Wtorek, biuro projektowe, sześć osób. Marek z Twojego zespołu przypisuje Kasi poprawki do oferty Nord z terminem na czwartek, a w piątek odbiera telefon od klienta: oferty nadal nie ma. Kto jest na urlopie? Kasia - wróci dopiero 19 października.
Urlopy w małej firmie giną wtedy, gdy kalendarz jest osobno
Osobna tabelka z urlopami nie pomoże Ci w chwili przypisywania zadania, jeśli nikt do niej nie zajrzy. Informacja o nieobecności powinna być widoczna tam, gdzie planujesz terminy i rozmawiasz o pracy.
Marek mógł dostać wiadomość od Kasi tydzień wcześniej. Jeśli jednak padła na prywatnym komunikatorze, a zadanie powstało w innym miejscu, musiał o niej pamiętać dokładnie we wtorek. To ten sam problem, który opisuje zasada jednego miejsca dla ustaleń zespołu: wiadomość istnieje, lecz nie towarzyszy decyzji.
Task Manager nie zastępuje przy tym systemu kadrowego. Nie ma wniosków urlopowych, akceptacji przez przełożonego ani salda dni. Status nieobecności służy do planowania pracy zespołu, nie do rozliczania urlopu.
Status z datami oszczędza Ci pamiętania o powrocie
Zaplanowana nieobecność zaczyna obowiązywać od podanej daty początkowej i przestaje obowiązywać po dacie końcowej. Nie musisz więc przypominać Kasi, by po powrocie ręcznie zmieniła status na Dostępny.
Status nieobecności ustawiasz w Ustawieniach, na karcie Profil, w sekcji Status dostępności. Możesz wybrać Wakacje, Choroba lub Nieobecny, podać daty od-do i dopisać wiadomość; domyślny status to Dostępny.
Załóżmy, że Kasia wyjeżdża w poniedziałek 5 października i wraca do pracy w poniedziałek 19 października. W piątek 2 października wybiera Wakacje na okres od 5 do 18 października i pisze: „Wracam 19 października. W sprawach oferty Nord napisz do Magdy”. To przykład treści, którą zespół może wykorzystać; nie trzeba wpisywać jej w osobnym pliku.
Po dacie końcowej znikną baner, oznaczenia i auto-odpowiedzi. Administrator widzi też listę nieobecnych osób.
Samo „jestem na urlopie” wyjaśnia ciszę, ale nazwisko Magdy mówi Markowi, komu przekazać pilną sprawę. Nie zastępuje to przydzielenia zadań - daje zespołowi punkt wyjścia.
Kto jest na urlopie, zobaczysz nad planem dnia
Nieobecności członków zespołu zobaczysz w pasie u góry Kalendarza, nad siatką godzin. Kalendarz pokazuje obok nich zadania, wydarzenia i zaplanowane wysyłki AI, więc możesz sprawdzić dostępność ludzi podczas układania terminów.
Otwórz Kalendarz ikoną widoków w górnej belce środkowej kolumny; w tym samym menu są Tablica i Notatki. Kliknij pozycję w pasie nieobecności, a zobaczysz awatar, imię i nazwisko, rodzaj nieobecności, zakres od-do oraz wiadomość, jeśli ktoś ją dodał. Szczegóły działania widoku znajdziesz też w opisie Kalendarza Task Managera.
Pas pokazuje trzy osoby na dzień. Jeśli nieobecnych jest więcej, „+n” albo strzałka przy podpisie „nieob.” rozwija pełną listę. Rozwinięty pas ma własne przewijanie, a Kalendarz zapamiętuje Twój wybór.
Przed planowaniem poniedziałku przełącz widok na 7 dni i sprawdź, kto będzie nieobecny przed terminem zadania. Dostępne są też widoki 1, 3 i 5 dni oraz Lista, w której nieobecności pojawiają się pod nagłówkiem dnia.
To nie jest roczny harmonogram urlopów. Kalendarz pozwala obejrzeć najbliższe dni albo tydzień, czyli ten zakres, w którym zwykle ustalasz, kto przejmie zadanie i czy zdążysz przed terminem.
Asystent AI daje sygnał, ale nie podejmuje decyzji za Ciebie
Asystent AI informuje o nieobecności, gdy próbujesz przypisać zadanie osobie, której nie ma. Nie blokuje przypisania: możesz przekazać pracę komuś innemu albo świadomie zostawić ją tej osobie z terminem po powrocie.
