W poniedziałek Marta, właścicielka 14-osobowej firmy usługowej, przygotowuje dostęp dla nowej księgowej w Task Managerze. Przy pozycji „Rekrutacja” zatrzymuje się: czy księgowa powinna w ogóle widzieć tę przestrzeń? Marta zaczyna od sprawdzenia roli globalnej i listy workspace'ów; zaproszenie wyśle dopiero w piątek.
Dostęp w Task Managerze wymaga trzech decyzji
Najpierw zdecyduj, kto ma zarządzać całą aplikacją, kto należy do poszczególnych workspace'ów i kto może w nich tworzyć nowe zadania oraz czaty. Rola globalna nie zastępuje członkostwa w przestrzeni. Samo członkostwo nie daje prawa do zakładania nowych wątków.
W Task Managerze role globalne są dwie. Administrator widzi i zarządza wszystkimi workspace'ami, zadaniami i czatami oraz ma dostęp do ustawień aplikacji. Użytkownik widzi tylko workspace'y, do których został przypisany. Administrator globalny ma pełne uprawnienia w każdej przestrzeni - nie da się ograniczyć go do jednego działu przez odznaczenie workspace'u.
Marta może więc zostawić zarządzanie całością sobie, a kierownikowi zespołu nadać uprawnienie Administrator tylko w jego workspace. Administrator globalny to rola w całej aplikacji; pole Administrator dotyczy jednego workspace. Przy 14 osobach łatwiej wtedy odpowiedzieć na pytanie „kto widzi zadania?”: najpierw patrzysz na rolę globalną, potem na przypisane przestrzenie, a na końcu na uczestników konkretnego zadania lub czatu. Role użytkowników w Task Managerze opisują ten podział szerzej.
Workspace oddziela działy, ale „Wszystko” nie pokazuje całej firmy
Workspace grupuje zadania i czaty dotyczące projektu, zespołu albo tematu. Zwykły użytkownik widzi tylko przestrzenie, do których go przypisano; pozycja „Wszystko” zbiera jego dostępne workspace'y, a nie wszystkie przestrzenie istniejące w firmie.
We wtorek Marta rozpisuje cztery przestrzenie: „Księgowość”, „Rekrutacja”, „Marketing” i „Nowa strona www”. Księgową przypisuje do pierwszej, ale nie do rekrutacji. Samo przesłanie linku do zadania nie omija tego podziału: osoba bez dostępu zobaczy komunikat zamiast treści. Podobnie wyszukiwarka działa w granicach dostępu użytkownika.
Aby zmienić skład istniejącej przestrzeni, wybierz ikonę ⋮ przy jej karcie, potem Edytuj workspace i sekcję „Przypisz użytkowników”. Ikonę ⋮ widzisz tylko przy workspace'ach, którymi zarządzasz. Nową przestrzeń zakładasz przez „+” obok napisu „Workspace'y”; ten przycisk widzą administratorzy globalni i osoby z uprawnieniem „Może dodawać Workspaces”. Bez uprawnienia przycisku nie ma. Więcej o układzie przestrzeni znajdziesz w opisie workspace'ów w Task Managerze.
Nie usuwaj workspace'u tylko po to, by przestał pojawiać się na czyjejś liście. Usunięcie wymaga przepisania dokładnej nazwy i jest nieodwracalne: kasuje zadania, czaty, wiadomości oraz pliki załączników z dysku. Workspace'u nie można zarchiwizować; do kosza przeniesiesz pojedyncze zadania i czaty. Jeśli chodzi wyłącznie o dostęp jednej osoby, zmień jej przypisanie.
Trzy pola w workspace określają, kto może zakładać nowe wątki
W każdym workspace ustawiasz osobno Administrator, Zadania i Czaty. Te pola określają zakres zarządzania przestrzenią oraz prawo do tworzenia nowych zadań i czatów; nie oznaczają, że członek przestrzeni widzi automatycznie każdy wątek.
| Ustawienie | Co pozwala zrobić | Czego samo nie daje |
|---|---|---|
| Administrator | Zarządzać tym workspace'em: dodawać i usuwać uczestników, zmieniać ustawienia, edytować i kasować cudze zadania oraz czaty | Dostępu do innych workspace'ów |
| Zadania | Tworzyć nowe zadania | Wglądu w zadania, do których osoby nie dodano |
| Czaty | Zakładać nowe czaty | Wglądu w czaty, do których osoby nie dodano |
Bez uprawnienia „Zadania” osoba nadal widzi zadania, do których została dodana, i może pisać w nich wiadomości. Bez uprawnienia „Czaty” nadal czyta i pisze w czatach, do których została dodana. To różnica między uczestniczeniem w pracy a zakładaniem nowego wątku.
W innym przykładzie, w środę Kasia z obsługi klienta dostaje w przestrzeni „Sprzedaż” uprawnienia Zadania i Czaty. W „Marketingu” Marta może pozostawić jej członkostwo bez prawa tworzenia nowych wątków, a do „Rekrutacji” wcale jej nie przypisywać. Jeśli zaznaczysz Administrator przy workspace, pola Zadania i Czaty zaznaczą się automatycznie i zostaną zablokowane. Zaznaczenie któregokolwiek uprawnienia dopisuje osobę do przestrzeni; odznaczenie workspace'u czyści cały wiersz.
