Czym są automatyzacje w Task Managerze?
Automatyzacje to moduł wariantu Pro. Przejmują powtarzalne czynności: zapisują faktury z maila w folderze, zakładają zadanie po zgłoszeniu klienta, przypominają o spotkaniu lub przygotowują piątkowe podsumowanie tygodnia. Receptura składa się z trzech części: GDY coś się zdarzy, JEŚLI spełnione są warunki, WYKONAJ akcje. Działa wewnątrz Task Managera, bez zewnętrznej usługi pośredniczącej.
Okno Automatyzacji otwierasz ikoną widoków w górnej belce, obok Kalendarza, Tablicy, Notatek i Asystenta AI. Ma wspólny z nimi motyw jasny i ciemny, dokuje się przy kolumnach i zapamiętuje układ. Lista receptur dzieli się na włączone, wstrzymane i wyłączone.
Receptura działa z uprawnieniami autora. Nie napisze w cudzym zadaniu, nie założy zadania w workspace, do którego autor nie ma dostępu, ani nie sięgnie do cudzej skrzynki pocztowej. Administrator może poprawić cudzą recepturę, ale nadal działa ona z uprawnieniami autora. Nawet administrator nie zbuduje automatyzacji na cudzej poczcie.
Jak zbudować regułę?
Możesz opisać ją Asystentowi AI: „chcę, żeby wszystkie pliki, które przychodzą na czat Księgowość, były zapisywane do katalogu FV, oraz żebym dostał powiadomienie”. Asystent przygotuje szkic z nazwą, wyzwalaczem, warunkami i akcjami. Zawsze rozpisuje przy tym w punktach - GDY, JEŚLI, WYKONAJ - jak reguła zadziała, a gdy poprosisz o oparcie jej na źródłach wiedzy („na podstawie folderu Cenniki”), dołoży je do warunku i do treści pisanej przez AI. Jeśli okno Automatyzacji jest zamknięte, otworzysz szkic kartą „Przejdź do Automatyzacji” pod odpowiedzią asystenta. Szkic pozostaje niezapisany i wyłączony, dopóki nie klikniesz Zapisz. Nazwy możesz podać zwykłym językiem, na przykład „folder Cenniki” czy „Kasia Dąbrowska”. Jeśli program czegoś nie znajdzie, wypisze to w uwagach nad szkicem.
Recepturę zbudujesz też ręcznie, z kart GDY, JEŚLI i WYKONAJ. Wyzwalaczem może być utworzenie zadania, zmiana statusu, nowa wiadomość, wzmianka, dodany załącznik lub nowy e-mail. Dostępne są też wydarzenie w kalendarzu, zbliżający się termin, cisza w zadaniu oraz wyzwalacz Codziennie o godzinie… z wyborem dni tygodnia. Warunki łączą się przez „i”; alternatywa wymaga drugiej receptury. W polu „zawiera” słowa oddzielone przecinkami znaczą „którekolwiek”. Dopasowanie działa po fragmencie tekstu: „faktura” nie znajdzie „faktury” ani „fakturę”. Rdzeń „faktur” obejmie te odmiany.
Jeśli jeden e-mail spełnia warunki obu receptur, a każda z nich tworzy zadanie, powstaną dwa zadania. Aby otrzymać jedno, w drugiej recepturze dodaj warunek wykluczający przypadki obsłużone przez pierwszą. Przykład: pierwsza receptura sprawdza, czy nadawca zawiera domenę klienta, a druga - temat oraz warunek „nadawca nie zawiera” tej samej domeny.
Akcja „Utwórz zadanie” przypisuje zadanie osobie wskazanej w recepturze - automat nie dobiera jej po treści maila.
Warunek „AI oceni” pozwala opisać, co model ma sprawdzić, na przykład „czy załącznik wygląda na fakturę”. Program sprawdza go na końcu, po pozostałych filtrach, żeby ograniczyć zbędne zapytania. Po wyczerpaniu dziennego limitu AI przebieg zostaje pominięty z podanym powodem w Historii. Gdy model nie ma pewności, odpowiada „nie”. Receptura może mieć maksymalnie dziesięć akcji, wykonywanych po kolei. Należą do nich wiadomość w wątku, wiadomość napisana przez AI, nowe zadanie, zmiana statusu lub priorytetu, wysłanie e-maila, zapis załączników we wskazanym folderze, notatka, powiadomienie i wydarzenie w kalendarzu. Z podłączoną skrzynką dochodzi akcja „Wyślij e-mail ze swojej skrzynki”.
Co zyskujesz?
