W czwartek rano Marta szuka podpisanej umowy dla klienta Nord. W sześcioosobowym biurze krążą już trzy pliki: projekt z maila, wersja po uwagach z zadania i skan wysłany na czacie. Gdy Kasia prosi: „Prześlij mi tę ostatnią”, Marta najpierw musi ustalić, który plik nią jest. Załączniki z maili i zadań znajdzie szybciej, jeśli sprawdzi nie tylko nazwę pliku, lecz także wątek, z którego pochodzi.
Załączniki z maili i zadań znajdziesz w Plikach, ale nie w jednym folderze
Załączniki z maili i zadań znajdziesz w module Pliki Task Managera, ale nie trafiają one automatycznie do jednego wspólnego folderu. Zadania i czaty mają własne foldery na załączniki, natomiast pliki z otrzymanej poczty zapisujesz na żądanie w osobnej gałęzi.
Gdy Marta szuka umowy, nie pyta już tylko „jak nazywał się plik?”, lecz także „w której rozmowie go wysłano?”. Zwykły katalog o nazwie „Umowy” nie odpowie na drugie pytanie.
Moduł Pliki w wariancie Pro otwierasz z menu widoków w górnej belce. W drzewie są Dokumenty, czyli Twoja prywatna przestrzeń, foldery workspace'ów, Udostępnione dla mnie oraz Śmietnik. Workspace to przestrzeń, w której zespół trzyma swoje zadania i czaty. W jego folderze znajdziesz osobne sekcje Zadania i Czaty.
Folder zadania powstaje, zanim pojawi się pierwszy plik
Każde zadanie i każdy czat workspace'u dostaje w Plikach folder pod swoją nazwą, nawet gdy jest jeszcze pusty. Folder ma odrębną ikonę i nie da się go usunąć ani przenieść - żyje, dopóki żyje wątek.
Kiedy Kasia dołączy skan do wiadomości w zadaniu „Umowa Nord”, załącznik pojawi się również w folderze tego zadania. Trafią tam także obrazy osadzone w treści, na przykład rysunek z okna Narysuj lub wklejony zrzut ekranu. Nie trzeba zakładać katalogu po każdej rozmowie.
Plik „z wątku” jest tym samym plikiem widocznym przy wiadomości, a nie kopią archiwalną. Jeśli usuniesz załącznik z wiadomości, zniknie również z folderu, bo to jeden plik pokazany w dwóch miejscach. Z poziomu Plików nie przeniesiesz go, nie zmienisz mu nazwy ani nie usuniesz go osobno. Możesz go pobrać, oznaczyć jako Ulubiony albo użyć „Kopiuj do…”, by utworzyć kopię w Dokumentach, folderze workspace'u lub własnym podfolderze.
W piątek Marta chce odłożyć podpisaną umowę do swojego folderu „Umowy”. Wybiera „Kopiuj do…”, zamiast próbować przesunąć załącznik i zerwać jego związek z rozmową. Wątek zachowuje swój plik, a Marta ma osobną kopię w wybranym miejscu. Samo skopiowanie do folderu workspace'u nie udostępnia jednak kopii zespołowi.
Więcej o tym związku pokazuje przykład pliku z wątku w folderze.
Spinacz w zadaniu kończy przewijanie starej rozmowy
Spinacz „Pliki” w nagłówku zadania otwiera listę wszystkich jego załączników, również ze starszych wiadomości, których jeszcze nie wczytano na ekranie. Przy każdym pliku widzisz typ, rozmiar, autora i datę dodania; kliknięcie otwiera podgląd, a strzałka pobiera plik.
Wyobraź sobie poniedziałek po dwóch tygodniach poprawek. Marta pamięta, że Kasia dołączyła PDF, ale nie pamięta dnia ani treści wiadomości. Zamiast przewijać całą korespondencję, otwiera folder zadania spinaczem i sprawdza listę.
Nowy załącznik dodasz spinaczem w edytorze, przeciągając plik do okna albo wklejając go ze schowka skrótem Ctrl/Cmd+V. Tę samą drogę do folderu wątku masz z nagłówka czatu. Dzięki temu plik nie musi czekać, aż ktoś ręcznie uporządkuje go po wysłaniu.
