Czym jest instalacja na własnym serwerze?
Instalacja na Twoim serwerze oznacza, że Task Manager działa na hostingu Twojej firmy, a nie w chmurze dostawcy programu. Baza, pliki aplikacji i załączniki leżą na Twoim serwerze. Program instalujesz przez przeglądarkę: wgrywasz pliki, a instalator zakłada tabele w bazie, konto administratora i plik konfiguracyjny z kluczami szyfrującymi. Możesz zrobić to samodzielnie albo zamówić zdalną instalację jako usługę dodatkową - jej cenę znajdziesz w cenniku. Wystarczy zwykły hosting współdzielony z PHP i bazą MySQL albo MariaDB.
Przeglądarka pobiera interfejs wyłącznie z Twojego serwera - bez CDN-ów, Google Fonts i zewnętrznych generatorów awatarów. Dotyczy to także stron logowania, rejestracji, resetu hasła i instalatora. Czcionki Roboto, Fira Code i Material Symbols są w katalogu fonts/. Awatar zastępczy rysuje lokalny skrypt jako SVG z inicjałami.
Interfejs nie potrzebuje internetu, ale część funkcji tak. Z panelem licencyjnym serwer łączy się sam: przy logowaniu sprawdza status licencji, po wpisaniu nowego klucza zgłasza wynik aktywacji, a gdy administrator ma otwarty program, co kilka godzin i przy każdym wejściu w zakładkę Aktualizacje pyta o nowe wersje. Panel dostaje wtedy klucz licencji, domenę i wersję programu - bez treści z Twojej bazy.
Z innymi usługami serwer łączy się dopiero wtedy, gdy je wskażesz albo włączysz:
- serwery poczty: SMTP podany w instalatorze (powiadomienia e-mail), osobisty SMTP użytkownika i skrzynki dodane w Poczcie (IMAP i SMTP), - dostawca AI, a przy uprawnieniu „Asystent AI z dostępem do internetu” także strony WWW, które Asystent czyta na Twoją prośbę, - Kalendarz Google, - webhooki n8n, - bramki powiadomień push przeglądarek (np. Mozilla, Google, Apple).
Przeglądarka łączy się z innymi serwisami tylko w tych sytuacjach:
- ktoś osadził w treści wideo (np. z YouTube lub Vimeo) albo wkleił obraz z innej strony, - w Poczcie otwierasz wiadomość z elementami pobieranymi z sieci (obrazy zdalne pokażą się dopiero po kliknięciu Pokaż obrazy), - włączasz na urządzeniu powiadomienia push, - łączysz Kalendarz Google i logujesz się do konta Google.
Czego potrzebuje Twój serwer?
- 01
PHP 8.1 lub nowsze
- 02
MySQL albo MariaDB (rozszerzenie
pdo_mysql) - 03
rozszerzenia PHP
openssl(szyfrowanie haseł i kluczy API) orazmbstring(polskie znaki) - 04
prawo zapisu do katalogu
includes/- tam instalator zapisuje plik konfiguracyjny
Jak to działa?
Instalator zakłada w bazie komplet tabel i zapisuje, które zmiany bazy są już w niej uwzględnione. Dzięki temu pierwsza aktualizacja nie powtarza pracy instalatora. W zakładce Aktualizacje widzisz dwie liczby: „Zainstalowana wersja” to wersja, do której doprowadzono bazę, a „Wersja kodu” - wersja plików programu. Zwykle są takie same. Różnią się np. po ręcznym wgraniu plików bez aktualizacji bazy.
Program zawsze szyfruje w bazie (AES-256-CBC) klucz API dostawcy AI, hasła SMTP i skrzynek w Poczcie, tokeny Kalendarza Google i log_secret licencji. Klucz szyfrujący instalator zapisuje w pliku includes/config.php, poza bazą. Klucze API integracji n8n program przechowuje tylko jako skrót bcrypt, więc nie da się ich odczytać.
W wariancie Pro wiadomości pisane przez użytkowników, opisy zadań i treść nowych maili w Poczcie możesz dodatkowo szyfrować (AES-256-GCM). Ta ochrona jest domyślnie wyłączona. Włącza ją administrator w Ustawieniach → Zaawansowane: najpierw generuje klucz, potem włącza szyfrowanie. Klucz trafia do pliku .env na serwerze, a w bazie zostaje tylko jego ośmioznakowy skrót. Zaraz po wygenerowaniu pobierz kopię klucza - bez niego zaszyfrowanych treści nie odczytasz.
Wiadomości i opisy zadań zapisane przed włączeniem szyfrowania zaszyfrujesz osobnym przyciskiem. Program robi to partiami, więc operację możesz przerwać i wznowić. Klucz możesz też wymienić na nowy (rotacja). Każdą operację na szyfrowaniu - wygenerowanie i pobranie klucza, włączenie, wyłączenie, migrację i rotację - program zapisuje w dzienniku logs/encryption-audit.log: kto, kiedy i z jakiego adresu. Dziennik nie zawiera kluczy ani treści.
