Czym jest eksport rozmów w Task Managerze?
Eksport w Task Managerze przydaje się, gdy ktoś prosi o ustalenia na piśmie. Pojedyncza wiadomość z wątku zadania, z czatu albo z Poczty i pojedyncza notatka stają się plikiem, który wyślesz dalej albo dołączysz do sprawy. Zamiast składać zrzuty ekranu, zapisujesz treść jako dokument.
Pojedynczą wiadomość z zadania, czatu lub Poczty albo jedną notatkę wyeksportujesz osobno jako PDF, DOCX lub TXT.
Co dokładnie trafia do pliku
Przy eksporcie pojedynczej wiadomości lub notatki w pliku PDF zostają pogrubienia, kursywa, listy i nagłówki. W pliku Word zostają nagłówki i listy, a pogrubienia i kursywa zamieniają się w zwykły tekst. Pozostałe formatowanie z edytora program pomija. Plik TXT zawiera sam tekst ze znacznikami Markdown, na przykład gwiazdkami wokół pogrubienia.
Na początku dokumentu program umieszcza informację o tym, kto i kiedy napisał treść oraz z którego wątku albo skrzynki ona pochodzi. Nagłówek buduje serwer. Dzięki niemu można rozpoznać plik bez szukania źródłowej rozmowy w aplikacji.
Jeśli czytasz wiadomość w wersji uporządkowanej przez AI, do pliku trafia właśnie ta wersja - program nie pyta o wybór, bo eksportuje to, co masz na ekranie. Wersje AI pozostają w pamięci sesji przeglądarki, nie w bazie. Dlatego przeglądarka przesyła wybraną wersję przy eksporcie. Nagłówek zawiera wtedy linię „Treść: wersja przygotowana przez AI (tryb …)”. Odbiorca widzi, że nie jest to dosłowny zapis rozmowy. Limit takiej treści wynosi 60 000 znaków. Bez trybu AI eksportujesz oryginał.
Gdy prosisz asystenta AI o dokument, asystent pisze treść, a Task Manager składa plik. Musisz wyraźnie poprosić o jego utworzenie i wskazać format. Asystent nie tworzy pliku przy okazji zwykłej odpowiedzi.
Kto może otworzyć wyeksportowany plik
Gotowy plik trafia do wydzielonego katalogu na serwerze, chronionego plikiem .htaccess. W bazie powstaje rekord z losowym tokenem. Link zawiera token, ale do pobrania potrzebne są także zalogowana sesja i odpowiednie uprawnienia: dostęp do zadania lub czatu, własność skrzynki albo dostęp do notatki. Samo przekazanie linku osobie z zewnątrz nie daje jej dostępu.
Program sprawdza uprawnienia przy generowaniu i pobieraniu pliku. Wiadomość z zadania lub czatu może wyeksportować osoba z dostępem do wątku. Prywatną wiadomość dla AI może wyeksportować tylko jej właściciel. Wiadomość z Poczty wyeksportuje wyłącznie właściciel skrzynki, nawet jeśli ktoś inny jest administratorem.
Domyślny czas życia pliku to 24 godziny. Po wygaśnięciu stary link przestaje działać, a plik trzeba wyeksportować ponownie. Eksport służy do wyjęcia treści z aplikacji, nie do przechowywania jej na serwerze bez końca.
Co zyskujesz?
Nie sklejasz zrzutów ekranu, gdy klient prosi o potwierdzenie ustaleń. Możesz przekazać mu osobny dokument z potrzebną wiadomością.
Nie musisz później odtwarzać pochodzenia pobranego pliku. Odbiorca zobaczy w nim, kto napisał treść i kiedy. A jeśli potrzebuje tylko jednej wiadomości, nie musisz przekazywać jej całej rozmowy.
Przykład z codziennej pracy
Kancelaria kompletuje akta. Korespondencja z klientem toczyła się przez trzy tygodnie w jednym wątku zadania. Część ustaleń jest w wiadomościach, część w notatce ze spotkania. Do akt trafia PDF z wybraną wiadomością z zadania i osobny PDF z notatki. Nagłówki pozwalają ustalić, kto napisał treść i kiedy. Aplikant, który otrzyma pobrane pliki, nie musi mieć konta w programie, żeby rozpoznać ich źródło.
Innym razem rozmowa prowadzona na telefonie między wizytami jest chaotyczna. Czytasz jedną z wiadomości w wersji uporządkowanej przez AI i eksportujesz właśnie tę wersję. Nagłówek wskazuje, że tekst przygotowało AI, więc odbiorca nie pomyli go ze stenogramem.
Najczęstsze pytania
Jakie formaty daje eksport rozmów?
Pojedynczą wiadomość albo notatkę zapiszesz jako PDF, DOCX lub TXT. Generator plików asystenta AI obsługuje PDF, DOCX, XLSX, CSV i HTML.
Czy mogę wyeksportować jedną wiadomość, a nie całą rozmowę?
Tak. Eksport zawsze dotyczy jednej wiadomości z zadania, czatu lub Poczty (także odpowiedzi Asystenta AI w wątku) albo jednej notatki. Całej rozmowy jednym kliknięciem nie wyeksportujesz - jeden plik z ustaleniami z wątku przygotuje Asystent AI, gdy poprosisz go o podsumowanie w PDF albo Wordzie.
Czy ktoś spoza firmy otworzy link do pliku?
Sam link nie wystarczy. Pobranie wymaga zalogowanej sesji i odpowiednich uprawnień: dostępu do zadania lub czatu, własności skrzynki albo dostępu do notatki.
Jak długo plik jest dostępny?
Domyślnie przez 24 godziny od wygenerowania. Potem link wygasa. Aby ponownie pobrać treść, trzeba ją jeszcze raz wyeksportować.
Czy administrator może wyeksportować cudzą wiadomość z Poczty?
Nie. Wiadomość z Poczty może wyeksportować wyłącznie właściciel skrzynki, również wtedy, gdy inna osoba jest administratorem.