Wtorek, 9:10. Marta prowadzi sześcioosobową agencję i widzi na liście 14 zadań oznaczonych jako pilne, choć do końca tygodnia zespół może skończyć tylko część z nich. Żeby ustalić priorytety zadań, musi oddzielić termin od wagi sprawy, a potem pokazać tę decyzję wszystkim, których dotyczy.
Dlaczego wszystkie zadania nagle stają się pilne?
Wszystkie zadania stają się pilne, gdy zespół używa wysokiego priorytetu zamiast wspólnej zasady wyboru. Jeśli nikt nie rozróżnia wagi zadania od daty jego wykonania, każda nowa prośba może dostać tę samą rangę.
Marta słyszy we wtorek trzy zdania: „Klient czeka”, „To miało być wczoraj” i „Bez tego nie ruszymy dalej”. Każde opisuje inny problem. Pierwsze może dotyczyć ważnej relacji, drugie przekroczonego terminu, trzecie zależności między pracami. Samo słowo „pilne” nie pozwala zdecydować, co zrobić najpierw.
Ktoś z zespołu nadaje zadaniu bez daty wysoki priorytet, bo boi się je przeoczyć. W rezultacie na jednej liście lądują obok siebie oferta potrzebna w czwartek i pomysł na zmianę strony, którego nikt jeszcze nie umówił z klientem. Oba mają tę samą rangę, choć tylko jedno ma zobowiązanie na ten tydzień.
Narzędzie pokaże wspólną listę, ale nie podejmie decyzji za Ciebie. Najpierw ustal, kto rozstrzyga spory o rangę i kiedy zespół ma wrócić do tej decyzji. Jeśli problem zaczyna się już przy przypisywaniu odpowiedzialności, zobacz też jak rozdzielać zadania w zespole.
Priorytety zadań ustalisz, oddzielając ważność od terminu
Priorytety zadań ustalisz, odpowiadając na dwa pytania: kiedy sprawa musi być gotowa i co się stanie, jeśli nie zostanie wykonana. Pierwsza odpowiedź daje termin, druga pomaga nadać rangę. Nie zastępuj jednej drugą.
Na kartce możesz użyć macierzy Eisenhowera - podziału spraw na cztery pola według pilności i ważności. Zadanie może być pilne i ważne, ważne bez bliskiego terminu, pilne, ale mało ważne dla celu firmy, albo ani pilne, ani ważne. To sposób na rozmowę o pracy, nie widok ani automatyczna ocena w Task Managerze.
W środę Marta bierze pięć spraw z agencji. Trzy z nich pokazują, dlaczego sam termin nie wystarcza. Oferta dla klienta Nord ma wyjść w czwartek i bez niej klient nie podejmie decyzji - dostaje bliski termin i wysoką rangę. Przegląd materiałów do przyszłej kampanii jest ważny, ale zaplanowany na kolejny tydzień. Telefon w sprawie drobnej poprawki ma paść dziś, choć sam nie wymaga przestawienia całego planu. Każda sprawa trafia na listę, lecz nie każda potrzebuje wysokiego priorytetu.
Marta przyjmuje własną zasadę: naraz wyróżnia najwyżej pięć zadań, bo tyle jej zespół postanowił potraktować jako pierwsze w tym tygodniu. To limit przyjęty przez ludzi, nie ograniczenie programu. Gdy dochodzi szóste, musi wskazać, które z dotychczasowych ustąpi mu miejsca.
Rano pyta siebie: „Co dziś musi wyjść z firmy?”. Jeśli odpowiedź brzmi „oferta”, nie oznacza to, że pozostałe prace są nieważne. Oznacza tylko, że nie wszystkie wymagają uwagi przed ofertą. Zadanie bez terminu także wymaga świadomej decyzji: możesz je zostawić bez daty, ale nie udawaj, że ma taki sam termin jak zobowiązanie wobec klienta.
Dwie wartości priorytetu wystarczą, jeśli termin mówi resztę
W Task Managerze ustawiasz zadaniu priorytet normalny albo wysoki, a osobno podajesz termin. Dzięki temu zespół widzi dwie różne informacje: rangę pracy i stan jej terminu. Priorytet ustawisz przy tworzeniu zadania lub zmienisz podczas edycji.
W środę rano Marta otwiera Workspace Marketing. Przed pierścieniem statusu zadania z wysokim priorytetem widzi pomarańczową kropkę. Przy zadaniach z terminem kółko pokazuje liczbę dni do daty wykonania albo liczbę dni po niej ze znakiem minus; po najechaniu kursorem widać dokładną datę. Zadanie bez terminu nie ma takiego kółka.
