W poniedziałek Michał, właściciel siedmioosobowej agencji w Poznaniu, szuka zgody klienta na zmianę projektu. Brief jest w Trello, rozmowa w Slacku, plik na Dysku Google, a odpowiedź klienta w Gmailu. Jeśli też otwierasz cztery karty, żeby odpowiedzieć na jedno pytanie, sprawdź, czy jeden program zamiast kilku narzędzi uporządkuje pracę i jak policzyć koszt takiej zmiany.
Jedna sprawa w czterech miejscach kosztuje więcej niż cztery logowania
Koszt rozdzielenia jednej decyzji między rozmowy i pliki to czas tracony na jej szukanie. Gdy szukasz obowiązującego ustalenia, musisz najpierw zgadnąć, gdzie ktoś je zapisał.
We wtorek klient agencji Michała akceptuje ciemne tło strony mailem. Magda zapisuje termin makiety w zadaniu, Marek potwierdza zakres prac na czacie, a Ola wrzuca projekt na dysk. Dwa tygodnie później zespół nie ma gdzie sprawdzić, która wersja jest zatwierdzona. Żadne z tych narzędzi nie musi działać źle, żeby zespół stracił kontekst.
Nowa osoba dostaje dostęp do kilku miejsc, ale nie dostaje automatycznie historii decyzji. Podobnie z wyszukiwaniem: słowa „wycena strony” mogą oznaczać temat maila, nazwę pliku albo wiadomość. Dlatego przed zmianą programu trzeba ustalić prostszą zasadę: gdzie zespół zapisuje ustalenia dotyczące jednej sprawy.
Jeden program zamiast kilku narzędzi: co zmieścisz w Task Managerze?
W Task Managerze połączysz codzienną pracę nad zadaniami, rozmowy, plan i notatki. Poczta, Pliki oraz Automatyzacje też mogą być częścią tego okna, ale tylko w wariancie Pro. Workspace to przestrzeń pracy dla działu lub projektu, z dostępem dla przypisanych osób.
| Co dziś trzymasz osobno | Co znajdziesz w Task Managerze | Wariant |
|---|---|---|
| Zadania i ich terminy | Zadania oraz Tablica, na której workspace'y tworzą kolumny | Standard i Pro |
| Rozmowy zespołu | Czaty przypisane do workspace'ów oraz rozmowy w zadaniach | Standard i Pro |
| Plan pracy i nieobecności | Kalendarz z zadaniami, wydarzeniami, przypomnieniami i nieobecnościami | Standard i Pro |
| Osobiste zapiski | Notatki, które możesz udostępnić wybranym osobom | Standard i Pro |
| Skrzynkę e-mail | Pocztę obsługującą serwery IMAP (protokół odbierania poczty) i SMTP (protokół wysyłania poczty) | Pro |
| Pliki używane przy pracy | Pliki z folderami workspace'ów, zadań i czatów | Pro |
Na ekranie masz trzy kolumny: workspace'y po lewej, listę zadań i czatów pośrodku, otwarty wątek po prawej. Nie musisz zamykać rozmowy, żeby zobaczyć, jak nazywa się zadanie obok. Zobacz, jak działa układ trzech kolumn.
Osobny przykład z ekranu Task Managera: w środę Ola otwiera zadanie „Projekt strony”. Pod rozmową widzi listę czterech prac, z których dwie są już odhaczone; pasek pokazuje „2 z 4 zrobione”, a przy ukończonym punkcie jest podpis osoby, która go zaznaczyła. To drobny szczegół, ale usuwa pytanie „kto uznał to za gotowe?” z kolejnego spotkania.
Poczta i Pliki są obok pracy, ale mail nie staje się wspólny
W wariancie Pro możesz czytać pocztę i otwierać Pliki bez przechodzenia do osobnych aplikacji. Podłączenie skrzynki nie udostępnia jednak korespondencji zespołowi: widzi ją właściciel skrzynki, a nie pozostali uczestnicy zadania.
