W poniedziałek Marek, właściciel 11-osobowego biura projektowego, otwiera cennik Task Managera. Obok ma listę spraw, które zespół wciąż załatwia poza programem do zadań. Plan Classic wynika z liczby osób. Ale czy jego biuro potrzebuje Poczty, Plików lub Automatyzacji?
Task Manager Standard czy Pro: najpierw oddziel liczbę osób od funkcji
Wybierasz dwie niezależne rzeczy: plan według liczby aktywnych stanowisk oraz wariant funkcjonalny Standard albo Pro. Marek sprawdza więc osobno wielkość zespołu i potrzebę korzystania z trzech modułów Pro.
Starter obejmuje do 8 osób, Classic do 20, a Max do 35. Powyżej 35 osób jest Enterprise z wyceną indywidualną - to plan według wielkości zespołu, nie trzeci wariant funkcjonalny. Stanowisko zajmuje aktywny użytkownik; dezaktywacja konta zwalnia stanowisko bez usuwania jego danych.
Standard nie oznacza programu bez AI ani załączników
Standard zachowuje rdzeń Task Managera: zadania, czaty, Workspace, Kalendarz, Tablicę, Notatki i Centrum powiadomień. Działają w nim także Asystent AI, baza wiedzy AI, szyfrowanie danych (włączane przez administratora) oraz PWA, czyli możliwość korzystania z programu jak z aplikacji instalowanej z przeglądarki.
We wtorek Ola dodaje PDF do zadania „Projekt strony” i rozmawia o nim z Magdą w czacie. Do tego nie potrzebuje Pro. Załączniki przy zadaniach, czatach i notatkach działają w Standardzie; spinacz przy wiadomości pobiera plik wprost z komputera. Działają też powiadomienia e-mail przez SMTP, czyli serwer wysyłający wiadomości. Brak modułu Poczta oznacza brak klienta do czytania i pisania korespondencji w Task Managerze, a nie brak powiadomień.
Asystent AI może korzystać między innymi z zadań, czatów, notatek, kalendarza i załączników wątków w obu wariantach. W Standardzie nie dostanie funkcji związanych z niedostępnymi modułami Pro, takich jak Poczta i Pliki jako źródła wiedzy czy propozycje automatyzacji. AI pozostaje opcjonalne: program działa bez niego. Jeśli je włączysz, używasz własnego klucza u dostawcy modelu i płacisz dostawcy bezpośrednio, bez marży Task Managera. Zapytanie wraz z wybranym kontekstem trafia wtedy do dostawcy AI.
Poczta w Pro pomaga wtedy, gdy sprawa zaczyna się od e-maila
Wybierz Pro ze względu na Pocztę, jeśli chcesz odbierać i wysyłać korespondencję obok zadań. W Standardzie możesz nadal dostawać powiadomienia e-mail, lecz nie otworzysz w programie skrzynki klienta.
W środę Kasia dostaje prośbę o wycenę, a Marek zakłada zadanie przygotowania oferty. W Pro Kasia może czytać wątek w module Poczta Task Managera i powiązać go z zadaniem. Powiązanie jest skrótem nawigacyjnym, nie udostępnia treści maila uczestnikom zadania.
Poczta obsługuje serwery IMAP/SMTP, czyli odbiór i wysyłkę wiadomości z podłączonej skrzynki. Możesz podłączyć wiele skrzynek, także z polskiego hostingu, Gmaila lub Outlooka. Skrzynka pozostaje prywatna: nie widzi jej nawet administrator. Jeśli z jednego adresu firmowego korzysta kilka osób, każda podłącza go u siebie. Zespół przyzwyczajony do jednej współdzielonej skrzynki w jednym koncie musi więc zmienić sposób pracy. Przed wyborem Pro ustal, kto ma podłączyć firmowy adres. Zewnętrzne obrazy w mailach są domyślnie blokowane do chwili kliknięcia „Pokaż obrazy”.
