W poniedziałek o 9:15 pięcioosobowa agencja Marty kończy spotkanie słowami „teksty na stronę ogarniemy”. W czwartek Magda mówi, że czekała na Kasię, Kasia - że na Marka; tekstów nie ma. Jeśli zastanawiasz się, jak rozdzielać zadania w zespole bez takich niespodzianek, zacznij od czterech zasad: nazwiska, terminu, statusu i zapisu zmian.
Jak rozdzielać zadania w zespole? Zacznij od jednego nazwiska
Każdej sprawie nadaj temat i wskaż jedną osobę, którą zapytasz o wynik. Task Manager pozwala przypisać do zadania kilka osób, ale nie wybiera spośród nich jednego właściciela - to ustalenie należy do Twojego zespołu.
W agencji Marty sprawa brzmi „Teksty na stronę”. Magda odpowiada za gotowe teksty, a Kasia jest dopisana do zadania, bo dostarcza materiały do zdjęć. Gdy Marta pyta w czwartek o postęp, idzie najpierw do Magdy; gdy brakuje zdjęć, Magda może napisać do Kasi w tym samym wątku. To drobna różnica wobec „Magda i Kasia zajmą się stroną”, ale dzięki niej wiadomo, kogo zapytać o gotowe teksty.
Po wybraniu Workspace w lewej kolumnie zakładasz zadanie przyciskiem „+ Dodaj zadanie”. Wpisujesz temat, opis z krótkim briefem, termin i osoby w polu Przypisani; możesz też ustawić priorytet normalny albo wysoki. Jeśli potrzebujesz dokładnego przebiegu, zobacz pola zadania w Task Managerze. Samo dopisanie kilku nazwisk nie zastąpi jednak rozmowy o odpowiedzialności.
Workspace to wydzielona przestrzeń na zadania i czaty projektu, zespołu albo tematu. Marta trzyma więc sprawy strony w „Nowa strona www”, a pracę przy kampaniach w „Marketing”. Szerzej o tym, jak znikają ustalenia rozrzucone po rozmowach, przeczytasz w tekście dlaczego zespół gubi ustalenia.
Godzina terminu rozstrzyga, czy zadanie jest już spóźnione
Jeśli wynik jest potrzebny przed konkretnym momentem, wpisz do terminu także godzinę. Zadanie z terminem bez godziny Task Manager traktuje jako „na dziś” przez cały wskazany dzień; czerwone staje się dopiero następnego dnia.
We wtorek Marta ustala z Markiem, że makiety strony głównej mają być gotowe w czwartek o 12:00, bo o 14:00 chce je przedstawić klientowi. Sam „czwartek” pozostawiłby w programie cały dzień na wykonanie zadania.
Na liście czerwony termin oznacza zadanie po terminie, a niebieski - zadanie na dziś. Zielony oznacza zadanie w terminie, szary - zadanie bez terminu albo zamknięte. Te same zasady kolorów obowiązują na Tablicy, w kalendarzu i w pasku meta otwartego zadania. Przy karcie na liście zobaczysz też kółko z liczbą dni do terminu lub po nim; po najechaniu poznasz dokładną datę. Zadania zrobione i anulowane nie są oznaczane jako spóźnione, nawet gdy ich termin minął.
Nie każda praca potrzebuje godziny. Jeśli Magda ma zebrać luźne inspiracje do piątku, data może wystarczyć. Jeśli Marek ma przekazać makietę przed prezentacją Marty, godzina chroni kolejny etap pracy. Ustalaj ją tam, gdzie ktoś rzeczywiście czeka.
Status zastępuje część pytań o postęp
Ustal, że osoba prowadząca zadanie zmienia jego status, gdy zaczyna pracę i gdy ją kończy. W Task Managerze status możesz zmienić jednym kliknięciem ikony przy zadaniu na liście albo przez menu ⋮, bez otwierania zadania, jeśli masz do tego uprawnienie.
Nowe, nierozpoczęte zadanie nie ma jeszcze statusu; dalej może być „w trakcie”, „zrobione” albo „anulowane”. Na liście rozpoznasz je po pierścieniu przy tytule: pustym, wypełnionym w połowie, z ptaszkiem lub z krzyżykiem. Pomarańczowa kropka przed pierścieniem oznacza wysoki priorytet. To pozwala Marcie odróżnić sprawę pilną od sprawy rozpoczętej, zanim wejdzie w rozmowę.
W środę rano Marta klika kafel „Po terminie” nad listą. Jeśli zobaczy tam dwa zadania, otwiera ich wątki i pyta o przeszkodę zamiast zwoływać spotkanie całej piątki. Kafle „Terminowe”, „Na dziś”, „Po terminie” i „Czat” są jednocześnie licznikami i filtrami: kliknięcie zawęża listę, a ponowne je przywraca. Taki przegląd nie zastępuje rozmowy o problemie, ale podpowiada, od której rozmowy zacząć.
