W poniedziałek Paweł, właściciel warsztatu pracujący z sześcioosobowym zespołem, znów słyszy, że powinien „wdrożyć AI”. Chce wiedzieć, jak wykorzystać AI w małej firmie bez dokładania ludziom kolejnego miejsca do sprawdzania. Rozpisuje więc 30 dni na cztery etapy: od zasad i klucza API po pracę z terminami i regułami.
Dlaczego samo konto w czacie AI nie wystarcza?
Samo konto w czacie AI nie rozwiązuje problemu, bo nie zawiera ustaleń z Twoich zadań i rozmów. Jeśli za każdym razem przeklejasz je do osobnego okna, musisz najpierw ustalić, co przekleić, a potem sprawdzić, czy niczego nie pominąłeś.
Wyobraź sobie środę w warsztacie Pawła. Klient pyta o termin odbioru, mechanik dopisał uwagę do zadania, a część ustaleń padła na czacie. Pytanie „co mu odpowiedzieć?” zadane w pustym oknie AI nie ma jeszcze sensownego kontekstu. Paweł pyta więc przy konkretnej sprawie i świadomie wybiera informacje, które model zobaczy.
Jest też granica dotycząca danych. Wklejenie korespondencji klienta do zewnętrznego narzędzia jest decyzją o przekazaniu jej treści dostawcy AI, a nie drobnym skrótem w pracy. W Task Managerze dane aplikacji są na Twoim serwerze, ale gdy korzystasz z AI, zapytanie wraz z kontekstem trafia do dostawcy modelu. Paweł mówi zespołowi przed pierwszym pytaniem: „Dane aplikacji trzymamy na naszym serwerze, ale pytanie i przekazany kontekst trafiają do dostawcy AI”.
Tydzień 1: jak zacząć korzystać z AI w małej firmie?
Zacznij od zasad, osoby odpowiedzialnej za konfigurację i jednego klucza API. W pierwszym tygodniu nie musisz udostępniać AI całemu zespołowi: administrator może osobno włączyć dostęp do AI w zadaniach, czatach i oknie Asystenta AI.
Paweł w poniedziałek zapisuje trzy decyzje. Które sprawy wolno przedstawiać modelowi? Kto ma prawo go używać? Czy korespondencja z klientami może być źródłem wiedzy? W Task Managerze poczta jako źródło wiedzy AI jest domyślnie wyłączona; może ją włączyć administrator. Sama Poczta należy do wariantu Pro. Jeśli w warsztacie nie ma jeszcze uzgodnionych zasad dotyczących maili klientów, Paweł zostawia to ustawienie wyłączone.
Następnie wybiera dostawcę: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude albo xAI Grok. Klucz API, czyli ciąg znaków pozwalający aplikacji korzystać z konta u dostawcy, pobiera ze swojego konta. Jeśli nie wiesz, od którego modelu zacząć, przeczytaj jak wybrać dostawcę AI dla firmy.
W Task Managerze Paweł otwiera Ustawienia → AI, wybiera dostawcę i wkleja klucz. Przyciskiem odświeżenia pobiera listę modeli dostępnych na swoim koncie, wybiera jeden z nich i zapisuje ustawienia. Aplikacja testuje połączenie i pokazuje ewentualne ostrzeżenia. Zapisany klucz jest szyfrowany w bazie i nie pojawia się później w całości - również w wariancie Standard.
Rachunek za zużycie modelu jest osobny od licencji programu: płacisz dostawcy bezpośrednio, bez marży Task Managera. Na początku zajrzyj też do sekcji Zaawansowane. Maksymalna długość odpowiedzi wynosi domyślnie 4096 tokenów - token to jednostka tekstu używana do rozliczania pracy modelu - a dłuższe odpowiedzi mogą kosztować więcej. Streszczenia załączników są domyślnie w trybie Ręcznie, więc powstają dopiero po kliknięciu „Utwórz streszczenie”. Więcej o tym, co trafia do dostawcy AI, przeczytasz przed udostępnieniem funkcji zespołowi.
