Poniedziałek, 8:40. Ola Nowak otwiera kalendarz zadań zespołu. „Oferta dla klienta Nord” jest już po terminie. „Makiety strony głównej” stoją na czwartek, kiedy Marek ma urlop, a kilka zadań w ogóle nie ma daty. Zamiast układać tydzień z wiadomości i osobnych list, Ola widzi terminy oraz nieobecności w jednym miejscu i może przestawić zadania, które ma prawo edytować.
Co widzisz w kalendarzu, zanim zaczniesz przesuwać zadania?
Kalendarz pokazuje pozycje z terminem: zadania, Twoje wydarzenia, przypomnienia od Asystenta AI, zaplanowane wysyłki AI i nieobecności członków zespołu. Dzięki temu przed zmianą daty zadania możesz sprawdzić nie tylko wolne miejsce w siatce, lecz także to, kto będzie wtedy nieobecny.
Zadania po terminie są czerwone, na dziś - niebieskie, a z terminem w kolejnych dniach - zielone. Wykrzyknik ! oznacza wysoki priorytet, przekreślenie zadanie zakończone. Zaplanowane wysyłki AI są grafitowe, a urlopy i choroby widać w pasie nad siatką. Czerwona linia wskazuje bieżącą godzinę; dzisiejsza kolumna i weekend są wyróżnione.
Jeśli Ola wpisała „Makiety strony głównej” z datą, ale bez godziny, kalendarz pokaże zadanie o 17:00 z gwiazdką przy godzinie. Zadanie z terminem bez godziny jest „na dziś” przez cały dzień - czerwone staje się dopiero następnego dnia.
Jeśli chcesz sprawdzić samą funkcję przed ułożeniem planu, zobacz Kalendarz w Task Managerze.
Jak ustawić kalendarz zadań zespołu na cały tydzień?
Wybierz zakres 7 dni przyciskiem w prawym górnym rogu kalendarza albo klawiszem 7. Dostaniesz pełny tydzień od poniedziałku do niedzieli; strzałki przenoszą wtedy widok o kolejny tydzień.
Domyślnie kalendarz pokazuje 3 dni. W krótszych widokach zakres zaczyna się od wybranego dnia, obejmuje również weekendy, a strzałki przesuwają go o jeden dzień. Pięć dni nie zawsze znaczy więc poniedziałek-piątek. Wybrany zakres, podobnie jak otwarcie panelu Lista, zostaje zapamiętany po ponownym zalogowaniu.
| Widok | Kiedy się przydaje |
|---|---|
| 1 dzień | Gdy sprawdzasz szczegóły dnia; na telefonie to podstawowy widok. |
| 2 dni | Gdy porównujesz dziś z jutrem. |
| 3 dni | Gdy chcesz widzieć kilka najbliższych dni; to ustawienie domyślne. |
| 5 dni | Gdy potrzebujesz szerszego odcinka od wybranego dnia. |
| 7 dni | Gdy układasz cały tydzień, łącznie z weekendem. |
| Lista | Gdy wolisz agendę pogrupowaną po dniach pełnego tygodnia. |
Widok Lista to agenda, nie panel Lista po prawej stronie siatki. Otworzysz ją klawiszem L; pokazuje pozycje jedna pod drugą, od poniedziałku do niedzieli. T wraca do dziś, a kliknięcie nazwy miesiąca otwiera mały kalendarz do skoku na wybrany dzień - nie miesięczny widok zadań.
Jak zmienić termin zadania przeciągnięciem?
Złap zadanie w siatce i upuść je w nowym dniu i o nowej godzinie. Task Manager zapisze datę oraz godzinę wskazanego miejsca, o ile masz prawo edytować to zadanie.
Ola przenosi „Makiety strony głównej” z czwartku na wtorek o 11:45, bo w czwartek Marek ma urlop. W trakcie ruchu widzi podpowiedź z godziną startu, a siatka przyciąga pozycję do kwadransów. Gdy przeciągane zadanie dotrze do górnej lub dolnej krawędzi siatki, siatka się przewija; przy bocznej krawędzi kalendarz może przejść na kolejne dni, także te jeszcze niewidoczne. Jeśli zmieni zdanie przed puszczeniem pozycji, naciska Esc i nic się nie zapisuje.
Z wydarzeniami postępujesz podobnie, ale nie myl ich z zadaniami. Przesunięcie wydarzenia z zakresem godzin zachowuje jego długość, również po przeniesieniu na inny dzień. Chwycenie dolnej krawędzi wydarzenia zmienia jego długość co 15 minut; najkrótsze może trwać 30 minut. Tego gestu nie używasz do wydłużania zadania. Jeżeli wydarzenie było powiązane z terminem zadania, po ręcznym przesunięciu przestanie za nim podążać - aplikacja Cię o tym poinformuje.
