Marta prowadzi sześcioosobową agencję. We wtorek rano wpisuje „Ulotka dla Nord”, a przed południem dostaje trzy pytania: na kiedy, w jakim formacie i kto zatwierdzi projekt? Jeśli zastanawiasz się, jak opisać zadanie dla pracownika, który nie siedział z Tobą na spotkaniu z klientem, zacznij od pięciu pól i sprawdź je na konkretnym przykładzie.
Jak opisać zadanie dla pracownika, żeby wiedział, od czego zacząć?
Odpowiedz w zadaniu na pięć pytań: co zrobić, do kiedy, jak pilnie, kto wykonuje pracę i kto powinien ją śledzić. Materiały dołącz w tym samym wątku, bo wykonawca potrzebuje ich tam, gdzie czyta polecenie.
Marta mogłaby odpisać Kasi na czacie: „A5, do piątku, Tomek zatwierdzi”. Tyle że za miesiąc ktoś zajrzy do zadania i zobaczy nadal tylko „Ulotka dla Nord”. Pytanie wraca, gdy odpowiedź zostaje poza miejscem, w którym zespół pracuje.
W Task Managerze zaczynasz od wybrania Workspace w lewej kolumnie i kliknięcia „+ Dodaj zadanie” w środkowej. Wpisujesz temat, opis, priorytet i termin, a potem wybierasz przypisane osoby. Zobacz, jak działają zadania i ich wątki, a poniżej potraktuj każde pole jak odpowiedź na jedno konkretne pytanie.
Temat ma powiedzieć, co powstanie i dla kogo
Dobry temat nazywa rezultat oraz odbiorcę: „Ulotka A5 dla Nord” mówi więcej niż „Ulotka”. W Task Managerze temat jest jedynym wymaganym polem, ale sama możliwość zapisania zadania nie oznacza jeszcze, że ktoś zrozumie jego zakres.
Marta wpisuje więc nazwę klienta i format już w tytule, zamiast chować je w piątej wiadomości. Gdy współpracownik skopiuje link przez „Kopiuj link do zadania”, odbiorca rozpozna sprawę po nazwie. Sam link nie daje dodatkowych uprawnień: osoba bez dostępu zobaczy komunikat „Brak dostępu”, a nie treść zadania.
Ta zasada przydaje się również wtedy, gdy dzielisz większe zlecenie między kilka osób. „Ulotka A5 dla Nord” i „Wycena druku ulotki dla Nord” to dwa różne rezultaty; jeśli nie wiesz, gdzie postawić granicę, przeczytaj jak rozdzielać zadania w małym zespole.
Opis powinien dać się wykonać, nie tylko przeczytać
W opisie podaj warunki wykonania i rozbij pracę na sprawdzalne kroki. W Task Managerze służy do tego „Lista to-do”: po zapisaniu zadania uczestnicy odhaczają jej pozycje bez wchodzenia w edycję.
We wtorek Marta wpisuje jedno zdanie: „Przygotuj ulotkę A5 dla Nord; projekt wyślij do zatwierdzenia przed przekazaniem do druku”. Pod nim dodaje pięć pozycji: sprawdzić treść od klienta, przygotować pierwszą wersję, zebrać uwagi Tomka, nanieść poprawki, przekazać zatwierdzony plik. To nie jest pięć osobnych zadań z osobnymi terminami. To pięć kroków prowadzących do jednego rezultatu.
Gdy Kasia odhacza drugi punkt, pasek pod listą pokazuje postęp, na przykład „2 z 5 zrobione”. Stan jest wspólny dla uczestników, a przy odhaczonej pozycji widać awatar osoby, która ją zaznaczyła. Kasia może też dopisać pominięty krok przez „+ Dodaj pozycję” bez prawa do edycji całego zadania.
Kilka wklejonych linii stanie się osobnymi pozycjami, a kolejność listy można później zmienić przeciągnięciem.
