Wtorek, 9:40. W Task Managerze pojawia się nowe zadanie: „Przygotuj ofertę dla klienta Nord", termin piątek, przypisane do Ciebie. Czytasz brief na trzy zdania i przez kwadrans przeglądasz stare maile w poszukiwaniu czegokolwiek, co pomoże zacząć. Zamiast szukać, możesz zadać pytanie Asystentowi AI, który ma przed oczami Twoje zadania, rozmowy i notatki - poniżej trzy polecenia, od których zaczniesz.
Dlaczego pierwsze pół godziny jest najdroższe
Zanim napiszesz pierwsze zdanie oferty, musisz odtworzyć kontekst: co Nord kupował wcześniej, kto z nimi rozmawiał, jaką stawkę podaliśmy podobnej firmie w maju. Ta wiedza jest w firmie - rozsypana po czatach, mailach i głowach trzech osób.
Modele AI wchodzą do pracy szybko: według Work Trend Index 2024 Microsoftu (badanie z lutego-marca 2024) z AI korzysta w pracy 75% pracowników umysłowych, a 78% z nich przynosi do pracy własne narzędzia AI, najczęściej bez wiedzy i wytycznych firmy. Problem w tym, że ogólny czat w przeglądarce nie wie, kim jest Nord. Możesz mu wkleić brief, ale historii rozmów z klientem nie wkleisz, bo najpierw musiałbyś ją znaleźć.
W Task Managerze Asystent siedzi w tym samym oknie, w którym leży zadanie, i widzi to, co Ty - w granicach Twoich uprawnień. Nie wklejasz mu niczego. Zadajesz pytanie.
Skąd Asystent wie, o co chodzi z Nordem
Jakość odpowiedzi zależy od tego, co Asystent ma „przed oczami". Trzy warstwy:
- Wątek, w którym pytasz. W oknie zadania klikasz przycisk „Asystent AI" pod polem odpowiedzi. Edytor zmienia kolor, a pytanie i odpowiedź widzisz tylko Ty - zostają w wątku z plakietką „TYLKO DLA CIEBIE". Asystent zna wtedy brief, całą rozmowę i załączniki (Zrozumienie kontekstu).
- Źródła, które wskażesz. W oknie Asystenta AI przycisk „Źródła" pozwala dołożyć naraz kilka rzeczy: czat „Sprzedaż", notatkę „Cennik 2026", folder z ofertami, kalendarz na tydzień. Gdy wskażesz więcej, niż model przyjmie, Asystent mówi wprost, czego nie wziął pod uwagę.
- Wiedza firmowa. Program buduje bazę wiedzy ze streszczeń zadań i czatów oraz z treści notatek i plików. Na pytanie „co ustaliliśmy z Nordem w czerwcu" odnajduje wątek sprzed trzech miesięcy, nawet gdy nie wskazałeś go ręcznie (Wiedza firmowa).
Granica biegnie po Twoich uprawnieniach: zwykły użytkownik dostaje odpowiedź z tego, co sam widzi w programie, administrator ma dostęp do wszystkich zadań i czatów. Prywatna notatka koleżanki, pliki w jej prywatnym folderze ani jej poczta nie trafią do odpowiedzi, także u administratora. Gdzie trafiają dane przy pytaniu - w FAQ na końcu tekstu.
Tak wygląda to w praktyce: wątek „Oferta dla klienta Nord" z trzema wiadomościami Kasi Wójcik i Oli Nowak z 19 sierpnia, a pod nimi edytor w trybie Asystenta - Ola dopiero wpisuje pytanie, ale Asystent ma już przed sobą kartę zadania, rozmowę o rabacie partnerskim i termin decyzji „do piątku".
Scenariusz 1: „Ułóż mi plan" - od pustej kartki do pięciu kroków
Wracamy do wtorku. Zamiast szukać po mailach, wchodzisz w zadanie, włączasz tryb Asystenta i piszesz:
„Ułóż plan przygotowania tej oferty na piątek. Uwzględnij to, co ustaliliśmy z Nordem w czerwcu i nasz cennik z notatki Cennik 2026."
Odpowiedź, jakiej możesz się spodziewać (przykład ułożony na potrzeby tekstu, nie zapis prawdziwej sesji):
Na podstawie briefu, czatu Sprzedaż z 12 czerwca i notatki Cennik 2026:
- Środa rano - potwierdzić z Nordem zakres: w czerwcu prosili o wariant z wdrożeniem, brief go nie wspomina.