Tydzień 2: pytaj przy zadaniu, nie w pustym oknie
W drugim tygodniu używaj AI tam, gdzie leży kontekst: w zadaniu albo czacie. Asystent AI może odpowiedzieć w bieżącym wątku, a tryb „Porządkuj” pomaga przeczytać jego wiadomości bez zmieniania oryginałów.
W czwartek Paweł wraca po dwóch dniach poza warsztatem. W zadaniu „Wymiana skrzyni - Nord” czekają 23 wiadomości. Wybiera „Porządkuj” → „Streść”: dostaje po 1-2 zdania na wiadomość, najpierw z partii 8 najnowszych. Jeśli potrzebuje starszych, dociąga kolejną partię przyciskiem „Uporządkuj starsze wiadomości (N)”. Wynik istnieje tylko podczas tej sesji, a oryginalne wypowiedzi pozostają nietknięte.
Gdy chce dopytać o ustalenia, naciska „Asystent AI” w polu odpowiedzi. Jego pytanie i odpowiedź są prywatne; w wątku zobaczy oznaczenie „TYLKO DLA CIEBIE”. Może też poprosić o szkic odpowiedzi albo checklistę do odhaczania. Pamiętaj jednak o granicy: checklista z prywatnej odpowiedzi Asystenta AI w wątku jest widoczna tylko dla jej autora i tam podpisów nie ma. Checklista w wiadomości dostępnej dla zespołu ma stan wspólny dla wszystkich, którzy ją widzą, z podpisem, kto odhaczył pozycję.
Kasia, która pisze odpowiedź do klienta w zadaniu, może kliknąć „Upiększ tekst” w edytorze. Funkcja poprawia język i zachowuje układ akapitów czy list; poprzednią wersję przywraca kliknięcie komunikatu o cofnięciu. Przed wysłaniem Kasia i tak sprawdza numery części oraz termin. Pod wiadomościami przetworzonymi przez „Porządkuj” program przypomina, że AI może popełniać błędy. Streszczenie to skrót do sprawdzenia, nie protokół uzgodnień.
Asystent AI czyta tekstowe załączniki z dostępnego wątku, ale nie odczytuje starego formatu DOC ani skanu PDF bez warstwy tekstowej - nie ma OCR, czyli rozpoznawania tekstu z obrazu. Jeśli warsztat dostaje skany, Paweł musi przekazać potrzebne informacje w tekście albo użyć dokumentu z warstwą tekstową.
Tydzień 3: przypomnienie ma trzymać się terminu zadania
W trzecim tygodniu połącz przypomnienia z terminami zadań. Gdy zmienisz termin zadania, przypięte do niego przypomnienie przesunie się razem z nim; nie musisz podawać nowej daty w osobnym poleceniu.
We wtorek Kasia pisze w zadaniu „Wymiana skrzyni - Nord”: „przypomnij mi dzień przed terminem o odbiorze auta”. Asystent pokazuje datę i godzinę, ale nic jeszcze nie zapisuje. Przypomnienie powstaje dopiero wtedy, gdy Kasia kliknie „Tak, wykonaj”. Jeśli zadanie nie ma terminu, Asystent AI powie o tym i zaproponuje przypomnienie na konkretną datę.
Kasia może sprawdzić zapis poleceniem „pokaż moje przypomnienia”; zobaczy listę z terminami i identyfikatorami. Limit wynosi 50 aktywnych przypomnień. Gdy odpowiedź AI twierdzi, że wykonała działanie, które faktycznie się nie udało, Task Manager wyświetla pod nią blok „Sprostowanie”. Dlatego po ważnym poleceniu sprawdź wynik, zamiast ufać samemu zdaniu w odpowiedzi.
Paweł włącza też w Ustawieniach → Profil „Codzienny skrót zadań”. To jedno powiadomienie dziennie o wybranej godzinie, domyślnie o 8:00, z zadaniami przypisanymi do niego na dziś i po terminie. Jeśli chcesz otrzymywać e-mail przy zamkniętej aplikacji, serwer musi mieć skonfigurowany CRON - cykliczne uruchamianie zadania. Powiadomienie w otwartej aplikacji działa bez tego; gdy CRON nigdy nie wystartował, program ostrzega przy ustawianiu przypomnienia. Więcej przykładów znajdziesz w opisie Agenta AI.
