W środę o 16:00 klient dzwoni do Oli z pytaniem o ofertę dla Nord. Ola prowadzi 8 zadań w trzech Workspace'ach, ale termin tej oferty - wtorek - zapisała tylko w głowie. Teraz wpisuje datę w zadaniu, żeby przy kolejnym terminie mogły pomóc jej kolory, filtry i przypomnienia.
Jak pilnować terminów zadań w zespole? Najpierw wpisz datę
Najpierw wpisz termin w polu zadania. Potem możesz oprzeć przegląd pracy na czterech warstwach Task Managera: kolorze terminu, kaflach-filtrach, przypomnieniu Asystenta AI przypiętym do terminu i porannym briefingu. Data rzucona w rozmowie nie zastąpi pola terminu, nawet jeśli wszyscy ją słyszeli.
W zadaniu wpisujesz temat, opis, osoby przypisane i termin - z godziną albo bez. W poniedziałek Marek ustala z Olą makiety na czwartek. Jeśli wpiszą czwartek wyłącznie w wiadomości, trzeba będzie pamiętać, gdzie go szukać; jeśli ustawią go jako termin zadania, pojawi się przy karcie i w widokach zadań.
Przy okazji przypisz osobę, która wykona zadanie. Alarm nie rozstrzygnie za zespół, kto odpowiada za ofertę; jeśli u Was często brakuje właściciela, zacznij od zasady rozdzielania zadań w zespole.
A gdy klient przesunie odbiór makiet na następny poniedziałek? Marek zmienia termin, a w wątku zostaje wiadomość systemowa z poprzednią wartością. Ola widzi zmianę bez odtwarzania ustaleń z pamięci. W wątku zostaje ślad, jaki termin wpisano wcześniej.
Kolor mówi, które zadanie wymaga uwagi
Kolor terminu pozwala rozpoznać sytuację zadania bez otwierania jego wątku. Ta sama zasada obowiązuje na liście, Tablicy i w Kalendarzu, więc zmiana widoku nie zmienia znaczenia oznaczeń.
| Kolor | Co oznacza |
|---|---|
| Czerwony | Zadanie jest po terminie |
| Niebieski | Termin przypada na dziś |
| Zielony | Zadanie jest w terminie |
| Szary | Zadanie nie ma terminu albo jest zamknięte |
Przy karcie zobaczysz też kółko z liczbą dni do terminu. We wtorek Ola może więc odróżnić ofertę, którą trzeba oddać dziś, od makiet zaplanowanych na poniedziałek. Nie musi otwierać obu zadań, żeby podjąć pierwszą decyzję.
Szary kolor wymaga chwili uwagi: nie oznacza wyłącznie braku daty, bo pojawia się również przy zamkniętym zadaniu. Jeśli zadanie nadal czeka na wykonanie i nie ma terminu, dopisz go. Bez daty nie przypniesz do niego przypomnienia, które ma podążać za terminem.
Kafle Na dziś i Po terminie skracają poranny przegląd
Kafle nad listą zadań pokazują liczby i jednocześnie filtrują listę. Klikasz Po terminie, żeby zobaczyć zaległości, albo Na dziś, żeby oddzielić sprawy na bieżący dzień od reszty pracy.
Ola może zacząć środę od kafla Po terminie, a przed wyjściem wrócić do Na dziś. Przy ofercie dla Nord zobaczy zaległość, zamiast odkryć ją dopiero podczas telefonu od klienta. Dzwoni do klienta i ustala nową datę oddania oferty.
Nad listą są także kafle Terminowe i Czat. Gdy po kliknięciu nadal widzisz zbyt wiele pozycji, zawęź je filtrem statusu, priorytetu lub terminu albo posortuj po terminie. Te filtry i sortowanie są wspólne dla listy, Tablicy i Kalendarza.
Kalendarz Task Managera daje inną perspektywę: pokazuje zadania, wydarzenia, przypomnienia i nieobecności zespołu w jednym widoku. Możesz wybrać zakres 1, 2, 3, 5 lub 7 dni albo panel Lista. Jeśli Marek przesuwa makiety przeciągnięciem, zmienia termin; Esc przerywa gest bez zapisu, a Ctrl+Z pozwala cofnąć zmianę. Pas nieobecności u góry pomaga mu sprawdzić, czy nowa data nie wypada podczas urlopu osoby, z którą pracuje.
Centrum powiadomień przypomina, nawet gdy nie otwierasz listy
Gdy korzystasz z aplikacji, Centrum powiadomień może przypomnieć o zadaniu, nawet jeśli nie otwierasz listy. Przy całkiem zamkniętej aplikacji kanałem przypomnienia może być e-mail; wysyłka w tle wymaga CRON-a.
Centrum powiadomień pokazuje kartę godzinę przed terminem zadania oraz 15 minut przed wydarzeniem z kalendarza. Przy pierwszym wejściu do aplikacji po 6:00 może też pokazać poranny briefing, czyli kartę z planem dnia.
