W poniedziałek rano Marta otwiera listę zadań swojej sześcioosobowej agencji. Widzi 34 pozycje z trzech projektów i szuka odpowiedzi: co jest pilne, a co dzieje się u każdego klienta? Lista pomaga zacząć od terminów; Tablica w Task Managerze pokazuje pracę według workspace'ów, nie etapów kanban.
Tablica kanban dla małej firmy: kolumna oznacza projekt, nie etap
W Task Managerze każda kolumna Tablicy odpowiada jednemu workspace'owi, a nie etapowi „do zrobienia”, „w toku” czy „gotowe”. Workspace to wydzielona przestrzeń, która grupuje zadania i czaty związane z projektem, zespołem lub tematem.
Marta może więc widzieć obok siebie „Nową stronę www”, „Marketing” i „Sprzedaż”. W każdej kolumnie znajdzie sekcje Ulubione, Zadania i Czaty. Kolumny pokazują, co dzieje się w każdym workspace'ie, ale nie przesuwają zadań między etapami. Zobacz, jak działa Tablica w Task Managerze.
Jeśli szukasz tablicy kanban z własnymi kolumnami statusowymi, limitami pracy w toku i przepływem między etapami, Tablica w Task Managerze nie działa w ten sposób. Status należy do zadania, a nie do kolumny. Dla agencji, która prowadzi kilka różnych zleceń, taki podział może być za to czytelny: Marta widzi sprawy klienta razem, nawet gdy projekt strony i kampania reklamowa mają zupełnie inne etapy pracy.
Tablica kanban czy lista zadań - kiedy wybrać listę?
Wybierz listę, gdy zaczynasz od pytania „co mam dziś?” albo „co jest po terminie?”. Nad listą są cztery kafle: Terminowe, Na dziś, Po terminie i Czat; każdy pokazuje liczbę pozycji i działa jako filtr.
We wtorek Piotr z czteroosobowego serwisu chce sprawdzić, które zgłoszenia wymagają reakcji przed końcem dnia. Pracuje głównie w jednym workspace'ie „Serwis”, więc Tablica pokazałaby mu przede wszystkim jedną kolumnę. Na liście klika „Na dziś” i od razu zawęża widok. Gdy szuka wyłącznie zadań, może też użyć filtra typu, który oddziela zadania od czatów.
Przy kartach na liście kolorowe kółko pokazuje liczbę dni do terminu lub po nim. Jeśli pytasz przede wszystkim o datę, nie musisz najpierw rozglądać się po projektach. Pomaga w tym także filtrowanie zadań według terminu i statusu. O tym, jak ułożyć sam przegląd zaległości w zespole, przeczytasz w tekście o pilnowaniu terminów zadań.
Lista nie jest więc uboższą wersją Tablicy. Pokazuje te same zadania z innego punktu widzenia: najpierw sprawa, potem jej przynależność do projektu. Kiedy pracujesz zadanie po zadaniu, ten porządek oszczędza Ci skanowania kilku kolumn.
Przeciąganie porządkuje widok, ale nie przesuwa terminu
Przeciąganie na Tablicy zmienia kolejność prezentacji, nie termin ani status zadania. Kolumnę możesz przesunąć za nagłówek, a pozycję - w górę lub w dół jej kolumny.
Przeciągnij zadanie lub czat do sekcji Ulubione. Wyciągnięcie pozycji z tej sekcji usuwa ją z ulubionych. Nowe pozycje dopisują się na końcu zgodnie z bieżącym sortowaniem, a zmianę kolejności cofniesz ikoną cofania lub skrótem Ctrl+Z.
Wyobraź sobie, że w środę Marta ustawia zadanie „Projekt strony” wyżej w kolumnie workspace'u „Nowa strona www”, by łatwiej znaleźć je podczas rozmowy z Magdą. Termin zadania zostaje taki sam. Jeśli chce zmienić jego status bez otwierania wątku, używa menu ⋮ przy karcie i wybiera pozycję z sekcji Status: Nowe, W toku, Zrobione albo Anulowane. Przesunięcie karty nie oznacza tu „zrobione”, nawet jeśli znasz tablice działające według etapów.
Filtry zostają z Tobą, choć widok się zmienia
Przełączenie z listy na Tablicę nie oznacza ustawiania filtrów od nowa. Pokaż tylko i Sortowanie działają wspólnie na liście zadań, Tablicy i w Kalendarzu; zmiana w jednym miejscu obowiązuje też w pozostałych.
| Co sprawdzasz | Lista zadań | Tablica |
|---|---|---|
| Termin | Kolorowe kółko z liczbą dni | Opis słowny, np. „dziś 14:30” albo „za 4 dni” |
| Stan terminu | Czerwony, niebieski, zielony lub szary | Te same zasady kolorów |
| Filtry i sortowanie | Pokaż tylko i Sortowanie | Te same, wspólne ustawienia |
| Działania na zadaniu | Menu ⋮, w tym Status | To samo menu ⋮ |
Czerwony oznacza termin, który minął; niebieski - termin przypadający dziś, który jeszcze nie minął; zielony - termin w kolejnych dniach. Szary zobaczysz przy pozycji bez terminu albo zamkniętej. Zadanie bez podanej godziny pozostaje „na dziś” przez cały dzień i czerwienieje dopiero następnego dnia. Zrobione oraz anulowane zadania nie liczą się jako spóźnione, nawet gdy ich dawny termin już minął.
W czwartek Marta filtruje pracę po terminie na liście, a potem otwiera Tablicę, by zobaczyć ją w podziale na workspace'y.
Kliknięcie karty robi miejsce na rozmowę
Kliknięcie zadania lub czatu na Tablicy otwiera wątek obok, a sama Tablica dokuje się z lewej strony. Otwarta pozycja pozostaje podświetlona, więc widzisz, z której kolumny przyszła rozmowa.
