Konfiguracja SMTP (administrator)

Aby aplikacja mogła wysyłać e-maile systemowe (zaproszenia, reset hasła, powiadomienia), administrator musi skonfigurować globalny serwer SMTP.

Krok po kroku

  1. Kliknij ikonę koła zębatego (⚙) → zakładka Poczta → karta Poczta systemowa (widzi ją tylko administrator; wcześniej ta karta była w zakładce „Zaawansowane").
  2. Wypełnij formularz w trzech krokach:
    • 1 Nadawca — adres e-mail wyświetlany jako nadawca i nazwa nadawcy (np. „Task Manager")
    • 2 Serwer wysyłki — serwer SMTP (np. smtp.gmail.com), port (587 dla TLS, 465 dla SSL) i szyfrowanie
    • 3 Logowanie do serwera — login (zwykle taki sam jak adres nadawcy) i hasło
  3. Kliknij „Wyślij wiadomość testową", aby sprawdzić poprawność konfiguracji.
  4. Kliknij „Zapisz".

Przełącznik „Wysyłaj przez tę skrzynkę" nad formularzem wyłącza całą wysyłkę systemową - przy wyłączonym nie wychodzą m.in. wiadomości z resetem hasła.

Ta skrzynka to nadawca wiadomości wysyłanych przez samą aplikację i dotyczy całej firmy. Twoje własne skrzynki (do czytania i pisania poczty w Task Managerze) podłączasz wyżej, w tej samej zakładce.

Popularne konfiguracje SMTP

Gmail:

  • Serwer: smtp.gmail.com, Port: 587, Szyfrowanie: TLS
  • Wymagane: Hasło aplikacji (nie hasło konta Google) — wygeneruj w Koncie Google → Bezpieczeństwo → Hasła aplikacji

Outlook/Microsoft 365:

  • Serwer: smtp.office365.com, Port: 587, Szyfrowanie: TLS

OVH / home.pl / polski hosting:

  • Serwer podany przez hostingodawcę, zazwyczaj port 465 lub 587

Powiadomienia dla użytkowników

Aplikacja wysyła e-maile w przypadku:

  • Resetowania hasła
  • Przypisania do nowego zadania (jeśli skonfigurowane)
  • Wspomnień (@mention) w wiadomościach

Trzy kanały powiadomień (Profil → Ustawienia)

W ustawieniach profilu (ikona ⚙ → zakładka profilowa) możesz niezależnie sterować trzema kanałami powiadomień. Dla każdego z nich osobno wybierasz Tak/Nie dla sześciu typów zdarzeń: Nowe zadanie, Nowy czat, Nowa wiadomość, Zmieniono status zadania, Oznaczono mnie, Nowa wiadomość e-mail (moduł Poczta).

  1. Powiadomienia w aplikacji — „toast" wyświetlany wewnątrz aplikacji (prawy górny róg). Pojawia się, gdy masz otwartą aplikację.
  2. Powiadomienia e-mail — wiadomość e-mail na Twój adres.
  3. Powiadomienia przeglądarki — systemowe powiadomienie przeglądarki (poziom systemu operacyjnego).

Dźwięk powiadomień w aplikacji

W sekcji Powiadomienia w aplikacji są dwa dodatkowe przełączniki:

  • Dźwięk powiadomienia - komunikatowi w aplikacji towarzyszy krótki sygnał.
  • Powtarzaj dźwięk do zamknięcia komunikatu - sygnał powtarza się co ~1,5 sekundy tak długo, jak długo komunikat jest widoczny, i milknie w chwili jego zamknięcia (ręcznego albo po upływie ustawionego czasu wyświetlania).

Sygnał gra tylko przy powiadomieniach (nowe zadanie, nowa wiadomość, wzmianka, przypomnienie z kalendarza) - zwykłe komunikaty typu „Zapisano" pozostają ciche. Jeśli czas wyświetlania komunikatu ustawiłeś na „do ręcznego zamknięcia", powtarzanie wygasa samo po minucie, żeby nie dzwoniło bez końca pod nieobecność użytkownika.

Przeglądarki odtwarzają dźwięk dopiero po pierwszej interakcji ze stroną (kliknięcie, naciśnięcie klawisza) - to zabezpieczenie samej przeglądarki, nie ustawienie aplikacji.

