Piątek, 15:40. Ola z agencji ma przygotować raport tygodniowy z zadań zespołu, a klient pyta, co udało się zrobić przy jego stronie. Zwykle otwierała zadania po kolei i przepisywała ustalenia do arkusza; teraz może wskazać Asystentowi AI właściwe źródła, sprawdzić tabelę i poprosić o plik.
Raport z zadań zaczyna się od pytania: co naprawdę chcesz pokazać?
Ola pokaże klientowi zadania z tego tygodnia z Workspace „Nowa strona www”: zrobione i te w trakcie. Taki zakres oddziela prace przy stronie od spraw wewnętrznych agencji.
Ola prowadzi w Task Managerze zadania dotyczące strony, kampanii i ofert. Klient pyta o stronę, więc raport z całej agencji byłby dla niego szumem. Ola wybiera jako punkt odniesienia Workspace „Nowa strona www” i zapisuje sobie pytanie: które zadania dotyczące tej przestrzeni zostały zrobione w tym tygodniu, a które nadal są w trakcie?
Dane potrzebne do takiej odpowiedzi są w zadaniach: temat, opis, status, termin, priorytet i przypisane osoby. Wątek zapisuje też wiadomości systemowe o zmianach statusu, terminu, priorytetu i nazwy oraz o dodaniu lub usunięciu osób. To pozwala odróżnić bieżący stan zadania od ustaleń, które zmieniały się po drodze. Zmiana samego opisu nie tworzy jednak osobnego wpisu systemowego.
Jeśli przed raportem chcesz obejrzeć sprawy wymagające uwagi, użyj filtrów zadań. Kafle „Na dziś” i „Po terminie” zawężają widoczną listę, a filtry pozwalają wybrać status, priorytet lub typ pozycji. Filtr listy nie zastępuje jednak wyboru źródeł rozmowy z Asystentem AI. To osobne decyzje: jedna pomaga Tobie przeglądać zadania, druga mówi asystentowi, z czego ma korzystać.
Jak wskazać Asystentowi AI zadania całego Workspace?
Otwórz Asystenta AI, załóż wątek przyciskiem „+ Nowa” i pod tytułem rozmowy wybierz „Źródła”. Nowy wątek startuje z Twoimi zadaniami; żeby zapytać o zadania i czaty Workspace, wskaż tę przestrzeń jako źródło.
W oknie źródeł kliknij wiersz, aby zaznaczyć pozycję; strzałką przy niej przejdź do jej zawartości. Możesz więc wybrać cały Workspace albo zejść do konkretnych zadań i czatów. Ola wskazuje „Nowa strona www”, bo klient pyta o prace przy stronie, nie o ofertę sprzedażową ani kampanię.
To ważna granica: Workspace obejmuje zadania i czaty przestrzeni, ale Asystent AI widzi tylko te, do których masz uprawnienia. Administrator ma dostęp do wszystkich zadań i czatów. Jeśli raport ma zawierać pozycję, której nie widzisz, sama prośba do AI nie nada Ci do niej dostępu.
Przy obszernym zakresie spójrz na pasek zajętości pod listą źródeł. Gdy wskażesz więcej treści, niż model może przyjąć, asystent poinformuje, czego nie uwzględnił. Przy bardzo szerokich pytaniach może też uwzględnić tylko kilka najlepiej pasujących elementów. Wtedy zawęź pytanie do jednego Workspace albo wskaż konkretne zadania. Więcej kontekstu nie zawsze oznacza pełniejszą odpowiedź.
Jedno polecenie może przygotować tabelę, ale sprawdź ją przed eksportem
Poproś Asystenta AI o tabelę dotyczącą wskazanego zakresu i podaj, co chcesz w niej zobaczyć. Dopiero po przeczytaniu odpowiedzi poproś o Excel lub CSV, ponieważ te formaty wymagają danych tabelarycznych.
Ola pisze: „Zrób tabelę z zadaniami z tego tygodnia w Workspace Nowa strona www. Pokaż temat, przypisaną osobę, termin i status. Oddziel zadania zrobione od tych w trakcie”. To nie jest gotowy szablon - układ tabeli może być inny.
