Wtorek, 9:40. Ola Nowak dostaje zadanie „Oferta dla klienta Nord”, termin w piątek, brief na trzy zdania. Przez kwadrans przegląda stare wiadomości, choć może zacząć inaczej: wskazać Asystentowi AI właściwe materiały i poprosić o plan, checklistę albo szkic maila.
Pierwsze pół godziny zabiera odtwarzanie kontekstu
Pierwsze pół godziny pracy nad zadaniem może zająć samo szukanie ustaleń. Musisz sprawdzić, co klient kupował wcześniej, kto z nim rozmawiał i która wersja zakresu jest aktualna.
Ola nie ma jeszcze problemu z napisaniem oferty. Najpierw próbuje ustalić, czy Nord zaakceptował dodatkową wersję językową, jaki termin padł podczas rozmowy i gdzie leży ostatnia wycena. Ogólny czat AI nie zna tych informacji, dopóki ich do niego nie wkleisz.
W Task Managerze możesz zapytać Asystenta AI w wątku zadania. Możesz też otworzyć osobne okno Asystenta AI i wskazać materiały związane ze sprawą. Asystent AI widzi tylko treści, do których masz dostęp. Nie zastępuje porządku w projekcie, ale skraca drogę od ustaleń do pierwszego szkicu.
Asystent AI zna tylko kontekst, do którego masz dostęp
Jakość odpowiedzi zależy od treści w bieżącym wątku i źródeł, które wskażesz. W wariancie Standard Asystent AI nie przeszukuje sam materiałów całej firmy; w Pro dobiera też pasujące fragmenty z bazy wiedzy AI, ale tylko z materiałów, do których masz dostęp.
Ola otwiera zadanie lub czat i włącza w nim tryb Asystent AI. Pytanie oraz odpowiedź pozostają niewidoczne dla pozostałych uczestników. Odpowiedź zostaje w rozmowie z plakietką „TYLKO DLA CIEBIE”, więc Ola może wrócić do niej później. Więcej o tym mechanizmie przeczytasz na stronie jak AI rozumie kontekst rozmowy.
W osobnym oknie Ola wskazuje materiały, które ma przeczytać Asystent AI. Może dołączyć moje zadania, Kalendarz, cały workspace, konkretne zadanie, czat lub notatkę, pliki (folder albo pojedynczy plik) oraz własną skrzynkę pocztową - moduły Poczta i Pliki są częścią wariantu Pro. Pasek pokazuje, ile materiału zmieściło się w kontekście, a Asystent AI informuje, czego nie wziął pod uwagę.
Każdy wątek Asystenta AI ma własną historię, nazwę i zestaw źródeł. Jest prywatny także przed administratorem. Poczta jako źródło wiedzy pozostaje domyślnie wyłączona, ponieważ jej treść po włączeniu trafia do zewnętrznego dostawcy AI. Baza wiedzy AI jest elementem wariantu Pro.
Polecenie „ułóż plan” zamienia materiały w pierwszy szkic
Polecenie „ułóż plan” pomaga rozpocząć zadanie bez ręcznego przepisywania wszystkich ustaleń. Wynik traktujesz jako roboczą kolejność działań, którą sprawdzasz przed przekazaniem zespołowi.
Ola otwiera okno Asystenta AI, wskazuje zadanie „Oferta dla klienta Nord”, czat Sprzedaż i notatkę z zakresem usług. O 10:05 wpisuje:
Ułóż plan przygotowania oferty dla Nord. Oprzyj go wyłącznie na wskazanym zadaniu, czacie Sprzedaż i notatce z zakresem. Zaznacz informacje, które muszę sprawdzić.
W tym scenariuszu odpowiedź może wyglądać tak:
- Potwierdź zakres strony i wersje językowe.
- Sprawdź termin realizacji zapisany w rozmowie.
- Przygotuj wycenę według notatki z zakresem.
- Zweryfikuj osobę zatwierdzającą po stronie Nord.
- Napisz wiadomość z ofertą i terminem odpowiedzi.
Plan nie jest decyzją ani gotową ofertą. To uporządkowany szkic oparty na dostarczonym materiale. Jeśli część źródeł nie zmieści się w kontekście, Asystent AI wskaże pominięte materiały zamiast przemilczeć ograniczenie.
Polecenie „zrób checklistę” przenosi plan do pracy
Asystent AI może zamienić opis zadania w checklistę do odhaczania. Dzięki temu plan nie kończy jako kolejna długa odpowiedź, do której nikt nie zagląda.
W środę o 8:50 Ola otwiera zadanie „Projekt strony” i wpisuje:
Zrób z opisu zadania checklistę do odhaczania. Ułóż punkty w kolejności wykonania.
