Czym jest wiedza firmowa w Task Managerze?
Wiedza firmowa dla Asystenta AI to materiały, z których korzysta przy odpowiedzi: zadania, czaty, notatki, pliki i foldery. Zamiast odpowiadać ogólnikami, sięga do tego, co Twój zespół już zapisał - na przykład do opisu zadania sprzed pół roku albo notatki z procedurą. Bazę wiedzy całej firmy, budowaną w tle, dostajesz w wariancie Pro.
W wariancie Pro ta wiedza rośnie przy codziennej pracy. Przy aktywności w programie Task Manager podejmuje raz na dobę próbę aktualizacji bazy wiedzy o zadania, czaty, notatki i pliki. Buduje krótkie streszczenia ustaleń, problemów i wniosków z zadań i czatów. Notatek i plików nie streszcza - indeksuje fragmenty oryginałów, zaczynając od tytułu. W przypadku plików indeksuje odczytywany tekst, nie skany ani obrazy. Dzięki temu asystent może znaleźć w dokumencie konkretną stawkę, paragraf lub kod.
Możesz też sam wskazać źródła. Przycisk „Źródła” nad rozmową pozwala wybrać zadanie, czat, notatkę, folder albo cały workspace. W jednym zestawie mogą znaleźć się kilka zadań, notatka i kalendarz.
Skąd asystent bierze odpowiedź?
Źródła przeglądasz jak w module Plików: od workspace przez wątek do jego folderów. Kliknięcie w wiersz zaznacza źródło, a strzałka „›” prowadzi poziom głębiej. Gdy wskażesz zadanie lub czat, asystent dostaje też powiązane z nim pliki - zarówno z wiadomości, jak i z modułu Pliki. Przy nazwie wątku widać ich liczbę.
Pasek pod listą pokazuje, ile wiedzy mieści się w zapytaniu. Jeśli wybierzesz jej za dużo, asystent wskaże, czego nie uwzględnił. Najpierw pomija zakresy ogólne, a wprost wskazane zadania zostają. Plik wybrany jako źródło czyta porcjami po około 24 000 znaków. Może dociągnąć kolejne, do 300 000 znaków. Załącznik czytany bezpośrednio z wiadomości ma niższy limit - około 50 KB tekstu.
W wariancie Pro, bez ręcznego wyboru źródeł, asystent szuka w indeksie zbudowanym w tle po słowach. Przy OpenAI lub Gemini i włączonym wyszukiwaniu semantycznym szuka także po znaczeniu. Nowsze wpisy mają większą wagę. Po 45 dniach waga streszczenia czatu spada o połowę, a waga zapisu decyzji - po 180 dniach. Treść fragmentów w indeksie jest szyfrowana, ale wektory nie.
Asystent widzi tylko materiały, do których masz uprawnienia. Nie pokaże Ci prywatnej notatki kolegi, nawet jeśli jesteś administratorem. Uprawnienia sprawdza w chwili odczytu. Gdy stracisz dostęp do źródła, nie uwzględni go przy następnym pytaniu.
Co zyskujesz?
Nowa osoba w zespole nie musi czekać, aż ktoś znajdzie procedurę reklamacji. Może zapytać o nią asystenta, także gdy procedura leży w notatce lub pliku w folderze, do którego ma dostęp.
Ty nie musisz przeglądać dawnych rozmów, żeby odtworzyć ustalenia z kwietnia. Pytasz o to, co zapisaliście, zamiast szukać osoby, która pamięta rozmowę z klientem. Nie zobaczysz przy tym cudzych prywatnych notatek ani plików tylko dlatego, że pracujecie w tym samym workspace.
Przykład z codziennej pracy
Firma remontowa kończy kwartał. Klient dzwoni, bo pamięta inną cenę za metr. W zadaniu „Remont biura Meblex” jest czterdzieści wiadomości, trzy wersje kosztorysu w XLSX i podpisany PDF. Osoba prowadząca wskazuje zadanie jako źródło. Załączniki dołączają do niego, więc może zapytać asystenta o ustaloną stawkę.
Asystent może odczytać arkusze i wiadomości, żeby pomóc sprawdzić stawkę. Jeśli materiałów jest za dużo, może poprosić o wskazanie konkretnego pliku. Dłuższy plik może czytać w kolejnych częściach, zamiast poprzestać na pierwszej. Rozmowa zostaje jako osobny wątek na liście. Przy kolejnej reklamacji można ją zduplikować razem z zestawem źródeł.
Najczęstsze pytania
Czy moje dokumenty trafiają do zewnętrznego dostawcy AI?
Tak. Treść wskazanego źródła trafia w zapytaniu do dostawcy wybranego przez administratora: OpenAI, Gemini, Claude albo Grok. Treść fragmentów przechowywanych w indeksie bazy wiedzy jest szyfrowana, ale wektory nie.
Czy asystent może czytać moją pocztę?
Tylko jeśli administrator włączy pocztę jako źródło wiedzy AI w Ustawieniach. Domyślnie jest wyłączona. Po włączeniu możesz wskazać wyłącznie własne skrzynki; cudzej poczty nie wskaże także administrator. Poczta nie trafia do indeksowanej w tle bazy wiedzy.
Jakie pliki asystent umie przeczytać?
Asystent odczytuje TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX, XLS i PDF z warstwą tekstową. Analizuje obrazy wizualnie, jeśli wybrany model je obsługuje. Nie odczyta starszych plików DOC ani PDF-ów będących skanami, bo w programie nie ma OCR.
Czy indeksowanie notatek i plików kosztuje dodatkowe zapytania do AI?
Nie. Notatki i pliki trafiają do bazy wiedzy bez wywołania modelu. Program sam oblicza słowa kluczowe. Streszcza tylko zadania i czaty.