Mail można zapisać do Plików, ale nie pokazuje się zespołowi sam
Załączniki z otrzymanego maila zapisujesz w Plikach na żądanie, korzystając z menu wątku lub spinacza w jego nagłówku. Zapisanie ich nie udostępnia prywatnej skrzynki zespołowi; zapisane pliki zostają Twoje, dopóki sam ich nie udostępnisz. Pliki trafiają do folderu Poczta → nazwa skrzynki → temat wątku; sama synchronizacja poczty zapisuje jedynie spis załączników, a nie pobiera ich wszystkich.
W module Poczta w wariancie Pro Marta otwiera korespondencję z klientem. Menu ⋮ wątku pozwala zapisać wszystkie załączniki w Plikach. Jeśli kliknie spinacz w nagłówku, Task Manager od razu otworzy folder tej rozmowy, pokaże informację o pobieraniu z serwera pocztowego i będzie dodawał pliki w tle. Marta może zamknąć okno, zanim pobieranie się skończy.
Nikt inny, nawet administrator, nie widzi poczty Marty tylko dlatego, że pracuje z nią w jednym workspace'ie. Powiązanie maila z zadaniem jest skrótem nawigacyjnym, nie udostępnia zespołowi treści ani tematu wiadomości. Jeśli współpracownicy mają poznać treść, Marta musi wkleić ją do zadania.
To ważna granica między „mam plik pod ręką” a „zespół może go otworzyć”. Przy wspólnej skrzynce firmowej każda osoba podłącza ją u siebie, jeśli ma mieć wgląd do korespondencji. Więcej o organizacji takiej pracy przeczytasz w tekście o tym, jak ogarnąć maile w zespole.
Położenie pliku nie zastępuje decyzji o dostępie
Plik wgrany do folderu workspace'u jest domyślnie prywatny; sam folder nie daje zespołowi prawa do jego odczytu. Wyjątkiem jest plik wgrany bezpośrednio do folderu zadania lub czatu: widzą go uczestnicy tego wątku, choć usunąć go lub zmienić nazwę może tylko właściciel.
Gdy Marta układa umowy, może więc wybrać miejsce według sprawy, a dostęp według osób. Właściciel zarządza udostępnianiem: rola „Tylko podgląd” pozwala pobrać plik i użyć go jako załącznika, a „Może edytować” pozwala dodatkowo zmienić nazwę. W oknie udostępniania wiersz „Cały workspace” daje dostęp członkom tej przestrzeni jednym ruchem.
| Gdzie jest plik | Kto ma dostęp bez osobnego udostępnienia | Komu właściciel może go udostępnić |
|---|---|---|
| W Dokumentach | Właściciel | Osobom, z którymi dzieli dowolny workspace |
| W folderze workspace'u | Właściciel | Członkom tego workspace'u |
| Wgrany bezpośrednio do folderu zadania lub czatu | Uczestnicy wątku | Osobom z dostępem do tego wątku |
Ta tabela nie zastępuje sprawdzenia konkretnego pliku. Przycisk „Informacje” pokazuje między innymi właściciela, położenie i osoby, którym plik udostępniono. Jeśli chcesz uporządkować również dostęp do samych zadań, zacznij od ról i uprawnień w Task Managerze.
Podgląd pomaga wybrać plik, ale nie edytuje dokumentu
Obrazy i PDF-y otwierają się bezpośrednio w podglądzie Plików. DOCX i XLSX pokazują samą treść w widoku tekstowym, więc pełny układ dokumentu sprawdzisz dopiero po pobraniu.
Dla Marty różnica jest praktyczna. Przed wysłaniem umowy może szybko zajrzeć do PDF-a; jeśli musi skontrolować układ tabel w arkuszu, pobiera XLSX. Pliki tekstowe, w tym TXT, CSV i Markdown, czyta w podglądzie, a obsługiwane formaty wideo odtwarza w oknie. Przy pozostałych formatach zobaczy kartę pliku z możliwością pobrania.
W podglądzie pole Położenie pomaga wrócić do źródła: przy załączniku z zadania lub czatu wskazuje wątek, a przy pliku z poczty - temat wiadomości. Strzałkami przy „Wstecz” przejdziesz do poprzedniego lub następnego pliku w tym samym folderze, bez powrotu do listy. Przy PDF-ie jest też „W nowej karcie”.
Plik z poprzedniego zadania dołączysz bez pobierania na pulpit
Plik z poprzedniego zadania dołączysz bez pobierania na pulpit: w edytorze kliknij spinacz i wybierz „Z aplikacji Pliki”. Możesz też wskazać „Z komputera”. Opcja „Z aplikacji Pliki” pozwala sięgnąć po własne pliki, udostępnione Ci dokumenty i załączniki z Twoich zadań oraz czatów, z informacją, skąd pochodzą.
