Piątek, 16:20. Na biuro@ firmy meblowej wpada mail od Delta Meble: pęknięty blat z zamówienia 4821, w załączniku protokół szkody. Trzy osoby mają dostęp do adresu i każda może założyć, że sprawą zajmie się ktoś inny. Pokażę Ci, jak w Task Managerze zamienić taki mail w zadanie: receptura rozpozna zgłoszenie i założy zadanie dla wskazanej osoby.
Mail w zadanie: dlaczego reklamacja potrzebuje osobnego miejsca?
Mail w zadanie zamieniasz po to, by sprawa dostała osobę odpowiedzialną i termin. Dopóki reklamacja istnieje wyłącznie w skrzynce, ktoś musi pamiętać, żeby ją przepisać i przekazać dalej.
Ola, Kasia i Marek zaglądają w piątek na firmowy adres. Sam fakt, że wszyscy mogą przeczytać wiadomość, nie rozstrzyga, kto odpowie klientowi. Jeśli znasz ten problem, zobacz też jak uporządkować maile na wspólnym adresie.
W Task Managerze każdy podłącza wspólny adres u siebie. Moduł Poczta traktuje podłączoną skrzynkę jako prywatną: cudzej poczty nie widzi nawet administrator. Zadanie w Workspace Sprzedaż daje zespołowi miejsce do pracy nad sprawą, ale nie zamienia prywatnej korespondencji w publiczną.
Trzy części receptury wystarczą, żeby zacząć
Receptura w Task Managerze składa się z GDY, JEŚLI i WYKONAJ: zdarzenia, warunków i akcji. W tym przypadku zdarzeniem jest nowy mail, warunkiem ocena zgłoszenia, a akcją utworzenie zadania. Nie musisz łączyć osobnych usług.
Otwórz Automatyzacje ikoną widoków, czyli kwadratów w górnej belce. Przycisk + nad listą pozwala zacząć od pustej receptury albo wybrać gotowiec. W kategorii „Obsługa klienta” znajdziesz „Reklamacja → pilne zadanie (AI)”: AI rozpoznaje skargę lub zgłoszenie problemu, po czym powstaje zadanie z wysokim priorytetem i powiadomienie. Przed zapisem wskaż Workspace.
Gotowiec otwiera się jako niezapisany szkic. Możesz go więc przejrzeć i dostosować, zanim zacznie działać. Widać go tylko wtedy, gdy masz skonfigurowane AI i dostęp do Poczty. Opis pozostałych możliwości znajdziesz na stronie Automatyzacje w Task Managerze.
Możesz też opisać regułę Asystentowi AI zamiast układać ją samodzielnie. Ola może napisać: „Gdy na firmową skrzynkę przyjdzie reklamacja, przygotuj zadanie w Sprzedaży dla Kasi Wójcik z wysokim priorytetem i terminem za jeden dzień”. Asystent AI złoży gotowy szkic, a pod odpowiedzią pojawi się karta „Przejdź do Automatyzacji”. Szkic jest niezapisany i wyłączony - dopóki nie klikniesz Zapisz, receptura nie działa. Sprawdź wynik, szczególnie wskazaną osobę i termin, a dopiero potem zdecyduj o zapisie.
Które maile trafią do Historii?
Mail odrzucony przez filtr przy wyzwalaczu nie trafi do Historii; mail przepuszczony przez wyzwalacz, lecz odrzucony przez warunek w JEŚLI, pojawi się tam razem z powodem. Wyzwalacz „Nowy e-mail w skrzynce” reaguje na odebrane wiadomości; kopie Twoich wysyłek go nie uruchamiają. Przy wyzwalaczu możesz dodatkowo wskazać skrzynkę i nadawcę - oba pola da się zostawić puste, a wtedy receptura ogląda maile z dowolnej skrzynki i od każdego.
Jeśli Ola ma kilka podłączonych skrzynek, niech wskaże firmową już przy wyzwalaczu. Dzięki temu przy sprawdzaniu reklamacji nie będzie przekopywać się przez zdarzenia z pozostałej korespondencji.
Filtr nadawcy zostaw pusty, jeśli skargi mogą przyjść od różnych klientów. Gdy ustawisz go tylko na adres Delta Meble, inne firmy nie przejdą nawet do warunku AI. To dobre ustawienie dla receptury obsługującej jednego klienta, ale nie dla całej skrzynki biuro@.
Warunek AI sprawdza sens maila, lecz nie otwiera PDF-a
Warunek „AI oceni (własny warunek)” widzi nazwy załączników, ale nie ich zawartość. W sekcji JEŚLI możesz połączyć go z warunkami tekstowymi. Warunki łączą się przez „i”, a AI liczy się na końcu, po prostszych sprawdzeniach. Dzięki temu nie odpytujesz modelu o każdy mail, który wcześniej odrzuci oczywisty filtr.
