We wtorek klient prosi Olę z agencji: „Prześlijcie na piśmie to, na czym stanęliśmy”. W czacie „Ustalenia z klientem” czeka 14 wiadomości z trzech dni, a wśród nich decyzja o makiecie i termin Marka. Eksport wiadomości do PDF rozwiąże sprawę, jeśli potrzebny jest jeden konkretny wpis; gdy klient oczekuje podsumowania całej rozmowy, trzeba najpierw zebrać ustalenia w jednej odpowiedzi.
Eksport wiadomości do PDF zaczyna się przy konkretnym wpisie
Aby zapisać wiadomość, najedź na nią kursorem i otwórz menu ⋮ przy jej autorze. Wybierz eksport do PDF, Worda albo TXT; do pliku trafi ta pojedyncza wiadomość, nie cały czat.
Obok menu są też reakcja, kopiowanie treści i gwiazdka ulubionych. Łatwo pomylić te akcje, kiedy działasz w pośpiechu, dlatego najpierw znajdź wpis, który naprawdę potwierdza ustalenie. We wtorek Ola wybiera wiadomość Marka: makieta z ciemnym tłem będzie gotowa w czwartek do 12:00. Nie wysyła klientowi całej rozmowy o wariantach, skoro potrzebuje potwierdzić termin.
PDF sprawdzi się jako plik do przeczytania, Word - gdy odbiorca ma dopisać poprawki, a TXT - gdy chcesz przenieść sam tekst do innego dokumentu. Więcej o samym mechanizmie znajdziesz na stronie eksportu pojedynczych wiadomości.
Jedno zastrzeżenie oszczędzi Ci pomyłki: przycisk „[...]” pod wiadomością w otwartym wątku dotyczy między innymi edycji i usuwania, jeśli masz odpowiednie uprawnienia. Eksportu szukaj w menu ⋮ przy samej wiadomości.
Cała rozmowa w jednym pliku wymaga najpierw podsumowania
Task Manager nie eksportuje całego czatu do jednego PDF-a jednym kliknięciem. Jeśli potrzebujesz jednego dokumentu z całej rozmowy, poproś Asystenta AI o podsumowanie wątku, a potem wyeksportuj jego pojedynczą odpowiedź.
Ola klika „Asystent AI” przy polu odpowiedzi i pyta: „Podsumuj ustalenia z tego wątku: decyzje, terminy i kto za co odpowiada”. Przy 14 wiadomościach z trzech dni dostaje tekst, w którym może sprawdzić trzy rzeczy: co zatwierdzono, na kiedy i przez kogo. Asystent AI w wątku odpowiada na podstawie jego korespondencji; jeśli nie znajdzie w niej jakiejś informacji, mówi o tym wprost.
Odpowiedź zostaje w rozmowie z plakietką „TYLKO DLA CIEBIE”. Widzi ją pytający, nie widzą jej pozostali uczestnicy ani administrator. Dopiero po przeczytaniu Ola otwiera menu ⋮ przy tej odpowiedzi i wybiera eksport do PDF lub Worda. Tak powstaje jeden plik z podsumowaniem, choć funkcja eksportu nadal obejmuje tylko jeden wpis.
Przed wysłaniem porównaj nazwiska, kwoty i daty z wiadomościami źródłowymi. Przy odpowiedzi Asystenta AI widnieje ostrzeżenie, że AI może popełniać błędy. Jeśli ustalenie ma znaczenie dla ceny albo zakresu pracy, nie traktuj płynnie napisanego zdania jak potwierdzenia, którego nie ma w rozmowie. Zasady zadawania pytań i wyboru źródeł opisuje strona Asystenta AI.
Porządkuj zmienia widok wiadomości, ale nie ich oryginały
„Porządkuj” pozwala przeczytać wątek w wersji przygotowanej przez AI. Gdy wyeksportujesz pojedynczą wiadomość w takim widoku, do pliku trafi widoczna wersja z adnotacją, że przygotowało ją AI; oryginał w wątku pozostanie bez zmian.
