Czym jest Asystent AI w Task Managerze?
Asystent AI w Task Managerze odpowiada na pytania o Twoją pracę. Możesz napisać: „streść zadanie Rekrutacja”, „pokaż moje zadania po terminie” albo „przygotuj PDF z podsumowaniem zadania X6”. Odpowiedź opiera na zadaniach, czatach i plikach, do których masz dostęp. Nie musisz uczyć się komend - prosisz zwykłym zdaniem.
Asystent nie widzi całej firmy. Widzi to, do czego Ty masz uprawnienia; administrator ma dostęp do wszystkiego. Jeśli stracisz dostęp do zadania, asystent pominie je przy następnym pytaniu, nawet jeśli wcześniej wskazałeś je jako źródło.
Każda rozmowa jest prywatna. Twoich wątków z asystentem nie widzi nikt inny, także administrator.
Asystent AI działa w obu wariantach licencji. W wariancie Pro korzysta dodatkowo z bazy wiedzy całej firmy, opisanej na stronie „Wiedza firmowa”.
Jak wygląda rozmowa z asystentem?
Asystenta otwierasz ikoną widoków w górnej belce, obok Kalendarza, Tablicy i Notatek. Te okna zajmują to samo miejsce: wybranie jednego zamyka poprzednie. Zapamiętany układ - pełny albo zadokowany do dołu - obowiązuje dla wszystkich.
Po lewej stronie widzisz listę wątków. Każdy ma własny tytuł, historię i zestaw źródeł wiedzy. Tytuł powstaje z pierwszego pytania, ale możesz go zmienić. Wątki oznaczysz gwiazdką, przeciągniesz na liście i przefiltrujesz według workspace, czasu, rodzaju źródeł lub ulubionych. Sprawdzisz też, w których rozmowach asystent coś zmienił: założył zadanie, zmienił status albo ustawił przypomnienie. Wyszukiwarka przegląda tytuły i treść rozmów oraz pokazuje liczbę trafień.
Kontekst wybierasz przyciskiem „Źródła” nad rozmową. Możesz wskazać jednocześnie kilka zadań, czat, notatkę, cały workspace i kalendarz z nadchodzącymi terminami (domyślnie z 7 dni). Okno wyboru przegląda się jak moduł Pliki: kliknięcie w wiersz zaznacza źródło, a strzałka przenosi poziom głębiej. Wskazanie zadania lub czatu obejmuje też pliki z wiadomości i pliki dodane w module Pliki.
Pod listą źródeł widzisz pasek zajętości. Jeśli wskażesz więcej wiedzy, niż model może przyjąć, asystent powie, czego nie uwzględnił. Najpierw pomija zakresy ogólne; zadania wskazane wprost zostają.
Plik dołączysz spinaczem w polu pisania albo wkleisz ze schowka przez Ctrl/Cmd+V. Podczas pracy asystent pokazuje etap, na przykład „Czytam załączniki…”, „Przeglądam źródła: moje zadania, pocztę” lub „Piszę odpowiedź…”.
Co zyskujesz?
Nie musisz otwierać pięciu miejsc, żeby odtworzyć jedną sprawę. Zamiast czytać czterdzieści wiadomości sprzed miesiąca i osobno przeglądać trzy dokumenty, pytasz o konkretną rzecz. Dostajesz odpowiedź opartą na wiadomościach i plikach.
Nie musisz pamiętać, jak obsłużyć program, żeby coś w nim zrobić. Mówisz, co ma powstać, a potem sprawdzasz i zatwierdzasz propozycję. Masz czas na poprawki, zanim mail wyjdzie albo zadanie powstanie.
Nie zaczynasz każdego tekstu od pustej strony. Raport, podsumowanie wątku, streszczenie dokumentu czy tabela porównawcza mogą powstać jako szkic, który poprawisz zamiast pisać od nowa.
Przykład z codziennej pracy
Klient dzwoni w sprawie oferty sprzed dwóch miesięcy. Wątek ma pięćdziesiąt wiadomości i dwa PDF-y z wyceną; notatkę ze spotkania masz osobno. Otwierasz nowy wątek asystenta i wskazujesz zadanie oraz notatkę jako źródła. Załączniki z zadania wchodzą razem z nim. Pytasz, co ustalono w sprawie terminu i rabatu. Jeśli PDF-y są skanami bez warstwy tekstowej, asystent nie odczyta ich treści. Bardzo duże pliki mogą zostać przycięte.
Potem prosisz: „przygotuj Word z podsumowaniem tego zadania”. AI pisze treść, aplikacja składa plik i pokazuje przycisk „Pobierz”. Na koniec piszesz: „przypomnij mi o tym zadaniu dzień przed terminem”. Dostajesz kartę z datą i godziną. Przypomnienie powstaje dopiero po kliknięciu „Tak, wykonaj”. Jeśli termin zadania się przesunie, przypomnienie przesunie się razem z nim.
Najczęstsze pytania
Czy można korzystać z Asystenta AI bez skonfigurowanego dostawcy?
Nie. Administrator musi skonfigurować dostawcę AI; bez konfiguracji próba skorzystania z asystenta kończy się błędem z podanym powodem.
Czy asystent widzi cudze zadania i cudzą pocztę?
Asystent widzi tylko zadania i czaty, do których masz uprawnienia; administrator ma dostęp do wszystkich. Poczta pojawia się w wyborze źródeł tylko wtedy, gdy administrator włączy ją w Ustawieniach → AI. Domyślnie jest wyłączona. Możesz wskazać tylko własne skrzynki - cudzej poczty nie wskaże nikt, także administrator.
Jakiego dostawcę AI można podłączyć?
Administrator wybiera w Ustawieniach → AI jednego z czterech dostawców: OpenAI, Gemini, Claude albo Grok. Podaje klucz API i wybiera model z listy pobieranej z API dostawcy. Ustawia też maksymalną długość odpowiedzi od 1024 do 16384 tokenów.
Czy asystent może wysłać maila bez mojej wiedzy?
Nie. Wysyłka zawsze wymaga Twojego potwierdzenia przyciskiem. Asystent przygotowuje propozycję wiadomości i korzysta z Twojego osobistego SMTP z Ustawień → Profil. Bez skonfigurowanego SMTP poinformuje Cię o tym i nie wyśle wiadomości.
Co się stanie, jeśli AI napisze, że coś zrobiło, a tego nie zrobiło?
Aplikacja sprawdza takie potwierdzenia. Jeśli działanie nie zostało wykonane, pod odpowiedzią pojawia się żółty blok „Sprostowanie”. Informuje, co faktycznie się stało i jaką frazą poprosić o zamierzony efekt.