Jeśli osoba nie może dodawać zadań ani czatów w żadnym dostępnym workspace, odpowiednie ikony „Dodaj zadanie” i „Dodaj czat” znikają z górnej części środkowej kolumny. Brak ikony nie oznacza więc, że nie może uczestniczyć w już przypisanym jej zadaniu.
Uprawnienia modułowe nie zastępują dostępu do przestrzeni
Uprawnienia modułowe ustawiasz przy dodawaniu lub edycji użytkownika, niezależnie od uprawnień w poszczególnych workspace'ach. Obejmują dodawanie workspace'ów, AI w zadaniach, AI w czatach, okno Asystenta AI, Pocztę i Automatyzacje.
W czwartek Marta daje Kasi dostęp do AI w czatach, ale nie w zadaniach. Kasia zobaczy wtedy opcje AI przy czatach, natomiast w zadaniach nie pojawią się jej przyciski „Asystent AI”, „Porządkuj” ani „Upiększ tekst”. Osobne uprawnienie otwiera okno Asystenta AI z menu widoków. Asystent AI widzi wyłącznie to, do czego dana osoba ma dostęp - pytanie do niego nie poszerza jej uprawnień.
Jest też ustawienie „Asystent AI z dostępem do internetu”, które pozwala pobierać treść stron WWW. Domyślnie jest wyłączone; administrator globalny ma ten dostęp zawsze. Poczta, Pliki i Automatyzacje należą do wariantu Pro, więc nie zakładaj ich obecności w wariancie Standard. Jeśli na ekranie uprawnień nie widzisz pozycji n8n, to nie musi być błąd: pojawia się dopiero wtedy, gdy administrator włączy tę eksperymentalną integrację.
Administrator zarządza pracą, ale nie czyta prywatnej poczty
Administrator globalny widzi wszystkie firmowe workspace'y, zadania i czaty, lecz nie widzi cudzej skrzynki pocztowej, prywatnych notatek ani rozmów z Asystentem AI. Granica między pracą w przestrzeniach a prywatnymi treściami pozostaje także dla właściciela firmy.
Notatka jest prywatna, dopóki sam jej nie udostępnisz - możesz dać komuś podgląd albo prawo edycji. Przypisanie notatki do workspace'u jest etykietą, a nie udostępnieniem jej członkom tej przestrzeni. Skrzynka pocztowa również jest prywatna; jeśli kilka osób korzysta ze wspólnego adresu firmowego, każda podłącza go u siebie.
Rozmowy w oknie Asystenta AI pozostają prywatne. Gdy pytasz Asystenta AI wewnątrz zadania albo czatu, jego odpowiedź także nie trafia do pozostałych uczestników: ma oznaczenie „TYLKO DLA CIEBIE”. To rozróżnienie przydaje się, kiedy wyjaśniasz zespołowi, co oznacza dostęp administratora.
Jeśli korzystasz z Poczty jako źródła wiedzy AI, pamiętaj o jeszcze jednej granicy. Ta opcja jest domyślnie wyłączona; może ją włączyć administrator, a treść trafia wtedy do zewnętrznego dostawcy modelu. Prywatności skrzynki wobec innych użytkowników nie należy mylić z przepływem danych do dostawcy AI.
Nowej osobie wysyłasz zaproszenie, nie hasło
Nową osobę dodajesz w oknie Użytkownicy. Otworzysz je ikoną grupy w lewym górnym rogu, obok koła zębatego. W zakładce „Dodaj” wpisujesz jej dane, wybierasz rolę i uprawnienia, a hasło ustawia już sam zaproszony pracownik.
W piątek Marta wpisuje e-mail, imię i nazwisko księgowej, wybiera rolę Użytkownik oraz potrzebne uprawnienia modułowe. Niżej, w tabeli „Przypisz do Workspaces”, zaznacza „Księgowość” i ustawia pola dla tej przestrzeni. Po zapisaniu osoba dostaje e-mail z zaproszeniem i ustawia hasło podczas aktywacji konta. Marta nie musi znać ani przekazywać jej hasła.
Jeśli wiadomość nie dotrze, na liście użytkowników wybierz przy tej osobie „Wyślij ponownie”. Ten sam przycisk służy administratorowi do wysłania linku, z którego użytkownik sam ustawi nowe hasło. Zakładka „Lista” pozwala później edytować rolę, aktywność i uprawnienia w workspace'ach; instrukcja dodawania użytkowników i ustawiania ról pokazuje ten ekran krok po kroku.
Podczas instalacji Task Manager tworzy czat „Wspólny” w domyślnym workspace „Ogólne”. Nowo dodani użytkownicy dołączają do niego automatycznie w granicach dostępu do tego workspace'u. Jeśli dopiero układasz cały start zespołu, skorzystaj z planu pierwszego tygodnia z Task Managerem.