E-mail „Nowa wiadomość" przychodzi z ~5-minutowym opóźnieniem

Wiadomości pisane jedna po drugiej sklejają się w jeden wpis (zob. „Czaty"), dlatego e-mail o nowej wiadomości wysyłany jest dopiero 5 minut po ostatniej dopisce — jako jedna, pełna treść (zamiast osobnego maila za każdy fragment). Dodatkowo, jeśli w tym czasie otworzysz wątek w aplikacji, e-mail nie zostanie wysłany (już zobaczyłeś wiadomość). Pozostałe powiadomienia — toast w aplikacji, powiadomienia przeglądarki i e-mail o wzmiance (@imię) — przychodzą natychmiast.

Nowa wiadomość e-mail (moduł Poczta)

Gdy synchronizacja pobierze nową wiadomość przychodzącą do Twojej skrzynki, dostaniesz powiadomienie tak samo jak przy zadaniach i czatach. Kliknięcie w nie otwiera ten wątek poczty.

  • W aplikacji i w przeglądarce - domyślnie włączone.
  • E-mailem - domyślnie wyłączone. Powiadomienie mailem o mailu zwykle wraca do tej samej skrzynki i robi z tego szum; włącz je tylko, gdy Twój adres w Task Managerze jest inny niż adres synchronizowanej skrzynki. Gdyby oba adresy były takie same, aplikacja sama pomija wysyłkę - inaczej każde powiadomienie tworzyłoby kolejne, w nieskończoność.
  • Liczy się moment pojawienia się wiadomości w aplikacji, a nie data jej wysłania: pierwsza synchronizacja starej skrzynki nie zasypie Cię powiadomieniami o mailach sprzed miesięcy.

Powiadomienia przeglądarki

Powiadomienia przeglądarki wyświetlają się jako natywne powiadomienia systemu — także gdy okno aplikacji jest w tle (na innej karcie), o ile przeglądarka jest uruchomiona i aplikacja jest otwarta na którejś z kart.

Jak włączyć

  1. Otwórz Profil → Ustawienia → sekcja „Powiadomienia przeglądarki".
  2. Kliknij „Włącz powiadomienia w przeglądarce" i zezwól na powiadomienia w wyświetlonym oknie przeglądarki.
  3. Ustaw Tak/Nie dla wybranych typów zdarzeń i kliknij Zapisz.

Po kliknięciu w powiadomienie aplikacja przejdzie na pierwszy plan i otworzy odpowiednie zadanie lub czat.

Wymagania i ograniczenia

  • Wymagane jest połączenie HTTPS (lub localhost) oraz zgoda przeglądarki na powiadomienia.
  • Jeśli wcześniej zablokowałeś powiadomienia, odblokuj je w ustawieniach witryny w przeglądarce.
  • Funkcja działa na przeglądarkach desktopowych. Powiadomienia pojawiają się, gdy aplikacja jest otwarta (również na karcie w tle); nie są dostarczane, gdy przeglądarka jest całkowicie zamknięta.

Przypomnienia o wydarzeniach (kalendarz i Asystent AI)

E-mail z przypomnieniem wygląda tak samo, jak pozostałe powiadomienia z aplikacji: nagłówek z logo, treść wydarzenia, linia z workspace'em i terminem (przy wydarzeniu z zakresem godzin - „15:00 - 16:30") oraz przycisk Otwórz zadanie albo Otwórz Task Managera. Jeśli wydarzenie ustawiła inna osoba, zobaczysz jej imię i nazwisko nad treścią.

Wydarzenie z kalendarza oraz przypomnienie ustawione przez Asystenta AI dociera trzema drogami, zależnie od tego, gdzie akurat jesteś:

  • patrzysz na aplikację → komunikat w aplikacji (toast na ~12 sekund);
  • jesteś w innym oknie lub programie, a zezwoliłeś na powiadomienia → powiadomienie przeglądarki;
  • nie ma jak Cię powiadomić (aplikacja zamknięta albo bez zgody na powiadomienia) → przypomnienie czeka i pokaże się przy najbliższym powrocie do aplikacji, a jeśli przy tworzeniu wydarzenia zaznaczyłeś „Wyślij powiadomienie także e-mailem", po minucie wychodzi e-mail.

Przypomnienie znika z kolejki dopiero po faktycznym dostarczeniu, więc nie da się go przegapić przez to, że akurat patrzyłeś w inne okno.

Własne ustawienia SMTP użytkownika

Każdy użytkownik może ustawić własne konto SMTP w ustawieniach (zakładka Profil → sekcja Wysyłka z Twojego adresu e-mail → „Wysyłaj e-maile przez moją skrzynkę SMTP"). Wiadomości wysyłane przez tego użytkownika — w tym e-maile wysyłane przez asystenta AI — będą nadchodzić z jego konta. Asystent AI wysyła e-maile wyłącznie przez ten osobisty SMTP.