W czwartek wieczorem Marta, właścicielka sześcioosobowej agencji, przygotowuje zaproszenia do projektu strony klienta Nord. Dostęp dla podwykonawcy - grafika Michała - i copywriterki Ani ma obejmować tylko ten projekt. Zlecenie potrwa trzy miesiące, ale oferty dla innych klientów i wewnętrzne rozmowy mają zostać poza ich widokiem. Zaproszenia wyśle w piątek, po ustawieniu uprawnień w Task Managerze.
Dostęp dla podwykonawcy zaczyna się od granicy Workspace'u
Osobny Workspace pozwala przypisać podwykonawcę do projektu bez przypisywania go do pozostałych przestrzeni. Workspace to wydzielona przestrzeń na zadania i czaty związane z projektem, zespołem albo tematem; użytkownik widzi tylko przestrzenie, do których należy. Więcej o tej granicy pokazuje opis Workspace'ów.
Marta zakłada „Nord - strona www”: klika „+” obok napisu „Workspace'y” w lewej kolumnie, wpisuje nazwę i zapisuje. Ten przycisk widzi administrator globalny albo osoba z uprawnieniem „Może dodawać Workspaces”. Marta może też poprosić Asystenta AI: „Utwórz workspace o nazwie Nord - strona www”. Asystent otworzy formularz z wpisaną nazwą, który nadal trzeba zapisać.
Na zrzucie widać kilka przestrzeni konta demonstracyjnego. Zewnętrzny grafik przypisany tylko do projektu Nord nie zobaczyłby pozostałych Workspace'ów na swojej liście. Pozycja „Wszystko” też nie jest furtką do całej firmy: zbiera zadania i czaty wyłącznie z przestrzeni dostępnych danej osobie.
Sama nazwa projektu niczego jednak nie chroni. Jeśli Marta umieści w przestrzeni Nord rozmowę o marży, udostępni ją uczestnikom tej przestrzeni. Wewnętrzne ustalenia zostawia więc w „Sprzedaży”, a do projektu Nord przenosi rozmowy i zadania potrzebne grafikowi oraz copywriterce.
Trzy pola rozdzielają uczestnictwo od prawa do tworzenia
W każdym Workspace osobno ustawiasz uprawnienia „Administrator”, „Zadania” i „Czaty”. Dwa ostatnie pola pozwalają zakładać nowe zadania lub czaty, a nie decydują samodzielnie o tym, czy osoba może pisać w istniejącym wątku, do którego ją dodano. Opis ról i uprawnień pomaga rozdzielić te przypadki.
W piątek Marta zaznacza grafikowi Michałowi „Zadania” i „Czaty” tylko przy Workspace'ie Nord, bo ma on zgłaszać nowe makiety i zakładać rozmowy o wariantach projektu. Copywriterka Ania ma pracować w wątkach, do których zostanie dodana; Marta nie daje jej prawa zakładania nowych zadań ani czatów. Ania nadal może czytać i pisać w przypisanych jej wątkach. Gdy ktoś nie ma uprawnienia do dodawania zadań lub czatów w żadnym dostępnym Workspace, ikony „Dodaj zadanie” albo „Dodaj czat” są dla niego ukryte.
Zrzut pokazuje wszystkie trzy zaznaczone uprawnienia przy jednej przestrzeni. Dla podwykonawcy nie musisz kopiować tego układu. „Administrator” oznacza zarządzanie tym Workspace'em: dodawanie i usuwanie uczestników, zmianę ustawień oraz możliwość edycji i kasowania cudzych zadań i czatów. Zaznaczenie go automatycznie włącza i blokuje pola „Zadania” oraz „Czaty”.
Jeśli zaznaczysz którekolwiek uprawnienie, aplikacja dopisze tę osobę do Workspace'u. Jeśli chcesz cofnąć dostęp do całej przestrzeni, odznacz ją przy tej osobie - aplikacja wyczyści cały wiersz. Przypisanie możesz zmienić w oknie Użytkownicy lub przez menu ⋮ przy karcie przestrzeni, wybierając „Edytuj workspace” i sekcję „Przypisz użytkowników”.
Konto zakładasz Ty, hasło ustawia zaproszona osoba
Konto podwykonawcy zakłada administrator globalny, a zaproszona osoba sama ustawia hasło po otrzymaniu e-maila. Nie tworzysz dla niej osobnej roli gościa: wybierasz globalną rolę „Użytkownik” i określasz dostęp do konkretnych Workspace'ów.
