Poczta

Poczta pozwala odbierać i wysyłać e-maile bez wychodzenia z Task Managera. Obsługuje dowolny serwer IMAP/SMTP - polskie hostingi, Gmail, Outlook i każdy inny.

Podłączenie skrzynki

Ustawienia → Poczta → Dodaj skrzynkę. Formularz prowadzi przez trzy kroki:

1. Adres i hasło - adres skrzynki i hasło do niej (nie do Task Managera). W Gmailu i Outlooku trzeba tu wpisać hasło aplikacji, nie zwykłe hasło do konta.
2. Serwery poczty - adres serwera odbioru (IMAP) i wysyłki (SMTP) wraz z portem i szyfrowaniem. Najczęściej są to imap.twojadomena.pl i smtp.twojadomena.pl, gdzie twojadomena.pl to część adresu po znaku @. Porty i szyfrowanie zostaw bez zmian (993 i 465, SSL/TLS), chyba że hosting podaje inne. Wszystkie te dane znajdziesz w panelu swojego hostingu - zwykle w zakładce „Poczta" albo „E-mail" - lub u osoby, która zakładała Ci skrzynkę.
3. Ustawienia - nazwa na liście, ile historii pobrać, widoczność wątków i stopka. Możesz je zostawić bez zmian.

Na koniec kliknij Testuj połączenie. Test sprawdza osobno odbieranie (IMAP) i wysyłanie (SMTP) oraz wykrywa folder „Wysłane"; dopiero potem zapisz skrzynkę.

Możesz podłączyć dowolnie wiele skrzynek - każda pojawi się w lewej kolumnie pod nagłówkiem Poczta.

Zmiana ustawień skrzynki

W Ustawienia → Poczta każda skrzynka jest osobną kartą. Kliknij ją, aby rozwinąć - zobaczysz ten sam formularz co przy dodawaniu, wypełniony Twoimi danymi. Hasło zostaw puste, jeśli go nie zmieniasz. Przycisk Synchronizuj w nagłówku karty pobiera nowe wiadomości bez rozwijania.

Odłączenie skrzynki znajdziesz na samym dole rozwiniętej karty. Usuwa ono tylko lokalną kopię - na serwerze pocztowym nic nie znika, a po ponownym podłączeniu wiadomości wrócą.

Skrzynka jest prywatna. Także wspólny adres firmowy (np. biuro@firma.pl) każda osoba podłącza u siebie. Nikt inny - łącznie z administratorem - nie widzi Twojej poczty. Jeśli ktoś ma mieć wgląd, podłącza tę samą skrzynkę u siebie.

Konfiguracja skrzynki zastępuje dawne ustawienie „Wysyłka z Twojego adresu e-mail" z zakładki Profil: pierwsza podłączona skrzynka jest używana także do powiadomień e-mail i wiadomości wysyłanych przez Asystenta AI.

Ustawienia skrzynki

Formularz jest podzielony na trzy karty: Skrzynka (adres, hasło, gotowa konfiguracja), Serwery IMAP i SMTP (wypełniane przez gotowca - zaglądaj tylko, gdy Twojego hostingu nie ma na liście) oraz Opcje:

• Pobierz historię - 30 dni, 90 dni albo całość.
• Pokazuj każdy wątek w widoku „Wszystko" - wyłącz, jeśli prywatna skrzynka ma nie mieszać się z pracą zespołową. Pojedynczy wątek możesz wtedy dodać do widoku „Wszystko" ręcznie - z jego menu (⋮) wybierz „Pokaż w widoku Wszystko".
• Oznaczaj przeczytane także na serwerze - domyślnie wyłączone. Task Manager trzyma „przeczytane" u siebie, więc gdy dwie osoby mają podłączoną tę samą skrzynkę, przeczytanie wiadomości przez jedną z nich nie kasuje pogrubienia u drugiej. Włącz, jeśli chcesz zgodności z telefonem albo webmailem.
• Stopka - doklejana do wysyłanych wiadomości. Odbiorca dostaje zwykłego maila, bez ramki „wysłano z Task Managera".