Asystent AI zwraca listę, a Ty zaznaczasz ukończone punkty wprost w wątku. Pod listą rośnie pasek postępu. Ola sprawdza punkty, poprawia je i przenosi do wspólnego opisu zadania.
Gdy lista ma prowadzić pracę kilku osób, przenosisz ją do opisu zadania. Lista to-do w opisie jest wspólna dla zespołu, działa bez otwierania edycji i pokazuje podpis osoby, która odhaczyła daną pozycję. W czwartek o 15:20 Marta zaznacza „sprawdzona wycena”, a reszta zespołu widzi zmianę bez pytania na czacie.
Zobacz też checklisty tworzone przez AI oraz przykład, jak checklista porządkuje zadanie zespołu.
Polecenie „przygotuj maila” nadal wymaga Twojej kontroli
Asystent AI może napisać wiadomość na podstawie wskazanych ustaleń, ale nie wysyła jej sam. Mail wychodzi z Twojej osobistej skrzynki dopiero po Twoim potwierdzeniu.
W środę wycena Nord jest gotowa. Ola prosi:
Przygotuj maila do klienta Nord. Potwierdź zakres oferty, termin przesłania projektu i poproś o akceptację do piątku. Nie dodawaj informacji, których nie ma w źródłach.
Asystent AI może zaproponować:
Dzień dobry, przesyłam ustalony zakres oferty dla nowej strony. Projekt obejmuje elementy opisane w załączonym zestawieniu. Proszę o potwierdzenie zakresu do piątku, abyśmy mogli utrzymać wskazany termin prac.
Ola sprawdza adres, datę oraz zakres. Jeśli w szkicu pojawią się „2 dni wdrożenia”, wraca do źródła i ustala, czy taka liczba rzeczywiście padła. Poprawkę może zlecić jednym zdaniem, lecz odpowiedzialność za treść nadal pozostaje po jej stronie.
Moduł Poczta jest częścią wariantu Pro. Więcej o wysyłce wiadomości przez Asystenta AI znajdziesz na stronie wysyłania e-maili z pomocą AI oraz w opisie modułu Poczta.
Wątek z 40 wiadomościami przeczytasz w trybie Ekspert
Tryb Ekspert pomaga wyłapać ryzyka, sprzeczności i brakujące ustalenia w długiej rozmowie. Funkcja Porządkuj pokazuje wtedy tymczasowy widok treści, a oryginalne wiadomości pozostają nietknięte.
| Tryb | Co robi | Kiedy go użyć |
|---|---|---|
| Oryginalna treść | Pokazuje wiadomości bez zmian | Gdy potrzebujesz dokładnego brzmienia ustaleń |
| Upiększ | Skraca tę samą treść i zapisuje ją w pierwszej osobie | Gdy wiadomości są chaotyczne lub pełne literówek |
| Streść | Sprowadza każdą wiadomość do 1-2 zdań | Gdy chcesz szybko odtworzyć przebieg rozmowy |
| Ekspert | Redaguje treść fachowo i dodaje linię „Uwaga eksperta” | Gdy szukasz ryzyka, sprzeczności lub brakującego ustalenia |
Przy ofercie dla Nord tryb Ekspert może zwrócić uwagę, że w jednej wiadomości pada termin płatności 30 dni, a w innej 14 dni. To sygnał do sprawdzenia, nie automatyczna korekta umowy.
Funkcja Porządkuj przetwarza rozmowę partiami po 8 wiadomości. Program nie zapisuje uporządkowanych wersji po zakończeniu sesji. Jeśli wyeksportujesz wiadomość podczas czytania wersji AI, do pliku trafi widoczna wersja z adnotacją o użytym trybie.
Agent AI przejmuje zadania złożone z kilku kroków
Agent AI to zaawansowany tryb Asystenta AI: po złożonym poleceniu proponuje plan działania, który zatwierdzasz przed wykonaniem. Ten tryb służy do złożonych poleceń, których nie da się zamknąć w jednej odpowiedzi.
W piątek Ola potrzebuje zestawienia ustaleń w sprawie oferty Nord. Zamiast przeglądać wątki po kolei, wpisuje złożone polecenie: zebrać ustalenia z zadania i czatu Sprzedaż i przygotować z nich krótkie zestawienie. Agent AI proponuje plan działania z kolejnymi krokami.
Plan rusza dopiero po Twoim zatwierdzeniu i działa w granicach Twoich uprawnień - Agent AI nie wykonuje niczego, czego sam nie zaakceptujesz. Więcej przykładów znajdziesz w opisie Agenta AI do zadań wieloetapowych.
Przypomnienia ustawione w Asystencie AI działają w aplikacji zawsze. Wysyłka e-maili w tle przy zamkniętej aplikacji wymaga zadania cyklicznego CRON na serwerze; przy ustawianiu przypomnienia program o tym ostrzega. CRON to zadanie cykliczne uruchamiane przez serwer o ustalonej godzinie.