Pliki w Pro są wspólnym dyskiem, a nie warunkiem dodawania załączników
Wybierz Pro ze względu na Pliki, jeśli potrzebujesz widoku folderów, udostępniania dokumentów i kontroli miejsca. Standard wystarczy, gdy dokumenty mają po prostu towarzyszyć zadaniom, czatom i notatkom jako załączniki.
Każde zadanie i czat w Workspace ma tam własny folder, do którego trafiają załączniki z wątku, także obrazy osadzone w wiadomościach. Pliki można wgrywać do 100 MB na plik; administrator może ustawić limit miejsca w module Pliki dla poszczególnych osób.
Plik umieszczony w folderze Workspace nie staje się automatycznie widoczny dla zespołu. Dostępem zarządza właściciel, przyznając podgląd albo możliwość edycji. Wyjątkiem są pliki wgrane bezpośrednio do folderu zadania lub czatu - widzą je uczestnicy tego wątku. Jeśli korzystasz z Asystenta AI, w Pro możesz też wskazać folder lub pojedynczy plik jako źródło wiedzy; asystent odczytuje warstwę tekstową między innymi z PDF, DOCX i XLSX.
Automatyzacje w Pro przejmują powtarzalne reguły
Wybierz Pro ze względu na Automatyzacje, jeśli chcesz, by Task Manager reagował na zdarzenia według ustalonych zasad. Standard pozwala prowadzić zadania i rozmowy, ale nie udostępnia modułu tworzenia takich receptur.
W piątek Marek przegląda zadania, w których od dawna nikt nie odpowiedział. Zamiast za każdym razem pisać pytanie o postęp, może w Pro ułożyć recepturę „GDY - JEŚLI - WYKONAJ”: zdarzeniem jest cisza w zadaniu, warunkiem wybrany Workspace, a akcją wiadomość w wątku. Automatyzacje w Task Managerze działają wewnątrz aplikacji, bez zewnętrznej usługi. Mogą też reagować na nowy e-mail w skrzynce autora receptury - nigdy na cudzą skrzynkę.
Przed włączeniem receptury przycisk „Testuj przed włączeniem” pokazuje, co by się stało, niczego nie wykonując. Historia uruchomień obejmuje ostatnie 30 dni. Receptura działa z uprawnieniami autora, a po trzech kolejnych błędach zostaje automatycznie wstrzymana. Marek sprawdza więc, czy reguła wybrała właściwy Workspace i jaką wiadomość dodałaby do wątku, zanim włączy ją przy sprawach klientów.
Trzy pytania wystarczą do wyboru wariantu
Zapytaj, czy chcesz prowadzić korespondencję, wspólny dysk lub powtarzalne reguły wewnątrz Task Managera. Jeśli odpowiedź na choć jedno z tych pytań brzmi „tak”, potrzebujesz Pro; jeśli na wszystkie brzmi „nie”, wybierz Standard.
| Pytanie o codzienną pracę | Gdy odpowiadasz „nie” | Gdy odpowiadasz „tak” |
|---|---|---|
| Czy chcesz czytać i wysyłać maile obok zadań? | Standard i dotychczasowa skrzynka | Pro: Poczta |
| Czy potrzebujesz wspólnego dysku, a nie tylko załączników przy wątkach? | Standard i załączniki | Pro: Pliki |
| Czy program ma wykonywać powtarzalne reguły? | Standard i ręczne działania | Pro: Automatyzacje |
Zarówno w Standardzie, jak i w Pro Marek może prowadzić zadania, rozmowy i terminy. Pro ma sens, kiedy chce przenieść do tego samego programu również pracę ze skrzynką, dokumentami lub regułami.
Zmiana wariantu nie usuwa wcześniejszej pracy
Zmiana wariantu nie usuwa wcześniejszej pracy: skrzynki, receptury Automatyzacji i Pliki pozostają w bazie także po przejściu z Pro na Standard. Automatyzacje zostają wstrzymane, a po ponownym wpisaniu klucza Pro moduły wracają w stanie sprzed ograniczenia, bez ponownej konfiguracji.
