W poniedziałek Marta odkłada telefon, na którym właśnie omawiała zamówienie bukietów, i wraca do budżetu dziewięcioosobowej pracowni. Na jednej kartce ma ofertę z miesięczną opłatą za każdą osobę, na drugiej - jednorazową licencję Task Managera. Żeby porównać wydatki, potrzebuje rachunku na trzy lata, a nie tylko ceny zakupu.
Koszt programu do zadań to więcej niż cena licencji
Pełny rachunek za Task Managera składa się z licencji i hostingu oraz z pozycji, które wybierasz osobno: odnowienia aktualizacji, AI i usług. Nie musisz kupować wszystkiego, by korzystać z programu, ale musisz uwzględnić serwer, na którym go uruchomisz.
| Pozycja | Kiedy płacisz | Czy jest konieczna? | Komu płacisz |
|---|---|---|---|
| Licencja | Przy zakupie | Tak | Dostawcy Task Managera |
| Hosting | Według umowy z hostingiem | Tak, choć możesz już go mieć | Dostawcy hostingu |
| Odnowienie aktualizacji | Po okresie aktualizacji w cenie, jeśli je wybierzesz | Nie | Dostawcy Task Managera |
| AI | Według zużycia i zasad dostawcy modelu | Nie | Dostawcy modelu |
| Usługi dodatkowe | Jeśli je zamówisz | Nie | Dostawcy Task Managera |
Rachunek Marty nie zamknie się więc w jednej fakturze. Cenę licencji i usług sprawdzi w cenniku Task Managera, koszt serwera - w swojej umowie hostingowej, a ewentualny koszt AI - na koncie u dostawcy modelu. Na obu kartkach sprawdzi, ile zapłaci w drugim i trzecim roku: czy wróci opłata za każdą osobę, czy tylko wybrane koszty hostingu, aktualizacji i AI.
Przy dziewięciu osobach Marta wybiera plan Classic
Dla dziewięciu aktywnych osób Marta potrzebuje planu Classic. W Task Managerze plan określa liczbę stanowisk, a wariant Standard lub Pro - dostępne funkcje.
Starter obejmuje do 8 osób, Classic do 20, a Max do 35. Powyżej 35 osób jest plan Enterprise z indywidualną wyceną. Stanowisko zajmuje aktywny użytkownik; jeśli dezaktywujesz konto, zwolnisz stanowisko bez usuwania jego danych. Gdy potrzebujesz wyższego limitu, wprowadzasz nowy klucz licencyjny.
Marta zestawia dwie ceny zakupu: 1 490 zł za Classic w wariancie Standard oraz 3 990 zł za Classic w wariancie Pro. Pro dodaje Pocztę, Pliki i Automatyzacje. Asystent AI, baza wiedzy AI i szyfrowanie danych są dostępne w obu wariantach, więc sama chęć korzystania z AI nie wymaga Pro. Jeśli Marta zacznie od Standardu, później może przejść na Pro przez wpisanie nowego klucza, bez aktualizowania aplikacji.
Licencja jest bezterminowa: nie płacisz za każde stanowisko co miesiąc. Różnicę między zakresem wariantów rozpisuje porównanie Standardu i Pro, a zasady zakupu opisuje strona Bezterminowej licencji.
Po roku możesz odnowić aktualizacje, ale nie musisz
Cena zakupu obejmuje 12 miesięcy aktualizacji, a późniejsze odnowienie jest opcjonalne. Jeśli go nie kupisz, Task Manager działa dalej na zainstalowanej wersji; nie pobierzesz wydań opublikowanych po końcu uprawnienia.
Dla Marty roczne odnowienie Classica kosztuje 447 zł w Standardzie albo 1 197 zł w Pro. Jeśli wybierze Standard i przez drugi oraz trzeci rok nie odnowi aktualizacji, koszt samej licencji wyniesie 1 490 zł. Przy dwóch rocznych odnowieniach będzie to 2 384 zł. W obu wyliczeniach trzeba jeszcze doliczyć hosting oraz wybrane opcje.
Nie myl końca uprawnienia do aktualizacji z wygaśnięciem licencji. Tryb tylko do odczytu może dotyczyć na przykład wygasłego klucza czasowego lub klucza nieprawidłowego czy odwołanego, ale nie samego braku odnowienia aktualizacji przy licencji bezterminowej. Nowsze wydanie spoza okresu uprawnienia zobaczysz w Ustawienia → Aktualizacje z oznaczeniem „Zablokowane” i wyjaśnieniem.