W czwartek Ola otwiera mail „Zapytanie o wycenę - strona firmowa” i odpowiada z podłączonej skrzynki. Task Manager wysyła odpowiedź przez serwer SMTP tej skrzynki; SMTP to sposób wysyłania poczty przez serwer obsługujący konto. Jeśli Ola włączy pokazywanie wątków mailowych w widoku „Wszystko”, zobaczy je na głównej liście obok zadań i czatów. Nadal są jej prywatną pocztą.
Ola może powiązać mail z zadaniem, żeby szybciej między nimi przechodzić. To skrót nawigacyjny, nie sposób na pokazanie treści maila współpracownikom. Jeśli Magda ma znać decyzję klienta, Ola musi przekazać ją w zadaniu. Wspólną skrzynkę firmową każda uprawniona osoba podłącza u siebie.
Pliki rozwiązują inny kłopot. Każde zadanie i czat ma własny folder, do którego trafiają załączniki z wątku. Z kolei załączniki maila Ola może zapisać z menu korespondencji w folderze Poczta / skrzynka / temat wątku. Potem otwiera Pliki obok rozmowy i przeciąga potrzebny dokument na wiadomość. Sprawdź zasady dostępu do Plików, zanim uznasz folder workspace'u za automatycznie wspólny: plik wgrany do niego pozostaje prywatny, dopóki go nie udostępnisz.
Jedno okno nie zastąpi każdego programu w firmie
Task Manager skupia pracę zespołu wokół spraw, ale nie obsłuży wszystkich specjalistycznych potrzeb firmy. Nie ma własnych wideokonferencji, połączeń głosowych, CRM-u z lejkiem sprzedaży ani modułu księgowego, więc do tych zadań zostawiasz osobne narzędzia.
Tak samo jest z dyskiem używanym do wysyłania klientom publicznych linków. Udostępnianie w Plikach działa między osobami korzystającymi z aplikacji, w granicach ich dostępu do workspace'u, zadania lub czatu. Klientowi spoza aplikacji wyślesz dokument mailem jako załącznik, nie publicznym linkiem do folderu. W Plikach pojedynczy wgrywany plik może mieć do 100 MB.
Są też granice mniej widoczne na pierwszy rzut oka. Asystent AI nie odczyta tekstu z zeskanowanego PDF-a, bo program nie ma OCR, czyli rozpoznawania tekstu na obrazie. Nie odczyta też starego, binarnego pliku DOC. Jeśli liczysz na przypomnienia e-mail wysyłane przy zamkniętej aplikacji, serwer musi mieć ustawiony CRON, czyli zadanie uruchamiane w tle. Przypomnienia w samej aplikacji nie wymagają tego warunku.
Dlatego „jedno okno” traktuj jako miejsce na wspólną pracę nad sprawami, nie obietnicę usunięcia każdej innej pozycji z firmowej listy programów.
Po trzech latach porównaj całe rachunki, nie miesięczne etykiety
Porównaj koszt licencji Task Managera, opcjonalnych odnowień, hostingu i ewentualnego AI z obecnymi abonamentami w tym samym okresie i dla tej samej liczby osób. To metoda liczenia, nie gotowe porównanie kwot konkurentów; sama cena startowa nie pokazuje pełnego wydatku.
Osobna agencja planuje w poniedziałek dostęp dla 12 osób. Dla takiego zespołu odpowiedni jest plan Classic; jeśli potrzebuje także Poczty i Plików, wybiera wariant Pro. Licencja kosztuje 3 990 zł. W cenie jest 12 miesięcy aktualizacji, a po tym czasie możesz pracować na posiadanej wersji bez odnawiania. Jeśli opłacisz odnowienie na dwa kolejne lata, łączny koszt licencji i tych odnowień wyniesie 6 384 zł. To nie jest obowiązkowy koszt trzech lat, lecz wariant z zachowaniem aktualizacji.
Do rachunku licencji Task Managera i obecnych abonamentów dopisz koszty, które łatwo pominąć. Task Manager działa na Twoim hostingu, więc hosting również kosztuje, nawet jeśli firma już za niego płaci. Program działa bez AI; gdy włączysz Asystenta AI, rozliczysz użycie bezpośrednio u wybranego dostawcy modelu, na własnym kluczu. Dopiero obok takiego rachunku połóż sumę swoich rzeczywistych faktur za obecne narzędzia, zamiast zgadywać ceny cudzych planów. Prześledź rachunek licencji dla 12 osób.
