W poniedziałek rano do biuro@ przychodzi prośba o wycenę. W 12-osobowej firmie adres obsługują Ola, Kasia i Marek: Ola i Kasia odpisują klientowi, a Marek zakłada, że sprawę przejęła jedna z nich. Jak ogarnąć maile w zespole, żeby zapytanie miało jedną odpowiedź i nie zginęło po wysłaniu? Bez dyżuru i zadania z terminem Marek nadal nie wie, kto przygotuje wycenę.
Jak ogarnąć maile w zespole, gdy skrzynka nie pilnuje spraw?
Wspólny adres sam nie ustali, kto przygotuje ofertę ani na kiedy. Lista maili mówi, co przyszło, lecz nie zastępuje zadania z osobą odpowiedzialną i terminem.
Po dwóch odpowiedziach klienta sprawa nadal może stać w miejscu: nikt nie zbiera danych potrzebnych do wyceny. Gdy zaś prosi o poprawkę i dołącza dokument, zaczyna się szukanie, kto ma ostatnią wersję. Jeśli podobne ustalenia giną Ci także na czacie, zobacz zasadę jednego miejsca dla spraw zespołu.
Poczta nie musi znikać z procesu. Ma służyć do rozmowy z klientem, a zadanie - do ustalenia, co z tej rozmowy wynika.
Zasada 1: każda osoba obsługująca biuro@ podłącza adres u siebie
W Task Managerze wspólny adres biuro@ podłącza osobno każda osoba, która ma czytać tę korespondencję. Skrzynka przypisana do konta użytkownika jest prywatna: nie widzą jej inni, nawet administrator, chyba że sami podłączą ten sam adres.
Ola, Kasia i Marek dodają biuro@firma.pl, a obok mogą mieć własne skrzynki imienne. Każda podłączona skrzynka pojawia się w lewej kolumnie pod nagłówkiem Poczta. To ten sam adres pocztowy na trzech kontach, nie kolejka spraw.
Skrzynkę dodajesz przez Ustawienia → Poczta → Dodaj skrzynkę. Podajesz adres i hasło, dane serwerów IMAP i SMTP, a potem ustawiasz nazwę, zakres pobieranej historii, widoczność wątków i stopkę. IMAP służy do odbioru poczty, SMTP do jej wysyłania; adresy obu serwerów znajdziesz zwykle w panelu hostingu. Przed zapisaniem kliknij Testuj połączenie - program sprawdzi odbiór i wysyłkę oraz poszuka folderu Wysłane. Przy Gmailu i Outlooku instrukcja przewiduje hasło aplikacji, nie zwykłe hasło do konta; w Gmailu IMAP musi być włączony. Szczegóły konfiguracji znajdziesz w opisie modułu Poczta.
Zasada 2: ustal dyżur i sprawdź wątek przed odpowiedzią
Samo podłączenie biuro@ nie powstrzyma dwóch osób przed odpisaniem na ten sam mail. Ustal więc dyżurnego na dany dzień i wymagaj, by przed wysłaniem odpowiedzi otworzył cały wątek.
Jeśli we wtorek dyżur ma Kasia, Ola i Marek wiedzą, komu przekazać nowe zapytanie. Kasia widzi w wątku odpowiedzi wysłane z biuro@, także te nadane z telefonu: Task Manager czyta folder Wysłane na serwerze pocztowym i zapisuje w nim kopie wiadomości wysłanych przez aplikację. To pomaga sprawdzić, czy ktoś już odpisał. Nie jest jednak blokadą drugiej odpowiedzi ani funkcją przypisywania wątku do pracownika.
Przy wspólnym adresie nie włączaj ustawienia „Oznaczaj przeczytane także na serwerze” - domyślnie jest wyłączone. Wówczas przeczytanie maila przez Olę nie usuwa oznaczenia nieprzeczytanej wiadomości u Marka w Task Managerze. Jeśli ważniejsza jest dla Ciebie zgodność stanu przeczytania z telefonem albo webmailem, możesz to ustawienie włączyć - świadomie, po ustaleniu zasad z zespołem.
Zasada 3: jeśli pada pytanie „kto i na kiedy?”, utwórz zadanie
Mail wymagający wykonania pracy przenieś do zadania z osobą i terminem. Wątek pocztowy możesz z tym zadaniem powiązać, lecz samo powiązanie nie pokaże zespołowi treści wiadomości.