Aktualizację uruchamia administrator. Program ostrzega go wcześniej, by zrobił kopię bazy danych i folderu załączników. Ostatnie wydanie z okresu uprawnienia zainstaluj przed jego końcem - serwer producenta udostępnia zwykle tylko najnowszą wersję. Przebieg tej pracy opisuje poradnik aktualizacji na własnym hostingu.
Hosting policz z własnej umowy, nie z ceny licencji
Task Manager działa na zwykłym hostingu współdzielonym z PHP 8.1+ i MySQL lub MariaDB. Cenę tego hostingu bierzesz ze swojej umowy, a nie z cennika programu.
W środę Marta sprawdza w panelu firmowego hostingu wersję PHP, bazę danych i wolne miejsce na dysku. Nie potrzebuje serwera z Node.js, Redisem ani Composerem. HTTPS jest zalecany, a do instalacji programu jako aplikacji PWA - wymagany.
Wielkość pakietu ma znaczenie także po zakupie. Zadania, wiadomości i załączniki leżą na Twoim serwerze, więc zajęte miejsce może rosnąć wraz z pracą zespołu. Nie zakładaj jednak, że obecny pakiet na pewno wystarczy na kolejne trzy lata: sprawdź jego przestrzeń dyskową i warunki jej zwiększenia. W wariancie Pro administrator może ustawiać limity miejsca w module Pliki dla użytkowników.
Własny serwer oznacza też obowiązek zadbania o kopię zapasową przed aktualizacją. Jeśli nie chcesz samodzielnie wgrywać wydań i robić kopii, możesz uwzględnić płatną Opiekę. Więcej o wymaganiach serwera znajdziesz w opisie Instalacji na Twoim hostingu.
Bez klucza AI płacisz za AI zero
Asystent AI jest opcjonalny, a Task Manager działa bez skonfigurowanego klucza. Gdy Marta nie korzysta z AI, nie wpisuje w swoim rachunku opłaty za model.
Jeśli chce włączyć Asystenta AI, zakłada konto u OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude albo xAI Grok i wpisuje własny klucz API w Ustawienia → AI. Klucz API to kod, który pozwala programowi wysyłać zapytania na jej konto u dostawcy modelu. Marta płaci dostawcy bezpośrednio, bez marży Task Managera; zapytania z potrzebnym kontekstem trafiają do wybranego dostawcy.
Koszt zależy od tego, jak zespół używa modelu i jak rozlicza go dostawca. W ustawieniach możesz określić maksymalną długość odpowiedzi - większa pozwala na dłuższy tekst, ale może podnieść koszt. Streszczenia załączników są domyślnie w trybie Ręcznie, więc nie uruchamiają się automatycznie. Jeśli korzystasz z Automatyzacji (wariant Pro), w Ustawieniach AI działa też dzienny limit zapytań AI z Automatyzacji - domyślnie 200 na dobę, a wpisanie 0 wyłącza limit.
Jest jeszcze mniej widoczna pozycja: przy OpenAI i Gemini włączone wyszukiwanie semantyczne szuka dokumentów po znaczeniu i może wysyłać fragmenty Notatek i Plików do dostawcy modelu. Potrzebne do tego zapytania są rozliczane osobno. Przy Claude i Groku samo indeksowanie nie wysyła tych fragmentów do dostawcy. Dlatego Marta wpisze do kalkulacji własną prognozę wydatków, a później sprawdzi faktyczne obciążenia konta. Sposób rozliczania wyjaśnia poradnik o własnym kluczu AI.
Usługi dopisz tylko wtedy, gdy je zamawiasz
Instalacja, szkolenie, Opieka i Wsparcie nie są obowiązkowymi pozycjami rachunku. Uwzględnij wyłącznie usługi, z których zamierzasz skorzystać, i odróżnij opłatę jednorazową od miesięcznej.
Zdalna instalacja w Starterze kosztuje 299 zł, a od planu Classic jest w cenie. Szkolenie kosztuje 599 zł. Dla Classica Opieka wynosi 199 zł miesięcznie, a Wsparcie 329 zł miesięcznie.