We wtorek Kasia pisze wiadomość w nowym zadaniu. Potrzebuje cennika z zadania zamkniętego w zeszłym roku, więc wybiera „Z aplikacji Pliki” i wskazuje właściwy dokument. Nie musi najpierw zapisywać go na pulpicie, a potem wgrywać z powrotem. Na starcie przeglądarki plików zobaczy też sekcję Ostatnie z pięcioma ostatnio używanymi pozycjami.
Może również zadokować okno Plików obok otwartego wątku i przeciągnąć plik na rozmowę. Nakładka „Upuść, aby załączyć” sygnalizuje, że plik trafi do paska załączników i zostanie wysłany z następną wiadomością.
Ulubione porządkują pliki, a administrator kontroluje miejsce
Ulubione zbierają oznaczone pliki z różnych miejsc aplikacji i pokazują, skąd pochodzą. Administrator sprawdzi zajętość w Ustawieniach → Zaawansowane → Pliki i miejsce. Usunięty zwykły plik trafia do Śmietnika, skąd możesz go przywrócić lub usunąć trwale; po 30 dniach Śmietnik sprząta się sam.
Do otwartego folderu wgrasz plik ikoną wgrywania albo przeciągnięciem z komputera. Limit pojedynczego wgrywanego pliku wynosi 100 MB. Widok przełączysz między kaflami a listą, posortujesz pliki między innymi po nazwie, rozmiarze lub dacie dodania, a lupa przefiltruje bieżący folder.
Administrator może ustawić limit GB dla każdej osoby; do limitu wlicza się także Śmietnik. Dane aplikacji leżą na serwerze klienta, a pobieranie plików przechodzi przez aplikację sprawdzającą uprawnienia. Sama znajomość adresu pliku nie wystarcza do jego pobrania.
Asystent AI czyta tekst dokumentu, nie skan
Plik lub folder możesz wskazać jako źródło Asystenta AI, gdy potrzebujesz odpowiedzi na pytanie o treść dokumentu. Asystent AI czyta warstwę tekstową między innymi PDF, DOCX i XLSX, ale nie odczyta skanu PDF bez tekstu: Task Manager nie ma OCR, czyli rozpoznawania pisma z obrazu. Tę granicę szerzej opisuje tekst o plikach jako źródłach wiedzy AI.
Jutro wybierz jedną sprawę rozproszoną między zadaniem, czatem i mailem. Otwórz zadanie, kliknij spinacz w nagłówku i sprawdź listę załączników; brakujące dokumenty zapisz z odpowiedniego wątku pocztowego, a potem zdecyduj, komu dać do nich dostęp. Układ Plików i Poczty możesz obejrzeć w Demo.
Najczęstsze pytania
Czy plik wgrany do folderu workspace'u widzi cały zespół?
Nie, plik w folderze workspace'u pozostaje prywatny, dopóki właściciel go nie udostępni. Plik wgrany bezpośrednio do folderu zadania lub czatu widzą uczestnicy tego wątku.
Jak zapisać załączniki z maila w jednym folderze?
W menu wątku pocztowego wybierz zapis wszystkich załączników w Plikach. Trafią do folderu Poczta → nazwa skrzynki → temat wątku; spinacz w nagłówku maila otworzy ten folder i rozpocznie pobieranie załączników na żądanie.
Czy mogę przenieść załącznik z zadania do innego folderu?
Nie, załącznika oznaczonego „z wątku” nie przeniesiesz z poziomu Plików. Możesz go skopiować do innego folderu przez „Kopiuj do…”, zachowując oryginał przy rozmowie.
Czy Asystent AI przeczyta umowę w PDF-ie?
Tak, jeśli PDF zawiera warstwę tekstową. Skan bez tekstu nie zostanie odczytany, ponieważ Task Manager nie ma OCR.
Źródła
Zespół Task Managera - piszemy o pracy zespołowej, AI w firmie i porządku w zadaniach na przykładach z Task Managera, programu instalowanego na własnym serwerze. Task Managera tworzy od 2013 roku Blue Creation Group (Piotr Łącz); korzystają z niego m.in. Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna i Polpharma - zobacz opinie klientów. Teksty sprawdzamy z instrukcją i aktualną wersją programu.