Wyspa Centrum powiadomień przy krawędzi aplikacji zbiera między innymi powiadomienia o zadaniach, rozmowach, wzmiankach i wydarzeniach. Jeśli po spóźnionym wtorku Ola przesunie termin oferty dla Nord na kolejną środę o 15:00, karta przypomni o niej godzinę wcześniej; kliknięcie otworzy zadanie. Przy wydarzeniu zobaczysz dodatkowo odliczanie, a gdy się rozpocznie - kartę „Teraz: ...”.
Brak godziny nie oznacza braku przypomnienia. Zadanie z samą datą wywołuje kartę o 16:00, opisaną „dziś · bez godziny”. To odrębna reguła od przypomnień Asystenta AI, który dla terminu bez godziny przyjmuje do swoich obliczeń 9:00.
Poranny briefing nie jest alarmem ustawionym na sztywną godzinę. Pojawia się raz dziennie przy pierwszym wejściu po 6:00, podaje liczbę terminów i wydarzeń oraz układa pozycje według godzin. Klikasz wiersz zadania, żeby otworzyć jego wątek, albo wiersz wydarzenia, żeby przejść do kalendarza. Gdy dzień jest pusty, briefing się nie pokazuje.
Jeśli akurat piszesz wiadomość, karty nie wyskakują nad edytorem - wyspa dolicza powiadomienia po cichu. Przypomnienia znajdziesz też na liście w jej panelu. Działanie i ustawienia kategorii opisuje instrukcja Centrum powiadomień.
Asystent AI może przypiąć przypomnienie do terminu zadania
Przypomnienie przypięte do terminu przesuwa się razem z terminem zadania. Żeby je ustawić, poproś Asystenta AI zwykłym zdaniem, a następnie potwierdź proponowaną datę i godzinę przyciskiem „Tak, wykonaj”. Bez tego kliknięcia przypomnienie nie powstanie.
W czwartek Ola otwiera zadanie Oferta dla klienta Nord, włącza prywatny tryb pytania przyciskiem „Asystent AI” i pisze: „przypomnij mi o tym zadaniu dzień przed terminem”. Może też poprosić o przypomnienie „2 godziny przed terminem”, „rano w dniu terminu” albo „w terminie”. Pytanie i odpowiedź w wątku widzi tylko ona.
Jeśli klient przełoży odbiór oferty, Ola zmieni termin zadania, a przypięte przypomnienie podąży za nim. Po zmianie nowy moment „przed terminem” może już być przeszłością, choć sam termin jeszcze nie minął. Wtedy przypomnienie odezwie się przy najbliższej okazji. Gdy termin minął albo został usunięty, przypomnienie jest anulowane.
To rozwiązanie potrzebuje istniejącego terminu. Jeśli go nie ma, Asystent AI powie o tym i zaproponuje zwykłe przypomnienie na konkretną datę oraz godzinę, na przykład „przypomnij mi jutro o 9 o fakturze”. Listę zapisanych przypomnień sprawdzisz poleceniem „pokaż moje przypomnienia”; limit wynosi 50 aktywnych przypomnień. Więcej przykładów znajdziesz na stronie przypomnień Asystenta AI.
Administrator musi wcześniej skonfigurować dostawcę, własny klucz API i model, a Ty musisz mieć uprawnienie do AI w danym kontekście. Bez tego zadania, kolory, kafle, Kalendarz i Centrum powiadomień nadal działają. Asystent AI dokłada osobistą warstwę, nie warunek korzystania z pozostałych.
Poranny briefing i codzienny skrót zadań to dwie różne rzeczy
Poranny briefing pokazuje plan dnia przy pierwszym wejściu po 6:00. Codzienny skrót zadań włączasz osobno w Ustawieniach → Profil; przychodzi raz na dobę o wybranej godzinie i dotyczy tylko Twoich przypisanych zadań.
| Poranny briefing | Codzienny skrót zadań | |
|---|---|---|
| Kiedy | Przy pierwszym wejściu po 6:00, jeśli dzień nie jest pusty | O wybranej godzinie, domyślnie 8:00 |
| Co pokazuje | Terminy i wydarzenia dnia, w kolejności godzin | Liczbę i tytuły zadań na dziś oraz po terminie |
| Zakres | Plan dnia w Centrum powiadomień | Twoje nieukończone i niezarchiwizowane przypisane zadania |
Jeśli Ola otworzy aplikację dopiero o 10:30, wtedy zobaczy briefing - nie o 6:00 ani o 8:00. Skrót może natomiast ustawić na godzinę, która pasuje do jej pracy. Przy zamkniętej aplikacji skrót może dotrzeć e-mailem, ale wysyłka w tle wymaga CRON-a. Briefing jest natomiast kartą Centrum powiadomień, która pokazuje się przy pierwszym wejściu do aplikacji po 6:00.
