Konfiguracja SMTP (administrator)

Aby aplikacja mogła wysyłać e-maile systemowe (zaproszenia, reset hasła, powiadomienia), administrator musi skonfigurować globalny serwer SMTP.

Krok po kroku

  1. Kliknij ikonę koła zębatego (⚙) → zakładka Poczta → karta Poczta systemowa (widzi ją tylko administrator; wcześniej ta karta była w zakładce „Zaawansowane").
  2. Wypełnij formularz w trzech krokach:
    • 1 Nadawca - adres e-mail wyświetlany jako nadawca i nazwa nadawcy (np. „Task Manager")
    • 2 Serwer wysyłki - serwer SMTP (np. smtp.gmail.com), port (587 dla TLS, 465 dla SSL) i szyfrowanie
    • 3 Logowanie do serwera - login (zwykle taki sam jak adres nadawcy) i hasło
  3. Kliknij „Wyślij wiadomość testową", aby sprawdzić poprawność konfiguracji.
  4. Kliknij „Zapisz".

Przełącznik „Wysyłaj przez tę skrzynkę" nad formularzem wyłącza całą wysyłkę systemową - przy wyłączonym nie wychodzą m.in. wiadomości z resetem hasła.

Ta skrzynka to nadawca wiadomości wysyłanych przez samą aplikację i dotyczy całej firmy. Twoje własne skrzynki (do czytania i pisania poczty w Task Managerze) podłączasz wyżej, w tej samej zakładce.

Popularne konfiguracje SMTP

Gmail:

  • Serwer: smtp.gmail.com, Port: 587, Szyfrowanie: TLS
  • Wymagane: Hasło aplikacji (nie hasło konta Google) - wygeneruj w Koncie Google → Bezpieczeństwo → Hasła aplikacji

Outlook/Microsoft 365:

  • Serwer: smtp.office365.com, Port: 587, Szyfrowanie: TLS

OVH / home.pl / polski hosting:

  • Serwer podany przez hostingodawcę, zazwyczaj port 465 lub 587

Powiadomienia dla użytkowników

Aplikacja wysyła e-maile w przypadku:

  • Resetowania hasła
  • Przypisania do nowego zadania (jeśli skonfigurowane)
  • Wspomnień (@mention) w wiadomościach

Trzy kanały powiadomień (Profil → Ustawienia)

W ustawieniach profilu (ikona ⚙ → zakładka profilowa) możesz niezależnie sterować trzema kanałami powiadomień. Dla każdego z nich osobno wybierasz Tak/Nie dla sześciu typów zdarzeń: Nowe zadanie, Nowy czat, Nowa wiadomość, Zmieniono status zadania, Oznaczono mnie, Nowa wiadomość e-mail (moduł Poczta).

  1. Powiadomienia w aplikacji - „toast" wyświetlany wewnątrz aplikacji (prawy górny róg). Pojawia się, gdy masz otwartą aplikację.
  2. Powiadomienia e-mail - wiadomość e-mail na Twój adres.
  3. Powiadomienia przeglądarki - systemowe powiadomienie przeglądarki (poziom systemu operacyjnego).

Dźwięk powiadomień w aplikacji

W sekcji Powiadomienia w aplikacji są dwa dodatkowe przełączniki:

  • Dźwięk powiadomienia - komunikatowi w aplikacji towarzyszy krótki sygnał.
  • Powtarzaj dźwięk do zamknięcia komunikatu - sygnał powtarza się co ~1,5 sekundy tak długo, jak długo komunikat jest widoczny, i milknie w chwili jego zamknięcia (ręcznego albo po upływie ustawionego czasu wyświetlania).

Sygnał gra tylko przy powiadomieniach (nowe zadanie, nowa wiadomość, wzmianka, przypomnienie z kalendarza) - zwykłe komunikaty typu „Zapisano" pozostają ciche. Jeśli czas wyświetlania komunikatu ustawiłeś na „do ręcznego zamknięcia", powtarzanie wygasa samo po minucie, żeby nie dzwoniło bez końca pod nieobecność użytkownika.

Przeglądarki odtwarzają dźwięk dopiero po pierwszej interakcji ze stroną (kliknięcie, naciśnięcie klawisza) - to zabezpieczenie samej przeglądarki, nie ustawienie aplikacji.

E-mail „Nowa wiadomość" przychodzi z ~5-minutowym opóźnieniem

Wiadomości pisane jedna po drugiej sklejają się w jeden wpis (zob. „Czaty"), dlatego e-mail o nowej wiadomości wysyłany jest dopiero 5 minut po ostatniej dopisce - jako jedna, pełna treść (zamiast osobnego maila za każdy fragment). Dodatkowo, jeśli w tym czasie otworzysz wątek w aplikacji, e-mail nie zostanie wysłany (już zobaczyłeś wiadomość). Pozostałe powiadomienia - toast w aplikacji, powiadomienia przeglądarki i e-mail o wzmiance (@imię) - przychodzą natychmiast.

