Pliki to wspólny dysk aplikacji. Otwierasz je ikoną widoków (kwadraty) w górnej belce - to samo menu, w którym są Kalendarz, Tablica, Notatki, Automatyzacje i Asystent AI. Okno wygląda i zachowuje się jak pozostałe: wspólny motyw jasny/ciemny, dokowanie przy kolumnach, zapamiętany układ.

Jak to jest poukładane

  • Dokumenty - Twoja prywatna przestrzeń, poza workspace'ami.
  • Foldery workspace'ów - każdy workspace ma swój folder; w środku możesz zakładać własne podkatalogi. Widać tam też sekcje Zadania i Czaty: każde zadanie i czat workspace'u ma automatycznie własny folder pod swoją nazwą (także gdy jest jeszcze pusty). Foldery encji mają inną ikonę niż zwykłe foldery i nie da się ich usunąć ani przenieść - żyją, dopóki żyje wątek. Trafia do nich każdy załącznik z wątku - także pliki wysyłane w wiadomościach oraz obrazy osadzone w treści (rysunek z okna Narysuj, wklejony zrzut ekranu, obrazek wstawiony ikoną). Rysunki poznasz po nazwie rysunek-data.png, wklejone obrazy po obraz-data.png. Takiego pliku nie przeniesiesz (jest oznaczony „z wątku"; to widok na żywo, nie kopia) - ale pobierzesz go, dodasz do Ulubionych albo skopiujesz do Dokumentów. Możesz też wgrać plik wprost do folderu zadania/czatu - taki plik widzą wtedy wszyscy uczestnicy tego zadania/czatu (pobiorą go i skopiują do siebie, ale usunąć lub zmienić nazwę może tylko właściciel). Usunięcie załącznika z wątku znika też z folderu (to jeden i ten sam plik).
  • Notatki przypięte do folderów - w pasku każdego miejsca (Dokumenty, folder workspace'u, własny podkatalog) jest ikona kartki („Notatka"): tworzy nową notatkę przypiętą do tego miejsca i od razu przełącza Cię do okna Notatek z otwartą notatką. Przypięta notatka pokazuje się w tym miejscu w sekcji Notatki; kliknięcie otwiera ją w oknie Notatek. Jeśli notatkę komuś udostępnisz, zobaczy ją także w Plikach (w tym samym miejscu, o ile ma do niego dostęp - np. we wspólnym workspace).
  • Udostępnione dla mnie - wszystko, co inni udostępnili Tobie.
  • Śmietnik - usunięte pliki i foldery; stąd można je przywrócić albo usunąć na stałe.

Najważniejsza zasada: plik jest prywatny. To, że wgrasz plik do folderu workspace'u, NIE pokazuje go zespołowi - folder tylko porządkuje i decyduje, komu w ogóle można plik udostępnić. Chcesz dać dostęp całemu zespołowi jednym ruchem? W oknie udostępniania jest wiersz „Cały workspace". Jedyny wyjątek to foldery zadań i czatów - plik wgrany bezpośrednio tam jest z założenia widoczny dla uczestników wątku (po to się go tam wgrywa).