Opieka obejmuje wgrywanie nowych wersji z kopią zapasową i jest prowadzona razem z aktywnym odnowieniem aktualizacji. Jeśli Marta wpisze ją do wydatków na drugi i trzeci rok, musi więc policzyć także odpowiednie odnowienia. Nie powinna traktować Opieki jako zamiennika prawa do nowych wydań.
Jak policzyć trzy lata bez zgadywania stawek hostingu i AI?
Zsumuj opłatę za licencję, koszty hostingu z trzech lat i tylko te opcje, które wybierzesz. W poniższej tabeli wpisz kwoty ze swojej umowy hostingowej i konta u dostawcy AI; zera zostaw tam, gdzie rezygnujesz z usługi.
| Pozycja dla 9 osób, Classic Standard | Rok 1 | Rok 2 | Rok 3 | Razem |
|---|---|---|---|---|
| Licencja | 1 490 zł | 0 zł | 0 zł | 1 490 zł |
| Odnowienie, jeśli wybierzesz | W cenie licencji | 447 zł lub 0 zł | 447 zł lub 0 zł | Suma wybranych odnowień |
| Hosting | Wpisz kwotę z umowy | Wpisz kwotę z umowy | Wpisz kwotę z umowy | Suma trzech lat |
| AI, jeśli włączysz | Wpisz prognozę | Wpisz prognozę | Wpisz prognozę | Suma kosztów u dostawcy |
| Usługi, jeśli zamówisz | Wpisz wybrane usługi | Wpisz wybrane usługi | Wpisz wybrane usługi | Suma usług |
| Całość | Zsumuj kolumnę | Zsumuj kolumnę | Zsumuj kolumnę | Zsumuj trzy lata |
Wariant Marty bez AI, odnowienia i dodatkowych usług to 1 490 zł plus hosting za trzy lata. Jeśli wybierze dwa odnowienia, AI i Opiekę, do 2 384 zł doda hosting, wydatki u dostawcy modelu oraz miesięczną Opiekę za okres, w którym będzie z niej korzystać. Nie wpisuj przypadkowej stawki z internetu zamiast własnych kosztów.
Jutro wypisz liczbę aktywnych osób, sprawdź wersję PHP i miejsce w swoim hostingu, a potem uzupełnij trzy własne dane: koszt hostingu, prognozę AI i zakres usług. Jeśli prowadzisz firmę, która chce trzymać dane na własnym serwerze i nie płacić abonamentu za każdą osobę, zobacz działanie programu w Demo.
Najczęstsze pytania
Czy po roku muszę zapłacić za odnowienie, żeby Task Manager dalej działał?
Nie. Bezterminowa licencja pozwala dalej korzystać z zainstalowanej wersji; po zakończeniu uprawnienia nie pobierzesz wydań opublikowanych później, dopóki go nie odnowisz.
Ile wynosi koszt programu do zadań przez 3 lata dla dziewięciu osób?
Dla dziewięciu osób w Classic Standard koszt samej licencji wynosi 1 490 zł, a z dwoma rocznymi odnowieniami aktualizacji - 2 384 zł. Do wybranego scenariusza dodaj hosting oraz opcjonalne AI i usługi.
Ile kosztuje hosting pod Task Managera?
Kwotę znajdziesz w umowie ze swoim dostawcą hostingu. Task Manager może działać na zwykłym hostingu współdzielonym z PHP 8.1+ i MySQL lub MariaDB, więc sprawdź wymagania i dostępne miejsce w swoim pakiecie.
Ile zapłacę za Asystenta AI?
Zapłacisz kwotę naliczoną przez wybranego dostawcę modelu na Twoim kluczu API, bez marży Task Managera. Jeśli nie skonfigurujesz klucza, program działa bez AI i ta pozycja wynosi zero.
Czy mogę zacząć od Standardu i przejść na Pro później?
Tak. Przejście wymaga nowego klucza licencyjnego; po jego wpisaniu w Ustawienia → Zaawansowane → Licencja funkcje Pro włączają się bez aktualizacji aplikacji.
Źródła
Zespół Task Managera - piszemy o pracy zespołowej, AI w firmie i porządku w zadaniach na przykładach z Task Managera, programu instalowanego na własnym serwerze. Task Managera tworzy od 2013 roku Blue Creation Group (Piotr Łącz); korzystają z niego m.in. Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna i Polpharma - zobacz opinie klientów. Teksty sprawdzamy z instrukcją i aktualną wersją programu.