Kolor wynika ze stanu terminu, nie z oceny Marty: czerwony oznacza termin, który minął, niebieski - termin przypadający dziś, zielony - termin w kolejnych dniach. Szary oznacza zadanie bez terminu albo zamknięte. Te zasady obowiązują na liście, Tablicy, w Kalendarzu i w pasku informacji otwartego zadania.
Jeśli ustawisz datę bez godziny, zadanie pozostanie „na dziś” do końca dnia, a czerwone stanie się dopiero następnego dnia. Zadania zrobione i anulowane nie są oznaczane jako spóźnione.
Nad listą są kafle Terminowe, Na dziś, Po terminie i Czat. Pokazują liczniki, a po kliknięciu zawężają listę; kolejne kliknięcie usuwa zawężenie. Filtr priorytetu działa osobno. Możesz więc najpierw sprawdzić sprawy po terminie, a następnie użyć filtra, by zobaczyć zadania z wysokim priorytetem. Listę da się też sortować po terminie. Więcej o takim przeglądzie znajdziesz w tekście o pilnowaniu terminów zadań w zespole.
Task Manager nie ma pięciostopniowej skali priorytetów ani własnych etykiet rangi. Jeśli Twój zespół potrzebuje takich oznaczeń, dwie wartości mogą być za mało szczegółowe. W agencji Marty podział działa inaczej: wysoka ranga wyróżnia wybrane sprawy, a termin pozwala odróżnić zadanie na dziś od zadania na przyszły tydzień.
Kto zmienił kolejność? Sprawdź wątek zadania
Gdy ktoś zmieni priorytet, w wątku zadania powstaje wiadomość systemowa z godziną. Widać w niej, kto i kiedy podniósł rangę zadania. Zmiana terminu także zapisuje się w wątku; wpis pokazuje jego poprzednią wartość, więc możesz odtworzyć, kto i kiedy przesunął datę. Wpisy systemowe zapisują też zmiany statusu, nazwy i osób przy zadaniu.
W czwartek Marek przesuwa termin „Oferty dla klienta Nord” o dwa dni. Marta nie musi odgadywać, czy ogląda pierwotną datę: w wątku ma ślad zmiany. Sam wpis nie tłumaczy jednak dlaczego Marek ją wprowadził. Jeśli powodem jest nowa prośba klienta, Marek powinien dopisać ją w rozmowie przy zadaniu. Wtedy decyzja i jej uzasadnienie leżą obok siebie.
Podniesienie priorytetu zostawia podobny ślad. Nie dodaje natomiast dopisku „(edytowane)” przy zadaniu - ten pojawia się po zmianie tematu lub opisu. Gdy współpracownicy pytają, skąd wzięła się nowa kolejność, zajrzyj do wątku zamiast polegać na pamięci z ostatniej narady.
Nie każda osoba, która śledzi zadanie, musi mieć je na swojej liście spraw do wykonania. Obserwator widzi zadanie i wątek oraz może pisać wiadomości, ale nie edytuje zadania ani nie zmienia jego statusu. Obserwowane zadania nie trafiają do jego kafli i filtrów Na dziś, Po terminie oraz W terminie; powiadomienia dostaje tylko o wzmiankach. Przydaje się to kierownikowi, który chce znać decyzje bez traktowania każdej śledzonej sprawy jak własnego terminu. Szerszy obraz pracy z zadaniami opisuje przewodnik po zarządzaniu zadaniami w firmie.
O listę możesz zapytać, ale rangi nie oddawaj AI
Asystent AI może odpowiedzieć na pytanie o Twoje zadania i terminy zamiast zmuszać Cię do ręcznego przeglądania całej listy. Nie ustala jednak priorytetu za Ciebie - to Ty rozstrzygasz, która praca ma pierwszeństwo.
W piątek Marta wpisuje: „Pokaż moje zadania po terminie”. Potem w oknie Asystenta AI wpisuje „priorytet wysoki, status w toku”, aby przefiltrować listę. Asystent działa w granicach uprawnień osoby pytającej; nowy wątek domyślnie korzysta z jej zadań. Gdy potrzebujesz szerszego kontekstu, możesz wskazać dodatkowe źródła przyciskiem Źródła nad rozmową.
Jednym ze źródeł jest Kalendarz z terminami zadań i wydarzeniami. Domyślny zakres obejmuje 90 dni do przodu i 30 dni wstecz, choć przy bardzo gęstym kalendarzu Asystent AI może pominąć starsze wpisy i poinformuje o tym. Marta może więc zestawić termin oferty ze spotkaniem z klientem, a potem sama zdecydować, czy podnieść jej rangę.
