu ustawiany przy jej zakładaniu. Przy dostępie „Wszystkie osoby” dostęp ma każdy aktywny użytkownik. Przy dostępie „Wybrane” mają go osoby jawnie przypisane oraz twórca workspace'u i administratorzy globalni. Tych ostatnich nie da się usunąć z listy. Twórca przestrzeni automatycznie zostaje jej administratorem.
Wewnątrz workspace'u obowiązuje kolejny podział. Administrator widzi wszystkie zadania i czaty w tej przestrzeni. Zwykły uczestnik widzi tylko te, do których został przypisany imiennie. Sam dostęp do workspace'u nie oznacza więc dostępu do całej jego zawartości.
Jak zakładasz przestrzeń i kogo do niej wpuszczasz
Nową przestrzeń zakładasz przyciskiem „+” obok napisu „Workspace'y” w lewej kolumnie. Wpisujesz nazwę i zapisujesz. Nazwa może mieć od 1 do 255 znaków. Możesz też poprosić asystenta AI: „Utwórz workspace o nazwie X”. Otworzy formularz z wpisaną nazwą. Zakładanie przestrzeni wymaga uprawnienia do ich tworzenia.
Osoby dodajesz w oknie edycji, w sekcji „Przypisz użytkowników”. Zaznaczasz je checkboxem i ustawiasz uprawnienia: administrator workspace'u, dodawanie zadań i dodawanie czatów. Administrator workspace'u dodaje zadania i czaty niezależnie od dwóch pozostałych przełączników - to uprawnienie ma z samej roli. Okno edycji otworzysz przez pozycję „Edytuj workspace” w menu ikony ⋮ przy prawej krawędzi karty. Ikona rozjaśnia się po najechaniu, a na telefonie i tablecie jest widoczna od razu. Widać ją tylko przy przestrzeniach, którymi zarządzasz. Menu zawiera „Edytuj workspace” i „Usuń workspace”; zamkniesz je klawiszem Esc.
Trwałe usunięcie przestrzeni wymaga przepisania jej dokładnej nazwy. Znikają wtedy także zadania, czaty, wiadomości i pliki załączników z dysku.
Co zyskujesz?
Nie zaczynasz dnia od przewijania cudzych spraw. Zamiast jednej listy z zadaniami trzech projektów i czterech klientów masz osobne konteksty pracy. Skupiasz się na tym, czym zajmujesz się dzisiaj.
Nie musisz zakładać, że każda osoba w przestrzeni widzi całą jej zawartość. Gdy do zespołu dołącza ktoś nowy, nie dostaje automatycznie wglądu we wszystkie zadania i czaty. Zwykły uczestnik widzi tylko sprawy, do których został przypisany.
Nie musisz też zaglądać do każdej przestrzeni, żeby sprawdzić, czy czeka tam coś nieprzeczytanego. Szybciej znajdujesz miejsca, w których czeka nieprzeczytana praca.
Przykład z codziennej pracy
Agencja prowadzi każdego klienta w osobnej przestrzeni z dostępem „Wybrane”. Account jest administratorem swoich workspace'ów i widzi w nich wszystkie zadania i czaty. Grafik jest w nich zwykłym uczestnikiem, więc widzi tylko zadania i czaty, do których go przypisano imiennie - te, które sam założył, trafiają na jego listę automatycznie, bo twórca zawsze jest do nich przypisany. Podwykonawca ma dostęp do jednej przestrzeni, nie do pozostałych.
Gdy współpraca się kończy, zespół decyduje, czy nadal potrzebuje danych w tej przestrzeni. Trwałe usunięcie wymaga przepisania nazwy przestrzeni i usuwa również jej dane.
Najczęstsze pytania
Czy mogę zobaczyć pracę ze wszystkich workspace'ów naraz?
Tak. Pozycja „Wszystko” u góry lewej kolumny pokazuje zadania i czaty ze wszystkich dostępnych Ci przestrzeni oraz sumuje ich nieprzeczytane pozycje.
Czy jedna osoba może należeć do wielu workspace'ów z różnymi uprawnieniami?
Tak. Uprawnienia administratora workspace'u oraz uprawnienia do dodawania zadań i czatów zapisują się osobno dla każdej przestrzeni. Jedna osoba może być administratorem w jednej przestrzeni, uczestnikiem w drugiej i nie mieć dostępu do trzeciej.
Co oznacza liczba przy nazwie workspace'u?
To liczba nieprzeczytanych zadań i czatów, nie suma wszystkich pozycji w przestrzeni. Gdy wszystko jest przeczytane, liczba się nie pokazuje. Łączną liczbę zadań i czatów zobaczysz w dymku po najechaniu na kartę.
Czy zadania z kosza wpływają na liczniki?
Nie. Zadań i czatów nie przenosi się do kosza: pozycja „Kosz” w ich menu usuwa je na stałe, po wpisaniu nazwy i bez możliwości przywrócenia. Te, które chcesz tylko schować, archiwizujesz, a zarchiwizowane nie liczą się ani do nieprzeczytanych, ani do sumy w dymku. Liczba odpowiada temu, co widać na liście.
Czy administrator globalny widzi wszystkie przestrzenie?
Tak. Administrator globalny ma pełne uprawnienia we wszystkich workspace'ach i nie da się go usunąć z listy członków podczas edycji przestrzeni.