W poniedziałek nowa księgowa pyta Martę, która prowadzi dziewięcioosobowe biuro rachunkowe, o warunki umowy z klientem Delta. Odpowiedź może być w notatce ze spotkania albo w podpisanym PDF-ie, ale nikt nie pamięta, w którym miejscu. Marta chce zapytać Asystenta AI - może wskazać źródła w rozmowie albo skorzystać z bazy wiedzy AI, zamiast liczyć na odpowiedź bez firmowego kontekstu.
Baza wiedzy AI i źródła rozmowy to dwie drogi do dokumentów
Żeby Asystent AI odpowiedział na podstawie firmowych ustaleń, możesz wskazać źródła w konkretnej rozmowie albo skorzystać z bazy wiedzy AI. Pierwszą drogą sterujesz Ty, a drugą zarządza administrator w Ustawieniach → AI; baza wiedzy AI jest częścią wariantu Pro.
Różnica ma znaczenie, gdy Marta pyta o warunki umowy. Jeśli wie, gdzie leży podpisany dokument, wybiera go jako źródło rozmowy. Jeśli nie wie, baza wiedzy AI może znaleźć pasujący fragment zaindeksowanej notatki lub pliku bez ręcznego wskazywania go przy pytaniu. Takie dobieranie fragmentów dokumentów bywa nazywane RAG: model dostaje kontekst wyszukany w firmowych materiałach.
To nie są dwa określenia tego samego przycisku. Źródła należą do wybranego wątku Asystenta AI, a baza wiedzy jest automatycznym kontekstem, którym zarządza administrator. Sposób działania obu dróg opisuje także strona o wiedzy firmowej dla AI.
Gdy znasz dokument, wskaż go w rozmowie
Źródło do rozmowy wybierasz przyciskiem Źródła pod jej tytułem w oknie Asystenta AI. Możesz wskazać kilka miejsc naraz: na przykład notatkę, zadanie i kalendarz, zamiast ograniczać pytanie do jednego dokumentu.
W środę Marta otwiera wątek poświęcony klientowi Delta, wskazuje folder z umowami oraz notatkę ze spotkania i pyta o ustalony warunek. Wskazówka: kliknij wiersz, aby zaznaczyć źródło. Strzałka › otwiera jego zawartość, a pasek ‹ cofa o poziom. Gdy Marta pamięta tylko słowo „Delta”, wpisuje je w wyszukiwarce na górze okna i dostaje pasujące źródła z całego dostępnego zbioru.
Masz do wyboru swoje zadania lub kalendarz z domyślnie siedmioma dniami nadchodzących terminów. Możesz objąć pytaniem cały Workspace z zadaniami i czatami albo wybrać pojedyncze zadanie, czat lub notatkę. Możesz też wskazać folder z podfolderami lub pojedynczy plik z modułu Pliki, który jest częścią wariantu Pro. Folder w Dokumentach obejmuje leżące w nim pliki i notatki. Wskazane zadanie lub czat obejmuje również wrzucone do niego pliki, zarówno z wiadomości, jak i z modułu Pliki.
Każda rozmowa ma własny zestaw źródeł. Nowy wątek zaczyna ogólnie - widzi tylko Twoje zadania - więc nie odziedziczy automatycznie umów Delty. Jeśli chcesz prowadzić osobną rozmowę na tych samych materiałach, wybierz Duplikuj ze źródłami w menu wątku.
Pod listą źródeł zobaczysz pasek zajętości. Jeśli wskażesz więcej treści, niż model może przyjąć, Asystent AI powie, czego nie uwzględnił; najpierw ustępują szerokie zakresy, a wprost wskazane zadania zostają. Dlatego przy pytaniu o jeden zapis w umowie Marta zaczyna od konkretnego dokumentu, nie od całego Workspace'u.
Baza wiedzy AI szuka fragmentów bez wskazywania pliku przy pytaniu
Baza wiedzy AI pozwala Asystentowi AI odnaleźć pasujący fragment firmowych materiałów, nawet gdy nie wskażesz pliku w rozmowie. To funkcja wariantu Pro, którą administrator kontroluje w Ustawieniach → AI, w sekcji „Baza wiedzy AI”.
