Czym są role w Task Managerze?
Role w Task Managerze pozwalają wpuścić freelancera do jednego projektu bez pokazywania mu reszty firmy. Podział jest dwupoziomowy. Administrator globalny widzi wszystkie przestrzenie, zadania i czaty oraz nimi zarządza. Ma też dostęp do ustawień aplikacji - AI, SMTP i integracji - oraz tworzy konta. Gdy licencja jest nieaktywna lub wygasła, cała aplikacja przechodzi w tryb tylko do odczytu - nie dodasz wtedy konta, nie zmienisz go, nie usuniesz ani nie wyślesz ponownie zaproszenia. Zwykły użytkownik widzi tylko przestrzenie, do których go przypisano.
Uprawnienia ustawiasz osobno w każdym workspace. Ta sama osoba może być administratorem przestrzeni jednego klienta i zwykłym uczestnikiem drugiej. Administrator workspace dodaje i usuwa uczestników, zmienia ustawienia oraz może edytować i usuwać cudze zadania i czaty. Jest jeszcze poziom zadania: zwykły użytkownik widzi tylko zadania, do których został jawnie dodany. Administrator przestrzeni widzi wszystkie zadania w tej przestrzeni. Przy każdej osobie dodanej do zadania są trzy przełączniki: „Administrator” (edycja i usuwanie zadania), „Zmiana statusu” i „Obserwator”. Obserwator widzi zadanie i rozmowę, może pisać w wątku, ale nie zmienia statusu ani treści - to rola dla kogoś, kto ma tylko być w temacie.
Co dokładnie ustawiasz przy koncie?
W oknie użytkowników, w zakładce „Dodaj”, wpisujesz e-mail, imię, nazwisko i rolę globalną. Ustawiasz też uprawnienia działające w całej aplikacji: dodawanie workspace'ów, AI w zadaniach, AI w czatach, osobny czat Asystenta AI, dostęp asystenta do stron WWW, Automatyzacje i Pocztę. Osobne uprawnienie do integracji n8n pojawia się tylko wtedy, gdy administrator włączył tę eksperymentalną integrację w Zaawansowane → Inne. Przełącznik Automatyzacji nie zależy od n8n i przy nowym koncie jest domyślnie włączony. Automatyzacje i Poczta działają tylko w planie Pro. Dostęp do AI ma trzy osobne przełączniki. Jeśli użytkownik ma AI tylko w czatach, w zadaniu nie zobaczy przy polu odpowiedzi przycisków „Asystent AI” i „Porządkuj” ani opcji „Upiększ tekst”.
Niżej jest tabela „Przypisz do Workspaces” - jeden wiersz na przestrzeń i trzy kolumny: Administrator, Zadania, Czaty. „Zadania” oznaczają prawo tworzenia zadań, nie ich oglądania. Bez tego uprawnienia użytkownik nadal widzi zadania, do których go dodano, i może w nich pisać. Tak samo „Czaty” dotyczą tworzenia czatów. Zaznaczenie kolumny Administrator zaznacza i blokuje dwie pozostałe. Administrator przestrzeni może tworzyć zarówno zadania, jak i czaty. Zaznaczenie czegokolwiek w wierszu przypisuje osobę do przestrzeni. Odznaczenie przestrzeni czyści cały wiersz.
Nie wpisujesz hasła za zapraszaną osobę. Dostaje ona e-mail z zaproszeniem i sama ustawia hasło. Token aktywacyjny jest ważny 24 godziny. Jeśli wiadomość nie dotarła, na liście użytkowników masz opcję „Wyślij ponownie”. Zakładane konto trafia automatycznie do czatów o nazwie „Wspólny” w tych przestrzeniach, do których od razu ma dostęp - o ile taki czat w danej przestrzeni istnieje.
Co zyskujesz?
Nie musisz zastanawiać się, czy podwykonawca zobaczy wycenę innego klienta, jeśli przestrzenie klientów są dostępne tylko dla przypisanych osób. Dajesz mu dostęp do jednej przestrzeni, a pozostałe są poza jego zasięgiem. Przestrzenie dostępne dla wszystkich aktywnych użytkowników nie dają takiego rozdziału.
Gdy ktoś odchodzi z firmy, nie zbierasz po innych osobach jego zadań i ustaleń. Traci dostęp, ale jego zadania, rozmowy i pliki zostają tam, gdzie były. Zwolnione stanowisko licencyjne może zająć kolejna osoba.
Opcje, do których ktoś nie ma uprawnień, w większości nie pojawiają się w jego widoku: znikają przyciski AI, pozycja Automatyzacje w menu widoków i zakładka Poczty, a ikony „Dodaj zadanie” i „Dodaj czat” - gdy nie ma tego prawa w żadnej ze swoich przestrzeni.
Przykład z codziennej pracy
Agencja bierze freelancera do projektu na sześć tygodni. Dostaje konto zwykłego użytkownika i dostęp do jednego workspace - przestrzeni klienta. Ma prawo tworzyć zadania, ale nie czaty. Nie jest administratorem, a AI może używać tylko w zadaniach. Jeśli pozostałe przestrzenie są dostępne tylko dla przypisanych osób, nie widzi ich ani zadań, do których go nie dodano.
Po projekcie agencja nie usuwa konta. Wyłącza przełącznik „Aktywny”, więc freelancer nie może się zalogować. Jego komentarze, ustalenia i pliki zostają w zadaniach. Zwolnione stanowisko licencyjne może zająć nowa osoba.
Najczęstsze pytania
Czy liczba użytkowników jest ograniczona?
Tak. Klucz licencyjny określa maksymalną liczbę aktywnych użytkowników. Zajętość widać w zakładce „Dodaj” jako „Wykorzystane stanowiska: X / Y” oraz w Ustawieniach → Zaawansowane → Licencja. Po wyczerpaniu limitu nie można dodać użytkownika, aktywować zaproszonego konta ani ponownie włączyć zdezaktywowanej osoby.
Czy uprawnienia mogą różnić się między projektami?
Tak. Rolę administratora oraz prawo tworzenia zadań i czatów ustawiasz osobno dla każdego workspace. Jedna osoba może zarządzać przestrzenią jednego klienta i być zwykłym uczestnikiem w drugiej.
Co się dzieje po odejściu pracownika?
Wyłączasz w edycji konta przełącznik „Aktywny”. Osoba traci możliwość zalogowania się, ale jej dane, zadania i rozmowy zostają w firmie. Zwolnione stanowisko licencyjne wraca do puli.
Czy administrator może usunąć samego siebie?
Nie. Task Manager nie pozwala usunąć własnego konta ani ostatniego aktywnego administratora. Administrator nie może też zmienić własnej roli na zwykłego użytkownika.
Czy każdy użytkownik ma dostęp do AI?
Nie. AI w zadaniach, AI w czatach i Asystent AI to trzy osobne uprawnienia ustawiane przy koncie. Dostęp asystenta do stron WWW jest domyślnie wyłączony. Administrator globalny ma domyślnie wszystkie uprawnienia AI.