Na czym polega problem zgłoszeń w skrzynce?
Zgłoszenie od klienta przychodzi mailem i tam zostaje. Ktoś musi je przeczytać, przepisać na listę zadań, ustawić termin, przypisać osobę i zapisać załączniki. Do tego czasu jedynym śladem sprawy jest wiadomość w cudzej skrzynce. Reszta zespołu może nawet nie wiedzieć, że coś czeka.
Mail, który sam zakłada zadanie, to receptura automatyzacji w Task Managerze zbudowana według schematu GDY / JEŚLI / WYKONAJ. Jeśli wiadomość spełnia warunki, powstaje zadanie powiązane z wątkiem korespondencji. Załączniki trafiają do Plików. Nikt nie przepisuje zgłoszenia ręcznie. Poczta, Automatyzacje i Pliki to moduły wariantu Pro.
Jak wygląda taka receptura w środku?
Wyzwalaczem jest Nowy e-mail w skrzynce. Reaguje tylko na wiadomości odebrane - kopie Twoich własnych wysyłek go nie uruchamiają. Warunki pozwalają wskazać nadawcę, temat maila, skrzynkę (gdy masz kilka) i obecność załącznika. W polach „zawiera” możesz wpisać kilka słów po przecinku. Wystarczy jedno trafienie. Wpisuj rdzeń zamiast całego słowa: „faktura” nie złapie „fakturę”, ale „faktur” złapie obie formy.
Gdy taki filtr nie wystarcza, dodajesz warunek „AI oceni”. Możesz opisać, że chodzi o reklamację albo załącznik, który wygląda na fakturę. AI widzi nadawcę, temat, fragment treści i nazwy załączników. Nie zagląda do wnętrza plików. Ten warunek jest sprawdzany na końcu, po pozostałych filtrach, żeby ograniczyć zbędne zapytania. Przy niepewności odpowiada „nie”.
W części WYKONAJ ustawiasz kolejno maksymalnie dziesięć klocków. Przy Utwórz zadanie wskazujesz workspace, osobę odpowiedzialną i termin, na przykład +2 dni od przyjścia maila. W temacie i opisie możesz podstawić {{mail.temat}}, {{mail.tresc}} i {{mail.nadawca}}. Potem dodajesz Napisz wiadomość albo Wiadomość napisze AI. Wiadomość trafi do wątku utworzonego zadania, jeśli klocek tworzący zadanie stoi wcześniej. Zapisz załączniki w folderze pozwala użyć ścieżki Zgłoszenia / {{rok}} / {{miesiac}}. Ukośnik tworzy kolejny poziom, a brakujące foldery powstają same. Przed włączeniem receptury przycisk Testuj pokaże na ostatnich zdarzeniach, co by się stało. Niczego nie wykona ani nie wyśle.
Co się zmienia w Twoim dniu
Rano nie przeglądasz skrzynki, żeby ustalić, które zgłoszenia przekazać dalej. Te, które spełniły warunki, czekają jako zadania z terminem, przypisaną osobą i opisem z maila. Zaczynasz od decyzji, nie od przepisywania.
Nie szukasz też zdjęć usterki w załącznikach sprzed trzech tygodni. Pliki z wiadomości są zapisane w podziale na rok i miesiąc. Gdy ktoś później pyta, co dokładnie napisał klient, możesz wrócić z zadania do oryginalnej korespondencji. Powiązanie działa także w drugą stronę.
Serwis, który dostaje awarie mailem
Zgłoszenie awarii przychodzi o 7:40, zanim ktokolwiek usiądzie do biurka. Własna receptura wybiera maile po domenie nadawcy, tworzy zadanie we wskazanym workspace z terminem +2 dni i zapisuje załączniki w folderze zgłoszeń. Osobę odpowiedzialną wskazujesz w recepturze. Rano możesz zacząć od zadania powiązanego z mailem zamiast przepisywać zgłoszenie ze skrzynki.
Ta receptura nie odczyta terminu z treści maila. Termin ustawiasz jako określoną liczbę dni od jego przyjścia. Nie dobierze też osoby odpowiedzialnej na podstawie treści - przypisze tę, którą wskażesz. Jeśli zgłoszenia mają trafiać do różnych osób, tworzysz osobne receptury z warunkami dotyczącymi nadawcy albo tematu. Gotowce Reklamacja → pilne zadanie (AI) i Zgłoszenie awarii → zadanie znajdziesz w katalogu pod +. W obu wskazujesz swój workspace i zapisujesz recepturę.
Najczęstsze pytania
Czy potrzebuję modułu Poczta?
Tak - do pracy na firmowej skrzynce w programie potrzebujesz wariantu Pro, w którym są Poczta i Automatyzacje. Gotowce pocztowe są dostępne, gdy masz dostęp do modułu Poczta. Aby korzystać z wyzwalacza „Nowy e-mail w skrzynce”, potrzebujesz podłączonej skrzynki.
Czy ktoś inny może zbudować automatyzację na mojej skrzynce?
Nie. Receptura reaguje wyłącznie na skrzynki swojego autora. Nie może tego zmienić nawet administrator.
Czy każdy mail założy zadanie?
Nie. Zadanie powstanie tylko dla maila, który spełni wszystkie warunki receptury. Warunki łączą się przez „i”; różne scenariusze wymagają osobnych receptur.
Skąd wiem, że receptura zadziałała?
Przycisk Historia pokazuje zdarzenia, które trafiły w wyzwalacz: wykonane z listą kroków, pominięte ze wskazaniem warunku i błędy z komunikatem serwera. Wpisy są przechowywane przez 30 dni.