Czym są notatki w Task Managerze?
Notatki w Task Managerze to Twoje prywatne dokumenty: ustalenia ze spotkania, checklista wdrożenia nowej osoby albo lista rzeczy do sprawdzenia przed wysyłką. Nikt ich nie widzi, dopóki nie udostępnisz ich imiennie - nawet administrator. Tak zbudowany jest moduł, a nie tylko domyślne ustawienie.
Notatka może mieć przypisany workspace, ale służy on do filtrowania listy, nie do nadawania dostępu całemu zespołowi. Przypisanie notatki do „HR & Rekrutacja” nie sprawi, że zobaczą ją wszyscy z tego zespołu. Ograniczy za to listę osób, którym możesz ją udostępnić, do członków tego workspace'u.
Notatki układasz w folderach. W wariancie Pro to te same katalogi co w module Pliki: folder założony w Notatkach pojawia się w Plikach i odwrotnie, więc nie pilnujesz dwóch struktur.
Jak wygląda notatka w środku?
Okno Notatek otwierasz ikoną widoków w górnej belce środkowej kolumny. To samo menu przełącza Kalendarz, Tablicę i Notatki. Po lewej masz drzewo miejsc: Wszystkie notatki (domyślny, płaski widok), Dokumenty, Udostępnione dla mnie, Ulubione, workspace'y, foldery w Dokumentach i Śmietnik. Przy każdej pozycji widzisz liczbę notatek; przy gałęziach licznik obejmuje też podfoldery. Po prawej są kafle w sekcjach Foldery i Notatki.
Treść piszesz w edytorze takim jak w zadaniu. Masz pogrubienia, listy, kod, obrazy, wideo, emoji, rysunek i funkcję AI „Popraw”. Listy to-do mają kwadraciki: po kliknięciu pozycja gaśnie i zostaje przekreślona. Zapis następuje automatycznie po około sekundzie od przerwania pisania, przy wyjściu z edytora i przy zamknięciu okna. Stan zapisu widzisz w prawym dolnym rogu. Plik dołożysz spinaczem z komputera, a w wariancie Pro także z aplikacji Pliki - mogą to robić właściciel i osoby z dostępem „Może edytować”; przy poziomie „Tylko podgląd” załączniki otworzysz i pobierzesz, ale nie dołożysz własnych. Możesz też upuścić go na treść.
Notatkę udostępniasz imiennie z poziomem „Tylko podgląd” albo „Może edytować”. Kliknięcie etykiety roli przełącza poziom, a × odbiera dostęp. Udostępnianiem i usuwaniem zarządza wyłącznie właściciel. Przycisk @ pokazuje osoby z dostępem do tej notatki; w prywatnej lista jest pusta. Wzmianka pozostaje znacznikiem w tekście i nie wysyła powiadomień.
Co zyskujesz?
Masz gdzie zapisać rzeczy, które nie są jeszcze gotowe dla innych: brudnopis oferty, notatkę po trudnej rozmowie z klientem czy argumenty przed spotkaniem. Nie musisz trzymać ich w plikach na pulpicie ani wysyłać sobie mailem, żeby mieć je pod ręką. Nie zastanawiasz się też, czy zajrzy do nich administrator.
Kiedy notatka dojrzeje, dzielisz się nią z konkretnymi osobami zamiast z całą firmą. Nie musisz rozsyłać jej całemu zespołowi, kiedy potrzebują jej tylko dwie osoby z tego samego zespołu. Nie musisz umieszczać dokumentu na wspólnym dysku i liczyć, że nikt niepowołany go nie otworzy.
Nie szukasz ustaleń z klientem w osobnej strukturze - wracasz do miejsca, w którym trzymasz materiały do tej sprawy. Gdy skasujesz notatkę przez pomyłkę, nie musisz odtwarzać ustaleń ani ponownie nadawać dostępu.
Use case: notatka przy zadaniu klienta
Account prowadzi wdrożenie u klienta. Po spotkaniu rozwija workspace klienta w drzewie, wchodzi w zadanie wdrożeniowe i zakłada tam notatkę. Notatka zostaje przy zadaniu. Widać ją też w jego folderze w Plikach, a Asystent AI i automatyzacje czytają ją razem z resztą plików wątku. Cudzych, nieudostępnionych notatek asystent nie zobaczy.
Tydzień później wraca pytanie o ustalenia z drugą stroną. Account wpisuje frazę w wyszukiwarkę okna Notatek, która szuka w nazwie i treści. Udostępnia notatkę projektantce z poziomem „Może edytować”, żeby dopisała uwagi. Miesiąc później przez nieuwagę kasuje w oknie Notatek folder, w którym trzyma materiały tego klienta. Folder z plikami i podfolderami trafia do Śmietnika w Plikach. Notatki z tej gałęzi nie znikają razem z folderem - wracają do miejsca nadrzędnego.
Najczęstsze pytania
Czy ktoś z firmy może podejrzeć moje notatki?
Nie. Notatka jest widoczna tylko dla właściciela i osób, którym jawnie nadał dostęp. Globalny administrator Task Managera nie widzi cudzych notatek.
Czy przypisanie notatki do workspace'u udostępnia ją zespołowi?
Nie. Workspace w notatkach jest etykietą do filtrowania listy, a nie sposobem udostępnienia jej zespołowi. Ogranicza jednak krąg osób, którym możesz nadać dostęp: lista udostępniania pokazuje tylko osoby z tego workspace'u.
Co się dzieje z usuniętą notatką?
Usunięta notatka znika od razu wszystkim, także osobom, którym była udostępniona. Trafia do Śmietnika na dole drzewa katalogów. Możesz ją stamtąd przywrócić lub usunąć trwale. Po 30 dniach znika na stałe razem z załącznikami. W Śmietniku widzisz tylko swoje notatki.
Czy notatkę da się cofnąć po pomyłce?
Tak. Przycisk „Cofnij” w belce okna cofa najpierw to, co przed chwilą napisałeś w edytorze, a gdy w treści nie ma już czego cofać - przywraca usuniętą notatkę (z treścią, udostępnieniami i oznaczeniem jako ulubiona, na jej miejscu w kolejności) albo cofa jej przestawienie na liście; Ctrl+Z działa wyłącznie na tekst w edytorze.
Czy notatki wychodzą w globalnym wyszukiwaniu?
Nie. Globalna wyszukiwarka Task Managera nie obejmuje notatek. Nazwy i treść notatek przeszukujesz lupą w oknie Notatek.