Czytanie i odpowiadanie

Kliknij skrzynkę w lewej kolumnie - środkowa pokaże wątki, a po kliknięciu wątku prawa kolumna wyświetli rozmowę. Nad listą stoją trzy kafle: Nieodczytane, Przeczytane i Ukryte (jak kafle nad listą zadań) - kliknięcie filtruje listę, drugie kliknięcie w aktywny kafel wraca do wszystkich. Szukanie, sortowanie i filtrowanie (Nieprzeczytane / Przeczytane / Ulubione / Ukryte) działają pod tymi samymi ikonami w belce co dla zadań - kafle i menu „Pokaż tylko" to ten sam przełącznik. Ulubione wątki stoją na górze listy. Maile ze skrzynek z włączonym „Pokazuj każdy wątek w widoku Wszystko" widać też na głównej liście obok zadań i czatów (sekcja Poczta, ulubione w Ulubionych), a kafelek Poczta nad listą pokazuje sumę nieprzeczytanych - kliknięcie zawęża listę do samych maili (bez opuszczania widoku „Wszystko"). To zwykły filtr: to samo zrobisz wybierając Maile w menu „Pokaż tylko".

Pod nadawcą każdej wiadomości stoi linia Do z odbiorcami - zawsze widoczna i zawsze w JEDNEJ linii: przy wielu adresach przewijasz ją w bok, zamiast patrzeć na kilka zawiniętych wierszy. Szewron po prawej rozwija resztę pól (Od, DW, data) - domyślnie są schowane, też w jednej linii z przewijaniem w bok.

Pole odpowiedzi to ten sam edytor co w czatach (pogrubienie, listy, linki). Odpowiedź domyślnie idzie do wszystkich z ostatniej wiadomości: nadawca i pozostałe osoby z pola Do trafiają w Do, osoby z kopii zostają w DW - dokładnie jak „Odpowiedz wszystkim" w każdym kliencie poczty (Twój adres jest pomijany). Jeśli ktoś ma nie dostać odpowiedzi, po prostu usuń jego chip (×) przed wysłaniem; możesz też dopisać kolejnych odbiorców (Enter lub przecinek dodaje adres), a przycisk DW dokłada kopię. Odpowiedź wychodzi z serwera SMTP tej skrzynki, więc nie trafia do spamu, i skleja się w rozmowę także u odbiorcy.

Cytowana historia jest zwijana - pod wiadomością zostaje przycisk „Pokaż wcześniejszą korespondencję", więc czytasz tylko to, co nowe.

Wątek czyta się jak rozmowę w zadaniu czy czacie: wiadomości rozdzielają belki z dniem („Dziś", „Wczoraj", „Czwartek, 6 sierpnia"), a przy nadawcy stoi jego zdjęcie (gdy adres należy do użytkownika Task Managera) albo kółko z inicjałami, obok imię i nazwisko, adres oraz godzina - pełna data jest w dymku po najechaniu.

Akcje przy pojedynczej wiadomości (pokazują się po najechaniu na nią, dokładnie jak w zadaniach i czatach): ikona kartek kopiuje treść do schowka, a gwiazdka oznacza wiadomość - dodaje ją do ulubionych i wyróżnia w wątku (ciepłe tło, złota belka i gwiazdka przy nadawcy). Oznaczenie zostaje po zamknięciu wątku i widzi je wyłącznie właściciel skrzynki. Ponowne kliknięcie gwiazdki je zdejmuje. Menu ⋮ przy wiadomości daje te same akcje plus Eksport do PDF / Word / TXT.

Gwiazdka w nagłówku dodaje CAŁY wątek do ulubionych, a menu (⋮) pozwala oznaczyć jako nieprzeczytane, ukryć wątek oraz zapisać wszystkie załączniki w Plikach (folder Poczta → skrzynka → temat wątku).

Ukryj chowa wątek ze wszystkich list. Znajdziesz go wyłącznie w kaflu Ukryte nad listą poczty - tam ma przekreślone oko, a jego menu pozycję „Pokaż z powrotem". Nic nie jest kasowane ani u nas, ani na serwerze pocztowym; nowe wiadomości ukrytego wątku dalej się zapisują.