Nowa wiadomość e-mail (moduł Poczta)

Gdy synchronizacja pobierze nową wiadomość przychodzącą do Twojej skrzynki, dostaniesz powiadomienie tak samo jak przy zadaniach i czatach. Kliknięcie w nie otwiera ten wątek poczty.

  • W aplikacji i w przeglądarce - domyślnie włączone.
  • E-mailem - domyślnie wyłączone. Powiadomienie mailem o mailu zwykle wraca do tej samej skrzynki i robi z tego szum; włącz je tylko, gdy Twój adres w Task Managerze jest inny niż adres synchronizowanej skrzynki. Gdyby oba adresy były takie same, aplikacja sama pomija wysyłkę - inaczej każde powiadomienie tworzyłoby kolejne, w nieskończoność.
  • Liczy się moment pojawienia się wiadomości w aplikacji, a nie data jej wysłania: pierwsza synchronizacja starej skrzynki nie zasypie Cię powiadomieniami o mailach sprzed miesięcy.

Powiadomienia przeglądarki

Powiadomienia przeglądarki wyświetlają się jako natywne powiadomienia systemu - także gdy okno aplikacji jest w tle (na innej karcie), o ile przeglądarka jest uruchomiona i aplikacja jest otwarta na którejś z kart.

Jak włączyć

  1. Otwórz Profil → Ustawienia → sekcja „Powiadomienia przeglądarki".
  2. Kliknij „Włącz powiadomienia w przeglądarce" i zezwól na powiadomienia w wyświetlonym oknie przeglądarki.
  3. Ustaw Tak/Nie dla wybranych typów zdarzeń i kliknij Zapisz.

Po kliknięciu w powiadomienie aplikacja przejdzie na pierwszy plan i otworzy odpowiednie zadanie lub czat.

Na telefonie i tablecie

Od wersji 2.2.328 powiadomienia przeglądarki działają także na telefonie - wcześniej były wyłącznie desktopowe. Zgodę włącza się tak samo, w Profilu.

Na iPhonie i iPadzie jest jeden dodatkowy warunek: aplikację trzeba najpierw dodać do ekranu początkowego (w Safari: Udostępnij → Do ekranu początkowego) i otwierać ją stamtąd. W samym Safari system powiadomień nie udostępnia - to ograniczenie iOS, nie aplikacji. Na Androidzie wystarczy zgoda, ale po dodaniu do ekranu początkowego aplikacja dostaje własną ikonę i osobne okno.

Przycisk „Wyślij test" (widoczny po udzieleniu zgody) pokazuje przykładowe powiadomienie - najszybszy sposób, żeby sprawdzić, czy wszystko działa na danym urządzeniu.

Także przy zamkniętej aplikacji (powiadomienia push)

Jeśli administrator włączył tę funkcję, pod statusem zgody zobaczysz przełącznik „Także przy zamkniętej aplikacji". Po jego włączeniu powiadomienia docierają nawet wtedy, gdy Task Manager jest zamknięty - a na telefonie także przy zamkniętej przeglądarce.

  • Włączasz to osobno na każdym urządzeniu, na którym chcesz dostawać powiadomienia.
  • Przycisk „Wyślij test" sprawdza całą drogę od razu, bez czekania na prawdziwe zdarzenie.
  • Od wersji 2.2.430 docierają w ten sposób wszystkie rodzaje powiadomień z Profilu poza pocztą: nowe zadanie i dodanie Cię do zadania, nowy czat i dodanie do czatu, nowa wiadomość w zadaniu albo czacie, zmiana statusu zadania, wzmianka (@imię) oraz udostępnienie Ci notatki albo pliku. Także wtedy, gdy zdarzenie wywołała automatyzacja, integracja n8n albo Agent AI.
  • Każdy rodzaj wyłączysz osobno: Profil → Powiadomienia, kolumna powiadomień push. Ustawienie obowiązuje na wszystkich Twoich urządzeniach.
  • O własnym działaniu powiadomienia nie dostaniesz. Gdy ktoś Cię wspomni w wiadomości, dostaniesz jedno powiadomienie (o wzmiance), a nie dwa.
  • Jeśli w zadaniu jesteś obserwatorem, dostajesz wyłącznie wzmianki.
  • Kolejna wiadomość w tym samym wątku podmienia poprzednie powiadomienie, zamiast dokładać następne - telefon nie wibruje przy każdej linijce rozmowy. Tak samo, gdy aplikacja jest otwarta na karcie w tle: jedno zdarzenie = jedno powiadomienie.
  • Powiadomienia o nowej poczcie przy zamkniętej aplikacji na razie nie przychodzą.
  • Na iPhonie i iPadzie trzeba wcześniej dodać aplikację do ekranu początkowego (patrz „Pierwsze kroki" → „Instalacja na telefonie").
  • Wyłączenie przełącznika kasuje zapis tego urządzenia - inne urządzenia działają dalej.
  • Zmiana hasła (także własnego albo nadana przez administratora), reset hasła i blokada konta odłączają powiadomienia push na wszystkich urządzeniach tej osoby. Po ponownym zalogowaniu na urządzeniu z włączonym przełącznikiem zapis wraca sam.
  • Wylogowanie odłącza powiadomienia push na tym urządzeniu - wspólny komputer czy oddany telefon nie pokazuje już Twoich spraw. Po ponownym zalogowaniu włącz przełącznik jeszcze raz.
  • Powiadomienie dostajesz tylko o zadaniach i czatach, do których masz dostęp - po usunięciu z workspace'u powiadomienia z jego zadań i czatów przestają przychodzić.

