Marek prowadzi 14-osobową agencję w Poznaniu. W poniedziałek odłożył wdrożenie AI, gdy policzył abonament dla całego zespołu. Wrócił do tematu, kiedy poznał inny sposób rozliczenia: własny klucz AI w firmie, płatność bezpośrednio u dostawcy i rachunek zależny od faktycznego użycia. Własny klucz AI to w praktyce klucz API - dane uwierzytelniające, które łączą Task Managera z kontem u dostawcy modelu.
Własny klucz AI w firmie usuwa pośrednika z rozliczenia
Własny klucz AI w firmie oznacza, że rachunek za użycie modelu wystawia bezpośrednio OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude albo xAI Grok. Task Manager nie dolicza marży do zapytań i nie pobiera abonamentu za AI od każdego użytkownika.
Koszt licencji programu i koszt użycia modelu rozliczasz osobno. Licencję programu kupujesz raz dla określonej liczby stanowisk, a wykorzystanie modelu rozliczasz według cennika wybranego dostawcy. Wariant Standard w planie Classic dla zespołu do 20 osób kosztuje 1 490 zł i obejmuje 12 miesięcy aktualizacji. Po tym czasie możesz wykupić roczne odnowienie albo dalej pracować na posiadanej wersji bez kolejnych opłat licencyjnych.
Nie można podać jednej kwoty rachunku u dostawcy modelu, która pasowałaby do każdej firmy. Koszt zależy od wybranego modelu, liczby zapytań i długości odpowiedzi. Rozliczenie trafia jednak na konto firmowe założone u dostawcy, a nie do pośrednika.
AI pozostaje opcją. Bez konta u dostawcy i klucza API Task Manager nadal obsługuje codzienną pracę zespołu, a przyciski AI po prostu się nie pojawiają. Więcej o tym sposobie rozliczenia przeczytasz na stronie Twój model, Twój klucz, a różnicę między stałą licencją i abonamentem pokazuje porównanie kosztów dla 12-osobowego zespołu.
Jak podłączyć klucz API w pięciu ruchach
Klucz API podłączasz w zakładce AI dostępnej z ustawień programu. Konfigurację AI ustawia administrator: wybiera dostawcę, wkleja klucz, pobiera modele z konta i zapisuje ustawienia, a aplikacja testuje połączenie.
- Kliknij ikonę koła zębatego w lewym górnym rogu i otwórz zakładkę „AI”.
- W polu „Dostawca AI” wybierz OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude albo xAI Grok.
- Wklej klucz w pole „Klucz API”. Wygenerujesz go w konsoli dostawcy:
platform.openai.com/api-keys,aistudio.google.com/apikey,console.anthropic.com/settings/keysalboconsole.x.ai. - Kliknij ikonę odświeżenia (↻) obok listy modeli - aplikacja pobierze aktualną listę modeli z Twojego konta u dostawcy. Wybierz model, a jeśli dopiero zaczynasz, możesz sięgnąć po pozycję oznaczoną jako „(zalecany)”.
- Kliknij „Zapisz”. Task Manager sprawdzi połączenie z modelem i pokaże ewentualne ostrzeżenia.
Klucz jest szyfrowany w bazie i po zapisaniu nie można odczytać go w całości z ekranu. Jeśli trzeba go zmienić, wklejasz nowy.
Serwer musi obsługiwać PHP 8.1 lub nowsze oraz MySQL albo MariaDB, a do połączeń z dostawcą AI potrzebne jest rozszerzenie curl. Wystarczy zwykły hosting współdzielony. Dokładny układ pól znajdziesz w materiale ustawienia AI krok po kroku.
Dostawcy różnią się modelami i wyszukiwaniem semantycznym
Wybór dostawcy decyduje o tym, gdzie powstaje rachunek i jakie modele udostępnia Twoje konto. OpenAI i Google Gemini obsługują wyszukiwanie semantyczne; listę dostępnych modeli Task Manager pobiera z konta u każdego z czterech dostawców.
| Dostawca | Gdzie generujesz klucz | Co trzeba wiedzieć |
|---|---|---|
| OpenAI | platform.openai.com/api-keys | Obsługuje wyszukiwanie semantyczne, które jest dla tego dostawcy domyślnie włączone. |
| Google Gemini | aistudio.google.com/apikey | Obsługuje wyszukiwanie semantyczne, które jest dla tego dostawcy domyślnie włączone. |
| Anthropic Claude | console.anthropic.com/settings/keys | Wyszukiwanie semantyczne wymaga OpenAI albo Google Gemini. |
| xAI Grok | console.x.ai | Wyszukiwanie semantyczne wymaga OpenAI albo Google Gemini. |
Task Manager pobiera aktualną listę modeli z Twojego konta, więc nie musisz samodzielnie wpisywać ich nazw. Wyszukiwanie semantyczne szuka treści według znaczenia, a nie tylko identycznych słów. Ta funkcja wymaga OpenAI albo Google Gemini.