Codzienna praca

  • Akcje miejsca to ikony w prawej części paska folderu (nazwa pokazuje się po najechaniu): strzałka w górę - wgraj pliki, plus - nowy folder, kartka - nowa notatka przypięta do tego miejsca.
  • Wgrywanie: ikona wgrywania albo przeciągnij pliki z komputera nad otwarty folder.
  • Dwa widoki: ikony (kafle, obrazy z miniaturą) albo lista - przełącznik w pasku folderu, wybór jest zapamiętywany.
  • Sortowanie (ikona strzałek w belce): nazwa, ostatnio dodane, ostatnio zmienione, rozmiar, typ. Porządkuje wszystkie sekcje widoku (Foldery, Pliki, Zadania, Czaty, Notatki); tam, gdzie nie ma rozmiaru, „Rozmiar" sortuje po liczbie plików. Szukaj (lupa) filtruje bieżący folder.
  • Menu ⋮ przy pliku: Pobierz, Dodaj do Ulubionych, Kopiuj, Kopiuj do…, Udostępnij, Zmień nazwę, Przenieś do…, Usuń (do Śmietnika). Załączniki z wątków mają Pobierz/Ulubione/Kopiuj - nie da się ich usunąć ani przenieść, bo są częścią rozmowy w zadaniu/czacie.
  • Kopiuj + Wklej: „Kopiuj" odkłada plik do schowka, a w docelowym folderze pojawia się przycisk Wklej w pasku.
  • Przeciąganie: plik z komputera upuścisz na tło folderu albo wprost na kafel/ wiersz folderu (także w drzewie). Własny plik przeciągnięty na folder przenosi się, załącznik z wątku - kopiuje.
  • Ulubione: gwiazdka w menu ⋮; widok Ulubione w drzewie zbiera pliki z całej aplikacji z podpisem, skąd pochodzą.
  • Usunięcie przenosi do Śmietnika - nic nie znika od razu. W Śmietniku: Przywróć (plik wraca na swoje miejsce) albo Usuń trwale. Po 30 dniach Śmietnik sprząta się sam.

Podgląd pliku

Kliknij plik, a otworzy się podgląd w miejscu zawartości folderu:

  • obrazy i PDF wyświetlają się wprost,
  • wideo (MP4, M4V, MOV, WebM, OGV) odtwarza się w oknie - z przewijaniem, głośnością i pełnym ekranem; film nie ładuje się w całości, dociągany jest tylko oglądany fragment,
  • pliki tekstowe (TXT, CSV, Markdown, kod) - jako tekst,
  • DOCX i XLSX dostają podgląd tekstowy (sama treść; pełny układ zobaczysz po pobraniu),
  • pozostałe formaty pokazują kartę z informacją i przyciskiem pobrania. Dotyczy to również wideo w kontenerach, których przeglądarki nie odtwarzają (AVI, MKV, WMV, FLV) - taki plik trzeba pobrać i otworzyć w odtwarzaczu na komputerze.

Szczegóły pliku (typ, rozmiar, właściciel, daty, położenie, komu udostępniono) kryją się pod przyciskiem Informacje w pasku - w szerokim oknie panel jest widoczny od razu, w zadokowanym podgląd zajmuje całość, a szczegóły rozwijasz przyciskiem. Obok: Wstecz (powrót do folderu - działa też Esc), Pobierz i Udostępnij. Obok „Wstecz" są też strzałki ‹ › - przechodzą do poprzedniego i następnego pliku w tym samym folderze, bez wracania do listy (obok widać, który to plik z kolei, np. „3 / 8"). To samo robią klawisze ← i →. Na telefonie strzałek nie ma - tam miejsce w pasku jest potrzebne na nazwę pliku. Przy PDF-ie dochodzi „W nowej karcie" - otwiera dokument w osobnej karcie przeglądarki (przydaje się, gdy przeglądarka nie chce pokazać go w oknie aplikacji). Podgląd działa tak samo dla plików „z wątku" - w polu Położenie zobaczysz wtedy zadanie lub czat, z którego pochodzi załącznik - oraz dla załączników z poczty (Położenie: temat wiadomości).

Jeśli któryś załącznik ze skrzynki nie chciał się otworzyć (pusty, biały podgląd), spróbuj ponownie po aktualizacji: aplikacja rozpoznaje takie uszkodzone kopie i naprawia je sama przy pierwszym otwarciu - plik zmienia wtedy rozmiar na właściwy.

Liczba przy folderze mówi, ile plików jest w środku razem z podfolderami, więc katalog z dokumentami schowanymi głębiej nie wygląda już na pusty.