Przy zamkniętej aplikacji sam sygnał w przeglądarce nie wystarczy
Gdy Task Manager jest otwarty na innej karcie, przypomnienie może pojawić się jako powiadomienie systemowe po udzieleniu zgody przeglądarce. Przy całkiem zamkniętej aplikacji kanałem dla przypomnienia jest e-mail, a jego wysyłka w tle wymaga CRON-a na serwerze.
Zgodę na powiadomienia przeglądarki ustawiasz w Ustawieniach → Profil → Powiadomienia przeglądarki. Przycisk „Wyślij test” pozwala sprawdzić ją na danym urządzeniu. Bez zgody przypomnienie czeka na liście Centrum powiadomień do Twojego powrotu do aplikacji.
E-mail nie jest domyślnie dołączany do wydarzenia założonego przez Asystenta AI. Jeśli go potrzebujesz, poproś wprost „i wyślij też mailem”; przy wydarzeniu tworzonym w kalendarzu służy do tego „Wyślij powiadomienie także e-mailem”. Administrator konfiguruje wysyłkę systemową SMTP, czyli połączenie z serwerem pocztowym, oraz CRON. Bez CRON-a e-maile wychodzą, gdy ktoś korzysta z aplikacji, a program ostrzega o tym przy ustawianiu przypomnienia.
Nie myl też maila o terminie z mailem o nowej wiadomości w wątku. Ten drugi wychodzi 5 minut po ostatniej dopisce; jeśli wcześniej otworzysz wątek, nie zostanie wysłany. Ustawienia kanałów powiadomień pozwalają osobno wybrać powiadomienia w aplikacji, e-mail i przeglądarkę dla wskazanych typów zdarzeń.
Zacznij od jednego przeglądu, nie od wszystkich alarmów naraz
Najpierw uzupełnij terminy w otwartych zadaniach, a potem ustal w zespole stały moment sprawdzania kafli Po terminie i Na dziś. Dopiero po tym włączaj osobiste skróty i przypomnienia dla spraw, których przegapienie rzeczywiście wymaga dodatkowego sygnału.
W poniedziałek Ola i pięć osób z zespołu mogą przejrzeć zadania bez dat, nie myląc ich z zamkniętymi szarymi kartami. Każda osoba sprawdza własne ustawienia powiadomień, a administrator ustawia CRON, jeśli zespół chce dostawać e-maile przy zamkniętej aplikacji. Ola przypina przez Asystenta AI przypomnienie do oferty Nord; do zwykłych zadań wystarczają jej kolor, filtr i Centrum powiadomień.
Jutro rano otwórz listę, sprawdź szare, nadal otwarte zadania i wpisz terminy tam, gdzie ich brakuje. Potem kliknij Po terminie i zobacz, co wymaga decyzji przed południem. Układ kolorów i kafli możesz sprawdzić w Demo.
Najczęstsze pytania
Jak ustawić przypomnienie o terminie zadania w Task Managerze?
W wątku zadania włącz prywatny tryb pytania przyciskiem „Asystent AI”, poproś na przykład „przypomnij mi o tym zadaniu dzień przed terminem” i kliknij „Tak, wykonaj” po sprawdzeniu daty. Administrator musi wcześniej skonfigurować AI, a Ty potrzebujesz uprawnienia do korzystania z niego.
Czy przypomnienie przesunie się, gdy zmienię termin zadania?
Tak, przypomnienie przypięte do terminu przesunie się razem z nim. Jeśli termin minie albo zostanie usunięty, przypomnienie zostanie anulowane.
Czy dostanę powiadomienie o terminie, gdy nie mam otwartej aplikacji?
Przy zamkniętej aplikacji przypomnienie może dotrzeć e-mailem, jeśli włączono jego wysyłkę i administrator skonfigurował SMTP. Wysyłka w tle wymaga CRON-a - bez niego e-mail wyjdzie dopiero, gdy ktoś korzysta z aplikacji. Jeśli aplikacja jest otwarta w innej karcie, po udzieleniu zgody możesz otrzymać powiadomienie systemowe przeglądarki.
Czym różni się poranny briefing od codziennego skrótu zadań?
Poranny briefing pojawia się w Centrum powiadomień przy pierwszym wejściu po 6:00 i pokazuje terminy oraz wydarzenia dnia. Codzienny skrót zadań włączasz w Ustawieniach → Profil; o wybranej godzinie podaje Twoje zadania na dziś i po terminie.
Jak pilnować terminów zadań w zespole bez AI?
Kolory terminów, kafle-filtry, Kalendarz i przypomnienie Centrum powiadomień godzinę przed terminem działają bez AI. Asystent AI jest potrzebny dopiero wtedy, gdy chcesz ustawić osobiste przypomnienie przypięte do terminu zadania.
Źródła
Zespół Task Managera - piszemy o pracy zespołowej, AI w firmie i porządku w zadaniach na przykładach z Task Managera, programu instalowanego na własnym serwerze. Task Managera tworzy od 2013 roku Blue Creation Group (Piotr Łącz); korzystają z niego m.in. Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna i Polpharma - zobacz opinie klientów. Teksty sprawdzamy z instrukcją i aktualną wersją programu.
