W poniedziałek Marta z dziewięcioosobowego biura projektowego szuka terminu makiety dla klienta Nord. Marek potwierdził go na czacie, mail od klienta leży w skrzynce koleżanki, a w kalendarzu wpisano inną godzinę. Gdzie zapisywać ustalenia zespołu, żeby Marek nie musiał szukać terminu w trzech miejscach?
Dlaczego ustalenie ginie, choć wszyscy pamiętają rozmowę?
Ustalenie ginie, gdy termin zostaje na czacie, potwierdzenie w mailu, a kalendarz pokazuje inną godzinę. Pamięć o rozmowie nie wystarczy, jeśli termin, odpowiedzialna osoba i potwierdzenie klienta leżą w różnych miejscach.
Marta wraca do makiety. Na czacie ktoś zaproponował ciemne tło, klient zaakceptował je mailem, a Marek obiecał przygotować projekt na czwartek do 12:00. Każdy fragment jest prawdziwy, lecz żaden sam nie mówi zespołowi, co dokładnie trzeba oddać i kto za to odpowiada. Szerzej opisuję ten mechanizm w tekście o tym, dlaczego zespół gubi ustalenia.
W Task Managerze zadanie ma temat, opis, przypisane osoby, priorytet, termin i rozmowę. Zmiany terminu, statusu czy osób program zapisuje jako wiadomości systemowe w tym samym wątku. Dlatego z rozmowy o makiecie zrób zadanie „Makieta dla Nord”, przypisz Marka i ustaw uzgodniony termin; samą dyskusję o kolorach możesz dalej prowadzić przy tej sprawie. Nie musisz odtwarzać decyzji z pamięci.
Gdzie zapisywać ustalenia zespołu? Zapytaj, co ma z nich wyniknąć
Ustalenia zespołu z terminem i osobą odpowiedzialną zapisuj w zadaniu, bieżące pytania kieruj na czat, a korespondencję z klientem prowadź w Poczcie. Ta reguła rozdziela pracę do wykonania od rozmowy i od wiadomości wysyłanej poza firmę.
| Co masz do zapisania | Gdzie | Co zyskujesz |
|---|---|---|
| Decyzję, za którą ktoś odpowiada | Zadanie | Przypisane osoby, termin, status i zapis zmian w wątku |
| Pytanie lub dyskusję bez własnego terminu | Czat w Workspace | Rozmowę z wybraną grupą, bez statusu i priorytetu zadania |
| Odpowiedź dla klienta lub jego potwierdzenie | Poczta w wariancie Pro | Korespondencję wysyłaną z podłączonej skrzynki |
Workspace to przestrzeń grupująca zadania i czaty dotyczące danego obszaru pracy. Marta może mieć osobne przestrzenie „Nowa strona www” i „Sprzedaż”; pozycja „Wszystko” pokaże zadania i czaty z tych przestrzeni razem. Uprawnienia do administrowania przestrzenią oraz dodawania zadań i czatów ustawiasz osobno w każdym Workspace.
Ta zasada nie oznacza, że czat trzeba porzucić po podjęciu decyzji. Jeśli w rozmowie pada „Marek przygotuje makietę na czwartek”, przenieś zobowiązanie do zadania. Czat zachowa kontekst, a zadanie pokaże termin i odpowiedzialną osobę bez szukania jej wśród wcześniejszych wiadomości.
Mail powiąż ze sprawą, lecz treść przekaż osobno
W wariancie Pro możesz podłączyć skrzynkę do Poczty i powiązać wątek maila z Workspace, zadaniem albo czatem. Powiązanie daje skrót do właściwej sprawy, ale nie pokazuje korespondencji pozostałym uczestnikom zadania.
Marta dostaje w poniedziałek potwierdzenie od klienta Nord. W menu wątku wybiera „Powiąż”, wskazuje Workspace „Nowa strona www”, a potem zadanie makiety. Przy kolejnej lekturze maila skorzysta ze skrótu „Otwórz powiązany…”. Gdyby tylko na tym poprzestała, Marek nadal nie poznałby treści potwierdzenia.
Skrzynka jest prywatna nawet dla administratora Task Managera. Jeżeli Marek ma znać zaakceptowany termin albo zmianę zakresu, Marta wkleja tę informację do zadania. Jeśli potrzebny jest załącznik, może zapisać załączniki z wątku w Plikach, w folderze Poczta → skrzynka → temat wątku. Wspólny adres firmowy każda osoba, która ma go używać, podłącza u siebie. To ważna granica: skrót do maila nie jest sposobem na udostępnienie jego treści.
