W poniedziałek o 11:40 Marek wraca po dwóch spotkaniach. W tym czasie zespół dopisał wiadomości do zadań i odezwał się na czacie, ale Marek nie wie jeszcze, co wymaga odpowiedzi. Przy krawędzi Task Managera widzi licznik: 23. Centrum powiadomień pozwala mu najpierw zobaczyć, co czeka, a potem przejść do wybranej sprawy.
Sprawdzanie co pięć minut nie daje Ci lepszego obrazu dnia
Częste otwieranie programu nie pokazuje, które sprawy czekają na Twoją uwagę. Lepiej zacząć od wspólnego licznika, a dopiero potem wejść w wybrany wątek lub przypomnienie.
We wtorek Ola kończy rozmowę z klientem o 10:30. W tym czasie zespół dopisał komentarze do dwóch zadań, ktoś wspomniał ją w czacie, a w kalendarzu zbliża się spotkanie. Gdyby przeglądała każde miejsce osobno, musiałaby sama odtworzyć kolejność zdarzeń. Centrum powiadomień zbiera sygnały w jednym panelu; nie musisz jednak traktować wszystkich jako równie pilnych.
Sam licznik nie rozwiąże problemu ustaleń, które nigdy nie trafiły do zadania. Jeśli to znajoma sytuacja, przeczytaj też, dlaczego zespół gubi ustalenia.
Centrum powiadomień: co oznacza kreska, a co liczba?
Cienka kreska przy krawędzi oznacza, że nie masz nic nieprzeczytanego, a wyspa - niewielki, ciemny element przy krawędzi okna - chowa się. Kolorowa, płynąca kreska sygnalizuje czekające powiadomienia przy schowanej wyspie. Gdy wyspa jest widoczna, pigułka - element z licznikiem - pokazuje ich łączną liczbę.
Najedź na pigułkę, a zobaczysz podział na kategorie. Osobny podpis rozwija się po najechaniu na oznaczenie kategorii, więc nie musisz zgadywać znaczenia ikony. Do panelu wejdziesz po kliknięciu pigułki; schowaną wyspę przywołasz, najeżdżając na krawędź albo klikając kolorową kreskę.
Licznik obejmuje nieprzeczytane maile, zadania i czaty z nowymi wiadomościami - te same zaległości, które widzisz przy skrzynkach i Workspace'ach w lewej kolumnie.
Dolicza też pozostałe powiadomienia, między innymi wzmianki, wydarzenia z kalendarza, imiennie udostępnione notatki lub pliki oraz podpowiedzi Asystenta AI. Kategorie Open Space i aktualizacje również mogą się pojawić, przy czym aktualizacje widzi tylko administrator.
Poczta i Pliki należą do wariantu Pro, a funkcje AI są opcjonalne. Licznika nie podbijają Twoje własne działania ani udostępnienia całemu Workspace'owi.
Z podsumowania przechodzisz prosto do właściwej listy
Pierwsze wiersze panelu zbierają nieprzeczytane sprawy według rodzaju, zamiast wypisywać każdy wątek jako osobną pozycję. Kliknięcie podsumowania poczty otwiera skrzynkę „Wszystkie”, a podsumowanie zadań lub czatów włącza filtr „Nowe wiadomości”.
Załóżmy, że w środę o 12:10 Ola widzi „Zadania - 2 zadania z nowymi wiadomościami”. Wybiera ten wiersz i dostaje zawężoną listę, bez ręcznego przeglądania całego Workspace'u. Kropka przy ikonie Filtry przypomina o aktywnym zawężeniu; „Reset” przywraca pełną listę.
Pod podsumowaniami są pojedyncze powiadomienia z godziną. Kliknięcie pozycji otwiera jej źródło - na przykład wątek zadania, czat, kalendarz, notatkę albo okno Asystenta AI - i usuwa ją z listy nieprzeczytanych. Panel ma zakładkę „Wszystkie” oraz zakładki kategorii, w których coś czeka. Kliknięcie oznaczenia kategorii na pigułce otwiera od razu odpowiadającą jej zakładkę.
„Oznacz przeczytane” zmienia więcej niż wygląd panelu
Polecenie „Oznacz przeczytane” czyści widoczną listę: przy zakładce kategorii dotyczy tej kategorii, a przy „Wszystkich” całej listy. Jeśli obejmuje podsumowanie poczty, zadań lub wiadomości, Task Manager najpierw pyta o potwierdzenie, ponieważ oznaczy jako przeczytane także same wiadomości.