Tydzień 4: reguły i wiedza firmy wymagają Pro
Czwarty tydzień przeznacz na Automatyzacje i bazę wiedzy AI, jeśli korzystasz z wariantu Pro. W Standardzie Asystent AI nadal działa w zadaniach, czatach i swoim oknie, a źródła wiedzy wskazujesz mu w rozmowie; Automatyzacji i indeksowanej bazy wiedzy AI tam nie ma.
W piątek Paweł bierze jedną powtarzalną sprawę: odkładanie faktur. Ma w Pro podłączoną skrzynkę w module Poczta, więc układa regułę, która po otrzymaniu e-maila sprawdzi załącznik i ocenę AI, a potem zapisze załączniki w folderze Faktury i pokaże powiadomienie. Zapisuje ją w trzech częściach: „GDY nowy e-mail, JEŚLI ma załącznik i AI oceni, że to faktura, WYKONAJ zapisz załączniki w folderze Faktury i pokaż powiadomienie”. Warunek „AI oceni” korzysta między innymi z nadawcy, tematu, fragmentu treści i nazwy załącznika; nie czyta wnętrza pliku. Jeśli nie ma pewności, odpowiada „nie”. To dobry powód, by sprawdzać historię pominiętych zdarzeń, zamiast zakładać, że każda faktura trafi do folderu.
Paweł może opisać regułę Asystentowi AI zwykłym zdaniem. Dostanie niezapisany, wyłączony szkic do poprawienia. Przycisk „Testuj” pokaże, co stałoby się na ostatnich pasujących zdarzeniach, ale niczego nie wykona ani nie wyśle. Dopiero po przejrzeniu szkicu Paweł go zapisze. „Historia” przechowuje przez 30 dni przebiegi wykonane, pominięte i zakończone błędem.
Warunek „AI oceni” i akcja „napisz wiadomość przez AI” odpytują model przy każdym pasującym zdarzeniu, więc każde takie zapytanie zwiększa rachunek u dostawcy. Task Manager sprawdza warunek „AI oceni” po pozostałych warunkach; administrator może też ustawić dzienny limit zapytań AI z Automatyzacji, domyślnie 200. Po jego wyczerpaniu reguły wymagające AI są tego dnia pomijane z wpisem w historii.
Baza wiedzy AI w Pro domyślnie aktualizuje się w tle raz dziennie; administrator może wyłączyć automatyczną aktualizację i odświeżać ją ręcznie przyciskiem „Zaktualizuj bazę wiedzy AI”. Obejmuje streszczenia zadań i czatów oraz treść notatek i plików; poczta nie trafia do tego indeksu. Indeks to zbiór fragmentów przygotowanych do wyszukiwania odpowiedzi. Notatki i pliki zachowują swoje uprawnienia, więc w odpowiedzi nie zobaczysz dokumentu, którego nie możesz otworzyć. Jeśli chcesz oddzielić ten etap od pracy z pojedynczym wątkiem, zobacz, jak działa baza wiedzy AI firmy.
Plan na 30 dni mieści się w czterech decyzjach
Najpierw decydujesz, kto korzysta z AI i jakie dane może mu przekazać. Potem sprawdzasz odpowiedzi Asystenta AI przy zadaniu, ustawiasz przypomnienie przy terminie i - jeśli masz Pro - testujesz regułę oraz bazę wiedzy AI.
| Tydzień | Co robisz | Kto odpowiada | Wariant |
|---|---|---|---|
| 1 | Ustalasz zasady, dodajesz klucz, wybierasz model i uprawnienia | Administrator | Standard / Pro |
| 2 | Sprawdzasz „Porządkuj”, prywatne pytania w wątku i redakcję tekstu | Osoby z dostępem do AI | Standard / Pro |
| 3 | Ustawiasz przypomnienie przy terminie i codzienny skrót zadań | Każdy dla swoich spraw | Standard / Pro |
| 4 | Testujesz regułę i decydujesz, czy włączyć bazę wiedzy AI | Administrator i osoby z dostępem do Automatyzacji | Pro |
Jeśli w drugim tygodniu streszczenia gubią ważne szczegóły, nie przechodź automatycznie do reguł. Wróć do oryginalnych wiadomości i doprecyzuj, o który wątek lub dokument pytasz. Asystent AI w osobnym oknie pozwala wybrać źródła przyciskiem „Źródła”; gdy materiału jest za dużo, mówi, czego nie uwzględnił. Taka informacja jest bardziej użyteczna niż odpowiedź, która brzmi pewnie, lecz pomija połowę sprawy.
