W poniedziałek Marek, właściciel czteroosobowej firmy montującej instalacje fotowoltaiczne, wysłał cztery oferty. W piątek wrócił tylko do dwóch klientów; od trzeciego usłyszał później, że czekał na kontakt. AI w sprzedaży małej firmy nie zastąpi tej rozmowy, ale może pomóc Ci przygotować ofertę z zapisanych ustaleń i dopilnować następnego kroku.
AI w sprzedaży zaczyna się od zapisanego ustalenia
AI w sprzedaży pomaga wtedy, gdy ma dostęp do faktów o konkretnej sprawie. Jeśli warunki padły wyłącznie przez telefon, najpierw musisz je zapisać; sam model ich nie odtworzy.
Marek ma jedno zapytanie rozłożone między telefon, pocztę i wiadomości w komunikatorze. Pamięta, że klient pytał o dwa warianty instalacji, ale nie zapisał, który wybrał. Prośba do AI o gotową ofertę nie rozwiąże tej luki. Podobnie nie pomoże tekst „odezwij się później”, jeśli nie ma przy nim daty.
Marek zakłada osobny wątek dla każdej sprawy klienta. Gdy wysyła ofertę, wpisuje datę kolejnego kontaktu. W wiadomości po ofercie odnosi się do tego, co klient rzeczywiście powiedział. To sposób pracy, nie funkcja modelu. Jeśli ustalenia Twojego zespołu krążą między kanałami, zacznij od zasady jednego miejsca dla ustaleń.
Jedno zadanie daje Asystentowi AI materiał do oferty
W Task Managerze zapisujesz ustalenia z klientem w wątku zadania, a Asystent AI może na ich podstawie przygotować szkic oferty. Czyta treść wątku i dołączone do niego pliki, do których masz dostęp; zadanie łączy opis, termin, przypisane osoby i rozmowę.
Kasia pracuje w workspace Sprzedaż. Workspace to przestrzeń, która grupuje pracę i określa dostęp do niej. W poniedziałek zakłada zadanie „Oferta dla klienta Nord”, wpisuje termin na piątek, 10:00, i wysoki priorytet. W opisie zapisuje zakres, a w rozmowie z zespołem doprecyzowuje warunki. Po 14 wiadomościach nie musi zgadywać, czy ostatnia zmiana dotyczyła ceny, czy terminu.
Kasia klika „Asystent AI” pod rozmową i pyta: „Na czym stanęliśmy z Nord? Wypisz zakres, termin i kwestie bez odpowiedzi”. Pytanie przełącza edytor w prywatny tryb; odpowiedź z oznaczeniem „TYLKO DLA CIEBIE” widzi tylko ona. Jeśli cena nie padła w wątku ani załącznikach, nie powinna traktować odpowiedzi modelu jako zatwierdzonego cennika.
Kiedy ktoś przesunie termin zadania, zmiana wraz z poprzednią datą zapisze się w jego wątku. Kolor karty pokaże, czy termin jest na dziś, minął, czy dopiero nadejdzie. AI ma więc przed sobą historię sprawy, a Ty możesz sprawdzić, skąd wzięła się odpowiedź. Więcej przykładów pytań znajdziesz w planie wykorzystania AI w małej firmie.
Szkic oferty powstaje z rozmowy, ale zatwierdzasz go Ty
Asystent AI może przygotować treść oferty na podstawie wskazanego wątku i złożyć ją do pobrania jako Word, PDF lub HTML. Zakres, cenę i warunki handlowe sprawdzasz przed wysłaniem - szkic nie jest zatwierdzoną ofertą.
Kasia prosi: „Przygotuj Word z podsumowaniem tego wątku: zakres, uzgodniony termin i pytania do wyjaśnienia”. AI pisze treść, a Task Manager składa plik i pokazuje przycisk pobrania. Arkusz Excel lub CSV wymaga danych tabelarycznych.
Potem Kasia układa krótki mail: „Przesyłam uzgodniony zakres. Czy możemy omówić pozostałe pytanie w czwartek?”. Funkcja „Upiększ tekst” poprawia język w edytorze, zachowując akapity i listy. Nie dodaje nowych faktów, a poprzednią wersję możesz przywrócić. To redakcja tekstu, nie decyzja o tym, co obiecać klientowi.
Asystent AI może też przygotować wysyłkę maila, lecz zawsze wymaga Twojego potwierdzenia. Korzysta z osobistej skrzynki podłączonej w module Poczta, dostępnym w wariancie Pro; bez niej poinformuje, że nie wyśle wiadomości. Szkic i przycisk wysyłki to dwa różne etapy.
