Czym są przypomnienia w Task Managerze?
Przypomnienia od Asystenta AI zdejmują z Ciebie obowiązek pamiętania o sprawach na później. Mówisz asystentowi, o czym i kiedy ma przypomnieć. Task Manager pilnuje terminu: pokazuje powiadomienie w aplikacji. Przy zamkniętej aplikacji e-mail może dotrzeć, jeśli masz włączone powiadomienia e-mail, działa SMTP i administrator skonfigurował cron.
Przypomnienie ma dwa obowiązkowe elementy: treść (do 500 znaków) i moment. Możesz podać przyszłą datę i godzinę albo powiązać przypomnienie z terminem zadania. W drugim przypadku przesunięcie terminu zadania przesuwa też przypomnienie.
Przypomnienia widać w kalendarzu Task Managera razem z zadaniami, wydarzeniami i zaplanowanymi wysyłkami Agenta AI. Naraz możesz mieć 50 aktywnych przypomnień.
Jak to działa?
Przypomnienie powiązane z zadaniem może działać w trzech trybach. Może przypomnieć przed terminem - domyślny odstęp to 1440 minut. Może też przypomnieć dokładnie w terminie albo o 09:00 w dniu terminu. Możesz też ustawić termin bezwzględny, bez powiązania z zadaniem. Jeśli zadanie ma datę bez godziny, do wyliczenia przypomnienia program przyjmuje 09:00. W kalendarzu samo zadanie pojawia się wtedy o 17:00. Wszystko działa w strefie Europe/Warsaw.
Gdy zmienia się termin zadania, Task Manager przelicza powiązane przypomnienia. Jeśli nowy termin wypada tak blisko, że moment przypomnienia już minął, przypomnienie odezwie się od razu, o ile zadanie wciąż jest przed Tobą. Jeśli termin zadania zostanie usunięty albo już minął, przypomnienie zostanie anulowane.
Sposób dostarczenia zależy od tego, czy korzystasz właśnie z aplikacji. Gdy jej karta jest widoczna, a okno ma fokus, widzisz komunikat na ekranie. Jeśli aplikacja jest otwarta, ale bez fokusu, powiadomienie może pokazać przeglądarka - pod warunkiem że wyraziłeś na to zgodę. E-mail może wyjść najwcześniej 60 sekund po terminie, jeśli masz włączone powiadomienia e-mail, działa SMTP i przypomnienie nie zostało wcześniej pokazane. Przy zamkniętej aplikacji potrzebny jest też działający cron. Jeśli żaden kanał nie jest dostępny, przypomnienie czeka, aż wrócisz do programu.
Osobno działa dzienny skrót. Jest domyślnie wyłączony, a jego domyślna godzina to 08:00. Raz na dobę dostajesz zestawienie przypisanych do Ciebie zadań z terminem na dziś lub po terminie. Zestawienie zawiera do pięciu tytułów.
Co zyskujesz?
Nie musisz przez cały tydzień przypominać sobie co kilka godzin, czy masz coś zrobić w przyszły czwartek. Łatwiej skupić się na dzisiejszej pracy, gdy nie pilnujesz w głowie listy spraw na później.
Nie wracasz też do klienta z pytaniem o odbiór, który został przełożony trzy dni temu. Gdy przypomnienie jest powiązane z zadaniem, zmiana terminu nie wymaga od Ciebie osobnego poprawiania daty.
Rano widzisz osobno sprawy na dziś i te po terminie. Nie musisz przeglądać całej listy zadań, żeby je znaleźć.
Przykład z codziennej pracy
Klient dzwoni w środę i prosi o kontakt po świętach. Mówisz asystentowi, kiedy chcesz o tym pamiętać. Przypomnienie trafia do kalendarza obok pozostałych zaplanowanych spraw.
Prowadzisz też wdrożenie z odbiorem 20 marca. Chcesz przypomnienie dzień wcześniej, więc wiążesz je z terminem zadania. W lutym klient przesuwa odbiór na 3 kwietnia. Ktoś z zespołu zmienia termin w zadaniu. Przy przeliczeniu powiązanego przypomnienia jego data przesuwa się na 2 kwietnia. Nie trzeba poprawiać go osobno. Jeśli termin odbioru zniknie z zadania, przypomnienie zostanie anulowane.
Najczęstsze pytania
Czy przypomnienie przyjdzie mailem?
E-mail może wyjść najwcześniej 60 sekund po terminie, jeśli masz włączone powiadomienia e-mail, działa SMTP i przypomnienie nie zostało wcześniej pokazane w aplikacji ani jako powiadomienie przeglądarki. Przy zamkniętej aplikacji potrzebny jest też działający cron.
Co się stanie, gdy zmienię termin zadania?
Przypomnienia powiązane z terminem zadania przeliczają się automatycznie. Jeśli termin zniknie albo już minął, zostają anulowane.
Ile przypomnień mogę mieć naraz?
Możesz mieć 50 aktywnych przypomnień. Wydarzenia zaimportowane z kalendarza Google nie wliczają się do tego limitu.
Czy mogę anulować przypomnienie?
Tak, możesz anulować każde własne oczekujące przypomnienie. Napisz do Asystenta „pokaż moje przypomnienia” - zobaczysz aktywne przypomnienia i dziesięć ostatnio zamkniętych. Potem napisz „anuluj przypomnienie …” i potwierdź. Przypomnienie usuniesz też w Kalendarzu.
Czy dostanę powiadomienie, jeśli nie mam otwartej aplikacji?
E-mail może dotrzeć przy zamkniętej aplikacji, jeśli masz włączone powiadomienia e-mail, działa SMTP i działa cron. Bez crona e-mail może zostać wysłany, gdy ktokolwiek korzysta z aplikacji. Jeśli żaden kanał dostarczenia nie jest dostępny, przypomnienie zaczeka na Twój powrót do aplikacji.