W poniedziałek Marta, właścicielka 11-osobowego biura rachunkowego, zatrzymuje się przed wpisaniem klucza API. Chce wiedzieć, czy firma dostarczająca model zobaczy faktury klientów, pocztę i całą bazę zadań. Marta chce ustalić, co trafia do dostawcy AI przy jej pytaniu, co zostaje na serwerze firmy i czy model dostaje treści także poza oknem rozmowy.
Co trafia do dostawcy AI, kiedy zadajesz pytanie?
Do dostawcy AI trafia Twoje pytanie oraz kontekst, którego Asystent AI używa, by odpowiedzieć. Nie oznacza to przesłania całej bazy firmy, ale nie oznacza też, że jej treści nigdy nie opuszczają serwera.
Task Manager działa na Twoim hostingu: pliki PHP i baza MySQL znajdują się na Twoim serwerze. To tam przechowujesz dane aplikacji, choć pytania do modelu opuszczają ten serwer. Przeglądarka nie pobiera bibliotek, czcionek ani ikon z obcych serwerów; połączenia wychodzące inicjuje serwer aplikacji. Serwer może też łączyć się z serwerem pocztowym lub panelem licencyjnym, jeśli włączysz te połączenia. Gdy używasz Asystenta AI, serwer wysyła pytanie i potrzebny kontekst do wybranego modelu. To rozróżnienie jest ważniejsze niż hasło „dane u Ciebie”.
Możesz wybrać OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude albo xAI Grok. Podajesz własny klucz API, czyli identyfikator pozwalający aplikacji korzystać z Twojego konta u dostawcy, i płacisz temu dostawcy bezpośrednio. Task Manager nie dolicza marży; zapisany klucz jest szyfrowany i nie wyświetla się później w całości. Warunki przetwarzania danych przez model sprawdzasz u wybranej firmy, zanim zaczniesz wysyłać jej firmowe treści. Więcej o tym rozdziale kosztów i odpowiedzialności przeczytasz w tekście o własnym kluczu AI w firmie.
Czy Asystent widzi tylko źródła, które wskażesz ręcznie?
Nie. Ręcznie wybrane źródła kierują rozmowę na wskazane sprawy, ale Asystent AI może również znaleźć dostępny Ci dokument w bazie wiedzy bez dodawania go przyciskiem Źródła. Do kontekstu Asystenta może trafić także skrót Twojej historii aktywności, jeśli z niej korzystasz.
Nowy wątek rozmowy startuje jako ogólny i widzi Twoje zadania. Przycisk „Źródła” pozwala dołożyć kalendarz, Workspace, konkretne zadanie lub czat, notatkę, folder albo plik. Poczta pojawi się wśród możliwości dopiero po zgodzie administratora. Każdy wątek ma własny zestaw źródeł, więc nie musisz używać tego samego zakresu w każdej rozmowie.
We wtorek Marta tworzy wątek „Zamknięcie miesiąca” i wskazuje Workspace zespołu. Osobno zakłada wątek „Klient Nord”, w którym wybiera jedno zadanie i notatkę ze spotkania. Różnica jest praktyczna: pierwsze pytanie może wymagać szerszego obrazu pracy, drugie nie potrzebuje go tylko dlatego, że dotyczy klienta.
Przy wyborze zadania lub czatu sprawdź jeszcze załączniki. Asystent bierze również pliki wrzucone do tego wątku, zarówno z wiadomości, jak i z modułu Pliki; przy nazwie widać ich liczbę. Pasek zajętości pod listą źródeł pokazuje, ile wskazanej wiedzy się zmieściło. Jeśli wskażesz zbyt wiele, Asystent poinformuje, czego nie uwzględnił. Kontekst pobiera z bazy przy każdym pytaniu, więc nowo dodany załącznik może wejść do kolejnej odpowiedzi.
Czy prywatna odpowiedź oznacza, że treść nie opuszcza firmy?
Nie. „Prywatna” opisuje tutaj to, kto widzi rozmowę w Task Managerze, a nie miejsce przetwarzania pytania przez model. Pytanie z użytym kontekstem nadal trafia do dostawcy AI.
W środę Marta otwiera zadanie i klika „Asystent AI” przy polu odpowiedzi. W tym trybie Asystent widzi treść wątku oraz jego załączniki, a jej pytanie i odpowiedź pozostają niewidoczne dla pozostałych uczestników. Odpowiedź dostaje oznaczenie „TYLKO DLA CIEBIE”. Tak samo prywatne są osobne wątki rozmów z Asystentem - nie widzi ich nawet administrator.
