Jak dział sprzedaży pracuje w Task Managerze?
Rozmowa z klientem jest w skrzynce handlowca, ustalenia w jego głowie, a termin kolejnego kontaktu w kalendarzu. Gdy bierze urlop, ktoś inny musi odtworzyć sprawę. Task Manager pozwala połączyć korespondencję z zadaniem, w którym zespół pilnuje dalszej pracy.
Każdy podłącza skrzynkę przez IMAP i SMTP. Możesz też podłączyć wspólny adres, na przykład biuro@firma.pl, u dwóch osób. Wiadomości wychodzą z serwera SMTP tej skrzynki, więc klient dostaje maila z Twojego adresu. Wątek możesz powiązać z zadaniem, czatem albo workspace'em. W zadaniu pojawia się plakietka z tematem maila, która otwiera korespondencję.
Powiązanie jest skrótem nawigacyjnym, nie udostępnieniem poczty. Temat i treść wątku widzą tylko osoby, które mają tę skrzynkę podłączoną u siebie. Jeśli pozostali uczestnicy zadania mają poznać ustalenia, wklej je do zadania. Załączniki możesz zapisać w module Pliki.
Jak to działa?
Nowy mail może uruchomić automatyzację. Wyzwalacz „Nowy e-mail w skrzynce” sprawdza nadawcę, temat, skrzynkę i obecność załącznika. Receptura może założyć zadanie i powiązać je z wątkiem. Jeśli wątek powiązano wcześniej ręcznie, automatyzacja nie nadpisze tego wyboru. W treści wiadomości wysyłanej przez recepturę możesz użyć zmiennych {{mail.temat}}, {{mail.nadawca}} i {{mail.skrzynka}}.
Powstałe zadanie ma temat, opis, status i priorytet. Status przyjmuje jedną z czterech wartości: Brak statusu, Prace w toku, Wykonane, Anulowane. Priorytet jest normalny albo wysoki. Termin obejmuje datę i godzinę ustawiane niezależnie. Przypomnienie powiązane z terminem zadania, utworzone przez Asystenta AI, może przypaść dzień wcześniej, dokładnie w terminie albo o 09:00 w dniu terminu. Po zmianie terminu takie przypomnienie przelicza się samo. Zmiana statusu zostawia w wątku wiadomość systemową z imieniem i nazwiskiem osoby, która jej dokonała.
Przy długiej korespondencji przydaje się „Porządkuj” w stopce pola odpowiedzi. Wątek możesz czytać jako oryginał albo w trybach Upiększ, Streść i Ekspert. Streść daje 1-2 zdania na wiadomość. Ekspert dodaje pod każdą wiadomością „Uwagę eksperta” z radą, ryzykiem albo pytaniem, o które warto dopytać. Program porządkuje partiami po 8 najnowszych wiadomości; starsze dociągasz przyciskiem.
Obok jest prywatny Asystent AI do tego wątku. Możesz zapytać, jaką cenę zaakceptowano i kto to zrobił. Odpowiada wyłącznie na podstawie korespondencji, a jeśli nie ma w niej odpowiedzi, mówi o tym wprost. Jego odpowiedzi widzisz tylko Ty - nie zobaczy ich także administrator.
Co zyskujesz?
Przed telefonem do klienta nie musisz czytać od początku czterdziestu wiadomości, żeby znaleźć cenę podaną trzy tygodnie temu. Pytasz o nią jednym zdaniem. Gdy klient odpisuje po miesiącu, łatwiej wrócić do rozmowy bez odtwarzania jej z pamięci.
Gdy przejmujesz sprawę po innym handlowcu, nie musisz zgadywać, kto uznał zadanie za zakończone i kiedy wypada kolejny kontakt. Ustalenia z maili będą dla Ciebie dostępne, jeśli masz podłączoną tę samą skrzynkę albo ktoś przeniósł je do zadania. Samo powiązanie wątku nie daje dostępu do jego treści.
Gdy przychodzi nowe zapytanie, nie musisz polegać na tym, że ktoś przepisze je do arkusza. Sprawa może trafić do zadań bez ręcznego przepisywania maila. Termin i przypomnienie pomagają dopilnować kolejnego kontaktu, gdy zajmujesz się inną rozmową.
Przykład z codziennej pracy
Zapytanie ofertowe trafia na wspólny adres firmowy. Receptura z wyzwalaczem „Nowy e-mail w skrzynce” rozpoznaje temat i zakłada zadanie z terminem kontaktu. Wątek zostaje z nim powiązany. Handlowiec otwiera zadanie, a z plakietki z tematem maila przechodzi do korespondencji.
W tym przykładzie wątek liczy dwanaście wiadomości, a klient wkleił też odpowiedzi dwóch innych dostawców. Handlowiec włącza tryb Streść i czyta skrót wątku. Wraca do oryginalnej treści, a następnie pyta prywatnego asystenta o ostatni ustalony termin dostawy. Aby wysłać maila, ponownie wybiera „Asystent AI” i wraca do zwykłej odpowiedzi w polu pod wątkiem. Odpowiedź domyślnie trafia do wszystkich adresatów ostatniej wiadomości, więc osoba z kopii zostaje w rozmowie. Spinaczem w nagłówku zapisuje wszystkie załączniki wątku, w tym specyfikację. Pliki trafiają do modułu Pliki, do folderu Poczta → skrzynka → temat wątku.
Po telefonie handlowiec zmienia status na „Prace w toku” i przesuwa termin o tydzień. Przypomnienie przelicza się samo. W wątku zostaje zapis, kto zmienił status.
Najczęstsze pytania
Czy Task Manager jest systemem CRM?
Nie. Task Manager nie ma modułu CRM, lejka sprzedaży ani kartotek kontrahentów. Pozwala za to prowadzić zadania z terminami i powiązać z nimi korespondencję z klientem.
Czy koleżanka z zespołu zobaczy mój wątek z klientem, jeśli powiążę go z zadaniem?
Nie, samo powiązanie nie udostępnia poczty. Temat i treść widzą tylko osoby, które mają tę skrzynkę podłączoną u siebie. Ustalenia możesz wkleić do zadania, a załączniki zapisać w module Pliki.
Czy zadanie może powstać automatycznie z maila od klienta?
Tak. Wyzwalacz „Nowy e-mail w skrzynce” może sprawdzić nadawcę, temat, skrzynkę i obecność załącznika. Receptura zakłada zadanie i wiąże je z wątkiem, o ile nie powiązano go wcześniej ręcznie.
Czy Asystent AI czyta moją pocztę w tle?
Nie. Poczta nie trafia do indeksowanej w tle bazy wiedzy. Skrzynkę albo pojedynczy wątek wskazujesz ręcznie na jedną rozmowę. Funkcję musi wcześniej włączyć administrator w Ustawieniach → AI.