W poniedziałek o 9:00 do dziewięcioosobowej pracowni Marty przychodzi Ewa. Marta pamięta, kto pokaże jej sposób pracy, kiedy dostanie pierwsze zlecenie i z kim porozmawia w piątek - ale reszta zespołu zna tylko fragmenty tego planu. Gdy rozpiszesz onboarding pracownika w zadaniach, Ewa zobaczy kolejne kroki, a zespół - terminy i osoby odpowiedzialne.
Zanim rozpiszesz zadania, przygotuj konto i dostęp
Wdrożenie Ewy zacznij od konta i wyboru przestrzeni, które powinna widzieć. Administrator dodaje ją w oknie użytkowników, a uprawnienia do każdego Workspace'u ustawia oddzielnie.
Marta klika ikonę grupy obok koła zębatego i otwiera zakładkę „Dodaj”. Podaje e-mail, imię i nazwisko Ewy oraz rolę „Użytkownik”. W tabeli „Przypisz do Workspaces” zaznacza przestrzenie potrzebne do pracy i określa, czy Ewa może w nich tworzyć zadania lub czaty. Zaznaczenie któregokolwiek z tych uprawnień dopisuje ją do danego Workspace'u.
Bez uprawnienia „Zadania” Ewa nadal może czytać zadania, do których ją dodano, i pisać w ich wątkach; po prostu nie założy nowego. Podobnie uprawnienie „Czaty” dotyczy tworzenia czatów, a nie rozmowy w czacie, do którego została dodana. Zwykły użytkownik widzi tylko przypisane mu przestrzenie, podczas gdy administrator globalny ma dostęp do wszystkich. Jeśli chcesz dokładniej ustawić ten podział, zobacz role i uprawnienia w Task Managerze.
Przed zapisaniem Marta sprawdza „Wykorzystane stanowiska: X / Y”. Licencja określa maksymalną liczbę aktywnych osób; jeśli wszystkie stanowiska są zajęte, formularz dodawania zostaje zablokowany i trzeba rozszerzyć licencję albo zwolnić stanowisko. Po dodaniu Ewa dostaje e-mail z zaproszeniem i sama ustawia hasło. Gdy wiadomość nie dotrze, Marta użyje „Wyślij ponownie” przy jej nazwisku na liście.
Osobny Workspace oddziela wdrożenie od bieżących zleceń
Workspace „Wdrożenie - Ewa” zbierze zadania i czat dotyczące jej pierwszych dwóch tygodni. Dzięki temu plan nie wymiesza się Marcie ze zleceniami klientów, choć pozycja „Wszystko” nadal pokaże jej przestrzenie razem.
Workspace to wydzielona przestrzeń robocza na zadania i czaty związane z jednym tematem. Marta, jako administrator, klika „+” obok napisu „Workspace'y” w lewej kolumnie, wpisuje nazwę i zapisuje. Ten przycisk widzą administratorzy globalni oraz osoby z uprawnieniem „Może dodawać Workspaces”. Następnie Marta otwiera menu ⋮ przy karcie nowej przestrzeni, wybiera „Edytuj workspace” i w sekcji „Przypisz użytkowników” dodaje Ewę oraz osobę, która będzie ją wprowadzać.
Jeśli Marta zakłada nową przestrzeń po wysłaniu zaproszenia, musi jeszcze przypisać do niej Ewę. Samo utworzenie Workspace'u nie nadaje jej dostępu. Pełny opis ustawień znajdziesz na stronie Workspace'ów.
Na karcie przestrzeni liczba oznacza nieprzeczytane zadania i czaty, nie liczbę wszystkich pozycji. Tę drugą zobaczysz w dymku po najechaniu kursorem. Kiedy po tygodniu Marta dostrzeże liczbę przy „Wdrożenie - Ewa”, będzie wiedziała, że w tej przestrzeni czeka coś nieprzeczytanego, ale nie pomyli tego z liczbą zaplanowanych kroków.
Task Manager nie ma gotowego szablonu onboardingu. Przy kolejnym wdrożeniu zachowaj nazwy bloków i treść list jako własny wzór, a potem wpisz je do nowych zadań. Samego Workspace'u nie da się zarchiwizować, choć pojedyncze zadania i czaty można archiwizować. Przestrzeń może zostać jako punkt odniesienia, o ile nadal odpowiada Twoim zasadom dostępu.
Onboarding pracownika: plan na dwa tygodnie lepiej podzielić na bloki
Na dwa tygodnie wdrożenia zaplanuj osobne zadanie dla każdego bloku, który ma własny termin i przypisane osoby. Drobne kroki wpisz jako listy to-do w opisach tych zadań, zamiast tworzyć osobne zadanie dla każdego dokumentu do przeczytania.