Klikając „Porządkuj”, wybierasz jeden z czterech trybów czytania wątku: „Oryginalna treść”, „Upiększ”, „Streść” albo „Ekspert”. Tryb przetwarza je partiami po 8, zaczynając od najnowszych; wynik działa tylko podczas sesji, a oryginały pozostają bez zmian. Także wtedy treść wiadomości trafia do dostawcy AI, choć nie otwierasz okna rozmowy z Asystentem AI.
Uprawnienia wyznaczają granicę, ale nie zastępują wyboru źródeł
Asystent AI ma dostęp tylko do zadań i czatów, do których masz uprawnienia; administrator ma dostęp do wszystkich zadań i czatów, ale nie do cudzych rozmów z Asystentem AI, nieudostępnionych notatek ani cudzej poczty. Wybieraj źródła osobno dla każdego wątku, bo samo uprawnienie do zadania lub czatu nie oznacza, że jego treść jest potrzebna przy każdym pytaniu.
Podobnie działa baza wiedzy: notatki i Pliki zachowują własne uprawnienia. Samo przypisanie notatki do Workspace nie udostępnia jej zespołowi. Jeśli stracisz dostęp do wcześniej wskazanego źródła, Asystent pominie je przy następnym pytaniu. To jedna granica; drugą pozostaje Twoja decyzja, o jaki zakres pytasz model. Szerzej opisuje ją poradnik o rolach i uprawnieniach w zadaniach.
Które cztery ustawienia pomagają zawęzić przepływ danych?
Zacznij od uprawnień do AI, dostępu do poczty, trybu streszczania załączników i własnej historii aktywności. Nie są jednym przełącznikiem prywatności: każde ogranicza inny rodzaj kontekstu lub wywołań modelu.
| Co sprawdzasz | Jak wpływa to na użycie AI |
|---|---|
| Uprawnienia do AI w zadaniach, czatach i oknie Asystenta | Administrator nadaje je osobno. Bez danego uprawnienia funkcja znika z interfejsu użytkownika. |
| „Pozwól używać poczty jako źródła wiedzy AI” | Opcja jest domyślnie wyłączona. Po włączeniu użytkownik może wskazać tylko własną skrzynkę lub wątek; ponowne wyłączenie odcina także wcześniej wybrane źródła pocztowe. |
| „Streszczenia załączników przez AI” | Domyślny tryb „Ręcznie” wymaga kliknięcia „Utwórz streszczenie”. Każdy streszczany plik oznacza jedno wywołanie API; tryb automatyczny działa w tle i wymaga crona, czyli cyklicznego zadania na serwerze. |
| Historia aktywności w Profilu | Możesz wyłączyć jej zapisywanie, wykluczyć wybrane miejsca lub użyć „Wyczyść historię”, co usuwa dziennik i skrót przygotowany dla Asystenta. |
Dlaczego poczta startuje wyłączona? Korespondencja zawiera również dane osób trzecich, a treść wskazanej skrzynki lub wiadomości może trafić do zewnętrznego modelu. Nawet po włączeniu tej opcji administrator nie zobaczy cudzej poczty. Poczta nie trafia też nigdy do indeksowanej w tle bazy wiedzy.
Nie myl historii aktywności z historią rozmów z Asystentem. Administrator może osobno włączyć lub wyłączyć zapisywanie rozmów w bazie; domyślnie zapis jest włączony. To ustawienie dotyczy przechowywania rozmów w Task Managerze, a nie tego, czy pytanie wysyłasz do modelu. Osobne uprawnienie „Asystent AI z dostępem do internetu” pozwala pobrać treść wskazanej strony WWW, ale nie zmienia Asystenta w wyszukiwarkę.
Baza wiedzy może znaleźć dokument bez ręcznego wskazania
Baza wiedzy AI pomaga Asystentowi znaleźć informacje w dostępnych Ci materiałach, nawet gdy nie dodasz konkretnego pliku do źródeł rozmowy. Dlatego pytając, co zobaczy model, uwzględnij również dokumenty, które mogą zostać znalezione tą drogą.
Zadania i czaty trafiają do bazy wiedzy jako streszczenia tworzone przez model. Notatki i Pliki są indeksowane w oryginalnej treści, podzielonej na fragmenty; samo indeksowanie tych dokumentów nie wymaga zapytania do modelu. Indeksowanie dokumentów nie zużywa zapytań do modelu, więc nic nie kosztuje i działa nawet przy wyłączonym AI - wtedy działa wyszukiwanie po słowach. Więcej o różnicy między indeksem a źródłami rozmowy wyjaśnia przewodnik po bazie wiedzy AI i źródłach wiedzy.
