Czym jest moduł Pliki w Task Managerze?
Pliki to moduł wariantu Pro: wspólny dysk aplikacji. Dokument leży przy sprawie, której dotyczy, a nie na czyimś pulpicie. Pliki otwierasz ikoną widoków (kwadraty) w górnej belce - w tym samym menu co Kalendarz, Tablica i Notatki.
Masz Dokumenty, czyli prywatną przestrzeń poza workspace'ami, folder każdego workspace'u, „Udostępnione dla mnie” i Śmietnik. W folderze workspace'u znajdziesz też sekcje Zadania i Czaty. W Dokumentach, folderze workspace'u i własnym podkatalogu możesz utworzyć notatkę przypiętą do tego miejsca. Pojawi się tam w sekcji Notatki. Każde zadanie i każdy czat automatycznie dostaje folder pod swoją nazwą, nawet jeśli jest pusty. Ma on inną ikonę niż zwykły folder. Nie da się go usunąć ani przenieść - istnieje tak długo jak wątek.
Plik jest prywatny. Wgranie go do folderu workspace'u nie pokazuje go zespołowi. Folder porządkuje pliki i wyznacza, komu wolno je udostępnić. Wyjątkiem są foldery zadań i czatów: plik wgrany bezpośrednio do takiego folderu widzą wszyscy uczestnicy wątku.
Co dokładnie dzieje się z plikiem
Do folderu zadania lub czatu trafia każdy załącznik z wątku, także pliki wysłane w wiadomościach i obrazy osadzone w treści. Rysunek z okna Narysuj ma nazwę rysunek-data.png, a wklejony zrzut ekranu - obraz-data.png. To widok na żywo, nie kopia. Takiego pliku nie przeniesiesz ani nie usuniesz z folderu, ale możesz go pobrać, dodać do Ulubionych lub skopiować do Dokumentów albo innego wybranego folderu. Gdy usuniesz załącznik z wątku, znika też z folderu.
Plik wgrywasz przeciągnięciem z komputera albo ikoną strzałki w pasku folderu. Limit to 100 MB na plik. Kliknięcie otwiera podgląd w miejscu zawartości folderu. Obrazy i PDF wyświetlają się bezpośrednio, a wideo w MP4, M4V, MOV, WebM i OGV odtwarza się z przewijaniem i pełnym ekranem. Film dociąga tylko oglądany fragment. DOCX i XLSX mają podgląd tekstowy. AVI, MKV, WMV i FLV pokazują kartę z przyciskiem pobrania - przeglądarka nie odtworzy tych kontenerów. Między plikami w folderze przechodzisz strzałkami ‹ › obok „Wstecz” lub klawiszami ← i →. Na telefonie strzałek w pasku nie ma. Licznik pokazuje pozycję, na przykład „3 / 8”.
Dostępem zarządza wyłącznie właściciel. Rola „Tylko podgląd” pozwala pobrać plik i użyć go jako załącznika. „Może edytować” pozwala dodatkowo zmienić nazwę. W oknie udostępniania jest też wiersz „Cały workspace”, który daje dostęp zespołowi. Usunięty plik trafia do Śmietnika. Możesz go przywrócić, ale po 30 dniach Śmietnik czyści się sam. Zawartość folderu odświeża się co pół minuty oraz po powrocie na kartę przeglądarki. Odświeżanie wstrzymuje się, gdy masz otwarte menu lub podgląd albo piszesz w polu tekstowym.
Co zyskujesz?
Nie prosisz o ponowne przesłanie umowy omawianej wcześniej. Załączniki, wklejone zrzuty i rysunek z narady zostają przy rozmowie o tej sprawie.
Nie musisz zgadywać, czy plik wgrany do przestrzeni zespołu zobaczą wszyscy. Poza plikami dodanymi do rozmów i zadań dostęp nadajesz świadomie - jednej osobie albo całemu zespołowi.
Nie pobierasz pliku na dysk tylko po to, by go obejrzeć lub wysłać dalej. Fakturę czytasz bez pobierania, a plik z jednego zadania dołączasz do wiadomości w innym bez szukania w folderze Pobrane.
Przykład z codziennej pracy
Biuro projektowe prowadzi trzy inwestycje naraz. Każda ma swoje zadanie i rozmowę z klientem: uwagi do rzutu, zdjęcia z budowy, poprawiony PDF, rysunek wklejony z tabletu. Załączniki trafiają do folderu zadania automatycznie. Nie trzeba ich osobno archiwizować.
Po pół roku inwestycja się kończy, a projektant zmienia pracę. Osoba, która ma dostęp do zadania, otwiera jego folder. Znajduje załączniki z wiadomości i zrzuty ekranu. Notatkę przypiętą do folderu zobaczy tylko wtedy, gdy ktoś jej ją udostępni i ma dostęp do tego miejsca. Potrzebuje też zeszłorocznego detalu z innego projektu. Jeśli ma dostęp do tego pliku, wybiera go z listy swoich plików, plików udostępnionych jej lub załączników ze swoich zadań, po czym dołącza do nowej wiadomości bez szukania na dysku.
Najczęstsze pytania
Czy Pliki są w wariancie Standard?
Nie, to moduł wariantu Pro. Ceny wariantów znajdziesz w cenniku, w kwotach netto.
Czy plik wgrany do folderu workspace'u widzi cały zespół?
Nie. Plik jest prywatny, a folder workspace'u wyznacza, komu wolno go udostępnić. Dostęp wszystkim nadasz przez wiersz „Cały workspace” w oknie udostępniania. Wyjątkiem są foldery zadań i czatów - plik wgrany bezpośrednio tam widzą wszyscy uczestnicy wątku.
Jak duży plik mogę wgrać?
Limit wynosi 100 MB na plik. Administrator może też ustawić każdej osobie limit w gigabajtach na moduł Pliki w Ustawieniach → Zaawansowane → Pliki i miejsce. Limit liczy się razem ze Śmietnikiem. Puste pole oznacza brak ograniczenia.
Czy usunięty plik da się odzyskać?
Tak. Ze Śmietnika możesz przywrócić plik na dawne miejsce albo usunąć go trwale. Śmietnik czyści się sam po 30 dniach. Zajęte przez niego miejsce liczy się do limitu, więc opróżnienie go zwalnia przestrzeń.
Czy Asystent AI może czytać moje pliki?
Tak, jeśli wskażesz je jako źródło wiedzy wątku: całe „Wszystkie moje Pliki”, konkretny folder albo pojedynczy plik. Asystent czyta warstwę tekstową plików TXT, CSV, DOCX, XLSX i PDF. Obrazy i archiwa opisuje na podstawie nazwy i metadanych.
Czy ktoś pobierze plik, znając jego adres?
Nie. Bezpośredni dostęp do katalogu z plikami jest zablokowany. Pobieranie odbywa się przez aplikację, która sprawdza uprawnienia. Nazwy plików na dysku są losowe, a na docelowym hostingu połączenie idzie po HTTPS.