Kasia może wpisać w „Temat maila zawiera” frazy reklamac, uszkodz, zwrot, wadliw. Przecinki oznaczają tu „którekolwiek z tych słów”. Wpisz rdzeń: reklamac znajdzie różne odmiany, podczas gdy pełne reklamacja nie znajdzie słowa „reklamację”. Taki filtr ma jednak cenę. Jeśli klient zatytułuje zgłoszenie „Problem z blatem”, nie przejdzie do oceny AI. Przetestuj prawdziwe tematy z własnej skrzynki albo zrezygnuj z filtra tematu i pozwól AI ocenić więcej wiadomości.
Sam warunek opisz normalnym zdaniem: „Czy ta wiadomość jest reklamacją albo zgłoszeniem wady produktu, a nie zapytaniem ofertowym, newsletterem lub fakturą?”. Model dostaje nadawcę, temat, autora, fragment treści i nazwy załączników. Nie przeczyta wnętrza protokol-szkody-4821.pdf; jeśli o wadzie mówi wyłącznie dokument, ocena może jej nie wychwycić. Przy niepewności warunek odpowiada „nie”.
Fragment treści maila przekazany do oceny trafia do dostawcy AI, z którego klucza korzysta Twoja firma. Przed włączeniem reguły sprawdź, co trafia do dostawcy AI. Jeśli ocena ma uwzględniać firmową notatkę z zasadami reklamacji, możesz dołączyć ją jako wiedzę. Wybierz niewielkie źródło: limit materiału to około 12 tys. znaków, a źródła, które się nie mieszczą, są pomijane w całości.
Zadanie ma właściciela i termin, ale nie wyczyta ich z maila
Receptura nie dobiera osoby odpowiedzialnej ani nie odczytuje terminu z treści maila. W sekcji WYKONAJ ustaw akcję „Utwórz zadanie”: wskaż Workspace Sprzedaż, Kasię Wójcik i termin +1 dzień. W temacie możesz użyć {{mail.temat}}, a w opisie {{mail.tresc}} oraz {{mail.nadawca}}, żeby zespół miał treść zgłoszenia bez otwierania skrzynki Oli.
Dla maila od Delta Meble powstaje wtedy zadanie dotyczące uszkodzonego blatu. Receptura wiąże je z wątkiem poczty. W nagłówku zadania pojawia się plakietka z tematem maila. W menu korespondencji znajdziesz skrót do powiązanego zadania. Plakietka jest drogą do wątku dla osoby z dostępem do skrzynki, nie sposobem udostępnienia wiadomości wszystkim w Workspace.
Możesz dodać kolejną akcję „Zapisz załączniki w folderze”, żeby protokół trafił do Plików. Jeśli chcesz też wysyłać potwierdzenie odbioru, służy do tego „Wyślij e-mail ze swojej skrzynki”: odpowiedź do nadawcy wychodzi z adresu autora receptury i trafia do tego samego wątku. Najpierw jednak sprawdź jej treść w teście. Automatyczne potwierdzenie nie powinno obiecywać klientowi terminu rozpatrzenia, którego Twoja firma nie ustaliła.
Receptura nie dobierze Kasi na podstawie opisu usterki. Wybierasz ją w akcji. Nie odczyta też terminu żądanego przez klienta: +1 dzień oznacza termin liczony od nadejścia maila, nie „następny dzień roboczy”. Jeśli wiadomość wpada w piątek, sprawdź, czy taki termin pasuje do sposobu pracy firmy. Różne osoby lub ścieżki obsługi rozdzielisz na osobne receptury z innymi warunkami nadawcy albo tematu.
„Testuj” pozwala zobaczyć pomyłkę przed pierwszą wysyłką
Przycisk „Testuj” bierze ostatnie zdarzenia pasujące do wyzwalacza i pokazuje, które przeszłyby warunki i jakie wiadomości by wyszły, z podstawionymi zmiennymi. Niczego nie wykonuje i nie wysyła, więc użyj go przed zapisaniem włączonej receptury. Po kliknięciu „Zapisz” włączona reguła działa od razu.
W teście szukaj dwóch pomyłek. Czy mail „Uszkodzony blat” przechodzi przez filtr tematu? Czy zwykłe pytanie o ofertę nie przechodzi przez warunek AI? Jeśli odpowiedź Cię zaskoczy, popraw warunki i powtórz test, zanim dopuścisz automatyczne odpowiedzi do klientów.