AI kończy się tam, gdzie zaczyna się odpowiedzialność za wynik
Asystent AI przygotowuje szkice i porządkuje treść, ale nie przejmuje odpowiedzialności za decyzję. Liczby, daty, adresy i nazwiska sprawdzasz przed użyciem odpowiedzi.
Asystent AI podpowiada, nie decyduje. Odpowiedź może brzmieć pewnie także wtedy, gdy wskazany materiał jest niepełny. Dlatego przed wysłaniem oferty porównujesz szkic z ustaleniami.
Asystent AI czyta określone formaty. Obsługuje TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX i PDF. Może też analizować obrazy, jeśli wybrany model ma taką możliwość. Program nie ma OCR, więc skan umowy bez warstwy tekstowej nie zostanie odczytany jak zwykły dokument. Nie odczyta też starych binarnych plików DOC.
Asystent AI nie zna ustaleń, których nie zapisałeś. Jeśli klient zmienił termin podczas telefonu, dopisz jedno zdanie w wątku albo notatce. Model nie odtworzy rozmowy, której nie ma w źródłach.
Program działa również bez AI. Zadania, listy to-do, Kalendarz i Notatki nie wymagają konta u dostawcy modelu. Administrator włącza AI osobno dla zadań, czatów i okna Asystenta AI.
Treść pytania i potrzebny kontekst trafiają do wybranego dostawcy: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude albo xAI Grok. Twoja firma używa własnego klucza API i rozlicza się bezpośrednio z dostawcą, bez marży Task Managera. Dane aplikacji pozostają na serwerze firmy, ale nie oznacza to, że zapytania do aktywnego AI nie opuszczają tego serwera.
Jutro zacznij od jednego zaległego zadania
Jutro o 9:00 wybierz zadanie, które leży od dwóch dni, i poproś Asystenta AI o plan rozpoczęcia pracy. Nie musisz od razu zmieniać sposobu działania całego zespołu.
Najpierw administrator wybiera w Ustawieniach → AI dostawcę i wpisuje własny klucz API. Następnie pobiera listę modeli i wskazuje jeden z nich. Po zapisaniu konfiguracji Asystent AI pojawia się u pozostałych użytkowników automatycznie, zwykle w ciągu około minuty. Proces opisuje poradnik o własnym kluczu AI w firmie.
Wskaż związany z zadaniem czat albo notatkę i wpisz: „Ułóż plan rozpoczęcia tego zadania. Korzystaj tylko ze wskazanych źródeł”. Zadanie nadal trzeba wykonać, ale zaczniesz od uporządkowanego szkicu, a nie od kwadransa szukania po skrzynce. Możesz sprawdzić ten przebieg w Demo.
Najczęstsze pytania
Czy pozostali uczestnicy zadania widzą moje pytanie do Asystenta AI?
Nie, pytanie zadane w trybie Asystent AI w wątku oraz odpowiedź z plakietką „TYLKO DLA CIEBIE” są prywatne. Zadanie zapisane z przygotowanego formularza i mail wysłany po potwierdzeniu stają się już zwykłymi działaniami w programie.
Czy Asystent AI widzi zadania innych osób?
Asystent AI widzi wyłącznie treści, do których masz dostęp. Notatki, własna poczta i rozmowy z Asystentem AI pozostają prywatne także przed administratorem.
Czy Asystent AI może wysłać maila albo założyć zadanie bez mojej wiedzy?
Nie, mail wychodzi dopiero po Twoim potwierdzeniu, a zadanie powstaje po zapisaniu formularza. Asystent AI może wypełnić pola formularza, lecz nie omija tego kroku.
Gdzie trafiają moje dane, gdy pytam Asystenta AI?
Dane aplikacji są zapisane na Twoim serwerze, natomiast treść pytania i potrzebny kontekst trafiają do wybranego dostawcy AI na Twoim kluczu API. Poczta jako źródło wiedzy jest domyślnie wyłączona i wymaga decyzji administratora.
Co zrobić, gdy Asystent AI nie odpowiada?
Sprawdź w Ustawieniach AI wybranego dostawcę, klucz API i model. Jeśli konfiguracja jest poprawna, przyczyną może być limit na kluczu API albo brak połączenia z internetem.
Źródła
Zespół Task Managera - piszemy o pracy zespołowej, AI w firmie i porządku w zadaniach na przykładach z Task Managera, programu instalowanego na własnym serwerze. Task Managera tworzy od 2013 roku Blue Creation Group (Piotr Łącz); korzystają z niego m.in. Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna i Polpharma - zobacz opinie klientów. Teksty sprawdzamy z instrukcją i aktualną wersją programu.