Ile kosztuje AI w Task Managerze?
Płacisz osobno za licencję Task Managera i za zużycie u dostawcy AI. Licencja jest bezterminowa, z jednorazową opłatą za liczbę stanowisk i 12 miesiącami aktualizacji w cenie; późniejsze odnowienie aktualizacji jest opcjonalne.
| Plan | Liczba osób | Standard | Pro |
|---|---|---|---|
| Starter | do 8 | 690 zł | 1 990 zł |
| Classic | do 20 | 1 490 zł | 3 990 zł |
| Max | do 35 | 2 290 zł | 5 990 zł |
Paweł nie kupuje osobnej licencji AI dla każdego mechanika: korzysta z własnego klucza i płaci dostawcy za rzeczywiste użycie modelu. Nadal musi uwzględnić koszt zużycia AI oraz własnego hostingu, bo Task Manager działa na serwerze klienta. Gdy porównujesz warianty, sprawdź aktualny cennik Task Managera zamiast traktować koszt licencji i koszt modelu jak jedną opłatę.
Jutro wybierz jedną sprawę, przy której zespół naprawdę potrzebuje kontekstu - choćby zadanie z ustaleniami o odbiorze auta. Uzgodnij, kto może pytać AI o jej treść, wybierz dostawcę i skonfiguruj klucz; kolejne etapy rozłóż na następne tygodnie. Jeśli prowadzisz zespół od 3 do 35 osób i chcesz trzymać dane aplikacji na swoim serwerze bez abonamentu za każdego użytkownika, obejrzyj Demo.
Najczęstsze pytania
Od czego zacząć wdrożenie AI w małej firmie?
Zacznij od zasad dotyczących danych i dostępu, a następnie skonfiguruj jeden własny klucz API. Pierwsze próby prowadź przy konkretnym zadaniu lub czacie, żeby móc sprawdzić odpowiedź w oryginalnych ustaleniach.
Czy Task Manager działa bez AI?
Tak, Task Manager działa bez skonfigurowanego AI. Konto i klucz u dostawcy modelu są potrzebne dopiero wtedy, gdy chcesz korzystać z funkcji AI.
Ile kosztuje AI w Task Managerze?
Koszty są rozdzielone na jednorazową licencję Task Managera i zużycie opłacane bezpośrednio dostawcy AI. Task Manager nie dolicza marży do rachunku dostawcy; maksymalną długość odpowiedzi ustawisz w zakładce AI, a dzienny limit zapytań AI z Automatyzacji ustawia administrator w Ustawieniach → AI (same Automatyzacje wymagają wariantu Pro).
Czy moje dane trafiają do dostawcy AI?
Tak, gdy zadasz pytanie AI, zapytanie i przekazany kontekst trafią do wybranego dostawcy modelu na Twoim kluczu. Dane aplikacji pozostają na Twoim serwerze, a poczta (moduł Poczta w wariancie Pro) jako źródło wiedzy AI jest domyślnie wyłączona i włącza ją administrator.
Które funkcje AI wymagają wariantu Pro?
Automatyzacje i baza wiedzy AI wymagają wariantu Pro. Pro obejmuje również Pocztę i Pliki, które można wskazać jako źródła wiedzy; Asystent AI w zadaniach, czatach i własnym oknie jest dostępny także w Standardzie.
Źródła
Zespół Task Managera - piszemy o pracy zespołowej, AI w firmie i porządku w zadaniach na przykładach z Task Managera, programu instalowanego na własnym serwerze. Task Managera tworzy od 2013 roku Blue Creation Group (Piotr Łącz); korzystają z niego m.in. Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna i Polpharma - zobacz opinie klientów. Teksty sprawdzamy z instrukcją i aktualną wersją programu.