Na ekranie sprawdza, czy pojawiły się zadania, o które pytał klient. Jeśli brakuje „Projektu strony”, nie poprawia jeszcze arkusza ręcznie: wraca do źródeł i doprecyzowuje pytanie. Może też poprosić: „Pokaż tylko zadania dotyczące strony, bez ustaleń z innych projektów”. Przed pobraniem Ola sprawdza nazwy zadań, statusy i terminy.
Kiedy tabela odpowiada jej potrzebom, pisze: „Przygotuj z tej tabeli plik Excel”. AI przygotowuje treść, a Task Manager składa plik i pokazuje przycisk „Pobierz …”. Asystent obsługuje Word (DOCX), PDF, Excel (XLSX), CSV i HTML. Word, PDF i HTML mogą powstać bezpośrednio z odpowiedzi opisowej; do Excela i CSV potrzebna jest tabela. Jeśli chcesz zobaczyć inne przykłady takich pytań, zajrzyj do tabel tworzonych przez AI.
Pobrany plik zachowaj tam, gdzie przechowujesz raporty dla klienta. Link do pobrania jest prywatny, działa dla zalogowanej osoby z dostępem do danego zadania lub czatu i wygasa po 24 godzinach. Po tym czasie poproś Asystenta AI o ponowne wygenerowanie pliku.
Gdy potrzebujesz tylko jednego wątku, nie zbieraj całego Workspace
Raport z pojedynczego zadania możesz przygotować bez zakładania szerokiego zestawu źródeł. Otwórz zadanie lub czat, włącz prywatny tryb „Asystent AI” przy polu odpowiedzi i poproś o podsumowanie w pliku Word, PDF albo HTML.
W środę Marek otwiera „Projekt strony” przed rozmową z klientem. Pisze: „Przygotuj Word z podsumowaniem tego wątku”. Asystent widzi treść wątku i jego załączniki, a pytanie oraz odpowiedź są widoczne tylko dla Marka - odpowiedź ma oznaczenie „TYLKO DLA CIEBIE”. Nie dopisuje jej do rozmowy zespołu jako zwykłej wiadomości.
Jeżeli potrzebujesz zachować wyłącznie jedną wiadomość, AI w ogóle nie musi układać raportu. Menu ⋮ przy wiadomości lub notatce pozwala wybrać „Eksport do PDF”, „Eksport do Word” albo „Eksport do TXT”. Plik pobiera się od razu i ma nagłówek z informacją o autorze, czasie i wątku. Tak samo wyeksportujesz pojedynczą odpowiedź Asystenta AI.
Przed wysłaniem takiego pliku sprawdź jeszcze, którą wersję wiadomości oglądasz. Jeśli używasz trybu „Porządkuj”, do eksportu trafi widoczna wersja przygotowana przez AI wraz z adnotacją o trybie. Po oryginał przełącz widok na „Oryginalna treść” i wykonaj eksport ponownie. Szerzej o pracy w samym wątku przeczytasz w tekście o zadawaniu pytań Asystentowi AI.
Piątkowy rytuał możesz powtarzać, ale raport nie wyśle się sam
Wątek z ustawionymi źródłami zostaje na liście, więc w kolejny piątek możesz wrócić do tej rozmowy i zadać nowe pytanie. Asystent AI nie generuje jednak tygodniowego raportu automatycznie o wyznaczonej porze.
Nazwij wątek „Raport tygodniowy” i oznacz go gwiazdką, żeby łatwiej go znaleźć. Gdy chcesz zacząć osobną rozmowę z tym samym zestawem źródeł, użyj w menu ⋮ opcji „Duplikuj ze źródłami”. Przed kolejnym eksportem ponownie sprawdź zakres dat w pytaniu i treść odpowiedzi; nie zakładaj, że nazwa wątku określa tydzień, który ma obejmować raport.