Marta klika ikonę grupy w lewym górnym rogu, otwiera zakładkę „Dodaj” i wpisuje e-mail, imię oraz nazwisko Michała. Wybiera rolę „Użytkownik”, a niżej, w tabeli „Przypisz do Workspaces”, zaznacza tylko przestrzeń Nord i potrzebne uprawnienia. Po zapisaniu Michał dostaje zaproszenie. Jeśli wiadomość nie dotrze, Marta użyje przy jego nazwisku przycisku „Wyślij ponownie”.
W tym samym formularzu Marta decyduje, czy Michał może korzystać z AI w zadaniach, AI w czatach oraz z osobnego okna Asystenta AI. Bez danego uprawnienia odpowiednie opcje nie pojawiają się w jego interfejsie. Dostęp Asystenta AI do internetu jest domyślnie wyłączony dla użytkownika; administrator globalny ma go zawsze. Przełączniki Poczty i Automatyzacji występują tylko w wariancie Pro, bo wariant Standard nie ma tych modułów.
Przed wysłaniem zaproszenia Marta sprawdza jeszcze Workspace „Ogólne”. Podczas instalacji powstaje w nim czat „Wspólny”, do którego nowo dodane osoby dołączają automatycznie w granicach dostępu do tej przestrzeni. Jeśli Michał nie ma dostępu do „Ogólne”, nie jest to dla niego kanał rozmowy. Jeśli ma - treść tego czatu powinna nadawać się do pokazania mu.
Link do zadania nie zastępuje uprawnień
Sam link do zadania nie daje podwykonawcy dostępu do jego treści. „Kopiuj link do zadania” prowadzi do wątku, ale osoba bez dostępu zobaczy komunikat zamiast rozmowy. Podobnie sam adres pliku nie wystarcza do pobrania go: aplikacja sprawdza uprawnienia.
W poniedziałek Marta przesyła Michałowi adres zadania z innej przestrzeni przez pomyłkę. Link nie otworzy mu rozmowy, do której nie ma dostępu. Lepiej jednak poprawić pomyłkę niż traktować link jako sposób zapraszania: do wspólnej pracy potrzebne jest konto i właściwe przypisanie.
Nie każda treść w aplikacji dziedziczy dostęp z Workspace'u. Notatka pozostaje prywatna, dopóki autor jej nie udostępni; przypisanie notatki do Workspace'u jest etykietą, nie udostępnieniem. Skrzynka pocztowa także jest prywatna, a powiązanie maila z zadaniem stanowi skrót nawigacyjny, nie pokazuje innym treści korespondencji. Prywatne pozostają również rozmowy z Asystentem AI. Asystent widzi tylko to, do czego dostęp ma osoba, która z niego korzysta.
Jest ważny wyjątek od granicy Workspace'u: administrator globalny widzi i zarządza wszystkimi przestrzeniami, zadaniami i czatami. Nie wykluczysz go z projektu Nord. Marta zostawia więc tę rolę sobie, a podwykonawcom nadaje rolę „Użytkownik”. Jeśli chcesz dokładniej sprawdzić, kto widzi zadania przy poszczególnych rolach, rozpisaliśmy to na osobnych przykładach.
Po zleceniu dezaktywuj konto, jeśli chcesz odzyskać stanowisko
Dezaktywacja odcina możliwość logowania i zwalnia stanowisko licencyjne, ale zachowuje dane oraz zadania podwykonawcy. W edycji użytkownika wyłączasz przełącznik „Aktywny”; nie musisz usuwać historii projektu, żeby przygotować miejsce dla kolejnej osoby.
W piątek po odbiorze strony Marta ma trzy różne możliwości. Może odznaczyć Michałowi Workspace Nord, jeśli nadal ma pracować w innych przestrzeniach. Może dezaktywować konto, jeśli kończy z nim współpracę - przy próbie logowania Michał zobaczy zwykły komunikat „Nieprawidłowy email lub hasło”. Może też ustawić status „Zablokowany”, gdy potrzebuje przerwać aktywną sesję: aplikacja kasuje sesje i zapamiętane urządzenia, wylogowuje użytkownika przy najbliższym kliknięciu i informuje go o blokadzie. Blokada nie zwalnia stanowiska. Nie można nią objąć siebie ani innego administratora globalnego.