Model streszcza zadania i czaty, zapisując w bazie decyzje, wnioski i ustalenia. Notatki i Pliki trafiają w oryginalnej treści, podzielonej na fragmenty. Jeśli Marta zapisze warunek współpracy w notatce, baza może odnaleźć go po pytaniu pracownika bez przypinania tej notatki do każdego wątku.
Domyślnie Automatyczna aktualizacja bazy wiedzy jest ustawiona na „Tak”: baza odświeża się raz dziennie w tle. Administrator może wybrać „Nie” i uruchamiać ją przyciskiem Zaktualizuj bazę wiedzy AI; instrukcja zaleca taki tryb przy bardzo dużej liczbie zadań lub czatów. Dokument przeniesiony do kosza znika z bazy przy najbliższej aktualizacji, nie w chwili usunięcia.
Wyszukiwanie semantyczne, czyli dobieranie po znaczeniu, a nie tylko identycznych wyrazach, wymaga OpenAI albo Gemini; u tych dostawców jest domyślnie włączone.
| Pytanie | Źródła w rozmowie | Baza wiedzy AI |
|---|---|---|
| Kto decyduje? | Użytkownik wybiera źródła dla wątku | Administrator zarządza bazą w Ustawieniach → AI |
| Skąd bierze treść? | Ze wskazanych dostępnych zadań, czatów, notatek i innych źródeł | Ze streszczeń zadań i czatów oraz fragmentów Notatek i Plików |
| Kiedy przydaje się najbardziej? | Gdy wiesz, który dokument jest potrzebny | Gdy pytasz o ustalenie, ale nie znasz pliku |
| Który wariant? | Pliki i Poczta jako źródła wymagają Pro | Baza wiedzy AI wymaga Pro |
Nie każdy PDF jest dokumentem, który AI przeczyta
Asystent AI nie odczyta PDF-a będącego samym skanem bez warstwy tekstowej ani starego binarnego pliku DOC. Jeśli przechowujesz takie umowy, przygotuj PDF z tekstem lub zapisz dokument w DOCX, zanim oprzesz na nim odpowiedzi.
Przy odczycie załączników Asystent AI obsługuje tekst z TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX/XLS i PDF. Obrazy JPG, PNG, GIF oraz WebP może analizować wizualnie, jeśli wybrany model obsługuje obrazy; nie oznacza to jednak OCR dla skanu PDF. Do indeksowanej bazy wiedzy trafia tekst z TXT, CSV, Markdown, DOCX, XLSX oraz PDF z warstwą tekstową.
Załącznik z wiadomości jest czytany do około 50 KB tekstu, plik wskazany jako źródło wiedzy - do 300 000 znaków, a indeks bazy wiedzy zapamiętuje z jednego pliku do 54 000 znaków. Przy pliku wskazanym jako źródło Asystent AI czyta tekst porcjami po około 24 000 znaków i sam dociąga kolejne, gdy są potrzebne. Jeśli odpowiedź dotyczy końcowych stron długiej umowy, sprawdź ją w dokumencie zamiast zakładać, że każda droga objęła tę samą część tekstu.
Folder w Workspace nie daje całemu zespołowi dostępu
Plik umieszczony w folderze Workspace'u pozostaje domyślnie prywatny. Dostęp do notatek i plików w bazie wiedzy zachowuje ich własne uprawnienia: w odpowiedzi zobaczysz tylko dokumenty, które możesz otworzyć, i ta zasada dotyczy również administratora.
W czwartek Marta może udostępnić wybraną notatkę księgowej do podglądu, nie udostępniając jej całemu biuru. Samo przypisanie notatki do Workspace'u nie nadaje innym dostępu. Inaczej działa plik wgrany wprost do folderu zadania lub czatu: widzą go uczestnicy tego wątku. Jeśli pracownik utraci uprawnienie do źródła, Asystent AI pominie je przy jego następnym pytaniu.
Administrator ma dostęp do wszystkich zadań i czatów, ale nie zyskuje przez to dostępu do cudzych prywatnych notatek i plików. Nie widzi też prywatnych wątków rozmów z Asystentem AI. Jeśli rozdzielasz dokumenty dla kilku osób, zacznij od zasad ról i uprawnień w Task Managerze, a dopiero potem układaj źródła.