Przycisk „Porządkuj” znajdziesz przy polu odpowiedzi w zadaniu, czacie i Poczcie. Otwiera cztery tryby:
| Tryb | Co zobaczysz |
|---|---|
| Oryginalna treść | Wiadomości w postaci, w jakiej zostały napisane. |
| Upiększ | Krótszą, uporządkowaną treść w pierwszej osobie, bez stopek, podpisów i klauzul. |
| Streść | Jedno lub dwa zdania na wiadomość, skupione na tym, co ma konsekwencje. |
| Ekspert | Fachową wersję z linią „Uwaga eksperta” pod każdą wiadomością: radą, ryzykiem albo pytaniem. |
W środę Ola wybiera „Streść”, bo chce szybko odszukać decyzję o zakresie makiety. Tryb porządkuje najpierw 8 najnowszych wiadomości; przycisk „Uporządkuj starsze wiadomości (N)” dociąga kolejne 8. To nadal nie jest zbiorczy eksport: eksport przy streszczonym wpisie daje plik z tym jednym wpisem.
Wersja uporządkowana jest podglądem na czas sesji. Wynik nie zapisuje się zamiast wiadomości, a po odświeżeniu strony AI przygotowuje go od nowa. Pod każdym uporządkowanym wpisem zobaczysz „AI może popełniać błędy” - dobry powód, by przed eksportem wrócić do oryginału i sprawdzić sens zdania.
Mail od klienta zapiszesz osobno od jego załączników
Pojedynczego maila wyeksportujesz w wątku Poczty z menu ⋮ przy wiadomości, do PDF, Worda albo TXT. Poczta jest modułem wariantu Pro; eksport treści maila i zapis jego załączników to dwie odrębne czynności.
Załóżmy, że w czwartek klient potwierdza e-mailem dwa warianty projektu. Ola najeżdża na jego wiadomość, otwiera menu i zapisuje ten mail do PDF. Cytowana wcześniejsza korespondencja jest w widoku zwijana pod przyciskiem „Pokaż wcześniejszą korespondencję”, dzięki czemu łatwiej wskazać właściwy wpis zamiast czytać powtarzającą się historię.
Jeśli klient dołączył pliki, Ola może zapisać wszystkie załączniki z menu wątku do modułu Pliki, w folderze Poczta / skrzynka / temat wątku. Nie jest to jednak część eksportu wiadomości do PDF. Sposób pracy z korespondencją opisuje strona Poczty w Task Managerze, a porządkowanie samych plików - tekst o załącznikach z maili i zadań.
Notatka pozwala poprawić protokół przed eksportem
Notatkę w Task Managerze możesz wyeksportować do PDF, Worda albo TXT. Ola może najpierw zebrać w notatce zakres prac, cenę i pytania do klienta, a dopiero potem przygotować plik.
W piątek Ola przenosi potrzebne ustalenia do notatki „Ustalenia z klientem ABC”. Dopisuje, które decyzje są już zatwierdzone, a które wymagają odpowiedzi, po czym przygotowuje Worda do dalszej korekty. Nie musi przy tym udostępniać brudnopisu całemu zespołowi: notatka pozostaje prywatna, dopóki sama nie nada komuś dostępu. Samo przypisanie jej do workspace'u jest etykietą, a nie zaproszeniem do czytania; nieudostępnionej notatki nie widzi nawet administrator.
Jeśli ktoś ma pomóc Oli w korekcie, może dostać dostęp „Tylko podgląd” albo „Może edytować”. Notatka zapisuje się automatycznie po około sekundzie od przerwania pisania. O tym, jak układać takie zapisy, przeczytasz w tekście o notatkach ze spotkań w firmie. Ważna granica: samo wyeksportowanie notatki tworzy plik; nie udostępnia jej w Task Managerze.