Narzędzia AI w polu odpowiedzi

W stopce pola odpowiedzi są dwa podpisane przyciski z awatarami AI: „Asystent AI" (fioletowa kula - prywatne pytania o wątek) oraz „Porządkuj" (kula AI - porządkowanie wątku). Ikony emoji, załącznika i rysowania mieszkają w górnym pasku edytora, obok „upiększ tekst".

Porządkuj wątek (AI)

Kliknięcie „Porządkuj" w stopce pola odpowiedzi otwiera menu z czterema trybami czytania wątku:

Na czas pracy AI wątek pokrywa jasna nakładka z awatarem i dyskretnym paskiem postępu. Załączniki i odbiorcy zostają na miejscu, a nazwa aktywnego trybu widnieje przy przycisku i w pasku nad wiadomościami. Raz policzony tryb przełącza się natychmiast - w tej samej sesji możesz skakać między Upiększ, Streść i Ekspert bez ponownego czekania.

• Porządkowanie idzie partiami: najpierw 8 najnowszych wiadomości, a nad nimi przycisk „Uporządkuj starsze wiadomości (N)" - kliknięcie dociąga kolejne 8. Dzięki temu długi wątek nie kosztuje całej korespondencji na raz, a Ty porządkujesz tylko tyle, ile naprawdę chcesz przeczytać.
• Gdy tryb jest włączony, przycisk jest podświetlony i nosi nazwę trybu (np. „Streść"), a nad wiadomościami stoi pasek przypominający, którą wersję czytasz - jest przyklejony u góry podczas przewijania, a znak × go chowa (tryb zostaje włączony). Do oryginału wracasz pozycją „Oryginalna treść" w menu.
• Pod każdą uporządkowaną wiadomością stoi dopisek „AI może popełniać błędy" - w razie wątpliwości wróć do oryginału.
• Linki są klikalne i skrócone - zamiast adresu na pół ekranu widzisz czytelną etykietę (np. figma.com/proto/…); pełny adres otwiera się w nowej karcie.
• Wersja AI jest tylko podglądem na czas sesji - oryginalne wiadomości pozostają nietknięte, a wynik nie jest nigdzie zapisywany. W ramach jednej sesji ponowne włączenie trybu jest natychmiastowe; po odświeżeniu strony AI pracuje od nowa.
• Wymaga skonfigurowanego AI (Ustawienia → AI).

Prywatny Asystent AI w wątku

Przycisk „Asystent AI" (fioletowa kula) w stopce pola odpowiedzi to Twój prywatny asystent do TEGO wątku. Kliknięcie przełącza edytor w tryb pytania (jak rozmowa z AI w zadaniu czy czacie): pole zmienia kolor na fioletowy, w miejscu adresatów pojawia się informacja, że pytanie nie zostanie wysłane do adresatów, a kula pulsuje. Wpisz pytanie (np. „jaką cenę zaakceptowano i kto ją zaakceptował?") i naciśnij Enter (lub przycisk wysyłki): AI odpowiada wyłącznie na podstawie korespondencji z wątku, a jeśli czegoś w niej nie ma - mówi to wprost.

• Pytanie i odpowiedź wyglądają tak samo jak rozmowa z AI w zadaniu/czacie: Twoje pytanie i odpowiedź „Asystent AI" z plakietką TYLKO DLA CIEBIE, dopiskiem „Widzisz tylko Ty" i uwagą, że AI może popełniać błędy.
• Odpowiedzi widzisz tylko Ty - zapisują się pod ostatnią wiadomością wątku i wracają przy każdym otwarciu. Nikt inny (także administrator) ich nie zobaczy - tak jak całej Twojej poczty.
• Załączniki: spinaczem w górnym pasku możesz dołączyć plik z modułu Pliki - asystent przeczyta jego treść (TXT/DOCX/XLSX/PDF) i odpowie także na jej podstawie.
• Kolejne pytania kontynuują rozmowę (asystent pamięta poprzednie odpowiedzi w wątku). W trybie pytania Enter wysyła, Shift+Enter robi nową linię; zwykłego maila wyślesz przyciskiem albo skrótem Cmd/Ctrl+Enter.
• Po wysłaniu pytanie od razu pojawia się w wątku z dopiskiem „Piszę odpowiedź…", a pole tekstowe się czyści - na czas odpowiedzi wysyłka jest zablokowana, więc przypadkowo nie zadasz tego samego pytania dwa razy. Gdyby AI zwróciło błąd, treść pytania wróci do edytora.
• Wyjście z trybu: kliknij „Asystent AI" ponownie - wracają pola Do/DW i zwykła wysyłka, a napisany tekst zostaje w edytorze.
• Znak × przy odpowiedzi usuwa wpis. Wymaga skonfigurowanego AI (Ustawienia → AI).