W czwartek Marta otwiera zadanie „Projekt strony” w workspace'ie „Nowa strona www” i czyta wiadomość Magdy. Nadal ma z boku kolumny pozostałych workspace'ów - nie musi wracać do osobnego ekranu z projektami, żeby odnaleźć następne zadanie. Na dole kolumny są też ikony Zadanie i Czat; otwierają okna dodawania z wybranym już workspace'em.
Na telefonie układ zachowuje się inaczej: po otwarciu pozycji Tablica zwija się do pływającego przycisku. Kolumny przewijasz poziomo, a przycisk powrotu z zadania prowadzi z powrotem do Tablicy, nie na listę. Kolejność workspace'ów zmienisz tam, przytrzymując nagłówek kolumny i przeciągając go w bok.
Kiedy kolumny zaczną pomagać zespołowi?
Kolumny pomagają, gdy regularnie porównujesz kilka równoległych projektów i pytasz „co dzieje się u klienta X?”. Tablica pokazuje workspace'y obok siebie, a w każdym z nich zarówno zadania, jak i czaty.
W piątek Marta robi przegląd trzech workspace'ów z zespołem. Zamiast wybierać je po kolei z listy, patrzy na trzy kolumny: w „Nowej stronie www” widzi zadanie „Projekt strony” i czat z ustaleniami, obok sprawdza „Marketing”, potem „Sprzedaż”. Otwiera czat w „Nowej stronie www” i pyta zespół o ustalenia dotyczące strony.
Marta przeciąga nagłówek kolumny „Nowa strona www” na początek. Tablica zapamiętuje tę kolejność dla niej, więc przy następnym otwarciu zobaczy układ, który zostawiła. To przydatne, gdy na cotygodniowym spotkaniu chcesz zaczynać od projektu wymagającego najwięcej uwagi. Sposób grupowania pracy opisuje też strona o workspace'ach dla projektów i zespołów.
Trzy workspace'y to przykład, nie próg zmiany widoku. Jeżeli w poniedziałek szukasz jednego pilnego zadania, lista nadal może odpowiedzieć szybciej niż trzy kolumny obok siebie.
Jeden tydzień wystarczy, żeby sprawdzić oba widoki
Przez tydzień sprawdzaj terminy na liście, a na piątkowym spotkaniu porównaj workspace'y na Tablicy. Zapytaj zespół, gdzie szybciej znalazł konkretne zadanie i związany z nim czat.
Nie musisz deklarować, że od dziś cały zespół pracuje wyłącznie na Tablicy albo wyłącznie na liście. Ikona widoków w górnej belce środkowej kolumny otwiera menu Kalendarz, Tablica i Notatki; to samo menu jest w nagłówku każdego z tych okien.
Task Manager pamięta też układ okna. Jeśli poprzedni widok był zadokowany, kolejny otwarty z tego menu również się zadokuje; jeśli pracowałeś pełnoekranowo, zachowa taki układ. Na telefonie okno otwiera się zawsze w pełnym widoku.
Zanim zaprosisz zespół do testu, sprawdź, czy podział na workspace'y odpowiada rzeczywistym projektom. Liczba kolumn Tablicy wynika z workspace'ów, więc osobna przestrzeń dla każdego drobiazgu utrudni przegląd. Pozycja „Wszystko” w lewej kolumnie pokaże zadania i czaty ze wszystkich przestrzeni naraz, gdy potrzebujesz szerszego obrazu. Jeśli korzystasz z wariantu Pro, na Tablicy pojawią się również osobne kolumny skrzynek Poczty; możesz je wyłączyć. W wariancie Standard kolumn Poczty nie ma.
Jutro rano otwórz Tablicę i ustaw kolumny w kolejności, w jakiej chcesz omawiać projekty w piątek. Przez resztę tygodnia pracuj na liście, gdy sprawdzasz terminy. Oba widoki możesz sprawdzić w Demo.
Najczęstsze pytania
Czy Task Manager ma tablicę kanban z kolumnami „do zrobienia”, „w toku”, „zrobione”?
Nie, kolumny Tablicy odpowiadają workspace'om, a nie statusom zadań. Status zmienisz przy zadaniu lub z menu ⋮, wybierając Nowe, W toku, Zrobione albo Anulowane.
Czy przeciągnięcie karty na Tablicy zmienia termin zadania?
Nie, przeciągnięcie karty w górę lub w dół zmienia tylko jej kolejność prezentacji. Zmianę kolejności możesz cofnąć ikoną cofania albo skrótem Ctrl+Z.
Czy filtry ustawione na liście zadań działają też na Tablicy?
Tak, Pokaż tylko i Sortowanie są wspólne dla listy zadań, Tablicy i Kalendarza. Zmiana w jednym z tych widoków działa również w pozostałych.
Czy Tablica działa na telefonie?
Tak, na telefonie przewijasz kolumny poziomo i możesz zmienić ich kolejność, przytrzymując nagłówek. Po otwarciu zadania przycisk powrotu prowadzi do Tablicy.
Czy na Tablicy zobaczę też e-maile?
Tak, w wariancie Pro skrzynki modułu Poczta mają na Tablicy osobne kolumny, które można wyłączyć. W wariancie Standard kolumn Poczty nie ma.
Źródła
Zespół Task Managera - piszemy o pracy zespołowej, AI w firmie i porządku w zadaniach na przykładach z Task Managera, programu instalowanego na własnym serwerze. Task Managera tworzy od 2013 roku Blue Creation Group (Piotr Łącz); korzystają z niego m.in. Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna i Polpharma - zobacz opinie klientów. Teksty sprawdzamy z instrukcją i aktualną wersją programu.