Jeśli rozpisujesz większą pracę, sprawdź też kiedy użyć checklisty zamiast kolejnego zadania. Krótkie kryterium dla Marty: jeżeli punkt wymaga osobnego terminu lub osoby odpowiedzialnej, powinien raczej dostać własne zadanie.
Termin bez godziny oznacza cały dzień
Termin podaj jako samą datę, gdy liczy się dzień, albo z godziną, gdy rezultat ma być gotowy przed konkretnym wydarzeniem. W Task Managerze termin jest opcjonalny; zadanie z datą bez godziny pozostaje oznaczone jako „na dziś” przez cały dzień i staje się przeterminowane dopiero następnego dnia.
Marta ma w piątek o 13:00 rozmowę z Nord, więc dla ulotki ustawia piątek, 12:00. Przy zadaniu „Przejrzeć uwagi klienta” mogłaby podać tylko piątkową datę, gdyby wystarczało jej wykonanie do końca dnia. Na liście, Tablicy i w Kalendarzu niebieski kolor terminu oznacza „na dziś”, a czerwony - „po terminie”.
Przy karcie zadania z terminem zobaczysz też kółko z liczbą dni; po najechaniu kursorem pojawi się dokładna data. Jeśli Marta przesunie termin, wątek zapisze zmianę wraz z poprzednią wartością. Nie trzeba odtwarzać jej ze wspomnień o wtorkowej rozmowie.
Priorytet ma wyróżniać wyjątek, a nie każde zlecenie
Ustaw wysoki priorytet tylko wtedy, gdy zadanie rzeczywiście powinno wybić się na tle pozostałych. Task Manager daje dwie wartości: normalny i wysoki; ten drugi widać na liście jako pomarańczową kropkę przed pierścieniem statusu.
We wtorek Marta oznacza ulotkę jako wysoką, bo piątkowe spotkanie z klientem ma ustaloną godzinę. Pozostałe bieżące projekty zostawia jako normalne. Jeśli wszystko będzie pilne, sam kolor przestanie pomagać Kasi w wyborze, czym zająć się najpierw.
Nie ustawisz tu skali od 1 do 5. Dla zespołu Marty dwie wartości wystarczają do odróżnienia zwykłej pracy od zadania wymagającego pierwszeństwa; szczegółowe uzasadnienie może dopisać w opisie. Zmiana priorytetu, podobnie jak zmiana terminu, zostanie odnotowana w wątku.
Osoby przypisz według pracy, którą mają wykonać
Przypisz wykonawcę do zadania, a osobę, która ma tylko śledzić rozmowę, dodaj jako Obserwatora. Obserwator widzi zadanie i wątek oraz może pisać wiadomości, lecz nie edytuje zadania ani nie zmienia jego statusu.
Marta zakłada zadanie i przypisuje je Kasi, która przygotuje ulotkę. Tomka, odpowiedzialnego za zatwierdzenie projektu, dodaje jako Obserwatora. Robi to w trybie „Wybrane osoby”, bo w trybie „Wszystkie osoby w Workspace” nie ustawia się obserwatorów. Tomek dostanie powiadomienie o wzmiance @, ale samo obserwowane zadanie nie trafi do jego liczników „Po terminie / Na dziś” ani do porannego skrótu zadań.
Zdecyduj, komu potrzebne są dodatkowe uprawnienia. Przy przypisanej osobie są przełączniki „Administrator” oraz „Zmiana statusu”. Pierwszy daje prawo edycji i usunięcia zadania, drugi pozwala zmieniać status. Nie włączaj ich komuś tylko dlatego, że powinien przeczytać brief: do śledzenia sprawy służy Obserwator.
Materiały trzymaj obok briefu, nie w osobnej rozmowie
Plik od klienta dołącz do wątku zadania, w którym Kasia czyta opis i zadaje pytania. W Task Managerze możesz użyć spinacza w edytorze wiadomości, przeciągnąć plik do okna albo wkleić go ze schowka skrótem Ctrl/Cmd+V.