Obrazy zdalne są domyślnie zablokowane - dopiero kliknięcie „Pokaż obrazy" je wczytuje. Dzięki temu samo otwarcie maila nie potwierdza nadawcy, że Twój adres żyje. Pasek z tym przyciskiem pojawia się tylko wtedy, gdy w wiadomości naprawdę są obrazy pobierane z internetu.

Grafiki wstawione w treść maila (logo w sygnaturze, wklejony zrzut ekranu) widać od razu - przyszły razem z wiadomością, więc ich pokazanie niczego nie zdradza nadawcy.

Treść wiadomości wyświetla się w izolowanej ramce, więc obcy HTML nie może zepsuć wyglądu aplikacji ani uruchomić skryptów.

Załączniki pobierają się na żądanie - przy synchronizacji zapisujemy tylko ich spis, więc skrzynka nie zajmuje niepotrzebnie miejsca. Kliknięcie w załącznik otwiera go w podglądzie (okno Pliki), tak samo jak w zadaniu czy czacie; żeby zapisać plik na dysk, kliknij ikonę strzałki po prawej stronie wiersza. Ikona spinacza w nagłówku wątku zapisuje wszystkie załączniki do modułu Pliki (folder Poczta / nazwa skrzynki / temat wątku) i od razu tam przechodzi.

Pisanie wiadomości

Nową wiadomość zaczynasz ikoną + w belce środkowej kolumny → Nowy e-mail (tą samą ikoną tworzysz zadanie i czat). Otwiera się osobne okno, które możesz zwinąć przyciskiem w jego belce - szkic zostaje nietknięty, więc spokojnie zajrzyj do zadania czy Plików i wróć do pisania klikając pigułkę „Nowa wiadomość" na dole ekranu. Zamknięcie okna z niedokończoną wiadomością zapyta, czy na pewno ją porzucić.

Odpowiedź na otrzymanego maila piszesz w polu pod wątkiem - należy do rozmowy, którą właśnie czytasz.

Edytor ma to samo, co edytor wiadomości w zadaniach i czatach: formatowanie, emoji, załączniki, rysowanie i Upiększ tekst (jeśli AI jest skonfigurowane). Spinacz pyta, skąd wziąć plik: z komputera albo z aplikacji Pliki - to drugie jest natychmiastowe, bo plik już leży na serwerze. Możesz też po prostu przeciągnąć plik z otwartego okna Pliki wprost na wiadomość. Rysunek dołącza się jako plik - programy pocztowe nie pokazują obrazków wklejonych bezpośrednio w treść.

Rysunek z okna Narysuj i plik wgrany z komputera zapisują się w Plikach w folderze Poczta / nazwa skrzynki / temat wiadomości - tam, gdzie trafiają też załączniki zapisywane spinaczem z nagłówka wątku. Niczego nie szukasz po korzeniu Dokumentów.

W polu Do podpowiadamy adresy: osoby z Twoich workspace'ów (Task Manager zna ich e-maile) oraz adresy, z którymi już korespondowałeś. Wybierasz strzałkami i Enterem. Przycisk DW dokłada kopię, a napis Wysyłka z w stopce pozwala zmienić skrzynkę, z której wiadomość wyjdzie.

Poczta w Automatyzacjach

Automatyzacje mają wyzwalacz „Nowy e-mail w skrzynce" (z warunkami: nadawca, temat, skrzynka, czy ma załącznik) i akcję „Wyślij e-mail ze swojej skrzynki" - odpowiedź do nadawcy, do siebie albo na wskazany adres. W treści użyjesz zmiennych {{mail.temat}}, {{mail.nadawca}}, {{mail.skrzynka}}.