Jeżeli po kilku miesiącach zechcesz zmienić dostawcę, wracasz do tej samej zakładki. Wybierasz inną firmę, wklejasz nowy klucz i ponownie pobierasz listę modeli. Nie przeinstalowujesz Task Managera.
Cztery hamulce ustaw przed rozdaniem dostępu
Zużycie API najskuteczniej ograniczysz przed włączeniem AI dla całego zespołu. Ustaw długość odpowiedzi, sposób streszczania plików, limit Automatyzacji i częstotliwość aktualizacji bazy wiedzy.
1. Skróć maksymalną odpowiedź
Pole „Maksymalna długość odpowiedzi” przyjmuje od 1024 do 16384 tokenów, a ustawienie domyślne wynosi 4096. Token to fragment tekstu liczony przez dostawcę modelu. Wyższa wartość pozwala tworzyć dłuższe odpowiedzi, ale zwiększa zużycie.
Na początek nie podnoś tej wartości tylko dlatego, że pole na to pozwala. Marek zostawia domyślne 4096 i podnosi wartość dopiero wtedy, gdy zespół potrzebuje dłuższych odpowiedzi.
2. Zostaw streszczenia załączników w trybie Ręcznie
„Streszczenia załączników przez AI” są domyślnie ustawione na tryb Ręcznie. Model dostaje plik dopiero po kliknięciu „Utwórz streszczenie”, więc samo dodanie dokumentu nie uruchamia automatycznego zapytania.
Każde streszczenie oznacza jedno wywołanie API na plik. Tryb automatyczny pracuje w tle i wymaga crona, czyli cyklicznego zadania uruchamianego przez serwer.
3. Ogranicz AI w Automatyzacjach
„Dzienny limit zapytań AI z Automatyzacji” wynosi domyślnie 200 zapytań na dobę. Obok pola widzisz dzisiejsze zużycie, a wpisanie 0 wyłącza limit.
Po osiągnięciu progu receptury korzystające z AI są pomijane do końca dnia, a informacja trafia do historii. Licznik zeruje się o północy. Ograniczenie dotyczy wyłącznie Automatyzacji, nie całego AI w programie. Sam moduł Automatyzacje jest dostępny w wariancie Pro.
4. Świadomie aktualizuj bazę wiedzy
Baza wiedzy AI, dostępna w wariancie Pro, domyślnie aktualizuje się raz dziennie w tle. Dzięki niej Asystent AI sam znajduje odpowiedź w firmowych Notatkach i Plikach, bez wskazywania źródła.
Notatki i Pliki trafiają do indeksu bez streszczania przez model, więc ich indeksowanie nie zużywa zapytań AI. Inaczej działają zadania i czaty: są streszczane przez model. Przy bardzo dużej liczbie takich treści możesz ustawić „Automatyczna aktualizacja bazy wiedzy” na „Nie” i uruchamiać proces przyciskiem „Zaktualizuj bazę wiedzy AI”.
Pasek zajętości pod źródłami pokazuje, ile wiedzy zmieściło się w kontekście. Gdy wybierzesz za dużo materiału, Asystent AI wskaże, czego nie uwzględnił.
Dostęp do AI ustawiasz osobno dla każdej osoby
Każdy użytkownik może dostać trzy niezależne uprawnienia: AI w zadaniach, AI w czatach i dostęp do Asystenta AI. Czwarte uprawnienie pozwala Asystentowi AI pobierać treść wskazanej strony internetowej i jest domyślnie wyłączone.
Ola, koordynatorka w 14-osobowej agencji Marka, dostaje w poniedziałek wszystkie trzy podstawowe uprawnienia. Dwie osoby z magazynu nie dostają żadnego, więc przyciski AI po prostu nie pojawiają się w ich widoku zadań i czatów. Z zadań, czatów i pozostałych modułów korzystają normalnie.
Uprawnienia ustawiasz podczas dodawania albo edycji użytkownika w oknie Użytkownicy. Administrator globalny ma wszystkie uprawnienia AI domyślnie. Szczegółowy podział opisuje strona użytkownicy i role w Task Managerze.
Możesz zacząć test od trzech osób, zobaczyć ich sposób pracy i dopiero potem rozszerzyć dostęp. Nie musisz uruchamiać AI jednocześnie dla 14 kont.