Marta dodaje tekst ulotki i poprzednią wersję projektu. Zrzut ekranu wklejony w edytor trafi do treści wiadomości, natomiast plik wklejony poza edytorem stanie się załącznikiem. Gdy w czwartek ktoś zapyta o wcześniejszy plik, ikona spinacza „Pliki” w górnej belce zadania pokaże również załączniki ze starszych wiadomości.
Jeśli trzeba wskazać układ na obrazku, Marta może użyć „Narysuj” i wstawić odręczny szkic do treści. Osobny moduł Pliki i wybór „Z aplikacji Pliki” są dostępne w wariancie Pro; dodawanie załączników z komputera, przeciągnięciem i ze schowka działa również w Standard. To ważna różnica, jeśli do briefu wystarczą Ci po prostu pliki od klienta.
Dobry brief nie usuwa pytań, tylko daje im właściwe miejsce
Doprecyzowania zapisuj pod zadaniem, aby kolejna osoba widziała pytanie razem z odpowiedzią. Wątek Task Managera pokazuje kartę zadania z opisem i załącznikami, a pod nią rozmowę uczestników.
W środę Kasia pyta: „Czy Nord chce też wersję do wysyłki mailem?”. Marta odpowiada w tym samym wątku, oznaczając Tomka przez @, jeśli to on zna ustalenia. Może użyć „Cytuj w odpowiedzi”, żeby powiązać odpowiedź z konkretną wiadomością. Tomek, który dopiero sprawdza sprawę, wybiera reakcję „Patrzę” zamiast dopisywać osobne „ok”.
Ustalenia, które zmieniają zakres pracy, Marta przenosi potem do opisu lub listy to-do. Sama edycja opisu nie tworzy wiadomości systemowej, choć przy nazwisku pojawia się oznaczenie „(edytowane)”. Dlatego ważnej zmiany nie zostawia wyłącznie w luźnej odpowiedzi. Więcej o wyborze miejsca na decyzję przeczytasz w tekście gdzie zapisywać ustalenia zespołu.
AI może poprawić tekst, ale nie ustali zakresu za Ciebie
Asystent AI pomoże zredagować napisany brief lub ułożyć checklistę z kroków, które mu podasz. Nie zastąpi Twojej decyzji o formacie ulotki, terminie ani osobie zatwierdzającej, jeśli tych informacji nie ma w zleceniu.
Marta wpisuje opis własnymi słowami i wybiera „Upiększ tekst”. Różdżka poprawia literówki, gramatykę i styl, zachowując akapity oraz listy; nie dodaje nowych faktów. Jeśli redakcja jej nie odpowiada, komunikat „Tekst upiększony - kliknij, aby cofnąć” przywróci poprzednią wersję. Przycisk pojawia się tylko wtedy, gdy administrator skonfigurował AI, a Marta ma do niego uprawnienie.
Może też poprosić Asystenta AI o checklistę z wypisanych kroków. Jeżeli zrobi to przyciskiem „Asystent AI” w wątku zadania, pytanie i odpowiedź będą prywatne, oznaczone „TYLKO DLA CIEBIE”. Taka lista zostaje w prywatnej odpowiedzi, a nie w opisie zadania - kroki, które mają być wspólne dla zespołu, przepisz do listy to-do w opisie. Podobnie polecenie założenia zadania otwiera formularz z przygotowanymi polami, lecz zadanie powstaje dopiero po kliknięciu „Zapisz”.
Asystent AI w Task Managerze jest opcjonalny: program działa także bez niego. Jeśli go włączysz, używasz własnego klucza u OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude albo xAI Grok i płacisz dostawcy bez marży pośrednika. Pamiętaj, że pytanie wraz z przekazanym kontekstem trafia do wybranego dostawcy modelu.