Status nie oznacza, że praca idzie zgodnie z planem. Marek może mieć zadanie „w trakcie” i nadal czekać na materiały od klienta. Wtedy nie potrzebujesz kolejnego koloru - potrzebujesz jego wiadomości w wątku. Status odpowiada na pytanie „czy ruszyło?”, rozmowa na pytanie „co stoi na drodze?”.
Zmiana terminu ma zostawić ślad, nie zagadkę
Wątek zadania zapisuje zmianę terminu wraz z poprzednią wartością, więc możesz sprawdzić, co zostało przesunięte. Zapisuje również zmianę statusu, dodanie i usunięcie osób oraz zmianę priorytetu i nazwy; wiadomości systemowe mają postać wyśrodkowanych pigułek z godziną.
Wyobraź sobie piątek: Marta pamięta środowy termin „Tekstów na stronę”, a na karcie widzi piątek. Zamiast przeglądać historię czatu zespołu, otwiera wątek i sprawdza zmianę terminu. Widzi, kto i kiedy ją wprowadził oraz jaka data była wcześniej. To mówi, co stało się w zadaniu. Nie dowodzi natomiast, że klient zaakceptował nowe ustalenie - taką decyzję zespół musi zapisać własnymi słowami.
Jest też granica tego zapisu. Zmiana samego opisu nie tworzy wiadomości systemowej; przy nazwisku pojawia się oznaczenie „(edytowane)”. Jeśli ktoś zamienia w briefie „trzy podstrony” na „pięć podstron” i ma to wpływ na pracę Magdy, nie zostawiaj jej wyłącznie z nową treścią opisu. Napisz w wątku, co się zmieniło i co to oznacza dla terminu.
| Zasada zespołu | Co ustalasz | Co sprawdzisz w Task Managerze |
|---|---|---|
| Jedna osoba pytana o wynik | Kto odpowiada za całość | Osoby przypisane do zadania; zmiany osób w wątku |
| Termin odpowiada kolejnej osobie | Czy potrzebna jest także godzina | Termin i jego oznaczenie na liście |
| Status pokazuje etap | Kiedy zespół zmienia status | Pierścień przy zadaniu i wpis zmiany w wątku |
| Ważne zmiany mają kontekst | Dlaczego plan się zmienił | Poprzedni termin we wpisie systemowym i wyjaśnienie zespołu w rozmowie |
To cztery główne zasady. Gdy już je ustalisz, dopracuj trzy szczegóły: kroki w zadaniu, uprawnienia i nieobecności.
Osobne zadanie czy punkt listy to-do? Decyduje odpowiedzialność
Załóż osobne zadanie, gdy dany fragment pracy ma własną osobę odpowiedzialną albo własny termin. Jeśli to tylko krok w tej samej sprawie, wpisz go na liście to-do w opisie zadania; ta reguła jest sposobem organizacji pracy, nie ograniczeniem Task Managera.
We wtorek Magda ma przygotować tekst strony głównej do 16:00, a Marek oddać makiety w czwartek o 12:00. To dwa zadania: każde ma innego odpowiedzialnego i inny termin. W zadaniu Magdy punkty „zebrać informacje o ofercie”, „napisać szkic” i „sprawdzić nagłówki” mogą pozostać listą to-do. Nie mnożysz kart tylko po to, żeby odhaczyć trzy kroki jednej pracy.
Listę to-do dodajesz przyciskiem w polu Opis. Uczestnicy odhaczają ją bezpośrednio w karcie zadania, także bez prawa do edycji samego zadania; wspólny pasek pokazuje postęp, na przykład „2 z 4 zrobione”. Przy odhaczonej pozycji mini awatar wskazuje, kto ją zaznaczył. O sposobach układania takich kroków przeczytasz w tekście o checkliście w zadaniu.
Nie każdy musi zakładać zadania, żeby w nich pracować
Prawo do tworzenia zadań ustawiasz osobno w każdym Workspace. Osoba bez uprawnienia „Zadania” nadal widzi zadania, do których została dodana, i może pisać w ich wątkach; brak prawa do zakładania nowych zadań nie odcina jej od przydzielonej pracy.
W pięcioosobowej agencji Marta może zarządzać przestrzenią „Nowa strona www”, Magdzie nadać uprawnienia „Zadania” i „Czaty”, a Kasi i Markowi tylko „Czaty”. Ta ostatnia para może wtedy zakładać nowe czaty, lecz nie nowe zadania w tej przestrzeni - w zadaniach, do których Marta ich doda, dalej pracuje i pisze normalnie. Jeśli Twoi współpracownicy sami przyjmują sprawy od klientów, możesz podzielić uprawnienia inaczej. Chodzi o świadomy wybór, nie o odebranie zespołowi inicjatywy.
