W poniedziałek Marta, właścicielka sześcioosobowej agencji, liczy 94 karty w czterech tablicach Trello i osobny arkusz z terminami. Chce zmienić program, ale na myśl o przepisywaniu wszystkiego zamyka laptop. Dopiero gdy wybiera 23 bieżące zadania, widzi plan na jeden wieczór.
Jak przenieść zadania z Trello, skoro nie ma importu?
Zadania z Trello lub arkusza przenosisz do Task Managera ręcznie. Nie musisz jednak przepisywać całej tablicy: najpierw wybierasz sprawy, nad którymi zespół nadal pracuje.
Marta oddziela 23 bieżące zadania od 31 starych kart, 20 krótkich notatek oraz 20 duplikatów i spraw zakończonych. To podział kart Marty, nie reguła dla każdej firmy. Bez selekcji nowy program zaczynałby od tych samych zaległości, które utrudniały pracę w poprzednim.
Gdy zakładasz zadanie, wpisujesz wymagany temat. Opis, priorytet, termin i przypisane osoby dodajesz, jeśli są potrzebne. Przepisujesz więc decyzje potrzebne do dalszej pracy, a nie każdy dawny komentarz. Jeśli nadal rozstrzygasz, czy zmieniać narzędzie, zobacz porównanie Task Managera i Trello.
Asystent AI może po poleceniu „Dodaj zadanie o nazwie X z terminem do Y” otworzyć formularz ze wstępnie uzupełnionymi polami. Nie czyta za Ciebie tablicy ani arkusza i nie przenosi wielu kart naraz. Możesz też przejść cały proces bez AI.
Najpierw wybierz to, co nadal żyje
Do przeniesienia wybierz sprawy z nadchodzącym terminem, osobą czekającą na wynik lub nadal przypisanym wykonawcą. Jeśli pozycja nie spełnia żadnego z tych warunków, zostaw ją w starym narzędziu do podglądu.
We wtorek Marta trafia na kartę „Zapytać o logo”. Sama w sobie nie potrzebuje osobnego zadania: pytanie staje się punktem w pracy nad stroną klienta. Podobnie porządkuje pozostałe 19 krótkich notatek. Zamkniętych spraw nie przepisuje - kiedy za miesiąc ktoś zapyta o dawną decyzję, zajrzy do starej tablicy.
Z arkuszem postępuj równie oszczędnie. Kolumna „co” podpowiada temat zadania, „kto” wskazuje przypisane osoby, a „do kiedy” - termin. Z pozostałych kolumn wybierz tylko informacje, bez których wykonawca nie ruszy dalej, i wpisz je do opisu. Sam arkusz może zostać jako zapis wcześniejszej pracy.
Najpierw zbuduj przestrzenie, nie kopię dawnej tablicy
Na początek potraktuj jedną dawną tablicę jako kandydatkę na jeden Workspace. Workspace to wydzielona przestrzeń, która grupuje zadania i czaty projektu, zespołu albo tematu; nie służy do odwzorowania każdej kolumny z etapem pracy.
Marta zaczyna od czterech przestrzeni: „Klienci ABC”, „Nowa strona www”, „Marketing” i „Sprawy biura”. Taka liczba odpowiada jej bieżącemu podziałowi pracy, ale nie musi odpowiadać Twojemu. Jeśli kilka krótkich projektów obsługują te same osoby, możesz najpierw zdecydować, czy potrzebują osobnych przestrzeni.
Aby założyć Workspace, kliknij „+” obok napisu „Workspace'y” w lewej kolumnie, wpisz nazwę i wybierz „Zapisz”. Przycisk widzi administrator globalny albo osoba z uprawnieniem „Może dodawać Workspaces”. Pozycja „Wszystko” pokazuje zadania i czaty z przestrzeni razem, więc podział nie odcina Cię od ogólnego obrazu pracy. Szerzej opisuje go przewodnik po workspace'ach.
Usunięcie Workspace'u jest nieodwracalne: wymaga przepisania jego dokładnej nazwy i kasuje zadania, czaty, wiadomości oraz pliki załączników. Nie zakładaj więc próbnej przestrzeni z myślą, że później łatwo ją skasujesz; przed zapisem sprawdź nazwę i zakres.
Dopiero potem zaproś ludzi do właściwych przestrzeni
Najpierw zaproś osobę do Task Managera, potem przypisz ją do właściwego Workspace'u. Użytkowników dodaje administrator w oknie „Użytkownicy”, otwieranym ikoną grupy ludzi obok koła zębatego; zaproszona osoba dostaje e-mail i sama ustawia hasło.