Na telefonie krótkie dotknięcie otwiera zadanie, a przytrzymanie pozwala je chwycić i przeciągnąć. Sam kalendarz pokazuje tam jeden dzień; między dniami przesuwasz palcem po siatce.
Jak nadać termin zadaniu, które nie jest jeszcze w kalendarzu?
Otwórz panel Lista po prawej i przeciągnij zadanie bez terminu na siatkę. Upuszczenie nada mu datę i godzinę wybranego miejsca; zadanie, które już ma termin, możesz tak samo przestawić.
Panel pokazuje ulubione, zadania i czaty. Kliknięcie zadania, które ma już termin, przewija siatkę do dnia tego terminu - nie trzeba go szukać ręcznie.
Ola może oglądać w siatce „Nową stronę www”, nie gubiąc pozostałych zadań w panelu. Filtr workspace'u, czyli przestrzeni pracy zespołu, zawęża siatkę i widok Lista do jednego workspace'u; osobiste wydarzenia bez workspace'u pozostają widoczne. Panel Lista ma własne Opcje: Znajdź, Pokaż tylko i Sortowanie. Jego filtry nie zmieniają głównej listy zadań ani Tablicy, a filtr workspace'u kalendarza nie zawęża panelu.
Jak dodać spotkanie lub zadanie bez wychodzenia z kalendarza?
Kliknij puste miejsce w siatce, aby otworzyć okienko szybkiego tworzenia z wybranym terminem. Wybierz Wydarzenie albo Zadanie; ta druga pozycja pojawi się, jeśli masz prawo dodawać zadania, i otworzy zwykłe okno „Dodaj zadanie” z wypełnionym terminem.
Pas pod kursorem pokazuje wcześniej, jaki zakres godzin wybierzesz, na przykład 11:45-12:15. Przeskakuje co 15 minut, a nowe wydarzenie trwa domyślnie pół godziny. Godziny i długość możesz poprawić w okienku.
Ola zakłada we wtorek o 9:00 „Status zespołu” i wybiera trzech uczestników. Gdy wskaże workspace, lista uczestników ograniczy się do jego członków; bez wyboru workspace'u może zaprosić osoby, z którymi dzieli jakikolwiek workspace. Każdy uczestnik dostaje własne wydarzenie z powiadomieniem w aplikacji. Opcja „Wyślij powiadomienie także e-mailem” jest domyślnie wyłączona, więc Ola zaznacza ją świadomie, jeśli chce wysłać również e-mail.
Zmiana terminu Twojego wydarzenia przestawia je u wszystkich uczestników naraz. Jeśli otworzysz wydarzenie ustawione przez inną osobę, zobaczysz, kto je ustawił, ale edytujesz tylko swoją kopię.
Czy nieobecność zespołu zatrzyma źle ustawiony termin?
Nieobecność nie blokuje terminu zadania. Pas nad siatką informuje Cię o urlopie lub chorobie, żebyś mógł uwzględnić tę informację, zanim przeciągniesz zadanie na dany dzień.
W środę Ola widzi przy nazwisku Marka wpis nieobecności. Po kliknięciu sprawdza rodzaj, zakres od-do i wiadomość, jeśli Marek ją dodał. Pas pokazuje trzy osoby na dzień; przy większej liczbie rozwiniesz go przez „+n” lub strzałkę. W widoku Lista nieobecności znajdują się pod nagłówkiem dnia.
Status nieobecności włącza się i wyłącza w ustawionym zakresie dat. Gdy przypisujesz zadanie osobie nieobecnej, Asystent AI ostrzega, lecz sam wpis w kalendarzu nie rezerwuje ani nie zamyka miejsca. Szerzej opisujemy to w tekście o nieobecnościach widocznych przy pracy zespołu.
Skąd zespół wie, kto przesunął termin?
Zmiana terminu zapisuje się w wątku zadania jako wiadomość systemowa z poprzednią wartością. W rozmowie widać, kto i kiedy ją wprowadził, więc po poniedziałkowej korekcie Ola nie musi odtwarzać zmian z pamięci.
Wiadomość systemowa jest wyśrodkowana i ma godzinę. Wątek zapisuje w ten sposób również zmiany statusu, priorytetu i nazwy oraz dodanie lub usunięcie osób. Samo poprawienie opisu nie tworzy takiego wpisu - przy nazwisku pojawia się wtedy „(edytowane)”. Bieżący termin otwartego zadania zobaczysz pod jego tytułem, razem z datą i informacją, ile czasu zostało.