W każdym Workspace ustawiasz uprawnienia „Administrator”, „Zadania” i „Czaty”. Administrator danej przestrzeni zarządza jej uczestnikami oraz może edytować i kasować cudze zadania i czaty; zaznaczenie tej roli automatycznie włącza pozostałe dwa uprawnienia. Osobno istnieje rola administratora globalnego, który widzi i zarządza wszystkimi przestrzeniami. Rozdzielenie tych poziomów opisują uprawnienia użytkowników w Task Managerze.
Zanim wpiszesz nazwisko, sprawdź nieobecność
Przed przydzieleniem zadania upewnij się, czy wskazana osoba będzie dostępna w potrzebnym terminie. W Task Managerze każdy ustawia w profilu status Dostępny, Wakacje, Choroba albo Nieobecny; nieobecność działa w wybranym zakresie dat i po jego końcu przestaje obowiązywać.
W poniedziałek Marta planuje oddać Kasi zadanie na środę, ale Kasia ma wtedy Wakacje. Asystent AI informuje o nieobecności, gdy próbujesz przypisać zadanie osobie nieobecnej, więc Marta może od razu ustalić zastępstwo z Magdą. Gdy napisze do Kasi w wątku podczas jej Wakacji lub Choroby, pojawi się auto-odpowiedź, nie częściej niż raz dziennie w danym wątku. To sygnał do zmiany planu, nie mechanizm, który sam wybierze inną osobę.
Asystent AI jest opcjonalny: Task Manager działa również bez AI. Możesz więc zacząć od prostego zwyczaju, który nie wymaga żadnego dodatkowego narzędzia: przed wpisaniem nazwiska zapytaj osobę o dostępność, a potem zapisz ustalony termin w zadaniu.
Jutro rano wybierz jeden Workspace, otwórz kafel „Po terminie” i przejrzyj zadania, które wymagają decyzji. Przy każdym ustal osobę, którą zapytasz o wynik, oraz godzinę tylko wtedy, gdy następny etap pracy od niej zależy. Chcesz zobaczyć, jak taki podział wygląda na ekranie? Otwórz Demo.
Najczęstsze pytania
Jak rozdzielać zadania w zespole, gdy nad jednym pracuje kilka osób?
Do jednego zadania możesz przypisać kilka osób, ale ustal jedną, którą pytasz o wynik. To zasada zespołu, nie limit pola Przypisani w Task Managerze.
Skąd wiem, kto przesunął termin zadania?
Sprawdź wątek zadania: wiadomość systemowa pokazuje zmianę terminu z poprzednią wartością i pozwala zobaczyć, kto oraz kiedy ją wprowadził. Wątek zapisuje też zmiany statusu, osób, priorytetu i nazwy.
Czy każdy w zespole może zakładać zadania?
Nie - uprawnienie „Zadania” ustawiasz osobno w każdym Workspace. Osoba bez tego prawa nadal widzi zadania, do których ją dodano, i może w nich pisać.
Co zrobić, gdy zadanie ma kilka kroków?
Kroki bez własnego terminu i odpowiedzialnego wpisz na listę to-do w opisie zadania. Gdy krok potrzebuje osobnego terminu lub osoby odpowiadającej za wynik, zrób z niego osobne zadanie.
Jak nie przydzielić zadania osobie na urlopie?
Sprawdź jej dostępność przed przydziałem; status Wakacje można ustawić na określony zakres dat. Jeśli korzystasz z Asystenta AI, poinformuje Cię o nieobecności przy próbie przypisania zadania.
Źródła
- Task Manager, Zadania - https://taskmanager.pl/funkcje/zadania (dostęp: 2026-09-23).
- Task Manager, Użytkownicy i role - https://taskmanager.pl/funkcje/uzytkownicy-i-role (dostęp: 2026-09-23).
- Task Manager, Workspace'y - https://taskmanager.pl/funkcje/workspaces (dostęp: 2026-09-23).
- Task Manager, Materiały: Zadania - https://taskmanager.pl/materialy/zadania (dostęp: 2026-09-23).
- Task Manager, Materiały: Użytkownicy i role - https://taskmanager.pl/materialy/uzytkownicy-i-role (dostęp: 2026-09-23).
- Task Manager, Nieobecność - https://taskmanager.pl/funkcje/nieobecnosc (dostęp: 2026-09-23).
Zespół Task Managera - piszemy o pracy zespołowej, AI w firmie i porządku w zadaniach na przykładach z Task Managera, programu instalowanego na własnym serwerze. Task Managera tworzy od 2013 roku Blue Creation Group (Piotr Łącz); korzystają z niego m.in. Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna i Polpharma - zobacz opinie klientów. Teksty sprawdzamy z instrukcją i aktualną wersją programu.