Task Manager nie ma lejka sprzedaży, etapów szansy ani prognozy przychodu. Jeśli ich potrzebujesz, używaj osobnego CRM-u; zadania w workspace Sprzedaż mogą służyć do pilnowania ustaleń i terminów, ale nie zastępują raportowania sprzedaży.
Follow-up pilnuje terminu tylko wtedy, gdy go zapiszesz
Przypomnienie o follow-upie możesz przypiąć do terminu zadania. Gdy zmienisz ten termin, przypomnienie przesunie się wraz z nim; gdy termin minie albo go usuniesz, przypomnienie zostanie anulowane.
Załóżmy, że Kasia wysyła ofertę w poniedziałek i planuje kolejny kontakt na piątek o 10:00. W zadaniu pyta Asystenta AI: „Przypomnij mi dzień przed terminem tego zadania”. Dopiero po kliknięciu „Tak, wykonaj” przypomnienie zostaje zapisane. Samo zdanie w odpowiedzi AI nie wystarczy - listę zapisanych pozycji sprawdzisz poleceniem „pokaż moje przypomnienia”. Możesz mieć do 50 aktywnych przypomnień.
W środę klient przekłada rozmowę na następny tydzień. Kasia zmienia termin zadania, a przypięte przypomnienie idzie za nim. Jeśli zadanie nie ma terminu, Asystent AI zaproponuje zwykłe przypomnienie na konkretną datę i godzinę.
Powiadomienie pojawia się w otwartej aplikacji. Jeśli liczysz także na e-mail przy zamkniętej aplikacji, administrator musi skonfigurować CRON - cykliczne zadanie uruchamiane na serwerze; bez niego aplikacja ostrzeże Cię podczas ustawiania przypomnienia. Osobny przykład działania Agenta AI przy braku odpowiedzi pokazuje bardziej rozbudowany scenariusz w wątku.
W Pro przychodzący mail może założyć zadanie
W wariancie Pro Task Managera przychodzące zapytanie może od razu stać się zadaniem z przypisaną osobą i terminem. Pozwalają na to moduły Poczta i Automatyzacje. Ustalasz regułę GDY - JEŚLI - WYKONAJ: jakie zdarzenie ją uruchamia, które maile przepuszcza i co ma się wtedy stać.
W czwartek na skrzynkę Kasi przychodzi prośba o wycenę. Receptura może wyglądać tak: GDY przyjdzie nowy e-mail do wskazanej skrzynki, JEŚLI temat zawiera wycen, zapytani, WYKONAJ - utwórz zadanie w workspace Sprzedaż, przypisz Kasię i ustaw termin za dwa dni. Przecinek między fragmentami słów oznacza tu alternatywę; fragment wycen pasuje do różnych odmian wyrazu. W temacie i opisie zadania możesz użyć zmiennych {{mail.temat}}, {{mail.tresc}} i {{mail.nadawca}}, które pobierają dane z odebranej wiadomości.
Zamiast filtra po temacie możesz użyć warunku „AI oceni (własny warunek)” i zapytać, czy wiadomość jest prośbą o ofertę. Model widzi m.in. nadawcę, temat, fragment treści i nazwy załączników, ale nie zagląda do wnętrza plików. Przy niepewności odpowiada „nie”. Możesz połączyć prosty filtr z oceną AI, by ograniczyć liczbę wiadomości kierowanych do modelu. Oba warunki muszą się wtedy zgadzać.
Zadanie utworzone z maila wiąże się z wątkiem pocztowym. To skrót do oryginalnej korespondencji, a nie udostępnienie jej całemu zespołowi. Jeśli wpiszesz treść maila do opisu zadania, ten opis zobaczą osoby mające dostęp do zadania - zdecyduj więc, co chcesz im przekazać.
Automatyzacja nie odczyta terminu realizacji z treści maila ani nie wybierze handlowca na podstawie jego treści. Termin ustawiasz jako +N dni, a osobę wskazujesz w recepturze. Przed zapisem użyj „Testuj”: zobaczysz, co reguła zrobiłaby dla pasujących zdarzeń, bez tworzenia zadań i wysyłania wiadomości. Historia uruchomień przechowuje przez 30 dni także powody pominięcia maili.
Jeśli zgłoszenia przychodzą z formularza, zobacz też przykład obsługi leadów z formularza. Tam AI przygotowuje notatkę o zgłoszeniu; tutaj reguła ma przede wszystkim dopilnować, by mail dostał właściciela i termin.