Receptura widzi tylko Twoją pocztę. Nie da się zbudować automatyzacji reagującej na cudzą skrzynkę - także administrator tego nie może.

Poczta jako źródło wiedzy Asystenta AI

Możesz wskazać swoją skrzynkę albo pojedynczy wątek jako źródło rozmowy z Asystentem (przycisk „Źródła wiedzy" w oknie Asystenta). Funkcja jest domyślnie wyłączona - włącza ją administrator w Ustawieniach → AI.

Dlaczego domyślnie wyłączona. Treść wskazanego źródła trafia do zewnętrznego dostawcy AI, a korespondencja zawiera dane osób, które się na to nie godziły. Dlatego zgodę wyraża administrator, a nie pojedynczy użytkownik. Nawet po włączeniu każdy widzi wyłącznie własne skrzynki, a poczta nigdy nie trafia do indeksowanej w tle bazy wiedzy - zawsze wskazujesz ją ręcznie, na jedną rozmowę.

Poczta na Tablicy

Na Tablicy każda skrzynka ma własną kolumnę z wątkami - za kolumnami workspace'ów. Kliknięcie wątku dokuje Tablicę i otwiera rozmowę, tak samo jak przy zadaniach. W „Pokaż tylko" Tablicy znajdziesz przełącznik „Poczta na tablicy" - wyłącza i włącza te kolumny (wybór jest zapamiętywany).

Otwarty wątek odświeża się sam: gdy przyjdzie nowa wiadomość, pojawi się w rozmowie w ciągu minuty-dwóch (tyle trwa cykl synchronizacji), bez przeładowywania aplikacji. Pisana właśnie odpowiedź zostaje nietknięta.

Czego Poczta NIE robi

Nie kasuje niczego na serwerze pocztowym. Task Manager tylko czyta wiadomości (odbierane ORAZ folder „Wysłane" - dzięki temu odpowiedzi wysłane z telefonu czy innego programu też trafiają do wątku) i dokłada kopie wysłanych do folderu „Wysłane". „Odłącz skrzynkę" w Ustawieniach usuwa wyłącznie lokalną kopię w aplikacji - Twoja poczta na serwerze zostaje nietknięta.

Powiązanie (workspace, zadanie, czat)

W menu wątku (⋮) jest pozycja Powiąż. Wybierasz najpierw workspace, a potem albo sam workspace, albo konkretne zadanie lub czat z jego wnętrza. Po powiązaniu ta sama pozycja pokazuje, z czym wątek jest połączony, i ma skrót „Otwórz powiązany…".

Automatyzacja wiąże sama. Jeśli receptura zakłada zadanie z nowego e-maila (Automatyzacje → Utwórz zadanie), powiązanie powstaje bez Twojego udziału - wątek od razu pokazuje Powiązane: <zadanie>, a zadanie dostaje w nagłówku plakietkę z tematem maila, która otwiera tę korespondencję. Ręczne powiązanie ma pierwszeństwo: jeśli wątek jest już z czymś połączony, receptura tego nie nadpisze.

Powiązanie NIE udostępnia maila. To skrót nawigacyjny, nie zaproszenie. Treść wiadomości nadal widzą wyłącznie osoby, które mają tę skrzynkę podłączoną u siebie - pozostali uczestnicy zadania nie zobaczą ani treści, ani tematu. Jeśli chcesz, żeby zespół poznał zawartość maila, wklej ją do zadania albo zapisz załączniki w Plikach.

W nagłówku znajdziesz też awatary uczestników korespondencji (dwa podglądowe plus licznik pozostałych) - kliknięcie pokazuje pełną listę adresów.

Spinacz w nagłówku pojawia się od razu, gdy w wątku są załączniki. Kliknięcie natychmiast otwiera moduł Pliki w folderze tego wątku (Poczta → skrzynka → temat) z paskiem „Pobieram załączniki (N) z serwera pocztowego…" i kręcącym się wskaźnikiem. Pliki dolatują w tle - gdy transfer się skończy, pasek znika, a lista odświeża się sama. Możesz w tym czasie spokojnie zamknąć okno; kopiowanie i tak dojdzie do końca.