Po potwierdzeniu wiadomości staną się przeczytane, a odpowiednie liczniki przy skrzynkach i Workspace'ach się zmniejszą; „Anuluj” niczego nie zmieni. Jeśli po czwartkowym spotkaniu chcesz zachować wiadomości jako rzeczy do przeczytania, nie czyść zbiorczego podsumowania odruchowo.
Powiadomienie o wątku znika także wtedy, gdy go otworzysz. Mail przeczytany w webmailu lub na telefonie nie wywoła nowego powiadomienia, a istniejący wpis o przeczytanym gdzie indziej wątku zgaśnie przy najbliższym odświeżeniu listy Poczty. Przy uruchomieniu aplikacji znikają powiadomienia starsze niż tydzień; nie oznacza to, że nierozwiązane zadanie automatycznie staje się wykonane.
Briefing i przypomnienia odzywają się przed terminem
Poranny briefing pojawia się raz dziennie, przy pierwszym wejściu po 6:00, o ile masz na dziś zaplanowane pozycje. Centrum powiadomień pokazuje też kartę 15 minut przed wydarzeniem z kalendarza oraz godzinę przed terminem zadania.
W piątek o 8:05 Ola otwiera Task Managera. Karta „Dzień dobry” podaje liczbę dzisiejszych terminów i wydarzeń, a niżej układa pozycje według godziny. Kliknięcie zadania otwiera jego wątek, a kliknięcie wydarzenia - kalendarz. Jeśli dzień jest pusty, briefingu nie zobaczy.
Przed wydarzeniem obok wyspy pojawia się także odliczanie, które znika po jego rozpoczęciu. Gdy wydarzenie się zaczyna, karta mówi „Teraz: …”. Zadanie bez wpisanej godziny dostaje przypomnienie o 16:00 z opisem „dziś · bez godziny”. Wszystkie te przypomnienia trafiają również na listę panelu, nawet jeśli nie zauważysz krótkiej karty. Więcej o samych terminach przeczytasz w tekście o tym, jak pilnować terminów zadań w zespole.
Trzy kanały powiadomień działają na różnych zasadach
Task Manager pozwala osobno ustawić powiadomienia w aplikacji, e-mailem i przez przeglądarkę. Dla każdego kanału wybierasz Tak lub Nie przy sześciu typach zdarzeń: nowym zadaniu, czacie, wiadomości, zmianie statusu zadania, wzmiance i nowej wiadomości e-mail z modułu Poczta.
| Kanał | Kiedy zwróci Twoją uwagę | Co trzeba wiedzieć |
|---|---|---|
| W aplikacji | Gdy masz otwartego Task Managera | Możesz osobno włączyć dźwięk; komunikaty o własnych działaniach, takie jak „Zapisano”, nie zwiększają licznika. |
| Przeglądarka | Gdy aplikacja jest otwarta, także na karcie w tle | Potrzebne są HTTPS i zgoda przeglądarki; „Wyślij test” sprawdza powiadomienie na urządzeniu. |
| Gdy dla danego zdarzenia włączysz ten kanał | E-mail o nowej wiadomości wychodzi 5 minut po ostatniej dopisce, chyba że wcześniej otworzysz wątek. |
Ustawienia kanałów opisuje instrukcja powiadomień i poczty.
Na telefonie powiadomienia przeglądarki działają od wersji 2.2.328. Na Androidzie potrzebna jest zgoda, a na iPhonie lub iPadzie musisz najpierw dodać aplikację do ekranu początkowego i otwierać ją stamtąd. Gdy administrator udostępni opcję „Także przy zamkniętej aplikacji” i włączysz ją na danym urządzeniu, push dotrze również po zamknięciu Task Managera - obecnie tylko dla wzmianek @.
Zamknięta aplikacja nie wyśle natomiast automatycznie systemowego powiadomienia o każdym terminie. Dla wydarzenia możesz zaznaczyć „Wyślij powiadomienie także e-mailem”; wysyłkę takich e-maili w tle obsługuje opcjonalny CRON, czyli zadanie cykliczne ustawiane przez administratora na serwerze. Bez niego e-maile wychodzą, gdy ktoś korzysta z aplikacji.
Plakietka na ikonie pokazuje ostatni znany stan po zamknięciu
Czerwona plakietka przy ikonie zainstalowanego Task Managera pokazuje tę samą liczbę co wyspa. Po zamknięciu aplikacji liczba przestaje się odświeżać i pozostaje ostatnią znaną wartością aż do ponownego uruchomienia.