Aktualizacje pobiera administrator. Przed pobraniem potwierdza, że ma kopię zapasową bazy i katalogu uploads/. Paczka .zip trafia do chronionego katalogu storage/updates/. Przed rozpakowaniem program sprawdza jej sumę SHA-256 i podpis cyfrowy wydawcy - paczki bez ważnego podpisu nie rozpakuje. Aktualizacja wykonuje migracje bazy i podmienia pliki programu, ale nie kasuje Twoich danych.
Co zyskujesz?
Kiedy pracujesz w sieci bez internetu, nie czekasz na pobranie czcionek ani awatarów z zewnętrznych stron. Przeglądarka pobiera je z serwera aplikacji. Bez internetu nie zadziałają tylko funkcje, które z niego korzystają, np. AI, Kalendarz Google czy sprawdzanie aktualizacji.
Gdy starsze dzienniki powiększają bazę, nie musisz usuwać zadań ani wiadomości, żeby uporządkować logi techniczne. Automatyczne czyszczenie obejmuje tylko dane techniczne. Trwałe usunięcie starych treści to osobna, ręczna operacja administratora, wymagająca potwierdzenia kodem.
Przykład z codziennej pracy
Kancelaria musi wiedzieć, gdzie leżą dokumenty spraw i kto ma do nich dostęp, a umowę powierzenia przetwarzania podpisuje z każdym dostawcą IT, który te dane u siebie trzyma. Przy narzędziu w cudzej chmurze dochodzi lista dostawcy, jego podwykonawców i lokalizacji centrów danych. Trzeba też pilnować jej zmian.
W Task Managerze dokumenty spraw leżą na hostingu kancelarii. Na liście firm, które przechowują te dane albo je dostają, zostają więc firma hostingowa i usługi, które kancelaria sama podłączy: poczta, AI czy Kalendarz Google. W wariancie Pro administrator może włączyć szyfrowanie wiadomości, opisów zadań i maili. Załączniki zostają na dysku w oryginalnej postaci, a program wydaje je tylko osobom z dostępem. Jeśli kancelaria skonfiguruje AI, serwer wyśle wybranemu dostawcy pytania z kontekstem, a w wariancie Pro, przy domyślnych ustawieniach, także treść zadań i czatów do streszczenia w bazie wiedzy. Szyfrowanie w bazie tego nie ogranicza, bo przed wysłaniem program odszyfrowuje treść.
Najczęstsze pytania
Czy moje dane trafiają do dostawcy AI?
Tak, gdy skonfigurujesz AI. Serwer wysyła wtedy wybranemu dostawcy (OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude albo xAI Grok) pytanie z kontekstem i treści, na których pracuje dana funkcja AI. W wariancie Pro przy domyślnych ustawieniach baza wiedzy raz dziennie wysyła mu też do streszczenia nowe i zmienione zadania oraz czaty. Przy OpenAI i Gemini trafiają do niego także fragmenty notatek i plików, potrzebne do wyszukiwania po znaczeniu. Administrator wyłączy to w ustawieniach AI, a bez klucza AI nic do dostawcy nie trafia.
Czy potrzebuję własnej serwerowni?
Nie. Wystarczy zwykły hosting współdzielony z PHP 8.1 lub nowszym, bazą MySQL albo MariaDB i serwerem Apache lub LiteSpeed. Na takim hoście Task Manager instaluje się przez przeglądarkę, bez konsoli i bez firmy zewnętrznej. Jeśli Twój serwer stoi na nginksie, też zadziała - trzeba tylko wkleić do konfiguracji gotowy plik nginx-taskmanager.conf, który jedzie razem z aplikacją. Instalator sprawdza wszystkie wymagania przed instalacją i mówi wprost, czego brakuje.
Czy aktualizacja może skasować moje dane?
Aktualizacja Task Managera wykonuje migracje bazy i nadpisuje pliki aplikacji, ale nie usuwa danych użytkowników. Przed uruchomieniem wymaga potwierdzenia, że masz kopię zapasową. Pobraną paczkę program sprawdza sumą SHA-256 i podpisem cyfrowym wydawcy.
Kto odpowiada za kopie zapasowe?
Za kopie odpowiadasz Ty albo Twój hosting, jeśli robi je w ramach usługi - Task Manager sam kopii nie wykonuje. Kopia powinna obejmować bazę danych, katalog uploads/ z plikami użytkowników i plik includes/config.php z kluczem, którym program szyfruje hasła i klucze API. Jeśli w wariancie Pro włączysz szyfrowanie treści, zachowaj też plik .env albo kopię klucza pobraną w ustawieniach - bez klucza zaszyfrowanych treści nie odczytasz. Przed każdą aktualizacją program wymaga potwierdzenia, że kopię masz.