Przy karcie przestrzeni otwórz menu ⋮, wybierz „Edytuj workspace”, a w sekcji „Przypisz użytkowników” zaznacz osoby i ich uprawnienia: administrację przestrzenią, dodawanie zadań lub dodawanie czatów. Administrator globalny widzi i zarządza wszystkimi przestrzeniami, zwykły użytkownik widzi tylko te, do których został przypisany.
W środę Marta sprawdza listę sześciu osób. Księgowej daje dostęp do „Spraw biura”, a nie do projektów klientów. Jeśli nie masz pewności, jak rozdzielić dostęp, przeczytaj opis ról i uprawnień w Task Managerze.
Gdy ktoś odejdzie z zespołu, administrator może dezaktywować jego konto zamiast je usuwać: dane zostają, a stanowisko licencyjne się zwalnia.
Przepisz zadania z terminem i odpowiedzialną osobą
Wybierz Workspace w lewej kolumnie i kliknij „+ Dodaj zadanie” w kolumnie środkowej. Wpisz temat, a następnie, jeśli potrzeba, opis, priorytet, termin oraz przypisane osoby; na końcu kliknij „Zapisz”.
W czwartek Marta przepisuje kartę dotyczącą makiet: jej tytuł staje się tematem, ustalenia trafiają do opisu, termin do pola „Termin”, a Magda do przypisanych osób. Sprawie pilnej nadaje wysoki priorytet. Zanim przejdzie do następnej karty, sprawdza, czy Magda będzie wiedziała, jaki rezultat ma przygotować.
Nie przenoś dawnych kolumn z etapami jako osobnych Workspace'ów. Task Manager ma cztery stany zadania: brak statusu, w trakcie, zrobione i anulowane. Nowemu zadaniu zostaw brak statusu albo ustaw „W trakcie”, jeśli praca już ruszyła; zakończone sprawy pozostaw w archiwum poprzedniego narzędzia. Status zmienisz później ikoną na liście, bez otwierania zadania.
Godzinę terminu wpisz wtedy, gdy naprawdę ma znaczenie. Zadanie z datą, ale bez godziny pozostaje oznaczone jako „na dziś” przez cały wskazany dzień i staje się zaległe dopiero następnego dnia.
Krótkie notatki zamień na punkty, nie na osobne zadania
Checklisty i drobne kroki przepisz jako listę to-do w opisie większego zadania. W polu „Opis” wybierz „Lista to-do”; możesz wkleić kilka linii naraz, a każda stanie się osobną pozycją. Znaki listy, takie jak „- [ ]”, „*” czy „1.”, zostaną usunięte z treści punktów.
Marta nie tworzy 20 zadań o tytułach „Zapytać o logo” albo „Sprawdzić domenę”. Rozdziela te notatki między trzy zadania, przy których odpowiedź będzie potrzebna. Dzięki temu termin i przypisana osoba dotyczą sprawy do wykonania, a lista opisuje kroki po drodze. Więcej przykładów znajdziesz w tekście o checkliście w zadaniu.
Listę zapisaną w opisie odhaczasz wprost w karcie zadania, bez otwierania edycji. Wszyscy uczestnicy widzą ten sam stan; pasek pokazuje postęp, na przykład „2 z 3 zrobione”, a przy odhaczonym punkcie mini awatar wskazuje osobę, która go zaznaczyła. Nowy punkt dopiszesz przyciskiem „+ Dodaj pozycję”.
Zrzut poniżej pokazuje listę w wiadomości, nie w opisie zadania. Gdy zapiszesz listę w opisie, pojawi się w karcie zadania i będzie działać podobnie.
Chcesz kolumn? Tablica pokazuje przestrzenie, nie etapy
Tablica Task Managera pokazuje Workspace'y jako kolumny z sekcjami Ulubione, Zadania i Czaty. Jeśli szukasz widoku podobnego do dawnej tablicy, znajdziesz tu karty obok siebie, ale znaczenie kolumn będzie inne: każda oznacza przestrzeń, nie etap realizacji.
Otwórz Tablicę z menu widoków w górnej belce. Możesz przesuwać kolumny, by ustawić kolejność przestrzeni, oraz karty, by ułożyć pozycje wewnątrz nich. Upuszczenie karty w sekcji Ulubione dodaje ją do ulubionych. Kliknięcie karty otwiera obok jej wątek.
W piątek Marta ustawia „Nową stronę www” przed „Marketingiem”, bo przy stronie zespół ma bliższy termin. Nie tworzy przy tym kolumn „Czeka” i „Gotowe”: bieżący etap odczytuje ze statusu zadania. Jeśli zastanawiasz się, który widok zostawić zespołowi na co dzień, porównaj Tablicę i listę zadań.