W środę Ola czyta zapytanie od Nord. Zakłada w Workspace Sprzedaż zadanie „Oferta dla klienta Nord”, przypisuje Kasię i ustawia termin na czwartek, 12:00. Do opisu wpisuje wymagania przekazane przez klienta. Dzięki temu Kasia nie musi zgadywać, co przygotować, a termin nie pozostaje wyłącznie zdaniem w korespondencji.
Następnie Ola otwiera menu ⋮ wątku mailowego, wybiera Powiąż, wskazuje Workspace i zadanie. W menu pojawia się informacja o powiązaniu oraz skrót „Otwórz powiązany…”. To droga między miejscami pracy, nie sposób nadania dostępu do skrzynki: uczestnik zadania bez podłączonego biuro@ nie zobaczy ani tematu, ani treści maila. Jeśli ma znać wymagania klienta, wklej je do zadania. Kroki pracy rozpisz na liście to-do w opisie zadania. Uczestnicy odhaczają je bez otwierania edycji, a przy wykonanej pozycji widać, kto ją zaznaczył. Zobacz, jak prowadzić checklistę w zadaniu.
Zasada 4: zbierz załączniki w Plikach, zamiast rozsyłać je ponownie
Załączniki z wątku możesz zapisać w module Pliki, dostępnym w wariancie Pro. Spinacz w nagłówku maila przenosi wszystkie załączniki do folderu Poczta / nazwa skrzynki / temat wątku i otwiera ten folder.
W piątek do rozmowy o umowie dochodzi trzecia wersja dokumentu. Zamiast prosić współpracowników o kolejne przekazanie pliku, zbierasz załączniki z wątku w jednym folderze. Przy synchronizacji poczty Task Manager zapisuje najpierw tylko ich spis; pliki pobiera na żądanie. Pojedynczy załącznik możesz otworzyć w podglądzie albo pobrać na dysk strzałką przy jego nazwie.
Nie myl folderu w Plikach z uprawnieniem do czytania poczty. Powiązanie maila z zadaniem nadal nie odsłania korespondencji innym osobom. Jeśli potrzebują dokumentów, umieść je w miejscu, do którego mają dostęp, i sprawdź zasady pracy z modułem Pliki.
Zasada 5: zdejmuj z listy to, co nie wymaga działania
Wątek, do którego nie musisz wracać, możesz ukryć bez usuwania wiadomości. W Task Managerze znajdziesz go później pod kaflem Ukryte i przywrócisz poleceniem „Pokaż z powrotem”.
To przydaje się przy potwierdzeniach, które trzeba było przeczytać, ale nie trzeba z nich robić zadania. Kafle Nieodczytane, Przeczytane i Ukryte pomagają oddzielić takie wiadomości od nowych spraw; gwiazdka w nagłówku przenosi ważny wątek na górę listy. Ukrycie niczego nie kasuje w aplikacji ani na serwerze pocztowym, a nowe wiadomości w ukrytym wątku nadal się zapisują.
Gdy od jednego adresu przychodzi niechciana poczta, w menu wątku jest też „Spam / Niechciane - zablokuj nadawcę”. Wątki z tego adresu znikają wtedy z list, a nowe wiadomości nie są pobierane. To inna decyzja niż ukrycie pojedynczego wątku - zablokowane adresy możesz przejrzeć i odblokować w Ustawienia → Poczta → Spam / Niechciane.
Tablica i AI pomagają czytać, ale nie zastąpią dyżuru
Tablica może ułatwić poranny przegląd: każda podłączona skrzynka ma na niej osobną kolumnę z wątkami, obok kolumn Workspace. AI pomaga czytać długie wątki, lecz ani ono, ani Tablica nie wyznaczają dyżurnego - ustalasz go z zespołem. Przełącznik „Poczta na tablicy” w menu „Pokaż tylko” pozwala te kolumny włączyć lub wyłączyć, a ustawienie zostaje zapamiętane.
Jeśli Ola zaczyna dzień od kolumn biuro@ i Sprzedaż, widzi obok siebie przychodzącą korespondencję oraz zadania. Widok nie zmienia jednak zasad dostępu ani nie rozstrzyga, kto ma odpisać. O tym nadal decyduje dyżur.