Jeśli korzystasz z przypomnienia Asystenta AI przypiętego do terminu zadania, na przykład „dzień przed terminem”, przypomnienie przesunie się razem z terminem. Centrum powiadomień przypomina też godzinę przed terminem zadania, 15 minut przed wydarzeniem i w chwili jego rozpoczęcia. Więcej sposobów kontroli opisuje przewodnik po terminach zadań w zespole.
Co zrobić, gdy upuścisz zadanie w złym dniu?
Naciśnij Ctrl+Z albo kliknij ikonę cofania w nagłówku kalendarza. Cofniesz ostatnią zmianę wykonaną w kalendarzu, w tym przesunięcie terminu zadania.
Po najechaniu na ikonę zobaczysz, co zostanie cofnięte. Kolejne użycia sięgają do wcześniejszych zmian, maksymalnie 20 wstecz i tylko w ramach otwartej aplikacji. Cofanie obejmuje też między innymi przesunięcie lub edycję wydarzenia, jego usunięcie oraz anulowanie zaplanowanej wysyłki AI. Jest granica: usuniętego wydarzenia nie przywrócisz, jeśli jego termin już minął. Jeśli błąd zauważysz, zanim upuścisz pozycję, użyj Esc - gest zakończy się bez zapisu.
Jak ułożyć plan tygodnia podczas poniedziałkowego przeglądu?
Zacznij od widoku 7 dni i pasa nieobecności, a dopiero potem przestawiaj zadania. Taka kolejność pozwala Ci zobaczyć, które terminy kolidują z dostępnością ludzi, zanim rozdzielisz sprawy bez dat.
- Naciśnij
7i obejrzyj tydzień od poniedziałku do niedzieli. - Sprawdź nieobecności nad siatką oraz czerwone zadania po terminie. Wśród tych ostatnich ustal, które trzeba przesunąć, a którym zmienić status.
- Przeciągnij zadania, które możesz edytować, na realne dni i godziny. Po zmianie jednego terminu otwórz wątek i zobacz zapis poprzedniej wartości.
- Z panelu Lista przenieś na siatkę zadania bez terminów. Jeśli potrzebujesz, zawęź siatkę do jednego workspace'u.
- Kliknij wolne miejsce, aby dodać wydarzenie lub - przy odpowiednich uprawnieniach - nowe zadanie.
- Naciśnij
3, jeśli po przeglądzie całego tygodnia chcesz wrócić do najbliższych dni.
Nie musisz od razu porządkować wszystkiego. Jutro otwórz widok 7 dni, wybierz jedno czerwone zadanie, przesuń je na termin, który możesz dotrzymać, i sprawdź wpis w jego wątku. Układ i gest możesz obejrzeć w Demo.
Najczęstsze pytania
Czy kalendarz zadań zespołu ma widok miesiąca?
Nie, kalendarz zadań zespołu nie ma widoku miesiąca; najdłuższy widok siatki obejmuje tydzień, podobnie jak widok Lista. Kliknięcie nazwy miesiąca otwiera mały kalendarz służący do skoku na wybrany dzień.
Czy mogę przeciągnąć każde zadanie na inny dzień?
Nie, przeciągniesz tylko zadanie, które masz prawo edytować. Upuszczenie go w siatce zmienia datę i godzinę terminu, a wątek zapisuje poprzednią wartość.
Jak cofnąć zmianę terminu zadania w kalendarzu?
Naciśnij Ctrl+Z lub użyj ikony cofania w nagłówku kalendarza. Cofanie sięga do 20 zmian wstecz w ramach otwartej aplikacji; podczas samego przeciągania Esc przerywa gest bez zapisu.
Czy zobaczę urlop współpracownika przed zaplanowaniem mu zadania?
Tak, nieobecności członków zespołu widać w pasie nad siatką, a w widoku Lista pod nagłówkiem dnia. Wpis informuje o nieobecności, ale nie blokuje terminu.
Czy uczestnicy wydarzenia dostaną powiadomienie e-mailem?
Tak, jeśli zaznaczysz opcję „Wyślij powiadomienie także e-mailem”; domyślnie jest wyłączona. Powiadomienie w aplikacji i przeglądarce działa zawsze, natomiast wysyłka e-maili w tle przy zamkniętej aplikacji wymaga CRON-a na serwerze. CRON to harmonogram, który uruchamia zadania w tle o ustalonych porach.
Źródła
Zespół Task Managera - piszemy o pracy zespołowej, AI w firmie i porządku w zadaniach na przykładach z Task Managera, programu instalowanego na własnym serwerze. Task Managera tworzy od 2013 roku Blue Creation Group (Piotr Łącz); korzystają z niego m.in. Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna i Polpharma - zobacz opinie klientów. Teksty sprawdzamy z instrukcją i aktualną wersją programu.
