Czym jest zadanie w Task Managerze?
Zadanie w Task Managerze to jeden wątek na brief, termin, osoby i rozmowę o pracy. Kiedy grafik pyta, czy logo ma być po lewej, odpowiedź zostaje pod opisem zadania. Dwa tygodnie później nie trzeba jej szukać w skrzynce.
Zadanie ma temat (wymagany, do 255 znaków), opis w edytorze tekstowym, priorytet - normalny albo wysoki - termin z opcjonalną godziną, listę przypisanych osób i status. Status zadania to „Bez statusu”, „Prace w toku”, „Wykonane” albo „Anulowane”. W opisie zmieścisz listę to-do, blok kodu albo odręczny szkic. Rysunek wstawiony do wiadomości w wątku trafia równocześnie do Plików zadania; rysunek w samym opisie zostaje tylko w opisie.
Przy każdej osobie wybranej w polu „Przypisz użytkowników”, w trybie „Wybrane”, są trzy przełączniki: „Administrator”, „Zmiana statusu” i „Obserwator”. Administrator zadania może je edytować i usunąć. Obserwator widzi zadanie i rozmowę, może pisać w wątku, ale nie zmienia statusu ani treści zadania. Włączenie „Obserwatora” wyłącza i wyszarza dwa pozostałe przełączniki. Obserwatorem nie może być autor zadania ani administrator workspace'u.
Plakietka „(edytowane)” pojawia się tylko po zmianie tematu albo opisu. Przesunięcie terminu, zmiana priorytetu czy dopisanie osoby jej nie włącza. Oznacza więc zmianę treści, a nie dowolną zmianę w zadaniu.
Jak wygląda zadanie w środku?
Otwarte zadanie widać w prawej kolumnie, obok listy zadań. Na górze jest karta z autorem i tytułem. Pod tytułem widać status, termin opisany słowami („za 2 dni” razem z datą) i priorytet. Niżej biegnie rozmowa. Wpisy tej samej osoby z ostatnich 15 minut grupują się pod jednym nagłówkiem. Dni rozdzielają separatory „Dziś”, „Wczoraj” i data.
Awatary w nagłówku zadania pokazują tylko osoby, które je wykonują. Po kliknięciu lista ma najpierw te osoby, z dopiskami „Administrator” albo „Zmienia status”. Niżej jest zwinięta, wyszarzona sekcja „Obserwują”, a na końcu „Mają też dostęp” - administratorzy, którzy widzą zadanie z racji swojej roli.
Zmiany parametrów zapisują się w wątku jako wyśrodkowane pigułki z godziną. Dotyczy to zmiany statusu, terminu, priorytetu i nazwy oraz dodania lub usunięcia osoby. Przy zmianie terminu widać poprzednią wartość. Możesz sprawdzić, kto i kiedy przesunął go z wtorku na piątek. Zmiana opisu nie tworzy takiego wpisu - nowa treść jest w karcie.
Kolor terminu działa tak samo na liście, tablicy, w kalendarzu i na karcie. Czerwony oznacza, że minęła data i godzina. Niebieski - że termin wypada dziś i jeszcze nie minął. Zielony dotyczy kolejnych dni. Bez podanej godziny zadanie jest „na dziś” przez cały dzień i czerwienieje dopiero nazajutrz. Zadania wykonane i anulowane mają szarą plakietkę, nawet po terminie.
Zadanie, które obserwujesz, ma na liście, Tablicy i w panelu Lista kalendarza ikonę oka. Nie liczy się do „Po terminie”, „Na dziś” i „W terminie”, nie trafia do przypomnień o terminach ani do codziennego skrótu zadań, a Asystent AI nie podaje go jako zadania do zrobienia. Obserwator dostaje powiadomienia tylko o wzmiankach o sobie, a licznik nieprzeczytanych wiadomości w zadaniu działa jak zwykle.
Listę to-do odhaczasz wprost w karcie, bez wchodzenia w edycję i bez prawa do edycji zadania. Pod listą rośnie pasek postępu, na przykład „2 z 3 zrobione”. Przy odhaczonej pozycji widać mini awatar osoby, która ją zaznaczyła. Po najechaniu dymek pokazuje jej imię, nazwisko i datę.