Zacznij od jednego projektu, nie od przeprowadzki całej firmy
Najprościej sprawdzisz sens zmiany na jednym projekcie, w którym często ginie kontekst. Przez dwa tygodnie trzymaj zadania i rozmowę o nich w jednym workspace, a pozostałe narzędzia zostaw tam, gdzie są.
W piątek Michał może założyć workspace „Nowa strona www”, wpisać trzy bieżące zadania i poprosić zespół, by nowe ustalenia do tych zadań zapisywał już w ich wątkach. Nie musi od razu podłączać Poczty ani przenosić plików. Niech zapisze, ile razy ktoś w ciągu dwóch tygodni pyta „gdzie jest decyzja?” i ile razy znajduje odpowiedź bez szukania w innych kartach. Jeśli potrzebujesz spokojniejszego tempa, skorzystaj z planu pierwszego tygodnia z Task Managerem.
Do testu potrzebujesz własnego hostingu z PHP 8.1+ oraz MySQL lub MariaDB; wystarczy zwykły hosting współdzielony. Instalator działa w przeglądarce i prowadzi przez pięć ekranów. Jutro wypisz miejsca, w których leży ostatnia zamknięta sprawa w Twojej firmie, i wybierz jeden projekt do próby. Potem otwórz Demo i zobacz, jak wygląda rozmowa prowadzona przy zadaniu.
Najczęstsze pytania
Czy Task Manager zastąpi Slacka, Trello, Dysk Google i Gmaila naraz?
Nie wszystkie: Task Manager może zebrać zadania, tablicę i rozmowy zespołu, a w wariancie Pro także pocztę oraz Pliki. Nie zastąpi połączeń głosowych i wideo ani udostępniania plików publicznym linkiem osobom spoza aplikacji.
Co dostaję w wariancie Standard, a co w Pro?
Standard obejmuje zadania, czaty, workspace'y, Kalendarz, Tablicę, Notatki, Centrum powiadomień i dostęp do opcjonalnego Asystenta AI, a Pro dodaje Pocztę, Pliki, Automatyzacje, Szyfrowanie AES-256 i Bazę wiedzy RAG. RAG pomaga AI odpowiadać na podstawie wskazanych źródeł wiedzy; PWA, czyli instalacja aplikacji w osobnym oknie przeglądarki, jest dostępna w obu wariantach.
Czy mogę automatycznie przenieść dane ze Slacka albo Trello?
Task Manager nie ma opisanego importu ze Slacka ani Trello, więc nie planuj wdrożenia wokół takiej funkcji. Zacznij od nowych zadań i rozmów w jednym projekcie, pozostawiając starsze ustalenia w dotychczasowych narzędziach.
Ile kosztuje jeden program zamiast kilku narzędzi dla 12 osób?
W planie Classic, wariancie Pro, licencja dla 12 osób kosztuje 3 990 zł i obejmuje 12 miesięcy aktualizacji. Późniejsze odnowienie jest opcjonalne; do rachunku dodaj hosting i ewentualne opłaty u dostawcy AI, a po drugiej stronie swoje faktyczne faktury abonamentowe.
Czy zespół zobaczy moją pocztę po podłączeniu skrzynki?
Nie, skrzynka pozostaje prywatna nawet dla administratora. Powiązanie maila z zadaniem daje skrót do wątku, ale nie pokazuje jego treści pozostałym uczestnikom zadania.
Źródła
Zespół Task Managera - piszemy o pracy zespołowej, AI w firmie i porządku w zadaniach na przykładach z Task Managera, programu instalowanego na własnym serwerze. Task Managera tworzy od 2013 roku Blue Creation Group (Piotr Łącz); korzystają z niego m.in. Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna i Polpharma - zobacz opinie klientów. Teksty sprawdzamy z instrukcją i aktualną wersją programu.