Zawartość folderu odświeża się sama. Gdy patrzysz na folder, a w tle przybędzie w nim plik (automatyzacja zapisała załącznik, ktoś Ci go udostępnił), pojawi się on bez wychodzenia i wchodzenia z powrotem - sprawdzenie idzie co pół minuty i zaraz po powrocie na kartę przeglądarki. Odświeżanie wstrzymuje się na czas otwartego menu, podglądu pliku i wpisywania w pole tekstowe, żeby nic nie uciekało spod kursora.

Udostępnianie

Dostępem zarządza wyłącznie właściciel pliku. Dwie role:

  • Tylko podgląd - pobieranie i użycie jako załącznika,
  • Może edytować - dodatkowo zmiana nazwy.

Krąg osób zależy od miejsca pliku: plik z Dokumentów możesz udostępnić każdemu, z kim dzielisz jakikolwiek workspace; plik z folderu workspace'u - tylko członkom tego workspace'u; plik z folderu zadania/czatu - tylko osobom z dostępem do tego bytu.

Załączniki z Plików w całej aplikacji

Wszędzie tam, gdzie jest spinacz (nowe zadanie, wiadomość w wątku, edycja wiadomości, czat Asystenta AI), kliknięcie otwiera małe menu: Z komputera (jak dotąd) albo Z aplikacji Pliki - lista Twoich plików, udostępnionych Ci oraz załączników z Twoich zadań i czatów (z podpisem, skąd pochodzą). Dzięki temu plik z jednego zadania dołączysz do wiadomości w innym. Wybrany plik dołącza się jak zwykły załącznik.

Spinacz w nagłówku wątku (obok awatarów) otwiera okno Plików od razu na folderze tego zadania/czatu - z podglądem, szczegółami i przeciąganiem.

Jest też szybsza droga: zadokuj okno Plików (ikona doku w belce) obok otwartego zadania lub czatu i przeciągnij plik wprost na wątek - pojawi się nakładka „Upuść, aby załączyć", a plik trafi do paska załączników i wyjdzie z Twoją następną wiadomością.

Pliki jako wiedza Asystenta AI

W źródłach wiedzy wątku asystenta (przycisk źródeł w oknie Asystenta) znajdziesz:

  • Wszystkie moje Pliki - zakres ogólny,
  • sekcję Pliki - foldery - wskazujesz konkretny folder,
  • pojedyncze pliki przez wyszukiwarkę źródeł.

Asystent czyta warstwę tekstową plików (TXT, CSV, DOCX, XLSX, PDF). Formaty bez tekstu (np. obrazy, archiwa) opisuje po nazwie i metadanych.

Limity miejsca (administrator)

W Ustawieniach → Zaawansowane → Pliki i miejsce administrator widzi, ile zajmuje cała aplikacja, moduł Pliki i reszta (załączniki wątków, baza, awatary, eksporty) oraz tabelę per użytkownik. Tam też ustawia się limit GB na Pliki dla każdej osoby (np. 1,5; puste pole = bez ograniczenia). Limit liczy się razem ze Śmietnikiem i jest sprawdzany przed wgraniem - najszybszy sposób na odzyskanie miejsca to opróżnienie Śmietnika.

Bezpieczeństwo

Pliki i załączniki są dostępne wyłącznie dla osób z odpowiednim dostępem - pobierają się przez aplikację, która sprawdza uprawnienia. Nie da się pobrać pliku, znając jedynie jego adres: bezpośredni dostęp do katalogu z plikami jest zablokowany. Nazwy plików na dysku są losowe, a połączenie idzie po HTTPS na docelowym hostingu.

Załączanie z Plików w wiadomościach i Poczcie

Klikając spinacz w edytorze wiadomości (albo w composerze Poczty) i wybierając Z aplikacji Pliki, dostajesz przeglądarkę folderów - taką samą strukturę jak w widoku Pliki: Dokumenty, workspace'y, „Udostępnione dla mnie". Wchodzisz w foldery, wracasz strzałką w nagłówku i wybierasz plik z konkretnego miejsca. Na starcie widać też sekcję Ostatnie z pięcioma ostatnio używanymi plikami - to najszybsza droga, gdy załączasz coś, nad czym właśnie pracujesz.