Domyślnie baza aktualizuje się raz dziennie; administrator może wybrać aktualizację ręczną. Usunięty dokument znika z niej przy najbliższej aktualizacji. Z plików baza czyta formaty tekstowe: TXT, CSV, Markdown, DOCX, XLSX i PDF z warstwą tekstową. Skan PDF bez tekstu nie zostanie odczytany, bo program nie korzysta z OCR, czyli rozpoznawania tekstu na obrazie.
Historia aktywności wysyła skrót, nie surowy dziennik
Do kontekstu Asystenta AI może trafić skrót Twojej historii aktywności, a nie cały dziennik. Gdy korzystasz z Asystenta, skrót ten jest częścią informacji przekazywanych skonfigurowanemu dostawcy modelu.
Dziennik przechowuje wyłącznie odnośniki i tytuły - zapisuje między innymi zmianę statusu zadania, wysłanie wiadomości czy otwarcie notatki. Nie zapisuje treści wiadomości, notatek ani maili, wyszukiwań czy działań Automatyzacji, a moduł Poczta zostaje całkowicie poza dziennikiem; wpisy starsze niż 90 dni usuwa automatycznie. Historię widzisz tylko Ty, nie administrator.
W Profilu możesz obejrzeć 50 ostatnich zdarzeń, wyłączyć zapis albo wyczyścić dziennik wraz ze skrótem Asystenta. Jeśli tylko jedna sprawa ma pozostać poza nim, użyj „Nie zapisuj mojej aktywności tutaj” w menu Workspace, zadania, czatu lub notatki. Wykluczenie Workspace obejmuje jego zadania, czaty i notatki, ale działa wyłącznie dla Ciebie. Podpowiedzi z historii liczy sama aplikacja, bez wysyłania ich do dostawcy AI. Szczegóły znajdziesz w opisie historii aktywności.
Od czego zacząć jutro, zanim zespół użyje AI?
Zacznij od pytania o jedno zadanie w osobnym wątku Asystenta AI; jako źródło wskaż to zadanie, nie cały Workspace. Potem sprawdź odpowiedź i pasek zajętości, przejrzyj ustawienia poczty oraz zdecyduj, czy chcesz korzystać z historii aktywności.
Jeśli rozmawiasz o tym z księgową lub prawnikiem, przedstaw przepływ bez skrótów: aplikacja przechowuje dane na Twoim serwerze, lecz pytania z użytym kontekstem wysyła do dostawcy modelu na Twoim koncie API. Warunki po stronie dostawcy sprawdzasz bezpośrednio u niego; Task Manager możesz też prowadzić bez AI. Układ rozmowy i wybór źródeł zobaczysz w Demo.
Najczęstsze pytania
Czy dane mojej firmy trafiają do dostawcy AI?
Tak. Gdy korzystasz z Asystenta AI, do dostawcy trafia pytanie i użyty kontekst, który może obejmować wybrane źródła, znalezione dostępne dokumenty lub skrót Twojej historii aktywności. Nie jest to wysyłka całej bazy firmy.
Czy administrator może przeczytać, o co pytam Asystenta AI?
Nie. Wątki rozmów z Asystentem AI są prywatne także wobec administratora, podobnie jak Twoja prywatna poczta i nieudostępnione notatki.
Czy Asystent AI ma dostęp do całej bazy firmy?
Nie. W zadaniach i czatach obowiązują Twoje uprawnienia, a notatki i Pliki znalezione w bazie wiedzy zachowują własne zasady dostępu. Administrator ma dostęp do wszystkich zadań i czatów, ale nie do cudzych prywatnych rozmów z AI.
Czy Asystent AI czyta moją pocztę?
Domyślnie nie. Poczta może być źródłem rozmowy dopiero po włączeniu tej opcji przez administratora i wskazaniu Twojej własnej skrzynki lub wątku. Opcja jest domyślnie wyłączona, a poczta nigdy nie trafia do indeksowanej bazy wiedzy.
Co się stanie, jeśli nie skonfiguruję AI?
Task Manager nadal działa bez AI i nie wysyła zapytań do dostawcy modelu. Podpowiedzi obliczane przez samą aplikację na podstawie historii aktywności również nie wymagają dostawcy AI.
Źródła
Zespół Task Managera - piszemy o pracy zespołowej, AI w firmie i porządku w zadaniach na przykładach z Task Managera, programu instalowanego na własnym serwerze. Task Managera tworzy od 2013 roku Blue Creation Group (Piotr Łącz); korzystają z niego m.in. Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna i Polpharma - zobacz opinie klientów. Teksty sprawdzamy z instrukcją i aktualną wersją programu.