Płacisz za licencję i własne użycie AI, nie za każdego handlowca co miesiąc
Task Manager ma bezterminową licencję opłacaną jednorazowo za wybraną liczbę stanowisk, bez abonamentu od użytkownika. AI wymaga Twojego klucza API i jest rozliczane bezpośrednio u wybranego dostawcy modelu, bez marży Task Managera.
| Przykładowy wybór | Liczba osób | Cena licencji |
|---|---|---|
| Standard Starter | do 8 | 690 zł |
| Pro Classic | do 20 | 3 990 zł |
W obu wariantach jest Asystent AI do pracy przy zadaniach i czatach. Pro dodaje m.in. Pocztę i Automatyzacje potrzebne do scenariusza z mailem; jeśli na razie chcesz tylko pisać szkice i pilnować terminów przy zadaniach, możesz zacząć od Standardu. Porównanie wariantów Standard i Pro pomoże Ci oddzielić te potrzeby.
Cena licencji obejmuje 12 miesięcy aktualizacji. Po tym okresie dalszy dostęp do nowych wersji jest opcjonalny - dla Pro Classic kosztuje 1 197 zł. Do rachunku dolicz własny hosting i ewentualne użycie AI u OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude lub xAI Grok. Program działa także bez AI.
Task Manager instalujesz na swoim serwerze; wystarcza zwykły hosting współdzielony spełniający wymagania aplikacji. Dane aplikacji są na Twoim serwerze, lecz gdy pytasz Asystenta AI, treść wskazanego źródła trafia do zewnętrznego dostawcy modelu. Przy ofertach zawierających dane klientów wybieraj źródła świadomie.
Jutro zacznij od jednej otwartej oferty
Jutro wybierz jedną ofertę, dla której czekasz na odpowiedź, i załóż zadanie z datą następnego kontaktu. Dopisz znane ustalenia, poproś Asystenta AI o szkic wiadomości oraz o przypomnienie dzień przed terminem - i sprawdź, czy potwierdziłeś jego zapisanie.
Jeśli prowadzisz niewielki zespół, chcesz trzymać dane aplikacji na własnym serwerze i nie płacić abonamentu za każde stanowisko, zobacz ten przebieg w Demo.
Najczęstsze pytania
Czy AI napisze ofertę za mnie?
Asystent AI przygotuje szkic z dostępnej treści wątku zadania lub czatu i może złożyć go w plik Word, PDF albo HTML. Cenę, zakres oraz warunki sprawdzasz sam przed wysłaniem.
Czy Asystent AI sam wyśle maila do klienta?
Nie, mail przygotowany przez Asystenta AI zawsze wymaga Twojego potwierdzenia. Wysyłka korzysta z Twojej podłączonej skrzynki w module Poczta, dostępnym w wariancie Pro; osobną drogą jest receptura Automatyzacji, którą sam zapisujesz i która wysyła e-mail wyłącznie z Twojej skrzynki.
Jak ustawić follow-up, żeby przesuwał się razem z terminem?
Poproś Asystenta AI o przypomnienie przypięte do terminu zadania, na przykład „dzień przed terminem”, i potwierdź je przyciskiem „Tak, wykonaj”. Po zmianie terminu zadania przypomnienie przesunie się razem z nim.
Czy mail z zapytaniem ofertowym może automatycznie założyć zadanie?
Tak, w wariancie Pro receptura Automatyzacji może utworzyć zadanie po przyjściu maila spełniającego ustawione warunki. W recepturze wskazujesz workspace, osobę i termin typu +N dni; program nie wybiera ich z treści wiadomości.
Czy AI w sprzedaży zastąpi mi CRM?
Task Manager nie zastąpi CRM-u, jeśli potrzebujesz lejka sprzedaży, etapów szansy lub prognozy przychodu. Możesz natomiast prowadzić sprawy klientów jako zadania z rozmową, odpowiedzialną osobą i terminem w workspace Sprzedaż.
Źródła
Zespół Task Managera - piszemy o pracy zespołowej, AI w firmie i porządku w zadaniach na przykładach z Task Managera, programu instalowanego na własnym serwerze. Task Managera tworzy od 2013 roku Blue Creation Group (Piotr Łącz); korzystają z niego m.in. Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna i Polpharma - zobacz opinie klientów. Teksty sprawdzamy z instrukcją i aktualną wersją programu.
