Czym jest wiedza firmowa w Task Managerze?
Wiedza firmowa w Task Managerze to materiały, z których Asystent AI układa odpowiedzi. Zamiast ogólnej odpowiedzi dostajesz ustalenia z pracy: termin z zadania, rabat z czatu, procedurę z notatki lub stawkę z pliku XLSX. Pytasz raz, zamiast szukać w czterech miejscach. Bazę wiedzy całej firmy, budowaną w tle, dostajesz w wariancie Pro - razem z Pocztą, Plikami, Automatyzacjami i szyfrowaniem treści.
Domyślnie Asystent widzi Twoje zadania. Możesz dodać cały workspace, kalendarz (domyślnie ostatnie 30 i najbliższe 90 dni) lub konkretne zadanie, czat, notatkę albo folder z plikami. Jeśli administrator na to pozwoli, możesz dodać też własną skrzynkę pocztową lub pojedynczy wątek e-mail. Wybrane źródła przypisujesz do wątku rozmowy. Zostają w nim na później.
W wariancie Pro równolegle działa baza wiedzy indeksowana w tle. Zadania i czaty trafiają do niej jako streszczenia, a notatki i pliki - jako fragmenty oryginału. Dzięki temu w bazie zostają stawki i paragrafy, o które ktoś może zapytać. Pierwszym fragmentem każdego dokumentu jest jego tytuł. Pytanie o procedurę urlopową może więc trafić w nazwę dokumentu, nie tylko w jego treść. Treść wpisów jest szyfrowana AES-256-CBC. Baza rośnie z materiałów, które zespół tworzy przy pracy - bez osobnego wprowadzania wiedzy.
Jak wskazujesz materiały?
Nad rozmową jest przycisk Źródła. Okno wyboru przeglądasz jak moduł Pliki: od workspace przez zadania i czaty po foldery, pliki i notatki wątku. Dokumenty, czyli Twoje foldery prywatne, oraz Poczta są osobno. Kliknięcie w wiersz zaznacza źródło. Strzałka › prowadzi głębiej, a „‹” cofa o poziom. Wyszukiwarka u góry przeszukuje wszystkie źródła naraz.
Wskazanie zadania lub czatu obejmuje też jego pliki: zarówno te z wiadomości, jak i dodane w module Pliki. W drzewie znajdziesz je pod „Workspace / nazwa wątku”. Przy nazwie wątku widać liczbę tych plików. Jako źródło możesz wskazać tylko własny folder z Dokumentów. Obejmuje on Twoje pliki i dostępne dla Ciebie notatki z całego poddrzewa. Długą notatkę Asystent czyta porcjami i dociąga kolejne, gdy ich potrzebuje.
Do wątku możesz przypisać do 30 źródeł, a budżet ich treści wynosi 60 000 znaków. Pliki przypięte do zadania lub czatu mają osobny limit 8000 znaków. Pasek zajętości pod listą pokazuje wykorzystane miejsce. Jeśli wskażesz więcej materiałów, niż model przyjmie, Asystent powie, czego nie uwzględnił. Najpierw ustępują zakresy ogólne; wprost wskazane zadania zostają. Program sprawdza uprawnienia przy zapisie źródeł i ponownie przy budowaniu pytania do modelu. Jeśli stracisz dostęp do źródła, Asystent pominie je przy najbliższym pytaniu.
Co zyskujesz?
Nie przekopujesz trzech rozmów, żeby ustalić, jaki termin obiecaliście klientowi w zeszłym miesiącu. Pytasz jednym zdaniem i dostajesz odpowiedź opartą na własnych ustaleniach. Gdy wrócisz do sprawy za tydzień, nie zbierasz materiałów od nowa.
Nowa osoba w zespole nie musi czekać, aż ktoś znajdzie czas, by wyjaśnić jej procedurę reklamacji. Może dostać odpowiedź z firmowego dokumentu, a reszta zespołu nie przerywa pracy. Nie zobaczysz przy tym prywatnej notatki kolegi tylko dlatego, że pracujecie w tym samym workspace. Nie zobaczysz jej również jako administrator. O dostępie do notatek i plików decyduje ich udostępnienie.
Use case: oferta dla klienta, który wrócił po pół roku
Klient odzywa się po pół roku i pyta, czy warunki są aktualne. Pierwsza oferta jest w zadaniu, rozmowa o rabacie w czacie, a PDF z warunkami w folderze wątku.
Zakładasz nowy wątek rozmowy. Na początku widzi tylko Twoje zadania. Dodajesz zadanie i czat jako źródła; ich pliki dołączają bez osobnego szukania. Pytasz o wcześniejsze warunki i sporne kwestie. Asystent czyta treść zadania, wiadomości oraz załączniki, w tym PDF z warstwą tekstową. Następnie prosisz o plik Word z podsumowaniem. W rozmowie z Asystentem pojawia się link do pobrania pliku.
Skan PDF bez warstwy tekstowej nie zostanie odczytany, bo Asystent nie ma OCR. Nie odczyta też starego pliku DOC. Jeśli warunki są wyłącznie na zdjęciu podpisanej umowy, trzeba je przepisać.
Najczęstsze pytania
Czy treść wskazanych źródeł trafia do zewnętrznego dostawcy AI?
Tak. Treść wskazanego źródła trafia do dostawcy AI wybranego przez administratora w Ustawieniach → AI. Wpisy w indeksowanej w tle bazie wiedzy są szyfrowane algorytmem AES-256-CBC; wektory nie są szyfrowane.
Czy Asystent może korzystać z mojej poczty?
Tylko jeśli administrator włączy opcję „Pozwól używać poczty jako źródła wiedzy AI” w Ustawieniach → AI. Domyślnie jest wyłączona. Po jej włączeniu każdy widzi w wyborze źródeł wyłącznie własne skrzynki. Nikt, także administrator, nie może wskazać cudzej poczty. Poczta nigdy nie trafia do indeksowanej w tle bazy wiedzy.
Jakie pliki Asystent odczyta?
Asystent odczytuje TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX/XLS oraz PDF z warstwą tekstową. Obrazy JPG, PNG, GIF i WebP analizuje wizualnie, jeśli wybrany model obsługuje obraz. Nie odczytuje skanów PDF bez warstwy tekstowej ani starszych binarnych plików DOC.
Czy indeksowanie notatek i plików kosztuje?
Model AI ich nie streszcza: do wpisu trafiają fragmenty oryginału, a słowa kluczowe program liczy sam. Z jednego pliku baza zapamiętuje do 54 000 znaków. Przy OpenAI i Gemini z włączonym wyszukiwaniem semantycznym dostawca liczy jeszcze wektory tych fragmentów - to osobno rozliczane zapytania. Indeksowanie rusza razem z aktualizacją bazy wiedzy, więc wymaga skonfigurowanego AI.