Dostęp

Domyślnie każdy może korzystać z Poczty. Administrator może odebrać dostęp w panelu użytkowników (przełącznik obok AI, n8n i Automatyzacji) - wtedy zakładka i sekcja w lewej kolumnie znikają.

Gdy połączenie nie działa

Przycisk Testuj połączenie sprawdza IMAP i SMTP osobno i pokazuje, który zawiódł. Najczęstsze komunikaty:

„Port 993 wymaga szyfrowania, a wybrano bez szyfrowania" - porty 993 (odbiór) i 465 (wysyłka) zawsze pracują na SSL/TLS. Formularz dobiera szyfrowanie automatycznie, gdy wpiszesz port; wystarczy zostawić SSL/TLS.

„Serwer przedstawił certyfikat, którego PHP nie potrafi zweryfikować" - dwie możliwe przyczyny. Na serwerze aplikacji: przestarzały pakiet certyfikatów CA (poproś hosting o aktualizację openssl.cafile). Na komputerze deweloperskim: antywirus skanujący pocztę (Avast, ESET, Kaspersky) podstawia własny certyfikat - wyłącz w nim ochronę poczty albo dodaj jego certyfikat do pakietu CA. Aplikacja nie wyłącza sprawdzania certyfikatu, bo bez niego ktoś mógłby podsłuchać Twoją korespondencję.

„Przekroczono czas oczekiwania na odpowiedź serwera" - najczęściej zły adres serwera albo port zablokowany przez zaporę sieciową. Sprawdź dane w panelu swojego hostingu (szukaj „konfiguracja programu pocztowego" / „IMAP").

„Serwer odrzucił dane logowania" - błędny login lub hasło. Uwaga: część hostingów wymaga jako loginu pełnego adresu e-mail, a nie samej nazwy przed @.

Gmail i Outlook wymagają hasła aplikacji. Zwykłe hasło do konta Google nie zadziała od 2022 roku. Wejdź na myaccount.google.com → Bezpieczeństwo, włącz weryfikację dwuetapową, a potem wygeneruj „Hasło do aplikacji" - dostaniesz 16-znakowy kod i to jego wklejasz w Task Managerze zamiast swojego hasła. Sprawdź też, czy w ustawieniach Gmaila (Poczta → Przekazywanie i POP/IMAP) IMAP jest włączony. W Outlooku / Microsoft 365 działa to podobnie, a w firmowych kontach IMAP bywa wyłączony przez administratora.

Jeśli skrzynka przestanie się synchronizować, przy jej nazwie na liście zadań pojawi się bursztynowy trójkąt, a treść błędu zobaczysz w Ustawieniach → Poczta.

Kopia wysłanych wiadomości

Przy podłączaniu skrzynki aplikacja sama wyszukuje folder „Wysłane" (bywa nazwany Sent, Sent Items, INBOX.Sent) i wkłada tam kopię każdej wysłanej wiadomości - dzięki temu wątek wygląda tak samo w aplikacji i w telefonie. Jeśli skrzynka takiego folderu nie ma, wiadomość i tak zostanie wysłana, tylko bez kopii na serwerze.

Spam / Niechciane

Jeśli nie chcesz dostawać wiadomości od jakiegoś adresu, otwórz menu wątku (ikona ⋮) i wybierz Spam / Niechciane - zablokuj nadawcę. Od tej chwili:

• wątki z tym adresem znikają ze wszystkich list poczty (także z listy „Wszystko"),
• nowe wiadomości od niego nie są pobierane, więc nie zobaczysz o nich powiadomień.

Nic nie jest kasowane - ani w Task Managerze, ani na serwerze pocztowym. Listę zablokowanych adresów znajdziesz w Ustawienia → Poczta → Spam / Niechciane; możesz tam dopisać adres ręcznie albo kliknąć Odblokuj - wtedy wcześniejsze wątki wracają na listy. Blokada działa we wszystkich Twoich skrzynkach. Adresu własnej skrzynki zablokować się nie da.