- Środa - wycena według stawek z notatki; w czerwcu Marta obiecała im rabat 10% przy decyzji do końca września.
- Czwartek - szkic oferty na szablonie z folderu Oferty 2026.
- Czwartek 15:00 - Marta sprawdza wycenę (była na spotkaniu w czerwcu).
- Piątek do 12:00 - wysyłka.
Nie znalazłem w źródłach terminu ważności oferty - warto ustalić.
Plan zawiera fakty, których nie ma w briefie - rabat i osobę, która go obiecała - bo Asystent sięgnął do czatu i notatki. W wątku robi to sam, przez bazę wiedzy odświeżaną raz dziennie; gdy chcesz mieć pewność, że wziął pod uwagę konkretną notatkę, otwórz okno Asystenta AI i wskaż ją przyciskiem „Źródła". A ostatnie zdanie mówi, czego nie wie, zamiast zmyślać termin ważności. Traktujesz to jako szkic do sprawdzenia, nie decyzję.
Scenariusz 2: „Zrób z tego checklistę" - żeby plan nie został w rozmowie
„Zrób z tego checklistę."
Asystent zwraca te same punkty jako listę z polami do odhaczania. Klikasz pozycję, gdy jest zrobiona, ponowne kliknięcie cofa. Lista z prywatnej rozmowy jest Twoja - osobisty plan dnia.
Działa to też w drugą stronę: gdy zadanie ma długi opis, a planu jeszcze nie ma, wystarczy „Zrób z opisu zadania checklistę do odhaczania". Na zrzucie poniżej Ola prosi o to w zadaniu „Projekt strony" i dostaje pięć pozycji - od „Ustalić z klientem ABC strukturę 5 podstron" (już odhaczone) po „Wgrać treści w obu językach i odebrać stronę z klientem" - z paskiem „1 z 5 zrobione".
Gdy postęp ma widzieć cały zespół, przenieś punkty do opisu zadania jako listę to-do. Taka lista jest klikalna wprost w karcie zadania, pod nią rośnie pasek postępu, a przy każdej odhaczonej pozycji stoi podpis osoby, która ją zaznaczyła. Marta odhacza „sprawdzona wycena" w czwartek o 15:20 i nikt nie pyta na czacie, czy już. Więcej: Checklisty.
Scenariusz 3: „Napisz pierwszą wersję maila" - i sprawdź, zanim wyślesz
Środa, wycena gotowa, ale przed szkicem oferty chcesz potwierdzić zakres z Nordem. Piszesz w tym samym wątku:
„Wyślij maila do piotr.nowak@nord.pl z pytaniem, czy oferta ma obejmować wdrożenie, o którym rozmawialiśmy w czerwcu. Ton rzeczowy, bez cen."
Asystent proponuje treść w rodzaju:
Temat: Oferta - potwierdzenie zakresu Panie Piotrze, przygotowujemy ofertę, o której rozmawialiśmy 12 czerwca. Zanim ją domkniemy, proszę o potwierdzenie, czy ma obejmować także wdrożenie na miejscu (2 dni), czy tylko licencję i konfigurację zdalną. Ofertę wyślemy do piątku.
Task Manager nie wysyła maila sam. Dostajesz kartę „Wiadomość do wysłania" z przyciskami „Wyślij" i „Anuluj". Chcesz zmienić treść - anulujesz i prosisz o poprawkę jednym zdaniem („krócej, bez terminu piątkowego"), Asystent zwraca nową propozycję. Wysyłka rusza wyłącznie po Twoim kliknięciu. Mail wychodzi z Twojej osobistej skrzynki (SMTP z Ustawień → Profil), więc klient widzi Twój adres jako nadawcę, a jego odpowiedź trafia do Twojej skrzynki, nie do aplikacji. Krok po kroku: Wyślij email.
Przed kliknięciem sprawdzasz datę spotkania, adres i to, czy „2 dni" pochodzi z ustaleń, a nie z domysłu modelu. Trzy sekundy, które oszczędzają wstyd.
Trudniejszy wątek? Włącz tryb Ekspert
Czasem problem nie leży w pisaniu, tylko w czytaniu: wątek z Nordem ma 40 wiadomości, w połowie ktoś zmienił zdanie, a Ty nie wiesz, co jest aktualne.