Po uruchomieniu kliknij „Historia”. Przez 30 dni zobaczysz wykonane przebiegi z listą kroków, pominięte z warunkiem, który je zatrzymał, oraz błędy z komunikatem. Gdy przez 48 godzin nie będzie wykonania, receptura pokaże informację o ostatnim przebiegu i odrzucanych zdarzeniach. Po ponad tygodniu, przy co najmniej 10 zdarzeniach i ani jednym wykonaniu, dostaniesz powiadomienie.
Są też bezpieczniki: przekroczenie limitu uruchomień na godzinę wstrzymuje recepturę, a trzy błędy z rzędu powodują automatyczną pauzę z powiadomieniem i e-mailem. Dzienny limit zapytań AI z automatyzacji ustawia administrator w Ustawieniach → AI; domyślnie wynosi 200, a 0 wyłącza limit. Po jego wyczerpaniu receptury z AI są pomijane do północy, z wpisem w Historii. Więcej o kontroli reguł znajdziesz w materiałach o Automatyzacjach.
Przed startem potrzebujesz wariantu Pro, skrzynki i klucza AI
Do opisanej receptury potrzebujesz wariantu Pro, podłączonej skrzynki i skonfigurowanego AI. Poczta i Automatyzacje należą do Pro; sam warunek „AI oceni” wymaga własnego klucza u OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude albo xAI Grok. Za użycie modelu płacisz bezpośrednio dostawcy, bez marży Task Managera.
Skrzynkę dodasz przez Ustawienia → Poczta → Dodaj skrzynkę. Podasz adres i hasło, dane serwerów IMAP/SMTP, czyli protokołów odbioru i wysyłania poczty, oraz ustawienia skrzynki. Gmail i Outlook wymagają hasła aplikacji zamiast zwykłego hasła do konta. Na koniec użyj „Testuj połączenie”, który osobno sprawdzi odbiór i wysyłkę.
Licencja Task Managera jest bezterminowa: płacisz jednorazowo za liczbę stanowisk, a cena obejmuje 12 miesięcy aktualizacji. Późniejsze odnowienie jest opcjonalne. Wariant Pro kosztuje 1 990 zł w planie Starter do 8 osób, 3 990 zł w Classic do 20 osób i 5 990 zł w Max do 35 osób.
Jutro otwórz gotowiec „Reklamacja → pilne zadanie (AI)”, wskaż Workspace i sprawdź osobę odpowiedzialną. Potem kliknij „Testuj” i porównaj wyniki z ostatnimi zgłoszeniami, zanim zapiszesz włączoną recepturę. Chcesz najpierw obejrzeć program? Otwórz Demo.
Najczęstsze pytania
Czy mail w zadanie sam przypisze reklamację właściwej osobie?
Nie, osobę odpowiedzialną wskazujesz w akcji „Utwórz zadanie”. Jeśli zgłoszenia mają trafiać do różnych osób, przygotuj osobne receptury z różnymi warunkami nadawcy albo tematu.
Czy AI przeczyta protokół szkody dołączony jako PDF?
Nie, warunek „AI oceni” widzi nazwy załączników, ale nie zagląda do ich wnętrza. Sam plik możesz zapisać w Plikach akcją „Zapisz załączniki w folderze”.
Czy po powiązaniu maila z zadaniem cały zespół zobaczy korespondencję?
Nie, powiązanie nie daje zespołowi dostępu do wątku poczty; otworzą go tylko osoby z tą skrzynką podłączoną u siebie. Jeśli jednak wkleisz temat lub treść maila do zadania, uczestnicy zadania zobaczą umieszczone tam informacje. Załączniki możesz zapisać w Plikach.
Co zrobić, gdy reguła łapie za dużo maili albo pomija reklamacje?
Kliknij „Historia”, żeby zobaczyć wykonane i pominięte zdarzenia oraz warunek, który zatrzymał każde pominięcie. Przed zapisaniem zmian użyj „Testuj” na ostatnich zdarzeniach pasujących do wyzwalacza.
Czy do automatycznego tworzenia zadań z maili potrzebuję AI?
Nie, zadanie z maila możesz utworzyć także przy warunkach tekstowych, bez oceny AI. Warunek „AI oceni” i gotowiec oznaczony „(AI)” wymagają skonfigurowanego AI; Poczta i Automatyzacje wymagają wariantu Pro.
Źródła
Zespół Task Managera - piszemy o pracy zespołowej, AI w firmie i porządku w zadaniach na przykładach z Task Managera, programu instalowanego na własnym serwerze. Task Managera tworzy od 2013 roku Blue Creation Group (Piotr Łącz); korzystają z niego m.in. Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna i Polpharma - zobacz opinie klientów. Teksty sprawdzamy z instrukcją i aktualną wersją programu.
