Role w aplikacji

Administrator globalny

  • Widzi i zarządza wszystkimi workspace'ami, zadaniami i czatami
  • Ma dostęp do ustawień aplikacji (AI, SMTP, integracje)
  • Może tworzyć, edytować i usuwać użytkowników — nie można jednak usunąć własnego konta ani ostatniego administratora (żeby aplikacja nie została bez administratora)
  • Może zarządzać rolami i uprawnieniami

Użytkownik

  • Widzi tylko workspace'y, do których go przypisano
  • Jego uprawnienia w każdym workspace ustala administrator

Uprawnienia AI

Każdy użytkownik ma trzy niezależne uprawnienia do AI (ustawiane przy dodawaniu/edycji użytkownika):

  • Może korzystać z AI w zadaniach - przyciski „Asystent AI" i „Porządkuj" przy polu odpowiedzi oraz przycisk Upiększ tekst (✨) w wątkach i opisach zadań.
  • Może korzystać z AI w czatach - przyciski „Asystent AI" i „Porządkuj" oraz Upiększ tekst (✨) w czatach.
  • Może korzystać z Asystenta AI (czat) - Asystent AI (okno otwierane z menu widoków w górnej belce).
  • Asystent AI z dostępem do internetu - pozwala asystentowi pobierać treść stron WWW (np. sprawdzić stronę firmy z e-maila leada). Domyślnie wyłączone; administrator ma dostęp zawsze.

Gdy danego uprawnienia brak, odpowiednie opcje AI po prostu nie pojawiają się w tym kontekście (np. użytkownik z AI tylko w czatach nie zobaczy przycisków AI ani Upiększ tekst w zadaniu). Administrator globalny ma wszystkie uprawnienia AI domyślnie.

Dodawanie nowego użytkownika (administrator)

  1. Kliknij ikonę grupy w lewym górnym rogu (obok koła zębatego).
  2. W zakładce „Dodaj" wypełnij: e-mail, imię, nazwisko, rolę (Administrator / Użytkownik) oraz uprawnienia (m.in. dodawanie workspace'ów, korzystanie z AI w zadaniach/czatach, Asystenta AI, Poczty, Automatyzacji). Uprawnienie do n8n widać wyłącznie wtedy, gdy administrator włączył tę eksperymentalną integrację (Zaawansowane → Inne).
  3. Niżej, w tabeli „Przypisz do Workspaces", zaznacz workspace'y, do których osoba ma należeć, i ustal jej rolę w każdym z nich:
    • Administrator — zarządza tym jednym workspace'em: dodaje i usuwa uczestników, zmienia ustawienia, może edytować i kasować cudze zadania oraz czaty. Ma też automatycznie prawo tworzenia zadań i czatów, dlatego po jego zaznaczeniu oba pola zaznaczają się i blokują.
    • Zadania — pozwala tworzyć nowe zadania. Bez tego uprawnienia użytkownik nadal widzi zadania, do których go dodano, i pisze w nich wiadomości.
    • Czaty — pozwala zakładać nowe czaty. Bez tego uprawnienia użytkownik nadal czyta i pisze w czatach, do których został dodany.

Zaznaczenie któregokolwiek uprawnienia automatycznie dopisuje osobę do tego workspace'u; odznaczenie workspace'u czyści cały wiersz.

  1. Kliknij „Zapisz".
  2. Użytkownik otrzyma e-mail z zaproszeniem i sam ustawia hasło podczas aktywacji konta. Administrator nie wpisuje hasła za użytkownika.

Jeśli zaproszenie nie dotarło, na liście użytkowników kliknij „Wyślij ponownie" przy danej osobie.