Przycisk „Porządkuj" nad wątkiem ma cztery tryby czytania. Czwarty, Ekspert, przepisuje wiadomości językiem fachowym i dokłada do każdej dokładnie jedną linię „Uwaga eksperta" - radę, ryzyko albo pytanie, o które warto dopytać. To jedyne miejsce, w którym model może dodać coś od siebie, dlatego jest osobno oznaczone. Przy ofercie dla Nord taka uwaga może brzmieć: „Klient prosi o termin płatności 30 dni, a w czerwcu ustalono 14 - potwierdzić przed wysłaniem". Wynik żyje tylko na czas sesji, oryginały zostają nietknięte.
| Tryb | Co robi | Kiedy użyć |
|---|---|---|
| Oryginalna treść | wyłącza AI | gdy chcesz widzieć dokładnie to, co napisano |
| Upiększ | ta sama treść krócej, w pierwszej osobie | długie wiadomości pisane w pośpiechu |
| Streść | 1-2 zdania na wiadomość | wątek na 40 wpisów, potrzebujesz przebiegu |
| Ekspert | język fachowy + jedna „Uwaga eksperta" | oferta, umowa, reklamacja - tam, gdzie ryzyko kosztuje |
Na zrzucie poniżej tryb Ekspert włączony w wątku „Projekt strony": nad rozmową baner „Czytasz wersję Ekspert przygotowaną przez AI", a pod każdą wiadomością Oli Nowak i Magdy Wiśniewskiej jedna linia „Uwaga eksperta" - o wersji mobilnej makiet, o kryteriach wyboru między dwoma wariantami i o logo w SVG.
Agent AI: gdy kroki mają się wydarzyć same
Plan z pierwszego scenariusza ma wadę: to Ty musisz pamiętać, żeby dopominać się o odpowiedź. Od tego jest Agent AI. Wracamy do wątku z Nordem: Kasia napisała „Czekamy na decyzję do piątku", a Ola pisze w tym samym wątku, w trybie prywatnym:
„Jeśli Kasia nie odpisze do jutra, przypomnij jej o 8:30, a o 9:00 daj mi znać."
Agent układa z tego plan - to widać na obrazie otwierającym ten tekst: karta „Plan AI #16 zapisany" z podsumowaniem („Czekam na odpowiedź Kasi do jutra 8:30. Jeśli jej nie będzie - przypomnę w wątku, a o 9:00 dam Ci znać") i trzema krokami z datą i godziną: czekaj na odpowiedź, wyślij wiadomość 08:30, powiadom 09:00. Pod planem stoi komenda do odwołania całości („@aipriv /anuluj plan 16"). W oknie Asystenta AI, zanim cokolwiek się zapisze, widzisz kartę z planem i przycisk „Tak, wykonaj". Po zatwierdzeniu kroki stają w Kalendarzu jako grafitowe pozycje z ikoną robota obok zadań. Kliknięcie otwiera okienko, w którym zmienisz godzinę albo anulujesz pojedynczy krok - reszta planu działa dalej.
Fakty, które trzeba znać, zanim oddasz Agentowi robotę:
- Plan ma najwyżej 10 kroków i wygasa po 30 dniach.
- Bez zadania CRON na serwerze kroki planu wykonują się wtedy, gdy ktokolwiek z zespołu ma otwartą aplikację; z CRON-em (jednorazowa konfiguracja przez administratora) - punktualnie, także w nocy i w weekend. Program ostrzega przy ustawianiu, gdy crona brakuje.
- Agent pisze w Twoim imieniu i w granicach Twoich uprawnień.
- Jeśli Asystent napisze „ustawiłem przypomnienie", a przypomnienie nie powstało, pod odpowiedzią zobaczysz żółty blok „Sprostowanie". Program pilnuje, żeby AI nie chwaliło się pracą, której nie wykonało.
Gdzie kończy się AI, a zaczyna Twoja odpowiedzialność
Asystent podpowiada, nie decyduje. Plan na piątek, rabat 10%, termin płatności - to propozycje ułożone z tego, co znalazł w źródłach. Jeśli Marta w czerwcu pisała o innym kliencie, odpowiedź będzie brzmiała równie pewnie. Liczby, daty i nazwiska sprawdzasz.