Każdy aktywny podwykonawca zajmuje jedno stanowisko określone w kluczu licencyjnym. Gdy Marta dezaktywuje Michała, miejsce wraca do puli i może przypaść kolejnej osobie, o ile limit na to pozwala.
Zajętość Marta sprawdzi w zakładce „Dodaj” w oknie Użytkownicy albo w Ustawienia → Zaawansowane → Licencja. Gdy limit się wyczerpie, aplikacja zablokuje dodanie lub aktywację kolejnego konta. Aby zwiększyć limit, trzeba wprowadzić nowy klucz.
Task Manager rozlicza licencję jednorazowo za liczbę stanowisk, bez abonamentu od użytkownika. Plan Starter obejmuje do 8 osób i w wariancie Standard kosztuje 690 zł; Classic obejmuje do 20 osób i kosztuje 1 490 zł.
Licencja jest bezterminowa, zawiera 12 miesięcy aktualizacji, a późniejsze odnowienie jest opcjonalne. Jeśli zestawiasz ten model z płatnością cykliczną, zobacz rachunek abonamentu i licencji dla zespołu.
Nie szukaj przy tym przycisku „Archiwizuj workspace” - takiej operacji nie ma. Możesz archiwizować pojedyncze zadania i czaty; nie liczą się wtedy do nieprzeczytanych ani do sumy w dymku przy przestrzeni.
Usunięcie całego Workspace'u wymaga przepisania jego nazwy i nieodwracalnie kasuje zadania, czaty, wiadomości oraz pliki załączników. Jeśli chcesz zachować przebieg współpracy, nie usuwaj przestrzeni tylko dlatego, że zlecenie się skończyło.
Przed zaproszeniem rozstrzygnij trzy sprawy
Przed wysłaniem zaproszenia ustal, które treści należą do wspólnej przestrzeni, co podwykonawca może w niej tworzyć i kto zamknie jego dostęp po odbiorze.
Jutro wypisz projekty, przy których pracują osoby z zewnątrz. Przy każdym zanotuj, co powinno trafić do wspólnego Workspace'u, komu wystarczy pisanie w istniejących wątkach i kiedy wyłączysz konto. Task Manager trzyma dane aplikacji na Twoim serwerze, a licencja nie wymaga abonamentu za każdą osobę. Układ przestrzeni i uprawnień możesz obejrzeć w Demo.
Najczęstsze pytania
Czy podwykonawca może mieć dostęp tylko do jednego projektu?
Tak, przypisz mu rolę „Użytkownik” i tylko jeden Workspace. Użytkownik widzi przestrzenie, do których go przypisano; administrator globalny widzi wszystkie.
Czy zewnętrzna osoba zajmuje stanowisko licencyjne?
Tak, aktywne konto podwykonawcy zajmuje stanowisko. Po zakończeniu współpracy wyłącz „Aktywny”, aby zwolnić miejsce i zachować dane oraz zadania.
Co się stanie, gdy podwykonawca dostanie link do niedostępnego zadania?
Zobaczy komunikat, a nie treść zadania. Link prowadzi do wątku, ale nie nadaje uprawnień.
Czy administrator globalny widzi rozmowy podwykonawcy w jego Workspace'ie?
Tak, administrator globalny widzi zadania i czaty we wszystkich Workspace'ach. Nie widzi jednak prywatnych notatek, cudzej skrzynki pocztowej ani rozmów użytkownika z Asystentem AI.
Czym różni się dezaktywacja konta od blokady?
Dezaktywacja uniemożliwia logowanie i zwalnia stanowisko, a blokada przerywa sesję przy najbliższym kliknięciu, lecz stanowiska nie zwalnia. Przy logowaniu osoba dezaktywowana widzi komunikat o nieprawidłowym e-mailu lub haśle, a zablokowana - informację o blokadzie przez administratora.
Źródła
Zespół Task Managera - piszemy o pracy zespołowej, AI w firmie i porządku w zadaniach na przykładach z Task Managera, programu instalowanego na własnym serwerze. Task Managera tworzy od 2013 roku Blue Creation Group (Piotr Łącz); korzystają z niego m.in. Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna i Polpharma - zobacz opinie klientów. Teksty sprawdzamy z instrukcją i aktualną wersją programu.
