We wtorek Marta, właścicielka siedmioosobowego biura projektowego, wciąż nie wysłała zespołowi zaproszeń do programu. „Zenek nie ogarnie kolejnego systemu” - myśli, choć to właśnie jemu najczęściej giną ustalenia z projektów. Marta postanawia najpierw pokazać mu zadanie „Projekt strony” i sprawdzić, czy znajdzie rozmowę o makiecie. Tak sprawdzi, czy Task Manager będzie dla nich łatwym programem do zadań, zanim zaprosi resztę zespołu.
Łatwy program do zadań zaczyna się od znajomego układu
Task Manager dzieli ekran na trzy kolumny: workspace'y po lewej, listę zadań i czatów pośrodku oraz otwartą sprawę po prawej. Przypomina to sposób czytania poczty: wybierasz obszar, znajdujesz pozycję na liście i otwierasz jej treść.
W środę Zenek klika workspace „Nowa strona www”, wybiera z listy „Projekt strony” i czyta rozmowę obok opisu zadania. Workspace, czyli przestrzeń robocza dla projektu lub zespołu, filtruje środkową kolumnę. Gdy Zenek chce sprawdzić sprawy z innych projektów, klika „Wszystko” u góry lewej kolumny.
Liczba przy karcie workspace'u oznacza nieprzeczytane zadania i czaty; gdy nic nie czeka na przeczytanie, liczba znika. Nad listą działa wyszukiwarka obejmująca tematy i opisy zadań, nazwy czatów oraz treść wiadomości. A jeśli rozmowa potrzebuje więcej miejsca, przeciągasz pasek między środkową a prawą kolumną. Dwuklik przywraca domyślną szerokość, a wybrany układ zapisuje się dla Twojego konta w tej przeglądarce. Zobacz opis układu trzech kolumn.
Wiadomości wykorzystują odruchy z komunikatora
W zadaniu i czacie wysyłasz wiadomość klawiszem Enter, a Shift+Enter przenosi tekst do nowej linii. Osobę wskazujesz znakiem @ i wybierasz ją z listy. Zenek może więc odpisać i wskazać Martę bez szukania nowego sposobu pisania wiadomości.
W czwartek Zenek widzi pytanie Marty o termin makiety. Zamiast pisać „zajmuję się tym”, wybiera reakcję „Prace w toku”; pod wiadomością pojawia się oznaczenie z liczbą reakcji, a po najechaniu można sprawdzić, kto zareagował. Do wyboru są też „Gotowe”, „Patrzę” i „Ok”. Gdy odpowiada na wcześniejszą uwagę, używa „Cytuj w odpowiedzi” - kliknięcie cytatu prowadzi do oryginalnej wiadomości.
Kolejne wiadomości tej samej osoby, wysłane w ciągu 5 minut bez odpowiedzi kogoś innego, łączą się w jeden wpis. Nad najstarszą nieprzeczytaną wiadomością pojawia się linia „Nowe”, a dni rozdzielają oznaczenia „Dziś”, „Wczoraj” lub data. Te drobiazgi pomagają przeczytać dłuższą rozmowę bez zgadywania, gdzie skończył się poprzedni fragment.
Załącznik dodasz spinaczem, przeciągniesz do okna albo wkleisz ze schowka. W zadaniach i czatach działa ten sam silnik wiadomości; korzysta z niego również Poczta, dostępna w wariancie Pro. Nie uczysz więc zespołu innego sposobu pisania dla każdego rodzaju rozmowy.
Po pierwszym logowaniu program pokazuje, gdzie patrzeć
Po pierwszym zalogowaniu Task Manager otwiera okno powitalne z krótkimi filmami z aplikacji. Potem pokazuje dymki przy elementach ekranu, których dotyczą objaśnienia. Gdy Zenek zapyta, kto widzi jego projekt, Marta wyjaśni mu uprawnienia osobno.
Administrator widzi 9 kroków, między innymi dodanie zespołu i uporządkowanie pracy w workspace'ach. Pozostali użytkownicy dostają 6 kroków dotyczących pracy w aplikacji - bez trzech pierwszych, administracyjnych. Możesz przejść dalej, pominąć okno lub wyłączyć jego wyświetlanie przy kolejnych logowaniach. Do filmów wrócisz przez Ustawienia → Profil → „Przewodnik po aplikacji” → „Uruchom ponownie przewodnik po aplikacji”.