Limit użytkowników (stanowiska licencyjne)

Klucz licencyjny określa maksymalną liczbę aktywnych użytkowników (stanowisk). W zakładce „Dodaj" widoczna jest informacja „Wykorzystane stanowiska: X / Y". Gdy limit zostanie wyczerpany:

  • formularz dodawania jest zablokowany, a aplikacja wyświetla komunikat o konieczności rozszerzenia licencji o dodatkowe stanowisko;
  • aktywacja zaproszonego konta oraz ponowne włączenie „Aktywny" dla zdezaktywowanej osoby również są zablokowane, dopóki limit nie zostanie zwiększony lub nie zwolni się stanowisko (np. po dezaktywacji innego użytkownika).

Stanowisko zajmuje wyłącznie aktywny użytkownik — dezaktywacja konta zwalnia miejsce. Aktualną zajętość widać też w Ustawienia → Zaawansowane → Licencja („Stanowiska: X / Y").

Asystent AI: „Otwórz okno zarządzania użytkownikami".

Edycja użytkownika

W zakładce „Lista" kliknij edycję przy wybranym użytkowniku. Możesz zmienić rolę, status aktywności oraz uprawnienia w poszczególnych workspace'ach (administrator workspace, dodawanie zadań, dodawanie czatów). Hasła nie ustawia się tutaj — w razie potrzeby użyj „Wyślij ponownie" (zaproszenie/reset), a użytkownik ustawi je sam.

Dezaktywacja użytkownika

W edycji użytkownika wyłącz przełącznik „Aktywny". Dezaktywowany użytkownik nie może się zalogować, ale jego dane i zadania są zachowane.

Status dostępności (nieobecności)

Każdy użytkownik może ustawić status nieobecności w ustawieniach (koło zębatego → zakładka Profil → sekcja Status dostępności):

  • Dostępny (domyślnie)
  • 🏖️ Wakacje
  • 🤒 Choroba
  • 📵 Nieobecny

Po wybraniu statusu innego niż „Dostępny" można podać zakres dat (od / do) oraz wiadomość. Administrator widzi listę nieobecnych osób, a asystent AI informuje o nieobecności, gdy próbujesz przypisać zadanie do nieobecnej osoby.

Gdy napiszesz w wątku zadania lub czatu, którego uczestnik ma status „Wakacje" lub „Choroba", pojawi się od niego auto-odpowiedź (z Twoją wzmianką i treścią ustawioną w profilu nieobecności albo tekstem domyślnym). Auto-odpowiedź przychodzi raz dziennie na dany wątek — kolejne wiadomości tego samego dnia w tym wątku nie generują następnej zwrotki; nowa pojawi się dopiero następnego dnia albo w innym wątku.

Nieobecność obowiązuje tylko w ustawionym zakresie dat. Po dacie końcowej automatycznie przestaje obowiązywać (osoba znów jest traktowana jako dostępna — znika baner, oznaczenia i auto-odpowiedzi), a nieobecność zaplanowana na przyszłość zaczyna obowiązywać dopiero od daty początkowej. Nie trzeba ręcznie zmieniać statusu z powrotem na „Dostępny".

Przypisywanie użytkowników do workspace'u

  1. Najedź na nazwę workspace'u w lewej kolumnie i kliknij ikonę ołówka (edycja).
  2. W sekcji „Przypisz użytkowników" zaznacz checkboxem osoby, które mają mieć dostęp.
  3. Ustaw uprawnienia: administrator workspace, dodawanie zadań, dodawanie czatów.
  4. Kliknij „Zapisz".

Uprawnienia a interfejs

Jeśli użytkownik nie ma uprawnienia do dodawania zadań i/lub czatów w żadnym dostępnym workspace, ikony „Dodaj zadanie" / „Dodaj czat" w górnej części środkowej kolumny są dla niego ukryte.

Czat „Wspólny"

Podczas instalacji tworzony jest wspólny czat „Wspólny" w domyślnym workspace „Ogólne". Nowo dodani użytkownicy są do niego automatycznie dołączani (w granicach dostępu do workspace) — administrator nie musi dodawać ich ręcznie.