Eksport działa bez AI, a link przyda się tylko osobie z dostępem
Eksport pojedynczej wiadomości, maila i notatki nie wymaga skonfigurowanego AI. Link do zadania lub czatu pokaże treść tylko osobie z dostępem; bez niego zobaczy komunikat „Brak dostępu”. Funkcja „Porządkuj”, podsumowanie przez Asystenta AI i pliki, których treść przygotowuje Asystent AI, wymagają skonfigurowanego AI.
Gdy prosisz Asystenta AI o przygotowanie pliku do pobrania, może on przygotować Worda, PDF, Excel/CSV albo HTML: pisze treść, a aplikacja składa plik. To inna ścieżka niż eksport wybranego wpisu. Jeśli zamiast dokumentu chcesz odesłać współpracownika do bieżącej rozmowy, możesz użyć „Kopiuj link do zadania / czatu”. Dla zewnętrznego klienta, który nie ma dostępu, plik jest zwykle praktyczniejszy.
Firma korzysta z własnego klucza do jednego z dostawców AI: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude albo xAI Grok. Płaci bezpośrednio dostawcy. Gdy wskazujesz AI źródło wiedzy, jego treść trafia do zewnętrznego dostawcy; Poczta jako źródło wiedzy jest domyślnie wyłączona i włącza ją administrator. Nie zakładaj też, że Asystent AI odczyta wszystko z załącznika. Task Manager nie ma OCR - funkcji rozpoznawania tekstu na obrazie. AI nie przeczyta PDF-a będącego skanem ani starego binarnego pliku DOC. Granice przekazywania danych wyjaśnia tekst co trafia do dostawcy AI.
Jutro wybierz ostatnią rozmowę z klientem i sprawdź, czy wystarczy potwierdzenie w jednej wiadomości. Jeśli nie, poproś Asystenta AI o podsumowanie, porównaj je z wątkiem, wyeksportuj odpowiedź do PDF i dopiero wtedy wyślij plik klientowi. Chcesz przejść tę drogę na przykładzie? Otwórz Demo.
Najczęstsze pytania
Czy mogę wyeksportować cały czat do jednego PDF-a?
Nie jednym kliknięciem: eksport obejmuje pojedynczą wiadomość. Aby mieć jeden plik z ustaleniami z całego wątku, poproś Asystenta AI o podsumowanie i wyeksportuj jego odpowiedź.
W jakich formatach zapiszę wiadomość?
Pojedynczą wiadomość zapiszesz do PDF, Worda albo TXT z menu ⋮ przy niej. Dotyczy to także odpowiedzi Asystenta AI i pojedynczego maila w Poczcie.
Czy eksport wiadomości do PDF wymaga AI?
Eksport pojedynczej wiadomości nie wymaga AI, ale przygotowanie podsumowania całego wątku przez Asystenta AI już tak. Bez AI wyeksportujesz również pojedynczego maila i notatkę.
Co trafi do pliku, gdy włączę tryb Streść?
Do pliku trafi widoczna, streszczona przez AI wersja wybranej wiadomości z adnotacją o AI. Oryginalna wiadomość pozostanie nietknięta, a podgląd AI nie zostanie zapisany w wątku.
Czy klient zobaczy nasz czat, jeśli wyślę mu PDF?
Nie: wysłanie wyeksportowanego pliku nie daje dostępu do czatu w Task Managerze. Link do zadania lub czatu otworzy treść tylko osobie, która ma do niego dostęp.
Źródła
Zespół Task Managera - piszemy o pracy zespołowej, AI w firmie i porządku w zadaniach na przykładach z Task Managera, programu instalowanego na własnym serwerze. Task Managera tworzy od 2013 roku Blue Creation Group (Piotr Łącz); korzystają z niego m.in. Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna i Polpharma - zobacz opinie klientów. Teksty sprawdzamy z instrukcją i aktualną wersją programu.