Gdy ktoś odchodzi, blokada i dezaktywacja robią różne rzeczy
Dezaktywacja uniemożliwia logowanie i zwalnia stanowisko licencyjne, zachowując dane oraz zadania osoby. Blokada usuwa jej sesje i zapamiętane urządzenia, ale stanowiska nie zwalnia - wybierz działanie zgodnie z tym, czy potrzebujesz też odzyskać miejsce w licencji.
| Co się dzieje | Dezaktywacja: „Aktywny” wyłączony | Blokada: „Status konta” → „Zablokowany” |
|---|---|---|
| Stanowisko licencyjne | Zostaje zwolnione | Pozostaje zajęte |
| Próba logowania | Komunikat „Nieprawidłowy email lub hasło” | Komunikat, że konto zablokował administrator |
| Trwająca sesja | Użytkownik nie może się zalogować | Sesje i zapamiętane urządzenia są kasowane; wylogowanie następuje przy najbliższym kliknięciu |
W poniedziałek kolejnego tygodnia Marta dezaktywuje konto odchodzącego pracownika, wyłączając „Aktywny” w jego edycji. Jego dane i zadania zostają, a stanowisko może zająć nowa osoba. Gdy potrzebna jest blokada działająca na trwającą sesję, wybiera „Zablokowany” w sekcji „Status konta”. Nie może jednak zablokować siebie ani innego administratora globalnego. Nie usunie też własnego konta ani ostatniego administratora.
Licencja liczy aktywnych użytkowników. W zakładce „Dodaj” zobaczysz „Wykorzystane stanowiska: X / Y”; stan sprawdzisz również w Ustawienia → Zaawansowane → Licencja. Po wyczerpaniu limitu nie dodasz kolejnej osoby, nie aktywujesz zaproszonego konta ani nie włączysz ponownie „Aktywny” u osoby zdezaktywowanej, dopóki nie zwolni się lub nie przybędzie stanowisko. Plan Starter obejmuje do 8 osób, Classic do 20, a Max do 35. Licencja jest bezterminowa, z jednorazową opłatą za liczbę stanowisk i 12 miesiącami aktualizacji w cenie.
Na jutro przygotuj listę dostępu, nie listę wyjątków
Jutro otwórz okno Użytkownicy, przejdź do zakładki „Lista” i sprawdź dostęp osoba po osobie. Przy każdym workspace zapytaj: „Czy ta osoba musi widzieć tę przestrzeń?”.
Na początek rozdziel przestrzenie według pracy, której uczestnicy rzeczywiście potrzebują. W 14-osobowej firmie Marty „Księgowość” i „Rekrutacja” mogą mieć osobne listy członków, kierownik może zarządzać swoim workspace'em, a pozostali tworzyć zadania i czaty tylko tam, gdzie pracują. To przykład ustawienia, nie gotowa reguła dla każdej firmy.
Dane aplikacji znajdują się na Twoim hostingu, ale sam wybór serwera nie ustali dostępu między pracownikami. Jeśli chcesz najpierw obejrzeć układ w praktyce, otwórz Demo.
Najczęstsze pytania
Czy administrator widzi moje maile i notatki?
Nie, administrator nie widzi cudzej skrzynki pocztowej ani notatek, których mu nie udostępnisz. Nie widzi też prywatnych rozmów z Asystentem AI; samo przypisanie notatki do workspace'u nikomu jej nie udostępnia.
Jak zrobić, żeby jedna osoba nie widziała projektu?
Usuń ją z workspace'u projektu: wybierz ⋮ przy karcie przestrzeni → Edytuj workspace → odznacz ją w sekcji „Przypisz użytkowników” → Zapisz. Dotyczy to zwykłego użytkownika; administrator globalny ma dostęp do wszystkich workspace'ów.
Czy mogę ustawić hasło nowemu pracownikowi?
Nie, nowy pracownik sam ustawia hasło przez link z zaproszenia. Jeśli e-mail nie dotarł, użyj „Wyślij ponownie” przy tej osobie na liście użytkowników.
Pracownik odszedł - usuwać konto czy dezaktywować?
Dezaktywuj konto przełącznikiem „Aktywny”, jeśli chcesz zachować dane i zadania osoby oraz zwolnić stanowisko licencyjne. Zdezaktywowana osoba nie może się zalogować.
Czym różni się blokada od dezaktywacji?
Blokada kasuje sesje i zapamiętane urządzenia, wylogowuje osobę przy najbliższym kliknięciu i nie zwalnia stanowiska. Dezaktywacja zwalnia stanowisko, a przy logowaniu pokazuje zwykły komunikat „Nieprawidłowy email lub hasło”.
Źródła
Zespół Task Managera - piszemy o pracy zespołowej, AI w firmie i porządku w zadaniach na przykładach z Task Managera, programu instalowanego na własnym serwerze. Task Managera tworzy od 2013 roku Blue Creation Group (Piotr Łącz); korzystają z niego m.in. Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna i Polpharma - zobacz opinie klientów. Teksty sprawdzamy z instrukcją i aktualną wersją programu.