Dymki wskazują także przycisk „+” w nagłówku środkowej kolumny, który otwiera menu „Utwórz”. Jeśli ktoś nie ma uprawnienia do dodawania zadań albo czatów, nie dostaje dotyczących ich kroków. Gdy po oprowadzaniu pojawi się pytanie, każdy użytkownik znajdzie pełną polską instrukcję w zakładce „Pomoc” w Ustawieniach. To 20 rozdziałów, do których można wracać przy konkretnej sprawie.
Workspace to pojęcie, które trzeba wyjaśnić zespołowi
Workspace grupuje zadania i czaty jednego projektu, zespołu lub tematu. Trzeba też ustalić, kto ma dostęp do danej przestrzeni i co może w niej zrobić. To ważniejsza rozmowa na start niż pokazywanie wszystkich ikon programu.
Marta nazywa trzy workspace'y tak, jak jej zespół mówi o pracy: „Marketing”, „Nowa strona www” i „Sprzedaż”. W „Nowa strona www” dodaje ludzi przez menu ⋮ przy karcie przestrzeni, „Edytuj workspace” i sekcję „Przypisz użytkowników”. Tam ustawia osobno uprawnienia administratora przestrzeni oraz prawa do dodawania zadań i czatów.
Osoba bez danego uprawnienia nie widzi przycisku funkcji, z której nie może skorzystać. Przycisk „+” przy napisie „Workspace'y” pojawia się administratorom globalnym i osobom z uprawnieniem „Może dodawać Workspaces”. Jeśli chcesz najpierw rozrysować dostęp do projektów, przeczytaj jak działają role i uprawnienia w Task Managerze.
Nowa osoba dołącza przez zaproszenie, nie przez hasło od szefa
Nowego pracownika zapraszasz e-mailem, a hasło ustawia on sam. W piątek Marta zaprasza Annę bez wymyślania ani przekazywania jej hasła.
Marta ustawia Annie dostęp do właściwych workspace'ów, a Anna po dołączeniu trafia też automatycznie do czatu „Wspólny”, który powstaje podczas instalacji. Może tam napisać pierwszą wiadomość bez szukania osobnej grupy.
Przy logowaniu Anna może zaznaczyć „Zapamiętaj mnie na tym urządzeniu” - aplikacja pamięta je przez 30 dni. Na współdzielonym komputerze lepiej tego nie robić, bo kolejna osoba korzystająca z tej przeglądarki mogłaby wejść na konto bez podawania hasła. Gdy ktoś odchodzi z firmy, administrator może dezaktywować konto zamiast je usuwać: dane zostają, a stanowisko licencyjne się zwalnia.
Asystenta AI można zapytać zwykłym zdaniem, ale najpierw trzeba go podłączyć
Asystent AI przyjmuje pytania i polecenia zapisane zwykłym zdaniem; nie wymaga nauki specjalnych komend. Pojawia się jednak dopiero wtedy, gdy administrator skonfiguruje AI na własnym kluczu u dostawcy. Do tego czasu zespół może pracować w Task Managerze bez AI.
Po konfiguracji Marta otwiera Asystenta AI z menu widoków i pisze: „Pokaż moje zadania po terminie”. Może też poprosić: „Jak dodać nowego użytkownika?” albo „Utwórz zadanie X z terminem do piątku i przypisz do Anny”. Przy prośbie o zadanie Asystent otwiera okno „Dodaj zadanie” z wypełnionymi polami. Marta może je poprawić; zadanie powstaje dopiero po kliknięciu „Zapisz”.
Asystent korzysta wyłącznie z zasobów, do których pytająca osoba ma dostęp. Jeśli planujesz włączyć go zespołowi, sprawdź wcześniej jak działa własny klucz AI w firmie. Sam układ zadań, czatów i workspace'ów pozostaje taki sam również bez Asystenta.
Kolory i kafle pomagają odnaleźć się w zadaniach
Na liście, Tablicy i w Kalendarzu kolor zadania oznacza to samo: czerwony to po terminie, niebieski na dziś, zielony w terminie, a szary brak terminu albo zadanie zamknięte. Nad listą kafle „Terminowe”, „Na dziś”, „Po terminie” i „Czat” są zarazem licznikami i filtrami. Status zadania zmienisz z listy jednym kliknięciem, bez otwierania wątku.