Przez pierwszy tydzień stare narzędzie służy tylko do podglądu
Po przenosinach trzymaj dawne karty pod ręką, ale nowe sprawy zakładaj już w Task Managerze. Dzięki temu historia zostaje dostępna, a zespół nie musi zgadywać, w którym z dwóch miejsc pojawi się następne zadanie.
W poniedziałek ktoś pyta Martę o ustalenie, którego nie ma na nowej liście. Marta zagląda do starej tablicy, sprawdza kontekst i, jeśli sprawa nadal jest otwarta, zakłada zadanie w odpowiednim Workspace. Nie próbuje odtwarzać całej dawnej rozmowy. Historia zmian w nowym wątku zaczyna się od chwili utworzenia zadania: odtąd wiadomości systemowe zapisują między innymi zmiany statusu, osób i terminu.
Po tygodniu przejrzyj to, co przepisałeś. Nad listą kafle „Terminowe”, „Na dziś” i „Po terminie” działają zarazem jako liczniki i filtry. Wyszukiwanie w górze środkowej kolumny obejmuje temat i opis zadania, nazwy czatów oraz treść wiadomości. Jeśli jakaś pozycja okazała się zbędna, możesz wybrać „Archiwizuj” w menu ⋮ jej karty; zniknie z głównej listy. Dalszy rytm pracy opisuje plan pierwszego tygodnia z Task Managerem.
Ile czasu zarezerwować na taki wieczór?
W przykładzie Marty plan jednego wieczoru obejmuje 115 minut, czyli niecałe dwie godziny. To szacunek dla jej sześciu osób i 23 wybranych zadań, nie obietnica czasu dla każdej tablicy. Sceny od poniedziałku do piątku pokazują osobne przykłady decyzji Marty, a nie harmonogram tego wieczoru.
| Etap | Co robi Marta | Szacowany czas |
|---|---|---|
| Wybór bieżących spraw | Przegląda 94 karty i arkusz | 30 minut |
| Workspace'y | Zakłada cztery przestrzenie | 10 minut |
| Ludzie i uprawnienia | Zaprasza sześć osób i sprawdza dostęp | 20 minut |
| Zadania | Przepisuje 23 bieżące sprawy | 40 minut |
| Listy to-do | Wkleja drobne kroki do opisów | 15 minut |
| Razem | 115 minut |
Potraktuj tabelę jak plan pracy, nie stoper. Jeśli opisy wymagają uporządkowania albo przy każdej karcie trzeba ponownie ustalić odpowiedzialną osobę, wieczór potrwa dłużej. Gdy masz mniej aktywnych spraw, nie rezerwuj czasu na kopiowanie zamkniętej historii.
Jutro otwórz swoją tablicę albo arkusz i zaznacz tylko pozycje z nadchodzącym terminem, osobą czekającą na wynik lub nadal przypisanym wykonawcą. To Twoja pierwsza lista do przeniesienia. Zanim zaczniesz przepisywać ją na własnym serwerze, przećwicz założenie Workspace'u i zadania w Demo.
Najczęstsze pytania
Jak przenieść zadania z Trello do Task Managera bez importu?
Wybierz bieżące sprawy i załóż je ręcznie w odpowiednich Workspace'ach Task Managera. Program nie ma importu z Trello ani z arkusza, więc zamknięte karty zostaw w starym narzędziu do podglądu.
Co zrobić ze starymi, zamkniętymi kartami?
Zostaw je w poprzednim narzędziu do podglądu. Do nowego programu przenieś zadania, przy których nadal jest praca, termin albo osoba czekająca na wynik.
Jak odwzorować kolumny Trello w Task Managerze?
Nie odwzorowuj kolumn z etapami jako Workspace'ów: na Tablicy Task Managera kolumny oznaczają przestrzenie. Postęp pracy oznaczasz statusem zadania: brak statusu, w trakcie, zrobione lub anulowane.
Co zrobić z checklistami z kart i punktami z Excela?
Wklej drobne kroki jako listę to-do w opisie odpowiedniego zadania. Kilka linii możesz wkleić naraz, a gotowe punkty zespół odhaczy bez otwierania edycji zadania.
Czy Asystent AI przepisze zadania z Trello za mnie?
Nie, Asystent AI nie przenosi całej tablicy ani arkusza. Może po Twoim poleceniu otworzyć formularz pojedynczego zadania ze wstępnie uzupełnionymi polami; Task Manager działa również bez AI.
Źródła
Zespół Task Managera - piszemy o pracy zespołowej, AI w firmie i porządku w zadaniach na przykładach z Task Managera, programu instalowanego na własnym serwerze. Task Managera tworzy od 2013 roku Blue Creation Group (Piotr Łącz); korzystają z niego m.in. Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna i Polpharma - zobacz opinie klientów. Teksty sprawdzamy z instrukcją i aktualną wersją programu.