We wtorek 6 października Marek chce powierzyć Kasi poprawki do oferty Nord na czwartek. Jeśli korzysta z Asystenta AI, dostaje informację o jej nieobecności i może zmienić plan, zanim obieca klientowi termin. Asystent widzi wyłącznie to, do czego Marek ma dostęp; sam Task Manager działa również bez AI.
Możesz przypisać zadanie Magdzie, dodać ją jako drugą osobę przypisaną albo przesunąć termin. Zadanie może mieć kilka osób przypisanych. W Kalendarzu termin zadania, które masz prawo edytować, zmienisz przeciągnięciem na inny dzień. Zmianę cofniesz ikoną lub przez Ctrl+Z - do 20 zmian w ramach otwartej aplikacji.
Po zmianie osoby przypisanej lub terminu zespół zobaczy w wątku wiadomość systemową. Przy zmianie terminu zobaczy też jego poprzednią wartość. Widać więc, co się zmieniło, lecz system nie dopisze za Ciebie powodu. Jeśli klient czeka na wyjaśnienie, napisz w wątku jedno zdanie o nowym terminie.
Asystent AI w Task Managerze jest opcjonalny i działa na własnym kluczu klienta u OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude albo xAI Grok. Gdy z niego korzystasz, zapytanie z potrzebnym kontekstem trafia do dostawcy modelu. Bez skonfigurowanego AI nadal masz status nieobecności, Kalendarz i auto-odpowiedź w wątku.
Auto-odpowiedź kończy ciszę w wątku, nie w skrzynce e-mail
Gdy napiszesz w wątku zadania albo czatu, w którym uczestniczy osoba ze statusem Wakacje lub Choroba, pojawi się od niej auto-odpowiedź w wątku, nie w skrzynce e-mail. Zawiera Twoją wzmiankę oraz wiadomość ustawioną przy nieobecności, a jeśli jej nie ma - tekst domyślny.
Marek nie musi więc czekać do piątku na reakcję Kasi w zadaniu dotyczącym oferty. Jeżeli Kasia wpisała, że sprawę przejmuje Magda, Marek zobaczy tę wskazówkę w rozmowie o konkretnym zadaniu. Nadal sam musi zdecydować, czy dodać Magdę do zadania i jaki termin uzgodnić z klientem.
Auto-odpowiedź przychodzi raz dziennie na dany wątek. Kolejna wiadomość wysłana tego samego dnia w tej samej rozmowie nie wywoła następnej zwrotki; nowa może pojawić się następnego dnia albo w innym wątku. Mechanizm dotyczy statusów Wakacje i Choroba, nie jest odpowiedzią na e-mail i nie należy go przypisywać statusowi Nieobecny.
Zastępstwo ustal przed wyjazdem, nie po pierwszym opóźnieniu
Zastępstwo przygotujesz, wpisując jego nazwisko w wiadomości o nieobecności i sprawdzając dostęp do właściwego Workspace. Przy pilnych zadaniach dodaj zastępcę jako kolejną osobę przypisaną, zamiast zakładać, że sam status przekaże mu pracę.
W piątek przed wyjazdem Kasi przejrzyj z nią zadania z terminem na kolejny tydzień. Jeśli Magda ma zająć się ofertą Nord, sprawdź, czy należy do właściwego Workspace. Osobę dopiszesz ikoną ołówka przy nazwie Workspace, w sekcji „Przypisz użytkowników”; tam ustawisz uprawnienia i zapiszesz zmianę.
Uprawnienie „Zadania” pozwala tworzyć nowe zadania w danym Workspace. Bez niego Magda nadal może widzieć zadanie, do którego ją dodano, i pisać w jego wątku. To ważne rozróżnienie: dostęp do konkretnej sprawy nie musi oznaczać prawa do zakładania kolejnych zadań.
Gdy wysyłasz zastępcy link skopiowany z zadania, pamiętaj, że osoba bez dostępu zobaczy komunikat, nie treść wątku. Szerzej opisuję ten etap w tekście o rozdzielaniu zadań w zespole.