Asystent widzi tylko tekst. Czyta PDF, DOCX, XLSX, CSV i pliki tekstowe, ale skan umowy bez warstwy tekstowej pozostanie dla niego pustą kartką - program nie ma OCR.
Asystent nie wie, czego mu nie pokazałeś. Ustaleń z telefonu, których nikt nie zapisał, żaden model nie odtworzy. Wystarczy jedno zdanie w wątku po rozmowie („Piotr potwierdził wdrożenie, 2 dni, start w październiku").
Program działa też bez AI. Zadania, listy to-do, Kalendarz i Notatki nie potrzebują klucza API. AI włącza administrator - osobno dla zadań, czatów i okna Asystenta.
Jak zacząć w Twoim zespole
- Administrator podpina klucz. Ustawienia → AI: dostawca, klucz API, model z listy pobranej z konta.
- Każdy próbuje na własnym zadaniu. Najlepiej na tym, które od dwóch dni leży bez ruchu: przycisk „Asystent AI" w wątku i pytanie „od czego mam zacząć".
- Zapisujecie ustalenia tam, gdzie AI je znajdzie. Notatka z cennikiem, folder z ofertami, zdanie w wątku po telefonie. Im więcej wiedzy w programie, tym mniej ogólników w odpowiedziach.
Zadanie „Oferta dla klienta Nord" nadal wymaga, żebyś je napisał. Różnica jest w tym, że we wtorek o 9:40 nie zaczynasz od szukania, tylko od planu ułożonego z Waszych własnych ustaleń. Jeśli chcesz sprawdzić to na przykładowych projektach, zostaw kontakt w Demo - wyślemy dostęp do wersji demo.
Najczęstsze pytania
Czy Asystent AI widzi zadania innych osób?
Odpowiada w granicach uprawnień osoby, która pyta: zwykły użytkownik dostanie tylko to, co sam widzi w programie, administrator ma dostęp do wszystkich zadań i czatów. Nikt - także administrator - nie dostanie cudzych prywatnych notatek, plików z prywatnych folderów ani cudzej poczty.
Czy pytanie do Asystenta w wątku widzą inni uczestnicy zadania?
Nie. Tryb „Asystent AI" w wątku jest prywatny: pytanie i odpowiedź zostają w zadaniu z plakietką „TYLKO DLA CIEBIE". Zadanie założone przez „Zapisz" albo mail wysłany po potwierdzeniu są już normalnymi, widocznymi działaniami.
Czy AI może wysłać maila albo założyć zadanie bez mojej wiedzy?
Nie. Mail wychodzi po kliknięciu „Wyślij", zadanie powstaje po „Zapisz" w otwartym formularzu, a plan Agenta rusza po „Tak, wykonaj". Jeśli odpowiedź twierdzi, że coś zrobiono, a tak nie było, program dokłada blok „Sprostowanie".
Gdzie trafiają moje dane, gdy pytam Asystenta?
Dane aplikacji są na Twoim serwerze. Zapytanie z kontekstem potrzebnym do odpowiedzi (fragmenty wątku, notatki, plików) idzie do wybranego przez firmę dostawcy modelu (OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude albo xAI Grok) na jej własnym kluczu API, bez marży pośrednika. Poczta jako źródło wiedzy jest domyślnie wyłączona - włącza ją administrator.
Źródła
- Microsoft, Work Trend Index 2024: „AI at Work Is Here. Now Comes the Hard Part" (badanie 31 000 pracowników w 31 krajach, luty-marzec 2024)
- Task Manager, instrukcja użytkownika: Asystent AI (tryb prywatny w wątku, źródła wiedzy, checklisty, wysyłka e-mail, Agent AI, Sprostowanie)
- Task Manager, instrukcja użytkownika: Kalendarz (wysyłki Agenta AI na siatce, anulowanie pojedynczego kroku)
Zespół Task Managera - piszemy o pracy zespołowej, AI w firmie i porządku w zadaniach na przykładach z Task Managera, programu instalowanego na własnym serwerze. Task Managera tworzy od 2013 roku Blue Creation Group (Piotr Łącz); korzystają z niego m.in. Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna i Polpharma - zobacz opinie klientów. Teksty sprawdzamy z instrukcją i aktualną wersją programu.
