Czym jest warunek AI w automatyzacjach?
Część zgłoszeń trudno rozpoznać po słowach kluczowych. „Reklamacja” nie zawsze zawiera słowo „reklamacja”, faktura bywa nazwana skan_0043.pdf, a formularz kontaktowy i newsletter przychodzą z tego samego adresu. Warunek AI w automatyzacjach Task Managera pozwala napisać zwykłym językiem, co ma zostać sprawdzone. Model odpowiada „tak” albo „nie”.
Automatyzacja ma trzy części: GDY coś się zdarzy, JEŚLI spełnione są warunki, WYKONAJ akcje. Działa wewnątrz programu, bez Zapiera i Make. „AI oceni (własny warunek)” to jeden z dostępnych warunków, obok priorytetu, statusu, nadawcy czy frazy w temacie. Nie musisz go używać.
AI widzi nadawcę, temat, autora, fragment treści, tytuł wydarzenia i nazwy załączników. Nie zagląda do wnętrza plików. Gdy nie ma pewności, odpowiada „nie”.
Gdzie ten warunek stoi w recepturze?
Warunek AI jest sprawdzany jako ostatni, niezależnie od miejsca, w którym go ustawisz. Najpierw działają filtry, takie jak obecność załącznika, nadawca czy słowo w temacie. Dopiero zdarzenia, które je przeszły, trafiają do modelu. Każde zapytanie kosztuje, dlatego administrator ustawia dzienny limit zapytań AI z automatyzacji. Domyślnie wynosi on 200; wartość 0 wyłącza limit. Po jego wyczerpaniu receptury z AI są tego dnia pomijane. Informacja trafia do historii, a licznik zeruje się o północy.
Drugi element AI to akcja „Napisz wiadomość przez AI”. Każdy z tych dwóch elementów może korzystać z własnego zbioru wiedzy: notatki, folderu Plików, czatu, zadania, workspace albo skrzynki. Możesz więc oceniać zgłoszenie na podstawie regulaminu, a odpowiadać na podstawie cennika. Materiał trafia do modelu przy każdym zdarzeniu. Limit wynosi około 12 tysięcy znaków, podczas gdy w Asystencie jest to 60 tysięcy. Źródła, które się nie mieszczą, są pomijane w całości. Lepiej więc wskazać konkretny folder niż cały workspace. Gdy dołączysz wiedzę, AI ma powiedzieć wprost, jeśli nie znajdzie odpowiedzi w źródłach.
Recepturę możesz też opisać Asystentowi, na przykład: „odpowiadaj na pytania o cennik na podstawie folderu Cenniki”. Asystent przygotuje szkic i rozpisze, jak zadziała. Szkic pozostaje niezapisany i wyłączony, dopóki sam go nie zapiszesz.
Co zyskujesz?
Nie musisz czytać każdej wiadomości, żeby oddzielić zgłoszenie od oferty czy faktury. Ty zajmujesz się sprawami wymagającymi Twojej decyzji, zamiast ręcznie rozdzielać skargi i dokumenty. Gdy ocena jest niepewna, automat woli nic nie zrobić, niż zadziałać błędnie.
Nie musisz też przekładać własnej oceny na listę słów kluczowych. Taka lista wymaga poprawek, gdy klienci zaczynają opisywać te same sprawy inaczej. Zamiast tego określasz, co chcesz rozpoznać.
Nie zostajesz bez informacji, gdy coś nie zadziała. Nie musisz odtwarzać z pamięci, co się wydarzyło, żeby zdecydować, czy poprawić regułę.
Use case: skrzynka serwisu
Do jednej skrzynki wpadają reklamacje, zapytania ofertowe, faktury od dostawców i newslettery. Rano ktoś przegląda wiadomości, żeby znaleźć te wymagające reakcji.
Pierwsza receptura: GDY przyjdzie nowy e-mail, JEŚLI AI rozpozna skargę albo zgłoszenie problemu, WYKONAJ - utwórz zadanie z wysokim priorytetem i terminem na jutro oraz wyślij powiadomienie. Gotową recepturę „Reklamacja → pilne zadanie (AI)” znajdziesz pod „+”. Wskazujesz w niej workspace, przeglądasz niezapisany szkic i klikasz „Zapisz”.
Druga receptura: GDY przyjdzie nowy e-mail, JEŚLI ma załącznik i AI uzna go za fakturę, WYKONAJ - zapisz załączniki w Faktury / {{rok}} / {{miesiac}}. To również gotowiec: „Faktura z maila → folder (AI)”. Brakujące foldery tworzą się same.
Zanim włączysz recepturę, użyj przycisku „Testuj”. Silnik bierze ostatnie zdarzenia pasujące do wyzwalacza i pokazuje, co by się stało. Niczego nie wykonuje ani nie wysyła.
Najczęstsze pytania
Czy warunek musi korzystać z AI?
Nie. W automatyzacjach Task Managera dostępne są też filtry dotyczące priorytetu, statusu, workspace, nadawcy, frazy w temacie lub wiadomości, nazwy pliku oraz warunek „po terminie od N godzin”. „AI oceni (własny warunek)” przydaje się tam, gdzie sztywna reguła nie wystarcza.
Czy zobaczę, jak automatyzacja zadecydowała?
Tak. Przycisk Historia pokazuje zdarzenia, które trafiły w wyzwalacz: wykonane wraz z listą kroków, pominięte wraz z warunkiem, który je zatrzymał, oraz błędy z komunikatem serwera. Wpisy są przechowywane przez 30 dni.
Czy receptura może sięgnąć do cudzej poczty?
Nie. Automatyzacja reaguje wyłącznie na skrzynki swojego autora i działa z jego uprawnieniami. Nie napisze w cudzym zadaniu ani nie założy zadania w workspace, do którego autor nie ma dostępu. Administrator też nie zbuduje reguły na cudzej poczcie.
Co się stanie, jeśli reguła zacznie się psuć?
Po trzech błędach pod rząd receptura sama się wstrzymuje, a autor dostaje powiadomienie i e-mail. Przekroczenie limitu uruchomień na godzinę także wstrzymuje recepturę; autor dostaje powiadomienie i e-mail.