Zobaczysz ją przy ikonie w Docku na macOS lub na pasku zadań Windows. W zwykłej karcie przeglądarki plakietki nie ma. Jeśli Marek zamknął aplikację w czwartek o 16:00, następnego ranka zobaczy ostatnią znaną liczbę. Zaktualizuje się dopiero po otwarciu programu.
Asystent AI może wskazać sprawę ukrytą w rozmowie
Podpowiedzi AI w Centrum powiadomień są opcjonalne i wymagają włączenia przez administratora. Gdy działają, Asystent AI może wskazać na przykład prośbę z terminem bez odpowiedzi albo zadanie, które stoi przed zbliżającym się terminem.
Podpowiedź pojawia się jako karta. Możesz otworzyć powiązane zadanie lub czat albo odłożyć sprawę na 2 godziny. AI przegląda wyłącznie wątki, w których uczestniczysz, nie cudzą pocztę ani prywatne odpowiedzi innych osób.
Centrum powiadomień, briefing i przypomnienia działają bez AI. Jeśli firma włącza funkcje AI, używa własnego klucza u wybranego dostawcy modelu; zapytanie z kontekstem trafia do tego dostawcy. Granice tego przepływu opisuje tekst o tym, co trafia do dostawcy AI.
Ustaw kanały raz, a jutro zacznij od jednej sprawy
Jutro po pierwszym wejściu do Task Managera zacznij od briefingu, jeśli się pojawi. Wybierz z niego jedno zadanie na przedpołudnie, zanim otworzysz pozostałe powiadomienia.
Zacznij od wyłączenia kategorii, których nie chcesz widzieć, w Ustawienia → Profil → Powiadomienia w aplikacji. Następnie ustaw sześć typów zdarzeń osobno dla każdego z trzech kanałów; jeśli wybierasz powiadomienia przeglądarki, udziel zgody i użyj „Wyślij test”.
Wyspę możesz przenieść ikoną położenia w stopce panelu: z góry na prawy bok, a potem na dół. Na telefonie zostaje u góry. Skrót Ctrl+. przywołuje ją lub chowa, gdy pracujesz przy komputerze.
Układ wyspy i panelu możesz sprawdzić w Demo.
Najczęstsze pytania
Czy muszę mieć otwartego Task Managera, żeby dostawać powiadomienia?
Nie. Powiadomienia w aplikacji i powiadomienia przeglądarki wymagają otwartej aplikacji, także jeśli jest na karcie w tle; e-maile z przypomnieniami przy zamkniętej aplikacji wysyła opcjonalny CRON, a bez niego wychodzą, gdy ktoś korzysta z aplikacji. Gdy administrator udostępni opcję „Także przy zamkniętej aplikacji” i włączysz ją na urządzeniu, przy zamkniętym Task Managerze dotrą powiadomienia o wzmiankach @.
Dlaczego e-mail o nowej wiadomości przychodzi po pięciu minutach?
E-mail wychodzi 5 minut po ostatniej dopisce, aby objąć pełną treść wiadomości składanej z kolejnych fragmentów. Jeśli wcześniej otworzysz wątek w aplikacji, nie zostanie wysłany; e-mail o wzmiance przychodzi natychmiast.
Czy powiadomienia z Centrum powiadomień działają na telefonie?
Tak, możesz korzystać z Centrum powiadomień na telefonie, a powiadomienia przeglądarki działają mobilnie od wersji 2.2.328. Na iPhonie i iPadzie dodaj aplikację do ekranu początkowego i otwieraj ją stamtąd; na Androidzie udziel zgody na powiadomienia.
Co się stanie, gdy kliknę „Oznacz przeczytane” przy podsumowaniu poczty?
Task Manager poprosi o potwierdzenie, zanim oznaczy wiadomości jako przeczytane i zmieni liczniki przy skrzynkach. Wybranie „Anuluj” pozostawi je bez zmian.
Czy do Centrum powiadomień potrzebuję Asystenta AI?
Nie, licznik, poranny briefing i przypomnienia działają bez AI. Podpowiedzi Asystenta AI w panelu to osobna funkcja, którą może włączyć administrator.
Źródła
Zespół Task Managera - piszemy o pracy zespołowej, AI w firmie i porządku w zadaniach na przykładach z Task Managera, programu instalowanego na własnym serwerze. Task Managera tworzy od 2013 roku Blue Creation Group (Piotr Łącz); korzystają z niego m.in. Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna i Polpharma - zobacz opinie klientów. Teksty sprawdzamy z instrukcją i aktualną wersją programu.