Możesz poprosić: „Przypomnij mi w piątek o 15:00 o raporcie”. Przypomnienie zapisze się dopiero po kliknięciu „Tak, wykonaj”, a o wskazanej porze dostaniesz powiadomienie w aplikacji. To sygnał dla Ciebie, nie harmonogram tworzenia pliku. Jeśli potrzebujesz uporządkować same terminy zadań przed piątkiem, zobacz jak pilnować terminów w zespole.
Zanim wyślesz raport dalej, przeczytaj go jak wiadomość do klienta: sprawdź nazwy, statusy, zakres i to, czy nie pominięto istotnego zadania. Asystent może przygotować e-mail, ale jego wysłanie wymaga Twojego potwierdzenia. Musisz też skonfigurować osobiste SMTP, czyli wysyłkę z własnego adresu e-mail. Nie traktuj odpowiedzi AI jako dowodu, że mail już wyszedł.
Przed pierwszą próbą potrzebujesz dostępu do AI i właściwych danych
Aby przygotować raport z Asystentem AI, administrator musi wybrać dostawcę i model oraz podać klucz API. To klucz Twojej firmy, który pozwala aplikacji wysyłać zapytania do dostawcy modelu. Administrator musi też włączyć dostęp do okna asystenta. Bez AI Task Manager nadal pozwala prowadzić zadania i korzystać z filtrów, lecz nie przygotuje za Ciebie opisanego tu raportu przez Asystenta AI.
Do wyboru są OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude i xAI Grok. Klucz API należy do Twojej firmy, a za zapytania płacisz bezpośrednio dostawcy modelu, osobno od licencji Task Managera. Gdy korzystasz z AI, treść wskazanych źródeł trafia do zewnętrznego dostawcy modelu - dlatego wybieraj zakres potrzebny do raportu, zamiast zaznaczać wszystko. Jeśli chcesz dokładniej ocenić ten przepływ, przeczytaj jak zbudować bazę wiedzy firmy na własnych źródłach.
Przy najbliższym piątkowym zestawieniu załóż wątek „Raport tygodniowy”, wskaż jeden Workspace i poproś najpierw o tabelę z określonego tygodnia. Przeczytaj ją na ekranie, popraw zakres pytania, jeśli trzeba, i dopiero wtedy pobierz plik. Całą ścieżkę możesz sprawdzić w Demo.
Najczęstsze pytania
Czy Task Manager ma gotowy moduł raportów?
Nie, raport powstaje jako odpowiedź Asystenta AI, z której Task Manager może złożyć plik Word, PDF, Excel, CSV albo HTML. Nie ma osobnej zakładki „Raporty”.
Jak zrobić raport tygodniowy z zadań zespołu, a nie tylko moich?
W oknie Asystenta AI wybierz „Źródła” i wskaż odpowiedni Workspace zamiast polegać na domyślnych „Moich zadaniach”. Asystent uwzględni wyłącznie zadania i czaty, do których masz uprawnienia; administrator ma dostęp do wszystkich.
Dlaczego nie dostaję zestawienia zadań do Excela, tylko opis?
Excel i CSV wymagają danych tabelarycznych, więc najpierw poproś o tabelę z potrzebnymi informacjami, a potem o plik. Word, PDF i HTML mogą powstać bezpośrednio z odpowiedzi opisowej.
Czy link do pobrania raportu będzie działał za tydzień?
Nie, prywatny link do pobrania wygasa po 24 godzinach. Po tym czasie poproś Asystenta AI o ponowne wygenerowanie pliku.
Czy mogę ustawić raport tygodniowy, żeby tworzył się sam co piątek?
Nie, Asystent AI może przypomnieć Ci o raporcie, ale nie przygotuje go automatycznie o wyznaczonej godzinie. Przypomnienie powstaje po potwierdzeniu „Tak, wykonaj”.
Źródła
Zespół Task Managera - piszemy o pracy zespołowej, AI w firmie i porządku w zadaniach na przykładach z Task Managera, programu instalowanego na własnym serwerze. Task Managera tworzy od 2013 roku Blue Creation Group (Piotr Łącz); korzystają z niego m.in. Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna i Polpharma - zobacz opinie klientów. Teksty sprawdzamy z instrukcją i aktualną wersją programu.