W pracowni Marty plan wygląda tak:
| Kiedy | Zadanie | Przykładowe punkty listy to-do |
|---|---|---|
| Poniedziałek, tydzień 1 | Pierwszy dzień: sprzęt, dostępy, zespół | Sprawdzić dostęp do potrzebnych narzędzi; poznać osoby od zleceń i rozliczeń; zapisać pytania |
| Wtorek i środa, tydzień 1 | Jak pracujemy | Przeczytać zasady pracy; przejrzeć zadania w przypisanym Workspace; założyć zadanie próbne, jeśli Ewa ma do tego uprawnienie |
| Czwartek i piątek, tydzień 1 | Klienci i usługi | Przeczytać materiały o usługach; omówić przykładowe zlecenie; zanotować niejasności |
| Poniedziałek do czwartku, tydzień 2 | Pierwsze samodzielne zlecenie | Ustalić zakres; przygotować swoją część; omówić uwagi z osobą wprowadzającą |
| Piątek, tydzień 2 | Rozmowa po dwóch tygodniach | Zebrać pytania Ewy; omówić wykonane zadania; ustalić następny zakres pracy |
Marta może przypisać siebie i Ewę do poniedziałkowego zadania, a do zlecenia z drugiego tygodnia dodać osobę, która sprawdzi efekt. Każde zadanie ma temat, opis, termin z godziną albo bez niej, priorytet i przypisane osoby. Jeśli rozmowa po dwóch tygodniach musi odbyć się w piątek, dostaje własne zadanie z terminem; przeczytanie pojedynczej notatki zostaje punktem listy.
Listę to-do w opisie odhaczasz bezpośrednio w karcie zadania. Pasek pokazuje postęp, wszyscy pracujący na tej liście widzą ten sam stan, a przy odhaczonym punkcie pojawia się podpis osoby, która go zaznaczyła. W piątek Marta widzi, kto odhaczył punkt o materiałach. Więcej przykładów takiego podziału znajdziesz w tekście o checkliście w zadaniu.
Czerwony kolor oznacza zadanie po terminie, a niebieski - na dziś. Kafle „Terminowe”, „Na dziś” i „Po terminie” pokazują liczbę pozycji i jednocześnie filtrują listę. Zmiany terminu, statusu i osób zapisują się jako wiadomości systemowe w wątku, więc po dwóch tygodniach możesz sprawdzić, co zostało przesunięte.
Materiały udostępnij świadomie - Workspace nie otwiera Notatek
Zasady pracy i opis usług możesz przygotować w Notatkach, ale samo przypisanie notatki do Workspace'u nie pokaże jej Ewie. Notatka jest prywatna, dopóki jej właściciel nie nada komuś dostępu.
Marta tworzy notatkę „Zasady pracy w pracowni”, klika „Udostępnij”, wybiera „Dodaj osobę…” i daje Ewie „Tylko podgląd”. Dla notatki „Pytania z pierwszego tygodnia” wybiera „Może edytować”, żeby Ewa mogła dopisywać wątpliwości. Jeśli notatka ma przypisany Workspace, lista osób dostępnych do udostępnienia obejmuje wyłącznie członków tej przestrzeni. Odebraniem dostępu zarządza właściciel notatki.
To rozdzielenie chroni przed dwoma pomyłkami. Administrator nie zobaczy prywatnych notatek Ewy tylko dlatego, że zarządza firmą. Z kolei Ewa nie zobaczy materiałów Marty tylko dlatego, że obie należą do Workspace'u „Wdrożenie - Ewa”. Gdy materiał ma pozostać niezmieniony, wybierz podgląd; osoba z takim dostępem nie może też przenieść udostępnionej notatki do innego folderu. Szczegóły opisuje materiał o Notatkach.
W Notatkach działa wyszukiwanie w tytułach i treści. Jeśli po kilku tygodniach Ewa będzie szukała zasad opisywania zleceń, nie musi pamiętać nazwy folderu. Listy to-do możesz umieszczać również w notatce, ale termin i odpowiedzialną osobę nadal lepiej zapisać w zadaniu.
Spotkania wpisz w Kalendarz, a AI zostaw jako opcję
Spotkanie na rozpoczęcie pracy i piątkową rozmowę wpisz do Kalendarza z uczestnikami. Asystent AI jest opcjonalny - spotkania i zadania możesz planować bez niego. Task Manager pokaże w Kalendarzu także zadania, przypomnienia i nieobecności zespołu, więc Marta zobaczy te elementy w jednym planie.