Rozmowy w oknie Asystenta AI są prywatne, także wobec administratora. Wynik możesz poprosić o przedstawienie w tabeli, na przykład przed poniedziałkowym przeglądem. Sprawdź go przed podjęciem decyzji: AI może popełniać błędy, a odpowiedź nie zastępuje ustaleń z klientem. Zobacz też jak Asystent AI pracuje z zadaniami.
Rano sprawdzaj terminy, w tygodniu zdejmuj nieaktualną rangę
Priorytety nie zostaną czytelne, jeśli tylko dodajesz oznaczenie „wysoki”, a nigdy go nie zdejmujesz. Ustal dwa momenty kontroli: rano przejrzyj zadania na dziś i po terminie, a raz w tygodniu sprawdź, które zadania nadal zasługują na wysoką rangę.
Marta włącza w Ustawieniach, w sekcji Profil, Codzienny skrót zadań na 8:00. Dostaje jedno powiadomienie dziennie z liczbą i tytułami własnych nieukończonych, niezarchiwizowanych zadań na dziś oraz po terminie. Skrót nie obejmuje zadań, które tylko obserwuje. Powiadomienie w aplikacji działa także bez wysyłki e-maila. Wiadomość e-mail przy zamkniętej aplikacji wymaga skonfigurowania CRON-a na serwerze, czyli cyklicznego uruchamiania zadania technicznego.
Dla sprawy ważnej, lecz jeszcze niepilnej, Marta może poprosić o przypomnienie „dzień przed terminem”. Jeśli termin zadania się przesunie, przypomnienie przesunie się wraz z nim. Powstaje dopiero po zatwierdzeniu w oknie potwierdzenia. Bez terminu zadania nie da się przypiąć przypomnienia do jego daty - pozostaje zwykłe przypomnienie na konkretną godzinę.
Duże zadanie nie musi być „wysokie” tylko dlatego, że ma wiele etapów. W opisie możesz dodać Listę to do: uczestnicy odhaczają punkty w karcie zadania, widzą wspólny pasek postępu oraz podpis przy wykonanej pozycji. To pokazuje, co już zrobiono, ale nie zmienia priorytetu zadania. Sposób pracy z taką listą opisuje Lista to do w zadaniu i czacie.
W poniedziałek Marta sortuje zadania po terminie, sprawdza sprawy oznaczone jako wysokie i obniża rangę tej, która nie wymaga już pierwszeństwa. W wątku sprawdza też, kto przesunął termin oferty dla Nord i czy Marek dopisał powód. Teraz jej zespół widzi osobno termin oferty i rangę pozostałych prac.
Licencja Task Managera jest bezterminowa: płacisz jednorazowo za liczbę stanowisk, bez abonamentu od użytkownika; obejmuje 12 miesięcy aktualizacji, po których odnowienie jest opcjonalne. Wariant Standard w planie Starter do 8 osób kosztuje 690 zł.
Jutro rano policz zadania z wysokim priorytetem i zdejmij go z tych, które nie potrzebują pierwszeństwa w tym tygodniu. Jeśli chcesz zobaczyć taką listę w programie, otwórz Demo.
Najczęstsze pytania
Ile priorytetów ma zadanie w Task Managerze?
Zadanie ma dwa priorytety: normalny i wysoki. Wysoki wyróżnia pomarańczowa kropka na liście, a stan terminu pokazuje osobny kolor.
Czy Task Manager pokazuje macierz Eisenhowera?
Nie, macierz Eisenhowera jest metodą porządkowania spraw, a nie funkcją Task Managera. Wynik swojej oceny możesz zapisać jako priorytet normalny lub wysoki oraz termin zadania.
Jak szybko zobaczyć pilne zadania na liście?
Kafle Na dziś i Po terminie zawężają listę według stanu terminu, a zadania o wysokim priorytecie wybierasz osobnym filtrem. Kafle nie są filtrem rangi.
Czy widać, kto podniósł priorytet albo przesunął termin?
Tak, zmiany priorytetu i terminu zostają w wątku jako wiadomości systemowe z godziną. Przy zmianie terminu widać także poprzednią wartość.
Czy Asystent AI sam ustali priorytety zadań?
Nie, Asystent AI nie decyduje o randze zadania za Ciebie. Może odpowiedzieć na pytania o dostępne Ci zadania i terminy oraz przefiltrować listę w swoim oknie.
Źródła
Zespół Task Managera - piszemy o pracy zespołowej, AI w firmie i porządku w zadaniach na przykładach z Task Managera, programu instalowanego na własnym serwerze. Task Managera tworzy od 2013 roku Blue Creation Group (Piotr Łącz); korzystają z niego m.in. Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna i Polpharma - zobacz opinie klientów. Teksty sprawdzamy z instrukcją i aktualną wersją programu.