Przejście ze Standardu na Pro polega na wpisaniu nowego klucza licencyjnego przez administratora; moduły włączają się od razu, bez aktualizacji aplikacji. Aktualny wariant sprawdzisz w Ustawieniach → Zaawansowane → Licencja, w wierszu „Plan”.
Standard nie udostępnia modułów Pro - zachowuje ich dane na wypadek powrotu.
Sama licencja Task Managera jest bezterminowa: płacisz jednorazowo za liczbę stanowisk, bez abonamentu od użytkownika. Obejmuje 12 miesięcy aktualizacji, a późniejsze odnowienie jest opcjonalne. Jeśli go nie kupisz, program nadal działa na zainstalowanej wersji; kończy się dostęp do nowszych wydań. Zasady licencji bezterminowej pomagają oddzielić ten koszt od wyboru Standardu lub Pro.
Cena zależy od dwóch decyzji
Cena Task Managera zależy zarówno od planu stanowisk, jak i od wariantu funkcjonalnego. Porównuj więc Standard i Pro dla tej samej wielkości zespołu, zamiast zestawiać na przykład Starter Standard z Classic Pro.
| Plan | Standard | Pro |
|---|---|---|
| Starter, do 8 osób | 690 zł | 1 990 zł |
| Classic, do 20 osób | 1 490 zł | 3 990 zł |
| Max, do 35 osób | 2 290 zł | 5 990 zł |
Dla zespołu Marka właściwy wiersz to Classic. Roczne odnowienie aktualizacji w tym planie kosztuje 447 zł dla Standardu albo 1 197 zł dla Pro i jest opcjonalne. Zdalna instalacja kosztuje 299 zł w Starterze, a od planu Classic jest w cenie. W obu wariantach aplikacja i jej dane są na Twoim serwerze; wystarcza hosting współdzielony z PHP 8.1+ i MySQL lub MariaDB. Aktualne warianty i usługi sprawdzisz w cenniku Task Managera.
Jutro wypisz trzy sprawy, które dziś prowadzisz poza programem do zadań: korespondencję, dokumenty i ręcznie powtarzane czynności. Jeśli chcesz przenieść choć jedną z nich do Task Managera, obejrzyj wariant Pro w Demo; jeśli nie, zacznij porównanie od Standardu.
Najczęstsze pytania
Czym różni się Task Manager Standard od Pro?
Pro dodaje Pocztę, Pliki i Automatyzacje. Zadania, czaty, Workspace, Kalendarz, Tablica, Notatki, Asystent AI, baza wiedzy AI i szyfrowanie danych są dostępne w obu wariantach.
Czy w Standardzie działa Asystent AI i szyfrowanie?
Tak, Asystent AI, baza wiedzy AI i szyfrowanie danych działają w Standardzie oraz Pro. Administrator włącza szyfrowanie treści; nie zakładaj, że jest aktywne domyślnie.
Czy w Standardzie mogę dodawać załączniki i dostawać powiadomienia e-mail?
Tak, załączniki w zadaniach, czatach i notatkach oraz powiadomienia e-mail przez SMTP działają w Standardzie. Moduł Poczta w Pro służy do odbierania i wysyłania korespondencji wewnątrz programu.
Jak przejść ze Standardu na Pro?
Administrator wpisuje nowy klucz licencyjny w Ustawieniach → Zaawansowane → Licencja. Funkcje Pro włączają się od razu, bez aktualizacji aplikacji.
Czy Enterprise to trzeci wariant obok Standardu i Pro?
Nie, Enterprise to plan dla zespołów powyżej 35 osób z wyceną indywidualną. Standard i Pro określają zakres funkcji, a plan określa wielkość zespołu.
Źródła
Zespół Task Managera - piszemy o pracy zespołowej, AI w firmie i porządku w zadaniach na przykładach z Task Managera, programu instalowanego na własnym serwerze. Task Managera tworzy od 2013 roku Blue Creation Group (Piotr Łącz); korzystają z niego m.in. Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna i Polpharma - zobacz opinie klientów. Teksty sprawdzamy z instrukcją i aktualną wersją programu.