Poczta obsługuje serwery IMAP i SMTP, czyli odpowiednio odbiór i wysyłanie wiadomości. Odpowiedź wychodzi z serwera podłączonej skrzynki, a cytowaną historię możesz rozwinąć dopiero wtedy, gdy jej potrzebujesz. Jeśli Twoja firma chce zostać przy osobnym programie pocztowym, wariant Standard nadal pozwala prowadzić pracę w zadaniach i czatach. O zasadach pracy ze wspólnym adresem przeczytasz też w poradniku jak ogarnąć maile w zespole.
Powiadomienia pokażą, co czeka, nie gdzie zapisać decyzję
Centrum powiadomień zbiera nowe wiadomości z zadań, czatów i Poczty, a także wzmianki, zmiany statusów i przypomnienia. Pomaga wrócić do pominiętych spraw, lecz nie zastępuje zadania, w którym zapisujesz termin i odpowiedzialną osobę.
We wtorek Marta otwiera panel i widzi podsumowanie nieprzeczytanej Poczty oraz zadań z nowymi wiadomościami. Gdy nowe wiadomości dotyczą kilku zadań, kliknięcie podsumowania przenosi listę na „Wszystko” z filtrem „Nowe wiadomości”. Kategorie pozwalają jej sprawdzić osobno Pocztę, zadania czy rozmowy; otwarcie wątku zdejmuje dotyczące go powiadomienie z Centrum powiadomień.
Raz dziennie, przy pierwszym wejściu po 6:00, poranny briefing pokazuje zaplanowane pozycje dnia w kolejności godzin. Gdy aplikacja jest całkiem zamknięta, kanałem przypomnienia pozostaje e-mail, a wysyłka w tle wymaga CRON-u ustawionego dla instalacji. Sam licznik nie załatwi więc pracy: po przeczytaniu wiadomości zdecyduj, czy jest w niej zobowiązanie, które trzeba zapisać jako zadanie.
Jeden edytor ułatwia zmianę kanału, ale nie zastępuje decyzji
W zadaniu, czacie i Poczcie piszesz w tym samym edytorze wiadomości. O tym, czy z rozmowy powstanie zadanie, nadal decydujesz Ty.
W zadaniu i czacie Enter wysyła wiadomość, a Shift+Enter przenosi tekst do nowej linii. Możesz wspomnieć osobę znakiem @ albo wybrać „Cytuj w odpowiedzi”, aby wskazać konkretną wypowiedź; kliknięcie cytatu prowadzi do oryginału. Niebieska linia „Nowe” pokazuje miejsce, od którego zaczynają się nieprzeczytane wiadomości. Jeśli przerwiesz pisanie, kopia robocza zostanie przy danym wątku.
W czwartek Magda wrzuca do rozmowy czteropunktową listę: teksty, draft projektu, kodowanie, wdrożenie. Odhacza dwa pierwsze punkty. Marta widzi „2 z 4 zrobione” oraz mini awatar przy odhaczonej pozycji; po wskazaniu go sprawdzi, kto i kiedy ją zaznaczył. To przydatny zapis postępu. Jeśli wdrożenie ma własny termin i właściciela, Marta zakłada dla niego osobne zadanie zamiast zostawiać je wyłącznie jako punkt wiadomości.
Czat ma własną listę uczestników w ramach Workspace i nie ma statusu ani priorytetu zadania. Po instalacji dostępny jest również czat „Wspólny”, do którego nowe osoby dołączają automatycznie. Jeśli chcesz uporządkować rozmowy wokół konkretnych tematów, zobacz, jak działają czaty w Task Managerze.
Długi wątek przeczytasz inaczej, ale oryginał zostaje
Przycisk „Porządkuj” pozwala zmienić sposób czytania długiego wątku na czas bieżącej sesji. Tryby AI nie nadpisują oryginalnych wiadomości, więc każdą decyzję możesz sprawdzić w źródłowej korespondencji.
Masz cztery tryby: „Oryginalna treść” pokazuje wiadomości bez zmian, „Upiększ” skraca i porządkuje ich treść, „Streść” zostawia 1-2 zdania z konsekwencjami każdej wiadomości, a „Ekspert” dodaje pod nią linię „Uwaga eksperta” z radą, ryzykiem albo pytaniem. Program przetwarza najpierw 8 najnowszych wiadomości; starsze możesz dołączyć kolejną partią. Po odświeżeniu strony AI musi przygotować widok ponownie.