W poniedziałek Marta otwiera kafel „Na dziś” i widzi zadanie „Makiety strony głównej” przed przeglądem z klientem. Zenek kończy poprawki do makiety i zmienia status zadania z listy, bez przechodzenia do rozmowy. Gdy zna już widoki, może przełączać je klawiszem G; Shift+G prowadzi w przeciwną stronę. Skrót nie zadziała podczas pisania ani przy otwartym oknie dialogowym, a cykl pokazuje tylko widoki dostępne dla danej osoby.
Co jeszcze trzeba poznać poza listą zadań?
Motyw ustawiasz osobno dla kolumn, okien widoków i formularzy. Nie każdy wariant pokazuje też te same moduły.
Kolumny, okna Kalendarza, Tablicy i Notatek oraz okna formularzy mają osobne przełączniki motywu - ten ostatni w Ustawieniach → Profil → Wygląd („Ciemny motyw okien”). Jeśli zespół chce spójnego wyglądu, każdy dopasowuje je w swoich widokach. Podobnie nie każdy zobaczy te same moduły: Poczta, Pliki i Automatyzacje należą do wariantu Pro, a nie do Standard. Na telefonie Task Manager zachowuje funkcje w układzie dostosowanym do dotyku; więcej pokazuje opis aplikacji mobilnej.
Jeśli zespół chce szkolenia, możesz je zaplanować osobno
Szkolenie jest osobną usługą z cennika i kosztuje 599 zł. Zdalna instalacja kosztuje 299 zł w planie Starter, a od planu Classic jest w cenie. Okno powitalne i instrukcja pomagają poznawać program, lecz nie muszą zastępować szkolenia, jeśli Twoja firma woli wspólnie ustalić sposób pracy.
Wariant Standard kosztuje 690 zł w planie Starter do 8 osób albo 1 490 zł w planie Classic do 20 osób. Licencja jest bezterminowa: płacisz jednorazowo za liczbę stanowisk, dostajesz 12 miesięcy aktualizacji w cenie, a późniejsze odnowienie aktualizacji jest opcjonalne. Nie ma abonamentu naliczanego za każdą osobę. Aktualne warianty i usługi znajdziesz w cenniku Task Managera.
Dane aplikacji znajdują się na serwerze firmy. Dla biura Marty oznacza to wybór nie tylko układu ekranów, ale też miejsca, w którym będą zadania i rozmowy. Jeśli chce rozłożyć wprowadzanie zespołu na etapy, może skorzystać z planu pierwszego tygodnia z Task Managerem.
Jutro otwórz przykładowy workspace i wykonaj jedną próbę: znajdź zadanie, przeczytaj jego wątek, a potem wróć do listy. Zapisz, w którym miejscu Twoi ludzie mogliby potrzebować wyjaśnienia - to lepszy punkt wyjścia do rozmowy z zespołem niż zapewnienie, że program jest „łatwy”. Sprawdź ten układ w Demo.
Najczęstsze pytania
Czy łatwy program do zadań oznacza krótki czas nauki zespołu?
Nie ma jednej liczby określającej czas nauki dla każdego zespołu. Task Manager wykorzystuje trzykolumnowy układ oraz zachowania wiadomości znane z poczty i komunikatorów, ale członkowie zespołu muszą poznać znaczenie workspace'ów i swoje uprawnienia.
Co zobaczy nowa osoba przy pierwszym logowaniu?
Nowa osoba zobaczy okno powitalne z krótkimi filmami, a po nim dymki przy elementach ekranu. Zwykły użytkownik dostaje 6 kroków w oknie powitalnym, administrator 9; przewodnik można później uruchomić ponownie z Ustawień → Profil.
Czy trzeba uczyć się komend, żeby korzystać z Asystenta AI?
Nie, Asystentowi AI piszesz zwykłe zdanie. Administrator musi najpierw skonfigurować AI na własnym kluczu u dostawcy; zadania i czaty działają także bez tej konfiguracji.
Czy można dokupić szkolenie dla zespołu?
Tak, szkolenie jest osobną usługą za 599 zł. Zdalna instalacja również figuruje w cenniku jako usługa: w Starterze kosztuje 299 zł, a od planu Classic jest w cenie.
Źródła
Zespół Task Managera - piszemy o pracy zespołowej, AI w firmie i porządku w zadaniach na przykładach z Task Managera, programu instalowanego na własnym serwerze. Task Managera tworzy od 2013 roku Blue Creation Group (Piotr Łącz); korzystają z niego m.in. Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna i Polpharma - zobacz opinie klientów. Teksty sprawdzamy z instrukcją i aktualną wersją programu.