Dla administratora: powiadomienia push w firmie

Ustawienia → Powiadomienia push (tylko administrator):

  • „Włącz powiadomienia push" - bez tego żaden użytkownik nie zobaczy przełącznika w Profilu.
  • „Nazwa aplikacji na telefonie" - opcjonalna, do 30 znaków. Pojawi się pod ikoną na ekranie telefonu (przydaje się, gdy ktoś ma Task Managera kilku firm). Puste pole = „Task Manager”. Na iPhonie nowa nazwa obejmie dopiero kolejne dodania do ekranu początkowego.
  • Pod polami widać stan: czy serwer działa po HTTPS (bez niego push nie zadziała), ile urządzeń jest zapisanych, kiedy powiadomienie ostatnio dotarło do bramki i jaki był ostatni błąd wysyłki z godziną. To pierwsze miejsce do sprawdzenia, gdy ktoś zgłasza, że powiadomienia nie przychodzą.

Gdzie trafiają Twoje dane. Powiadomienie wychodzi wprost z serwera Twojej firmy do bramki Twojej przeglądarki (Mozilla, Google lub Apple) - bez pośrednika po stronie producenta Task Managera. Treść jest zaszyfrowana kluczem Twojego urządzenia, więc bramka jej nie odczyta; widzi tylko, że coś ma dostarczyć.

Wymagania i ograniczenia

  • Wymagane jest połączenie HTTPS (lub localhost) oraz zgoda przeglądarki na powiadomienia.
  • Jeśli wcześniej zablokowałeś powiadomienia, odblokuj je w ustawieniach witryny w przeglądarce.
  • Bez włączonego przełącznika „Także przy zamkniętej aplikacji" powiadomienia pojawiają się wyłącznie, gdy aplikacja jest otwarta (również na karcie w tle).
  • Na iPhonie/iPadzie konieczne jest dodanie aplikacji do ekranu początkowego (patrz wyżej).

Przypomnienia o wydarzeniach (kalendarz i Asystent AI)

E-mail z przypomnieniem wygląda tak samo, jak pozostałe powiadomienia z aplikacji: nagłówek z logo, treść wydarzenia, linia z workspace'em i terminem (przy wydarzeniu z zakresem godzin - „15:00 - 16:30") oraz przycisk Otwórz zadanie albo Otwórz Task Managera. Jeśli wydarzenie ustawiła inna osoba, zobaczysz jej imię i nazwisko nad treścią.

Wydarzenie z kalendarza oraz przypomnienie ustawione przez Asystenta AI dociera trzema drogami, zależnie od tego, gdzie akurat jesteś:

  • patrzysz na aplikację → komunikat w aplikacji (toast na ~12 sekund);
  • jesteś w innym oknie lub programie, a zezwoliłeś na powiadomienia → powiadomienie przeglądarki;
  • nie ma jak Cię powiadomić (aplikacja zamknięta albo bez zgody na powiadomienia) → przypomnienie czeka i pokaże się przy najbliższym powrocie do aplikacji, a jeśli przy tworzeniu wydarzenia zaznaczyłeś „Wyślij powiadomienie także e-mailem", po minucie wychodzi e-mail.

Przypomnienie znika z kolejki dopiero po faktycznym dostarczeniu, więc nie da się go przegapić przez to, że akurat patrzyłeś w inne okno.

Własne ustawienia SMTP użytkownika

Każdy użytkownik może podłączyć własną skrzynkę w Ustawieniach → zakładka Poczta (moduł Poczta, plan Pro). Pierwsza podłączona skrzynka służy też do wysyłki: wiadomości wysyłane przez tego użytkownika - w tym e-maile wysyłane przez Asystenta AI - wychodzą z jego adresu. Asystent AI wysyła e-maile wyłącznie z tej skrzynki.