Gdy Marta szuka konkretu, może zapytać prywatnie Asystenta AI przy polu odpowiedzi w Poczcie, co klient napisał o terminie. Odpowiedź z oznaczeniem „TYLKO DLA CIEBIE” widzi tylko Marta. Asystent opiera się na korespondencji z tego wątku; jeśli nie znajdzie odpowiedzi, mówi o tym wprost. Więcej o takim czytaniu rozmów znajdziesz na stronie podsumowań AI.
„Porządkuj” i Asystent AI wymagają skonfigurowanego klucza AI. Bez niego normalnie czytasz i piszesz wiadomości. Task Manager działa z kluczem klienta u OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude albo xAI Grok; za użycie modelu płacisz dostawcy bez marży pośrednika. Pamiętaj, że przy korzystaniu z AI treść przekazana jako kontekst trafia do wybranego dostawcy modelu.
Jutro przenieś jedną decyzję, nie całą historię rozmów
Jutro wybierz jedną bieżącą sprawę i zapisz jej termin oraz osobę odpowiedzialną w zadaniu. Jeśli potwierdzenie przyszło mailem, w wariancie Pro powiąż wątek z zadaniem i przepisz do zadania ustalenie, które ma znać zespół.
Task Manager trzyma dane aplikacji na Twoim serwerze i nie pobiera abonamentu za każdą osobę. Licencja jest bezterminowa, obejmuje 12 miesięcy aktualizacji i pozwala opcjonalnie odnowić je później. Dla planu Classic wariant Standard kosztuje 1 490 zł, a Pro z Pocztą i Plikami 3 990 zł - aktualny podział wariantów sprawdzisz w cenniku Task Managera. Jeśli chcesz prześledzić tę jedną sprawę na ekranie, otwórz Demo.
Najczęstsze pytania
Gdzie zapisywać ustalenia zespołu: w zadaniu czy na czacie?
W zadaniu zapisuj ustalenie, które ma termin i osobę odpowiedzialną. Czat zostaw na bieżącą rozmowę; gdy z niej wyniknie zobowiązanie, przenieś je do zadania.
Czy zespół zobaczy mój mail, jeśli powiążę go z zadaniem?
Nie, powiązanie jest skrótem nawigacyjnym i nie udostępnia treści maila. Skrzynka pozostaje prywatna także wobec administratora; ustalenie, które ma znać zespół, wklej do zadania.
Czy Poczta jest w wariancie Standard?
Nie, Poczta jest dostępna w wariancie Pro. W Standardzie możesz organizować sprawy w zadaniach i czatach, korzystając z osobnego programu pocztowego.
Co zrobić, gdy wątek ma kilkadziesiąt wiadomości?
Włącz „Streść” lub „Ekspert” w menu „Porządkuj”, jeśli masz skonfigurowany klucz AI. Program zaczyna od 8 najnowszych wiadomości, a wynik jest podglądem na czas sesji - oryginały pozostają bez zmian.
Czy wszystkie nieprzeczytane sprawy widać w jednym miejscu?
Tak, Centrum powiadomień pokazuje nieprzeczytane wątki Poczty, zadań i czatów oraz inne powiadomienia w kategoriach. Kliknięcie podsumowania prowadzi do odpowiedniego wątku albo zawężonej listy.
Źródła
- Task Manager, Funkcje - Zadania - https://taskmanager.pl/funkcje/zadania (dostęp: 2026-10-16).
- Task Manager, Funkcje - Czaty - https://taskmanager.pl/funkcje/czaty (dostęp: 2026-10-16).
- Task Manager, Funkcje - Poczta - https://taskmanager.pl/funkcje/poczta (dostęp: 2026-10-16).
- Task Manager, Materiały - Poczta - https://taskmanager.pl/materialy/poczta (dostęp: 2026-10-16).
- Task Manager, Materiały - Centrum powiadomień - https://taskmanager.pl/materialy/centrum-powiadomien (dostęp: 2026-10-16).
- Task Manager, Funkcje - Asystent AI - https://taskmanager.pl/funkcje/asystent-ai (dostęp: 2026-10-16).
- Task Manager, Cennik - https://taskmanager.pl/#cennik (dostęp: 2026-10-16).
Zespół Task Managera - piszemy o pracy zespołowej, AI w firmie i porządku w zadaniach na przykładach z Task Managera, programu instalowanego na własnym serwerze. Task Managera tworzy od 2013 roku Blue Creation Group (Piotr Łącz); korzystają z niego m.in. Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna i Polpharma - zobacz opinie klientów. Teksty sprawdzamy z instrukcją i aktualną wersją programu.