Własny klucz nie oznacza lokalnego działania AI
Zapytanie razem ze wskazanym kontekstem trafia do wybranego dostawcy modelu. Własny klucz oznacza własne konto, bezpośrednie rozliczenie i brak pośrednika, ale nie oznacza lokalnego działania modelu.
Granica między serwerem firmy a dostawcą modelu jest szczególnie istotna przy Poczcie. Opcja „Pozwól używać poczty jako źródła wiedzy AI” jest domyślnie wyłączona. Po jej świadomym włączeniu każdy użytkownik może wskazać tylko własną skrzynkę, a cudzej korespondencji nie zobaczy nawet administrator. Poczta i możliwość użycia jej jako źródła są dostępne w wariancie Pro.
Korespondencja nie trafia do indeksowanej w tle bazy wiedzy. Gdy administrator wyłączy zgodę na używanie poczty, Task Manager przestaje korzystać także ze źródeł pocztowych wskazanych wcześniej.
Wątki prowadzone w Asystencie AI są prywatne. Nie widzi ich inny użytkownik ani administrator. Sam Asystent AI korzysta wyłącznie z materiałów, do których pytająca osoba ma dostęp.
Komunikat wskazuje przyczynę problemu z AI
Task Manager pokazuje powód, gdy model nie odpowie. Najczęściej trzeba poprawić klucz, zmienić model, odświeżyć listę albo poczekać na odnowienie limitu po stronie dostawcy.
„Błąd: nieprawidłowy klucz API” oznacza, że trzeba sprawdzić wklejony klucz oraz aktywną płatność lub limity na koncie dostawcy. Przy pustej liście modeli kliknij odświeżenie, a jeśli to nie pomoże, sprawdź klucz i połączenie serwera z internetem.
„Model nie obsługuje trybu czatu” pojawia się wtedy, gdy wybrana pozycja nie jest modelem chatowym. Wróć do ustawień i wybierz inny model z pobranej listy.
„Przekroczono limit zapytań (rate limit)” dotyczy konta u dostawcy. Możesz poczekać albo przejść na wyższy plan po jego stronie. To inny mechanizm niż dzienny limit zapytań AI z Automatyzacji ustawiany w Task Managerze.
Jutro załóż konto u jednego dostawcy, wklej klucz, zostaw limit odpowiedzi na poziomie 4096 i włącz AI trzem osobom na tydzień. Po tygodniu sprawdź rachunek w panelu dostawcy i dopiero wtedy zdecyduj, kto jeszcze potrzebuje dostępu. Uruchom Demo, aby zobaczyć Task Managera w praktyce.
Najczęstsze pytania
Ile kosztuje AI w Task Managerze?
Task Manager nie pobiera opłat za AI ani marży od zapytań. Płacisz bezpośrednio dostawcy, u którego masz klucz API, zgodnie z jego cennikiem i faktycznym zużyciem, natomiast licencja Task Managera jest jednorazowa i nie wymaga abonamentu od użytkownika.
Czy dane trafiają do OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude lub xAI Grok?
Tak, zapytanie wraz ze wskazanym kontekstem trafia do wybranego dostawcy na Twoim kluczu. Dlatego poczta jako źródło wiedzy jest domyślnie wyłączona, a Asystent AI widzi tylko materiały dostępne dla konkretnego użytkownika.
Czy Task Manager działa bez AI?
Tak, Task Manager działa bez AI, a konto u dostawcy modelu jest opcjonalne. Bez skonfigurowanego klucza możesz nadal korzystać między innymi z zadań, czatów, Kalendarza i Notatek.
Czy mogę później zmienić OpenAI na Google Gemini, Anthropic Claude albo xAI Grok?
Tak, dostawcę zmienisz w tej samej zakładce AI. Wybierasz nową firmę, wklejasz jej klucz, pobierasz listę modeli i zapisujesz ustawienia.
Jak ograniczyć rachunek za własny klucz AI w firmie?
Zmniejsz maksymalną długość odpowiedzi, zostaw streszczenia załączników w trybie Ręcznie i ustaw limit zapytań AI z Automatyzacji. Dostęp przyznaj najpierw osobom, które mają konkretne zastosowanie dla AI, zamiast włączać go od razu całemu zespołowi.
Źródła
Zespół Task Managera - piszemy o pracy zespołowej, AI w firmie i porządku w zadaniach na przykładach z Task Managera, programu instalowanego na własnym serwerze. Task Managera tworzy od 2013 roku Blue Creation Group (Piotr Łącz); korzystają z niego m.in. Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna i Polpharma - zobacz opinie klientów. Teksty sprawdzamy z instrukcją i aktualną wersją programu.