Nie poświęcasz środy na pobieranie faktur i przenoszenie ich do katalogów. Pod koniec miesiąca nie czeka na Ciebie stos plików do posegregowania.
Nie musisz też pamiętać o przepisaniu zgłoszenia klienta ze skrzynki. Staje się zadaniem z terminem i odpowiedzialnym. Gdy klient dopyta trzy dni później, zadanie samo prowadzi Cię do źródłowej korespondencji - powiązany wątek widzisz tylko Ty, bo skrzynka pozostaje prywatna.
Ty nie wracasz codziennie do ręcznego sprawdzania, czy przybyły nowe dokumenty. Masz mniej powtarzalnych rzeczy do pilnowania, a więcej czasu na te, które wymagają Twojej decyzji.
Use case: faktury z maila i z czatu
Księgowa dostaje faktury mailem od dostawców i na czacie od zespołu. Przykładowa receptura wygląda tak: GDY przyjdzie nowy e-mail, JEŚLI ma załącznik i AI oceni go jako fakturę, WYKONAJ zapis załączników do folderu Faktury oraz powiadomienie „Faktura z {{mail.nadawca}} została zapisana”. Jeśli zamiast tego wpiszesz ścieżkę Faktury / {{rok}} / {{miesiac}}, ukośnik wyznaczy poziomy folderów, a brakujące foldery powstaną same. Plik z 3 września trafi do *Faktury / 2026 / 09*.
Przykładowa receptura dla czatu ma własny zestaw warunków i akcji: GDY dodano załącznik, JEŚLI autorem jest wybrana osoba i AI uzna plik za fakturę, WYKONAJ zapis we wskazanym folderze oraz powiadomienie. Dodanie załącznika ma własny wyzwalacz. Program zapisuje wiadomość przed wgraniem plików, więc reguła uruchamiana przez nową wiadomość mogłaby zadziałać za wcześnie. Pod + znajdziesz gotowce *Faktury do folderu (AI)* oraz osobny, pocztowy *Faktura z maila → folder (AI)*. Gotowce oznaczone (AI) widać tylko przy skonfigurowanym AI, a pocztowe - tylko przy dostępie do modułu Poczta.
Najczęstsze pytania
Czy Automatyzacje są w wariancie Standard?
Nie, to moduł wariantu Pro.
Czy automatyzacja może coś zepsuć, zanim to zauważę?
Przycisk Testuj bierze ostatnie zdarzenia pasujące do wyzwalacza. Pokazuje, które przeszłyby warunki i jakie wiadomości by wyszły. Niczego nie wykonuje ani nie wysyła.
Jak sprawdzę, co reguła zrobiła wczoraj?
Przycisk Historia pokazuje każde zdarzenie pasujące do wyzwalacza: wykonane wraz z krokami, pominięte wraz z warunkiem, który je zatrzymał, oraz błędy z komunikatem serwera. Pokazuje też temat maila, którego dotyczył przebieg. Przy przebiegu zakończonym błędem jest przycisk Ponów: receptura uruchomi się jeszcze raz dla tego samego zdarzenia w ciągu minuty i wykona wszystkie kroki od początku. Wpisy są przechowywane przez 30 dni.
Co się stanie, gdy dostawca AI chwilowo nie odpowie?
Gdy pierwszy krok receptury nie dostanie odpowiedzi od dostawcy AI z chwilowego powodu - brak połączenia, przekroczony czas albo przeciążenie dostawcy - receptura ponawia się sama po 2, 10 i 30 minutach. Powiadomienie o błędzie przychodzi dopiero po ostatniej, czwartej próbie. Sama ponawia się tylko wtedy, gdy nic się jeszcze nie wykonało; po błędzie w dalszym kroku decydujesz Ty, przyciskiem Ponów w Historii. Wyczerpany budżet konta u dostawcy AI nie jest ponawiany.
Czy receptura może się zapętlić?
Receptura nie reaguje na zdarzenia, które sama wywołała. Łańcuch „automatyzacja wywołuje automatyzację” kończy się na drugim ogniwie; o jego przerwaniu informuje powiadomienie, wysyłane maksymalnie raz na godzinę. Po przekroczeniu limitu uruchomień na godzinę receptura sama się wstrzymuje. Administrator ustawia ten próg w Ustawienia → Zaawansowane → Limity; domyślnie wynosi on 60 uruchomień na godzinę, a 0 oznacza brak limitu. Trzy błędy pod rząd również ją pauzują. W obu przypadkach dostajesz powiadomienie i e-mail.
Czy ktoś inny zbuduje automatyzację na mojej poczcie?
Nie. Receptura reaguje wyłącznie na skrzynki swojego autora. Nie może tego zmienić nawet administrator.