Co zyskujesz?
Nie odtwarzasz ustaleń z pamięci. Gdy klient twierdzi, że termin był na wtorek, nie przeszukujesz czatów i skrzynki. W rozmowie o zadaniu widzisz poprzednią datę oraz to, kto ją zmienił.
Nie musisz codziennie rano pytać zespołu, co jest zagrożone. Kolor terminu pokazuje to samo każdemu na liście, tablicy i w kalendarzu. Zamknięte sprawy nie straszą czerwienią, więc łatwiej dostrzec te spóźnione.
Nie pytasz wszystkich o postęp pracy podzielonej na etapy. Widzisz, ile punktów jest gotowych i kto je odhaczył. Możesz odezwać się do właściwej osoby zamiast pisać do całego zespołu.
Przykład z codziennej pracy
Agencja robi kampanię dla klienta. Zadanie „Kreacje na wrzesień” ma termin w piątek o 14:00, wysoki priorytet i trzy przypisane osoby: grafika, copywritera oraz opiekuna klienta. W opisie jest lista to-do na pięć formatów.
W czwartek klient przysyła poprawki. Opiekun wkleja zrzut ekranu ze schowka do treści wiadomości. Osobno szkicuje poprawkę w oknie „Narysuj” i wstawia rysunek do wiadomości w wątku zadania. Rysunek trafia też do Plików w folderze zadania. Grafik odhacza gotowe formaty. Pasek pokazuje postęp - trzy z pięciu pozycji są odhaczone - i zespół widzi, że nie zdąży do 14:00. Opiekun przesuwa termin na poniedziałek. W wątku pojawia się pigułka z poprzednią datą.
W poniedziałek nikt nie odtwarza tej historii z pamięci. Pytanie, poprawka i zmiana terminu zostają w jednym wątku.
Najczęstsze pytania
Czy do zadania można przypisać kilka osób?
Tak. Do zadania można przypisać wiele osób, a każda widzi je na swojej liście. Twórca zadania zostaje w nim zawsze. Można też wybrać opcję „Wszystkie osoby w Workspace” - jest ona w formularzu zaznaczona domyślnie i przypisuje zadanie wszystkim aktywnym osobom z dostępem do tej przestrzeni, jako wykonującym, z prawem zmiany statusu. Role przy pojedynczych osobach, także obserwatora, ustawiasz w trybie „Wybrane”.
Czy mogę dodać kogoś tylko do wglądu?
Tak. W polu „Przypisz użytkowników”, w trybie „Wybrane”, włączasz przy tej osobie przełącznik „Obserwator”. Obserwator widzi zadanie i rozmowę, może pisać w wątku, ale nie zmienia statusu ani treści zadania i dostaje powiadomienia tylko o wzmiankach o sobie. Obserwowane zadanie ma na liście ikonę oka i nie liczy się do „Po terminie”, „Na dziś” ani „W terminie”. Pozycja „Obserwowane zadania” w menu „Pokaż tylko” jest domyślnie zaznaczona, a jej odznaczenie chowa z listy tylko zadania, które obserwujesz.
Czy w zadaniu widać, kto zmienił termin?
Tak. Zmiana terminu zapisuje się w wątku z poprzednią wartością i godziną zmiany. Widać tam, kto przesunął termin. Tak samo zapisują się zmiany statusu, priorytetu i nazwy oraz dodanie i usunięcie osób.
Co się dzieje, gdy termin zadania ma datę bez godziny?
Zadanie z terminem bez godziny jest traktowane jako „na dziś” przez cały dzień terminu. Czerwone oznaczenie pojawia się dopiero następnego dnia. Jeśli podasz godzinę, zadanie robi się spóźnione po jej minięciu.
Czy zadanie da się ukryć bez usuwania?
Tak. Zadanie można zarchiwizować. Znika wtedy z głównej listy, ale można je przywrócić. Usunięcie to osobna operacja, która wymaga potwierdzenia nazwą zadania.