W wariancie Pro możesz dodać sygnał przed terminem
Automatyzacje są dostępne w wariancie Pro; nie potrzebujesz ich, żeby ustawić status, sprawdzić Kalendarz i dostać auto-odpowiedź. To dodatkowy sygnał obok czterech podstawowych miejsc: statusu, Kalendarza, opcjonalnego Asystenta AI i wątku. Jeśli pilnujesz wielu terminów, możesz zbudować recepturę, która zareaguje, gdy termin zadania zbliża się, a przypisana osoba ma nieobecność.
Receptura działa według schematu GDY - JEŚLI - WYKONAJ: zdarzenie uruchamia sprawdzenie warunku, a spełniony warunek pozwala wykonać akcje. Przykład: GDY termin zadania mija za 24 godziny, JEŚLI „przypisany ma nieobecność”, WYKONAJ „pokaż powiadomienie” i „napisz wiadomość w wątku”. Powiadomienie trafi do Centrum powiadomień autora receptury, do kategorii „Automatyzacje”.
W katalogu gotowców kategorii „Zespół i terminy” jest też „Strażnik nieobecności”. Nie zakładaj jednak, że automatyzacja sama wybierze zastępcę: wśród jej akcji nie ma zmiany osoby przypisanej do zadania. Może dać sygnał, napisać w wątku lub utworzyć zadanie, ale decyzja o przekazaniu pracy zostaje po Twojej stronie.
Przed włączeniem własnej reguły użyj „Testuj”. Zobaczysz, co stałoby się przy ostatnich pasujących zdarzeniach, bez wykonywania akcji i wysyłania wiadomości. Receptura działa z uprawnieniami autora; szczegóły budowania i sprawdzania reguł znajdziesz w opisie Automatyzacji.
Jutro wpisz nieobecność, potem sprawdź zadania
Jutro poproś każdą osobę w zespole o wpisanie najbliższej planowanej nieobecności z zakresem dat i jednym zdaniem o zastępstwie. Potem otwórz Kalendarz na 7 dni i przejrzyj zadania przypisane osobom, których nie będzie. Jeśli chcesz zobaczyć te widoki przed ustawieniem ich w zespole, otwórz Demo.
Najczęstsze pytania
Skąd mam wiedzieć, kto jest dziś na urlopie?
Sprawdź pas nieobecności u góry Kalendarza; po kliknięciu osoby zobaczysz rodzaj nieobecności, daty i dodaną wiadomość. Pas pokazuje trzy osoby na dzień; gdy nieobecnych jest więcej, rozwiń pełną listę przez „+n” albo strzałkę przy „nieob.”.
Czy Task Manager zablokuje przypisanie zadania osobie na urlopie?
Nie, nieobecność nie blokuje przypisania zadania. Opcjonalny Asystent AI informuje o niej, gdy próbujesz przypisać zadanie nieobecnej osobie; o zmianie przypisania lub terminu decydujesz Ty.
Czy osoba na urlopie musi po powrocie ręcznie zmienić status?
Nie, ustawiona nieobecność przestaje obowiązywać po dacie końcowej. Zaplanowana na przyszłość zacznie obowiązywać od daty początkowej, a po zakończeniu znikną jej oznaczenia i auto-odpowiedzi.
Co dostanie ktoś, kto napisze do osoby na wakacjach?
Dostanie auto-odpowiedź w wątku zadania lub czatu, jeśli osoba na wakacjach jest jego uczestnikiem. Zawiera ona wzmiankę i wiadomość z profilu nieobecności albo tekst domyślny; pojawia się raz dziennie na dany wątek. Działa też przy statusie Choroba, ale nie jest odpowiedzią na e-mail.
Czy Task Manager zastąpi system urlopowy w kadrach?
Nie, Task Manager nie obsługuje wniosków urlopowych, akceptacji przez przełożonego ani salda dni. Pomaga zobaczyć nieobecność podczas planowania pracy; rozliczanie urlopów pozostaje osobną sprawą.
Źródła
Zespół Task Managera - piszemy o pracy zespołowej, AI w firmie i porządku w zadaniach na przykładach z Task Managera, programu instalowanego na własnym serwerze. Task Managera tworzy od 2013 roku Blue Creation Group (Piotr Łącz); korzystają z niego m.in. Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna i Polpharma - zobacz opinie klientów. Teksty sprawdzamy z instrukcją i aktualną wersją programu.
