Czym są nieobecności w Task Managerze?
Nieobecności w Task Managerze pokazują, kto jest dostępny, zanim przypiszesz mu zadanie. Każda osoba ustawia swój status w profilu. Dzięki temu możesz sprawdzić nieobecność przed przydzieleniem pracy.
W profilu do wyboru są cztery stany: „Dostępny” (domyślny), „Wakacje”, „Choroba” i „Nieobecny”. Przy nieobecności podajesz datę początkową, możesz też podać datę końcową i dopisać wiadomość. Status i daty widzi zespół: w wątkach, przy Twoim awatarze i w kalendarzu.
Osobną sprawą jest blokada konta. Administrator może zablokować konto użytkownika. System natychmiast kończy wtedy sesje tej osoby i nie pozwala jej zalogować się ponownie. Nikt nie może zablokować siebie ani innego administratora globalnego. Pozostałe statusy są informacyjne: osoba na zwolnieniu nadal może wejść do programu.
Jak to działa?
Status ustawiasz w ustawieniach: koło zębate, zakładka „Profil”, sekcja „Status dostępności”. Wybierasz rodzaj nieobecności i wpisujesz datę początkową. Data końcowa jest opcjonalna, podobnie jak wiadomość. Program nie przyjmie daty końcowej wcześniejszej niż początkowa.
Nieobecność wpisana z wyprzedzeniem zaczyna obowiązywać dopiero od podanej daty początkowej - wcześniej zespół widzi Cię jako osobę dostępną. Jeśli podasz datę końcową, po jej upływie banery, oznaczenia i auto-odpowiedzi znikną bez Twojego udziału. Nie musisz pamiętać o zmianie statusu po powrocie.
Gdy napiszesz w wątku zadania lub czatu do osoby ze statusem „Wakacje” albo „Choroba”, w tym wątku pojawi się auto-odpowiedź. Zawiera Twoją wzmiankę oraz wiadomość z profilu tej osoby. Jeśli jej nie wpisała, zobaczysz tekst domyślny. Auto-odpowiedź pojawia się raz dziennie w jednym wątku. Kolejna może pojawić się następnego dnia albo w innym wątku.
Asystent AI ostrzega, gdy próbujesz przypisać zadanie nieobecnej osobie. Administrator widzi listę nieobecnych. Każda zmiana statusu zostaje zapisana w historii konta. Bieżący status innej osoby administrator widzi i zmienia w oknie Użytkownicy, w sekcji „Status konta”.
Co zyskujesz?
Nie obiecujesz klientowi terminu bez wiedzy, że osoba prowadząca projekt jest na urlopie. Dowiadujesz się o jej nieobecności, zanim rozdzielisz pracę, a nie po kilku dniach ciszy.
Nie wysyłasz kolejnych wiadomości tylko po to, by ustalić, dlaczego ktoś nie odpowiada. Informacja wraca w tej samej rozmowie, w której czekasz na odpowiedź. Nie dostajesz przy tym tej samej zwrotki po każdej wiadomości.
Po zakończeniu oznaczonego okresu urlopu nie musisz martwić się nieaktualnym komunikatem o nieobecności. Zespół widzi Cię jako dostępną osobę.
Przykład z codziennej pracy
W poniedziałek kierownik rozdziela pracę na ten tydzień. Chce przypisać zadanie osobie, która prowadziła temat wcześniej. Gdy próbuje to zrobić, Asystent AI sygnalizuje jej nieobecność. Kierownik może przekazać zadanie komuś innemu, zanim ustali termin z klientem.
Tego samego dnia ktoś z zespołu pisze do urlopowicza w starym wątku. Pojawia się tam auto-odpowiedź z treścią ustawioną przez urlopowicza w profilu nieobecności albo tekstem domyślnym. Nie trzeba czekać na powrót nieobecnej osoby.
Najczęstsze pytania
Co pokazuje status nieobecności w Task Managerze?
W wątku zadania lub czatu, w którym uczestniczy nieobecna osoba, nad wiadomościami pojawia się baner „Niektórzy uczestnicy są nieobecni” z jej imieniem i nazwiskiem, rodzajem nieobecności i datami. Przy awatarze tej osoby widać kolorową kropkę statusu, a w kalendarzu - pas nieobecności u góry dnia.
Czy mogę ustawić nieobecność za kogoś innego?
Status innego użytkownika może zmienić wyłącznie administrator. Każda osoba ustawia własny status w zakładce „Profil” w ustawieniach.
Czy muszę po powrocie z urlopu wyłączyć nieobecność?
Nie, jeśli podasz datę końcową. Po jej upływie nieobecność przestaje działać automatycznie: znikają banery, oznaczenia i auto-odpowiedzi.
Czy osoba na zwolnieniu może się zalogować?
Tak. Statusy „Wakacje”, „Choroba” i „Nieobecny” są informacyjne i nie ograniczają dostępu do programu. Logowanie blokuje administracyjna blokada konta.
Ile razy wyśle się auto-odpowiedź?
Auto-odpowiedź pojawia się raz dziennie w danym wątku. Kolejne wiadomości tego samego dnia w tym samym zadaniu lub czacie nie wywołają następnej. Nowa może pojawić się następnego dnia albo w innym wątku.