Długi wątek możesz czytać z pomocą przycisku Porządkuj, jeśli masz skonfigurowane AI. Tryb Streść skraca każdą wiadomość do jednego lub dwóch zdań, a tryb Oryginalna treść przywraca widok otrzymanych maili. Wynik AI jest podglądem na czas sesji, nie zmianą oryginalnej korespondencji; przy wątpliwości sprawdź źródłową wiadomość. Prywatny Asystent AI pozwala też zapytać o treść tego wątku bez wysyłania pytania adresatom.
AI jest opcjonalne i wymaga własnego klucza u dostawcy modelu. Treść przekazana do modelu opuszcza wtedy serwer aplikacji. Osobna funkcja użycia Poczty jako źródła wiedzy Asystenta AI jest domyślnie wyłączona; włącza ją administrator. Granicę tę opisuje tekst o tym, co trafia do dostawcy AI.
Poczta jest w Pro, a licencja nie wymaga abonamentu od osoby
Moduł Poczta, podobnie jak Pliki i Automatyzacje, należy do wariantu Pro. Za bezterminową licencję Task Managera płacisz jednorazowo według liczby stanowisk; w cenie masz 12 miesięcy aktualizacji, po których odnowienie pozostaje opcjonalne.
| Plan Pro | Wielkość zespołu | Cena licencji |
|---|---|---|
| Starter | do 8 osób | 1 990 zł |
| Classic | do 20 osób | 3 990 zł |
| Max | do 35 osób | 5 990 zł |
| Enterprise | powyżej 35 osób | od 7 990 zł |
Task Manager instalujesz na serwerze firmy; wystarcza zwykły hosting współdzielony spełniający wymagania PHP 8.1+ i MySQL lub MariaDB. Dane aplikacji, w tym lokalna kopia poczty, leżą na Twoim serwerze. Oryginalna skrzynka pozostaje na serwerze pocztowym: odłączenie jej w Task Managerze usuwa lokalną kopię, nie maile u dostawcy poczty. Zestawienie wariantów znajdziesz w aktualnym cenniku.
Jutro rano wybierz pięć najstarszych wątków z biuro@. Przy każdym zdecyduj: odpowiedź od dyżurnego, zadanie z osobą i terminem czy ukrycie po przeczytaniu. Jeśli chcesz sprawdzić, jak wygląda praca z pocztą obok zadań, otwórz Demo.
Najczęstsze pytania
Jak ogarnąć maile w zespole, jeśli wszyscy korzystają z biuro@?
Ustal jedną osobę dyżurną na dany dzień i każ jej sprawdzać wątek przed odpowiedzią. Sprawy wymagające pracy zapisuj jako zadania z osobą i terminem, bo Task Manager nie przypisuje wątku mailowego pracownikowi ani nie blokuje podwójnej odpowiedzi.
Czy w Task Managerze jest wspólna skrzynka zespołowa?
Nie ma skrzynki zespołowej w znaczeniu kolejki spraw: każda osoba podłącza wspólny adres biuro@ na swoim koncie. Jej widok poczty pozostaje prywatny, także wobec administratora.
Czy zobaczę, że kolega odpisał na maila z biuro@?
Tak, jeśli odpowiedź została wysłana ze wspólnej skrzynki i jej kopia trafiła do folderu Wysłane na serwerze. Task Manager czyta ten folder, więc wiadomość pojawia się w wątku u pozostałych osób, które podłączyły tę skrzynkę.
Czy powiązanie maila z zadaniem pokazuje wiadomość zespołowi?
Nie, Powiąż tworzy skrót nawigacyjny i nie udostępnia treści ani tematu maila uczestnikom zadania. Jeśli mają znać ustalenia z klientem, wklej je do opisu zadania.
W którym planie Task Managera jest moduł Poczta?
Poczta jest w wariancie Pro planów Starter, Classic i Max, a dla zespołów powyżej 35 osób dostępny jest Enterprise z indywidualną wyceną. Licencja jest bezterminowa; 12 miesięcy aktualizacji zawiera się w cenie.
Źródła
Zespół Task Managera - piszemy o pracy zespołowej, AI w firmie i porządku w zadaniach na przykładach z Task Managera, programu instalowanego na własnym serwerze. Task Managera tworzy od 2013 roku Blue Creation Group (Piotr Łącz); korzystają z niego m.in. Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna i Polpharma - zobacz opinie klientów. Teksty sprawdzamy z instrukcją i aktualną wersją programu.