Gdy Marta doda Ewę do wydarzenia, każda z nich dostanie własną kopię; zmiana terminu przestawi wydarzenie u uczestników. Centrum powiadomień pokazuje poranny briefing z listą dnia, przypomina też 15 minut przed wydarzeniem i godzinę przed terminem zadania. To pomoc w pilnowaniu dat, nie zastępstwo dla rozmowy o tym, czego Ewa jeszcze nie rozumie.
Jeśli osoba wprowadzająca jest nieobecna, sprawdź jej status przed przydzieleniem kolejnego zadania. Asystent AI potrafi ostrzec przy przypisywaniu zadania osobie nieobecnej. Ewa może też zapytać Asystenta AI o dostępny jej wątek zadania lub poprosić o streszczenie, o ile administrator włączył jej AI w zadaniach - bez tego uprawnienia opcje AI w zadaniu się nie pojawiają. Rozmowy z Asystentem AI są prywatne, także wobec administratora.
Asystent AI jest dostępny w wariantach Standard i Pro, ale nie musisz go włączać, żeby korzystać z zadań i Notatek. Działa na własnym kluczu klienta u OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude albo xAI Grok; za użycie modelu płacisz bezpośrednio dostawcy, bez marży Task Managera. Pamiętaj, że zapytanie wraz z przekazanym kontekstem trafia do wybranego dostawcy modelu.
Gdy kończy się współpraca, zachowaj plan i zwolnij stanowisko
Gdy pracownik odchodzi, nie musisz usuwać jego konta, żeby odzyskać stanowisko licencyjne. Administrator wyłącza w edycji użytkownika przełącznik „Aktywny”: osoba nie może się wtedy zalogować, jej dane i zadania zostają, a stanowisko wraca do dostępnej puli.
Inną czynnością jest ustawienie statusu „Zablokowany”. Blokada kasuje sesje i zapamiętane urządzenia, ale nie zwalnia stanowiska; służy więc innemu celowi niż dezaktywacja. Dla Marty to praktyczna różnica przy planowaniu kolejnego zatrudnienia: licznik obejmuje aktywne konta, a nie wszystkie osoby, które kiedykolwiek pracowały w firmie.
Plan wdrożenia pozostaje w zadaniach na serwerze Twojej firmy. Task Manager ma bezterminową licencję z 12 miesiącami aktualizacji w cenie. Późniejsze odnowienie aktualizacji jest opcjonalne, a za stanowiska płacisz jednorazowo, nie co miesiąc za użytkownika. Sprawdź liczbę dostępnych miejsc przed wysłaniem zaproszenia nowej osobie, zamiast zakładać, że licencja sama rozszerzy się wraz z zespołem.
Jutro wypisz pięć rzeczy, które mówisz każdej nowej osobie w pierwszym tygodniu. Z nich ułóż listę to-do w pierwszym zadaniu, a pozostałe kroki rozdziel według terminów i osób odpowiedzialnych. Tak przygotowany plan możesz obejrzeć w Demo.
Najczęstsze pytania
Ile zadań powinien mieć onboarding pracownika na dwa tygodnie?
Na początek możesz rozpisać pięć zadań, jak w przykładzie Marty: po jednym na większy blok pracy lub rozmowę z własnym terminem. Mniejsze kroki umieść na listach to-do; jeśli któryś wymaga osobnego terminu i odpowiedzialnej osoby, wydziel go jako zadanie.
Czy nowy pracownik widzi wszystkie zadania firmy?
Nie, zwykły użytkownik widzi tylko Workspace'y, do których został przypisany, oraz zadania, do których ma dostęp. Administrator globalny widzi wszystkie Workspace'y, zadania i czaty.
Kto ustawia hasło nowej osobie?
Nowa osoba sama ustawia hasło po otrzymaniu e-maila z zaproszeniem. Administrator nie robi tego za nią; jeśli zaproszenie nie dotarło, może kliknąć „Wyślij ponownie”.
Jak udostępnić nowej osobie materiały do czytania?
Właściciel notatki klika „Udostępnij” i nadaje dostęp „Tylko podgląd” albo „Może edytować”. Samo przypisanie notatki do Workspace'u nie udostępnia jej pozostałym członkom.
Co zrobić z kontem, gdy pracownik odejdzie?
Wyłącz w edycji konta przełącznik „Aktywny”, aby zablokować możliwość logowania i zwolnić stanowisko licencyjne. Dane i zadania tej osoby pozostaną w aplikacji.
Źródła
Zespół Task Managera - piszemy o pracy zespołowej, AI w firmie i porządku w zadaniach na przykładach z Task Managera, programu instalowanego na własnym serwerze. Task Managera tworzy od 2013 roku Blue Creation Group (Piotr Łącz); korzystają z niego m.in. Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna i Polpharma - zobacz opinie klientów. Teksty sprawdzamy z instrukcją i aktualną wersją programu.