Wzór briefu: pięć pól i jedno miejsce na materiały
Wzór briefu możesz przepisać do pięciu pól zadania: nazwij rezultat, rozpisz kroki, określ termin i pilność oraz wskaż osoby. Materiały dodaj do wątku, zamiast szukać dla nich kolejnego pola w formularzu.
| Pole | Co wpisać | Przykład Marty |
|---|---|---|
| Temat | Rezultat i odbiorca | Ulotka A5 dla Nord |
| Opis | Zakres, warunek zatwierdzenia i lista kroków | Projekt do akceptacji przed drukiem; sprawdzić treść, przygotować wersję, zebrać uwagi, nanieść poprawki, przekazać plik |
| Termin | Datę, a jeśli potrzebna - także godzinę | Piątek, 12:00 |
| Priorytet | Normalny albo wysoki | Wysoki, przed piątkowym spotkaniem |
| Przypisane osoby | Wykonawcę i osoby śledzące sprawę | Kasia przygotowuje projekt, Tomek jest Obserwatorem |
Ten sam układ zastosujesz do oferty, tekstu na stronę albo zlecenia serwisowego. Pól nie da się rozbudować o własne „budżet” czy „klient”, więc takie informacje wpisz w opisie; nazwa klienta może też trafić do tematu.
Jutro sprawdź pierwsze zadanie oczami wykonawcy
Przed przypisaniem jutrzejszego zadania przeczytaj je tak, jakbyś nie był na spotkaniu: czy znasz rezultat, kroki, termin, pilność i swoją rolę? Brakujące informacje dopisz, a materiały umieść w wątku.
W firmie liczącej od kilku do kilkudziesięciu osób Task Manager pozwala trzymać tam brief, rozmowę, checklistę i załączniki. Dane aplikacji leżą na serwerze firmy; do instalacji wystarcza zwykły hosting współdzielony z PHP i MySQL.
Licencja jest bezterminowa i opłacana jednorazowo za liczbę stanowisk, bez abonamentu od osoby; obejmuje 12 miesięcy aktualizacji, a późniejsze odnowienie jest opcjonalne. Wariant Standard w planie Starter kosztuje 690 zł do 8 osób, a w planie Classic 1 490 zł do 20 osób. Załóż jedno zadanie według tabeli w Demo.
Najczęstsze pytania
Jak opisać zadanie dla pracownika, który nie uczestniczył w spotkaniu?
Brief zadania powinien zawierać temat, opis kroków, termin, priorytet i przypisane osoby. W Task Managerze odpowiadają im pola formularza; materiały dołączasz do wątku zadania.
Czy wykonawca może dopisać krok do listy w zadaniu?
Tak, osoba, która może odhaczyć pozycję, może też dopisać ją przez „+ Dodaj pozycję” bez prawa do edycji zadania. Przy dopisanym kroku widać awatar osoby, która go dodała.
Jak dodać do zadania kogoś, kto ma tylko śledzić postęp?
Wybierz „Wybrane osoby” i włącz przy danej osobie przełącznik „Obserwator”. Taka osoba widzi zadanie i pisze w wątku, ale nie edytuje zadania ani nie zmienia statusu; powiadomienia dostaje tylko o wzmiankach @.
Czy trzeba podawać godzinę przy terminie zadania?
Nie, możesz wpisać samą datę. Bez godziny zadanie pozostaje oznaczone jako „na dziś” przez cały wskazany dzień, a przeterminowane staje się następnego dnia.
Czy AI napisze brief zadania za mnie?
Asystent AI pomoże poprawić Twój tekst lub przygotować checklistę z podanych kroków, ale nie ustali za Ciebie brakujących wymagań klienta. Działa po skonfigurowaniu własnego klucza u dostawcy AI; Task Manager nie wymaga AI do pracy z zadaniami.
Źródła
Zespół Task Managera - piszemy o pracy zespołowej, AI w firmie i porządku w zadaniach na przykładach z Task Managera, programu instalowanego na własnym serwerze. Task Managera tworzy od 2013 roku Blue Creation Group (Piotr Łącz); korzystają z niego m.in. Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna i Polpharma - zobacz opinie klientów. Teksty sprawdzamy z instrukcją i aktualną wersją programu.