Poczta wymaga osobnej decyzji, a pytanie trafia do dostawcy modelu
Gdy pytasz Asystenta AI, pytanie wraz z dobranym kontekstem trafia do zewnętrznego dostawcy modelu z użyciem Twojego klucza API. Poczta może być źródłem rozmowy dopiero po włączeniu przez administratora opcji Pozwól używać poczty jako źródła wiedzy AI; domyślnie jest wyłączona. Moduł Poczta należy do wariantu Pro, a wiadomości e-mail nigdy nie trafiają do indeksowanej w tle bazy wiedzy AI.
Po włączeniu opcji użytkownik może wskazać tylko własną skrzynkę lub własny wątek e-mail. Cudzej skrzynki nie wybierze również administrator. Wyłączenie ustawienia odcina także źródła pocztowe wybrane wcześniej. To osobna decyzja, bo korespondencja może zawierać dane osób trzecich, a treść użyta jako kontekst trafia do zewnętrznego dostawcy AI.
Task Manager jest instalowany na serwerze klienta, gdzie leżą dane aplikacji. Możesz wybrać OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude albo xAI Grok i płacisz dostawcy bezpośrednio, bez marży pośrednika. Jak ustawić klucz i pilnować wydatków, opisuje tekst o własnym kluczu AI w firmie.
Za wariant Pro w planie Starter, do 8 osób, płacisz 1 990 zł; plan Classic, do 20 osób, kosztuje 3 990 zł. To bezterminowa licencja z jednorazową opłatą za stanowiska i 12 miesiącami aktualizacji w cenie; późniejsze odnowienie jest opcjonalne. Aktualny podział wariantów sprawdzisz w cenniku Task Managera.
Jutro wybierz jedno pytanie, które regularnie wraca w Twoim zespole. Znajdź dokument z odpowiedzią, sprawdź, czy ma warstwę tekstową, i wskaż go w rozmowie z Asystentem AI; potem porównaj odpowiedź z oryginałem. Układ programu możesz obejrzeć w Demo.
Najczęstsze pytania
Czy AI wysyła nasze dokumenty do internetu?
Tak, pytanie z dobranym kontekstem ze wskazanych źródeł lub bazy wiedzy AI trafia do zewnętrznego dostawcy modelu z użyciem Twojego klucza API; nie oznacza to wysyłania wszystkich dokumentów firmy. Dane aplikacji leżą na Twoim serwerze, ale odpowiedź modelu wymaga przekazania mu potrzebnej treści.
Czy Asystent AI przeczyta skan umowy w PDF-ie?
Nie, Asystent AI nie odczyta skanu PDF bez warstwy tekstowej, ponieważ nie ma OCR. Przygotuj PDF z tekstem albo przepisz potrzebną treść do notatki.
Czy pracownik zobaczy w odpowiedzi dokument, do którego nie ma dostępu?
Nie, notatki i pliki zachowują swoje uprawnienia także w bazie wiedzy AI. Zasada obejmuje również administratora; odrębnie administrator ma dostęp do wszystkich zadań i czatów.
Czy indeksowanie dokumentów podnosi rachunek za AI?
Nie, indeksowanie notatek i plików nie zużywa zapytań do modelu. Zapytania do modelu wykorzystują natomiast pytania Asystenta AI oraz przygotowywanie streszczeń zadań i czatów.
Czy firmowa skrzynka może być źródłem wiedzy dla AI?
Tak, ale administrator musi najpierw włączyć opcję Pozwól używać poczty jako źródła wiedzy AI, która jest domyślnie wyłączona. Użytkownik wskaże wtedy tylko własną skrzynkę lub wątek, a poczta nie trafi do bazy indeksowanej w tle; moduł Poczta wymaga wariantu Pro.
Źródła
Zespół Task Managera - piszemy o pracy zespołowej, AI w firmie i porządku w zadaniach na przykładach z Task Managera, programu instalowanego na własnym serwerze. Task Managera tworzy od 2013 roku Blue Creation Group (Piotr Łącz); korzystają z niego m.in. Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna i Polpharma - zobacz opinie klientów. Teksty sprawdzamy z instrukcją i aktualną wersją programu.
